水利水电局档案监管办法范文

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根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《省档案管理条例》以及《省机关档案工作目标管理等级考评办法》的要求，特制定本办法。

一、收发文件

（一）收文及阅文

1、收文。

（1）各级各类文件的收发归档，均由办公室办理，其他部门应予密切配合。各股室收到来文，应先交办公室，办公室严格履行收文登记手续。

（2）、办公室接到文件后，要及时送领导或有关股室，不得延压，应在收文的当天登记阅文完毕。

2、阅文。

（1）、领导或有关股室对送阅的文件，应及时处理，并在处理单上签字和写明处理意见。一般文件阅后要及时退回办公室，“三密”文件阅后应在当天下午下班前送到办公室交给保密员收藏，如需续阅应在次日上班时办理续借手续。

（2）、阅文时严禁使用“三色笔”（即铅笔、圆珠笔和彩色笔）在文件和处理单上签名或勾画。

（二）发文、复印及办理

1、发文。办公室严格履行发文登记。起草签发文件必须按规定格式书写，字迹要清晰，拟稿人签名，经办公室把关后交领导签发，由收发员登记编号，打印校对无误后按时下发。

2、复印。复印“三密”文件必须经领导批准，复印一般性文件必须经分管领导批准，打印、复印一般资料、表格经办公室主任签字后办理。未经签批一律不打印、复印。

3、办理。上级有关业务文件，办理期间由办理股室留存，办毕后交办公室，办公室每年清收一次。清收本着谁签字谁负责，遗失的重要文件要追究签收人的责任。

二、立卷归档

（一）立卷

1、立卷原则

文书立卷必须遵循“保文件之间的历史联系，保证齐全、完整，反映机关工作历史的面貌，便于保管和查找利用”的原则。

2、立卷归档范围。

机关在工作中形成和使用的公文及其他有关资料（印模、照片、录音、录像等），凡能反映本机关工作活动，具有查考利用价值的，均属立卷归档范围，留存的文件材料必须正文和底稿成套，另留一份作资料，其范围主要有：

（1）、上级主管部门召开的需要贯彻执行的会议文件，材料及领导讲话。

（2）、本级机关的文件、报告、请示及上级的批复等。

（3）、下级机关的报告、请示及本级机关的批复等。

（4）、本级机关的工作计划、总结、典型经验、专题材料等。

（5）、本级机关党、团、工会活动形成的文件材料。

（6）、本级机关干部、职工的任免、调动、奖惩、招干、招聘及党团干部职工名册等。

（7）、本级机关职工的工资报表、职工年度定期报表等。

（8）、本级机关所属机构的设立、撤并、年检、换证等。

（9）、本级机关及系统内的财产、物资登记及转移凭证。

（10）、国家机关颁发的必须执行的法规文件。

三、文书档案时限

根据《机关档案工作条例》中关于机关文件归档时限的要求局机关各股（室）的文件、资料，除会计档案在本股室留存一年外，其余均在当年底整理收齐后交给档案室，综合档案应在次年第一季度完成上年度的文书归档工作。

四、归档质量

1、应归档的文件材料必须齐全、完整。

2、文件材料按其内容的内在联系，合并整理、立卷。

3、归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值分类整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。

五、档案的清退、销毁

根据《档案法》的规定，档案经过鉴定后，对已没有保存价值的资料或保管期限已满的档案进行清退或销毁时，要严格执行审批手续，填写好清退或销毁清册；对立卷归档的文件、材料定期进行检查，发现问题及时报告处理。

本办法各二级单位参照执行。