数字档案系统设计与运用分析范文

本站小编为你精心准备了数字档案系统设计与运用分析参考范文，愿这些范文能点燃您思维的火花，激发您的写作灵感。欢迎深入阅读并收藏。

[摘要]档案是承载生产经营资料、个人信息、行政文书的重要凭证，是社会文明发展的重要组成部分。档案的数字化建设不仅为人们提供了高效便捷的档案管理方法，更是为一些历史久远的重要资料的永久性留存提供了可能。在数字化档案建设如此重要的今天，完善数字化建设的各项技术刻不容缓。本研究从数字档案系统在我国的现实情况和存在的问题出发，探讨如何更好地在企事业单位设计和应用安全、准确、高效的数字档案系统。

[关键词]数字档案；系统设计；应用

随着互联网的普及，数字化技术被应用于生活的方方面面。数字档案的建立对于现代化管理具有非常重要的意义。它与传统的纸质档案相比，具有可以海量储存、即时上传、大范围共享、不易损坏、绿色环保的优势，但由于数字档案馆是新概念，相比于已经建立起完备体系的传统模式，数字档案各方面仍有欠缺，使其作用大打折扣。

一、传统数字档案系统存在的缺陷

（一）数字档案系统技术缺陷数字档案系统结构的设计离不开计算机技术、信息检索技术、数字化图像的存储与压缩等高新技术的支持，这些技术的发展制约着档案数字化的进程，同时也决定了数字档案系统结构设计的复杂性。数字档案系统的技术缺陷主要体现在两个方面，一是信息采集录入过程；二是信息存储过程。目前我国现有的数字档案系统大多还是通过纸质文件扫描录入，并不能真正实现绿色经济效益，扫描质量也容易受到诸多因素的影响，而且扫描后图像和文字互相识别转换的错误率大，需要入库人员耐心检验校正。数字档案信息需要利用计算机及相关软硬件设备才能够进行数据资料上传，如因雷雨天气或线路障碍原因导致与服务器的连接异常中断，有可能导致大量的数据资料丧失；而机器设备本身如果存在电磁波辐射过强，也将会面临着核心文件泄露的风险。数字档案存在不同软件不同系统间无法资源共享的现象，容易在一定程度上形成信息隔离。

（二）缺乏规范化管理相比于历史发展悠久并形成了从信息采集到归档记录一整套完备规范的传统纸质档案，我国对数字档案的管理研究具有严重的滞后性。对存档的电子文件没有形成统一的标准，导致数字档案信息资源不能够形成严谨有序的结构，不利于数字档案的规范化管理。管理方式的不合理导致信息资源的许多文件不能及时归档、检索结果呈现不充分，对于使用者而言是极其不方便的。数字档案系统管理秩序的混乱归根结底还是由于缺少数字化管理理念、管理方法的指导。要想发展成熟的数字档案体系，就必须研究和发展新型的数字化管理思想。

（三）数字档案系统结构不合理功能结构的设计是否合理决定着数字档案系统能否满足人们的使用需求。数字档案系统的设计缺乏系统长远的规划，不管是在资料内容上还是在地域差异上，现有体系下的数字档案都缺乏科学均衡的结构。传统档案主要是以纸质文件为主，因此人们在设计电子档案系统的时候往往容易忽视一些珍贵的多媒体资料的收集和保存，造成电子档案结构的严重失调。从地域上看，中央和地方之间、东西部之间、城乡之间建立的数字档案资料库规格差异显著，与所在地的经济发展状况有着密切的关系，这都体现出数字档案系统结构的不均衡。

（四）系统安全系数低安全问题是计算机网络最为关注的问题，它同样也是建设数字档案系统不可忽视的重要因素。数字档案系统离不开网络基础，网络作为档案的新型载体，容易受到机器语言格式以及木马病毒的影响，并且只能靠机器设备读取。而随着计算机网络的发展，机器语言也在以飞快的速度更新换代，机器语言格式的不同很容易对信息资料的读取产生障碍。网络安全漏洞如果不及时修补会使不法分子乘虚而入，窃取核心机密的资料信息。我国尚未建立起针对数字档案系统完备的法律体系制度，没有强有力的法律手段制约网络犯罪，这也是信息窃取猖獗的主要原因之一。

二、优化数字档案系统的有效对策

（一）完善数字档案系统相关技术在信息技术日新月异的大背景下，作为信息媒介的电脑更新换代速度非常快。当需要变更数据载体时，可能由于系统无法兼容的问题而导致海量数据需要迁移，迁移过程中难免会出现数据遗失毁坏的现象，这不利于数字档案的有效保存。研发具有更高稳定性的设备，并维护数字档案馆的网络信号不受波动能够有效避免意外情况的发生。在进行数字档案系统设计时，将知识开放共享纳入考量，加强建设数字档案的个体资源库建设，并在各大资源库间利用网络技术形成链接，实现资源共享。甚至可以加强系统的多语言互译技术，使我国的数字档案系统与国际舞台接轨。

（二）加强对数字档案的规范化管理数字档案的记录方式、存储格式、信息载体等都与传统档案存在着很大的区别，因此对管理者也是巨大的挑战。目前我国对于数字档案的管理暂且处于起步阶段，对数字档案管理的升级可以学习借鉴国际先进的数字化管理经验，并在具体调查和分析我国现行的数字档案系统以及用户需求的基础上，制定出符合我国国情的数字档案管理模式。在数字档案系统设计中加入适合本单位机构特征的功能模块有利于管理过程的高效性。对档案内容的拓展和延伸，能够提高检索结果的准确度和丰富程度。

（三）完善数字档案系统的结构数字档案系统结构的合理性是档案系统化管理的基础。打破对传统档案的刻板印象，丰富数字档案资料的内容和形式，改变传统观念，重视对音像等多媒体资料的采集整合工作。多媒体档案不仅相对于文字而言具有更强的真实性、更直观的表现力，而且具有较强的传播性，有利于提高社会的档案意识。在经济欠发达地区要更加重视数字化档案系统的普及以及建设，加快形成地区均衡发展的局面，努力建设形成全方位、多维度覆盖，跨平台、跨数据库、跨系统共享的完备体系。

（四）提高数字档案的安全性数字档案系统不仅仅要满足功能结构的完备性，保障档案数据的安全性更是尤为重要。数字档案系统虽然要实现跨区域即时共享，但也要针对信息内容的不同，提高加密安全性，尤其是针对个人隐私信息、政府机密、商业资本等。提高电子设备和局域网络的稳定性能够为数字档案的安全保存提供基础保障。在上传数据时，系统设计可以采取双备份的形式来有效防止重要文件资料的遗失。数字档案系统设计可以采用使用浏览器/服务器的模式架构来实现本地及远程定档查阅的功能，还要对用户安全进行全方位的考量，通过用户权限的安全认证、加密信道传输等方式可以有效解决这一问题。国家应当建立起完备的数字档案安全法律体系，为数字化档案的建设提供强有力的法律基础。现如今，我国大部分企事业单位都已经采用数字档案馆的信息管理模式，但对于数字档案系统设计与应用的相关研究仅处于初级阶段，由于技术缺陷以及缺乏完备的法律安全体系，经常出现数据存储不当、丢失的情况。因此建立起科学合理的数字档案系统结构，采用标准化的管理模式，加强存储核心数据的安全性对数字档案馆的使用是非常有意义的。

参考文献：

[1]李红宙.档案数字化重要性探析[J].城建档案，2017(6):24-25.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014(23):150-151.

[3]张晶.数字档案室建设的实践与探索[J].档案天地.2017(12)

[4]施明仪.个人数字档案存档研究[J].现代商贸工业.2018(02)

[5]黄晓映.医院数字档案室建设现状与改进措施[J].浙江档案.2017(12)

[6]张巍筠，刘雪丽.试论信息化背景下高校数字档案室的建设[J].北华航天工业学院学报.2017(6)

[7]赵春辉.数字档案安全应用研究[J].黑龙江科技信息.2017(08)

作者：吕晓庆 单位：中共黑龙江省委党校