浅谈公司销售业务内部控制范文

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【摘要】内部控制是公司加强内部管理，提升经营效率的重要措施，对建筑建材销售行业而言，销售业务的控制是重点。文章从此出发，首先分析了建筑建材行业销售业务内部控制中实际存在的问题，包括销售目标模糊、授权工作混乱、岗位设置失衡以及凭证管理低效等，然后就如何加强公司销售业务内部控制提出了相应的措施。

【关键词】公司；销售业务；内部控制；方法

随着现代企业管理实践的不断深入，加强企业内部控制已经成为共识。内部控制是企业为实现经营目标，而采取的调整、约束、规划、评价和控制方法的总称。对不同类型的企业而言，内部控制的重点有着很大的差异性，紧扣企业的性质以及发展，是加强内部控制，充分发挥内部控制效果与价值的关键。建筑建材销售行业以建筑建材产品的销售为主要经营内容，内部控制自然需要以销售业务为中心，这是提高内部控制的效果的保障。

一、公司销售业务内部控制中存在的问题

销售业务是企业的核心业务，销售业绩不仅关系到企业的发展前景，也是影响企业营业收入以及利润水平的关键元素。在内部控制思想深入人心的今天，建筑建材销售行业已经广泛地建设了内部控制体系，针对销售业务的内部控制工作也在深入推进，但具体到实际的内部控制情况而言，则存在着不少的问题，主要表现在以下几点，首先，销售目标模糊，企业管理层在销售目标的制定中既没有参考上一年度的销售业绩，也没有倾听销售人员的意见，目标制定存在脱离实际的情况，影响了销售行为的开展；其次，授权工作混乱。有限度地授权是在规范管理的基础上，充分调动销售人员主动性的有效方式。但当前的授权工作却存在着混乱的现象，部分企业销售人员授权严重不足，凡事必要申请，影响了销售业务开展的效率，导致不少客户流失，另一方面，授权缺乏标准，部分涉及企业核心利益的内容没有经过申请便贸然实施，导致企业的利益受损；再次，岗位设置失衡。公司没有按照不相容岗位相分离的原则进行岗位设置，销售岗与收款岗合二为一，增加了员工失范的风险，对公司的长远发展极为不利；最后，凭证管理低效。作为销售行为以及销售业务最为原始的重要记录，原始凭证在销售业务内部控制发挥着至关重要的作用。但当前的原始凭证管理却缺乏有效的机制，存在篡改发票的现象，影响企业的财务安全。

二、公司加强销售业务内部控制的方法

（一）加强目标管理销售目标是销售业务开展中的重要内容，明确的销售目标是深入开展销售任务，形成目标导向的先决条件。因此，公司必须加强销售目标的管理，而企业内外部的情况分析则是销售目标管理中的重点内容。首先，就内部情况分析而言，企业要重点分析自身的优势与不足，制定未来的发展战略，其次，就外部情况分析而言，主要分析的内容有政策法律环境、市场竞争环境、客户需求环境等。SWOT分析法是分析中较为常用的方法。在具体的销售目标确定中，需要采用上下结合的方法。一方面做好自上而下的销售目标设置，另一方面做好自下而上的销售目标设置。首先，就自上而下的销售目标设置而言，公司的主要负责人要根据上一年度的销售业绩及其与销售目标的契合程度来拟定本年度的销售目标，并将销售目标发放到各销售部门，销售部门结合本单位的实际情况，拟定部门销售目标，并下发到销售人员；其次，就自下而上的销售目标设置而言，销售人员根据上级发放的目标，结合自身的状况，提出相应的修改意见或建议，将报告上交到销售部门，销售部门在结合部门的实际情况将销售人员的意见、建议系统化，上报公司层面，修改确定销售目标。

（二）做好业务授权对建筑建材产品销售而言，无论是具体的销售负责人，亦或是收款人员，都需要具备一定的工作权限，完善的授权机制以及授权外的申请报批机制，是提高工作效率的重要保障。公司需要结合销售人员的具体岗位以及销售的主要商品特点，设置差异化的授权范围，授权的主要内容包括商品价格折扣、付款条件方式、商品运费、销售退回、销售折让等。就以销售折扣为例，这是建筑建材销售行业最为常见的促销方式，销售人员需准确填写相关的内容，包括时间、折扣对象、折扣范围、折扣金额、实际数量等，然后在报批主管人员，申请通过后方可执行。销售业务与收款业务的办理具有一定的复杂性，对从业人员的专业能力以及职业素养有着较高的要求，因此，公司在人员选择中要具备完善的用人机制，以用人门槛设置以及人力资源培训等方式来提高相关业务人员的工作技能以及职业素养，重点加强涉款工作人员的职业道德培训。同时，为了避免某一员工长期在销售岗位或收款岗位工作而导致的尾大不掉的现象，公司在适当的时候要推进岗位轮换，这不仅是降低风险的有效措施，也是员工培训的重要形式。

（三）严格岗位设置之所以要加强公司销售业务的内部控制，是为了最大限度地提升销售业务的可靠性与有效性。在传统的销售业务控制中，公司在岗位设置中存在着不少的问题，没有严格按照不相容岗位相分离的原则来设置岗位，导致同一工作人员身兼数值，比如同时负责接收客户订货单、收取货款、会计记录乃至账目核对等，这在中小建筑建材销售企业中尤为常见。这虽然有助于节约人力资源成本，但却增加了业务办理中各种错误发生的几率，也难以有效地防范工作人员出现的廉洁风险。因此，公司需要严格岗位设置，尤其是在一些不相容的岗位设置中要坚持岗位分离的原则，比如销售办理与收款业务的岗位必须分离，避免出现事权过于集中的现象。对一些规模较大的公司，可以借助部门分设的方法，将销售部门、发货部门以及收款部门分别设立，形成良好的约束、牵制，避免部门间出现合伙作弊的现象，提升内部控制的效果。与岗位分别设置紧密相关的则是不同岗位职责的明确与标准化，公司要立足于各岗位的实际工作特点以及主要工作内容，出台明确的岗位工作责任目录，实施权责一体化的岗位管理，将责任落实到人。

（四）完善凭证管理在建筑建材产品销售中会产生大量的原始凭证，此类凭证不仅是准确的销售记录，也是公司开展销售业务分析，拟定销售计划的可靠依据，在销售业务管理中有着非常重要的地位。从当前建筑建材产品销售的现状而言，最为主要的原始凭证有顾客订货单、销售单、发运凭证、销售发票、商品价目表、应收账款明细账、折扣与折扣明细账、坏账审批表等多个方面的内容。在原始凭证的管理中，公司需要严格按照不同凭证的来源、主要内容，采取完善的管理措施。就以顾客订货单为例，顾客订货单是顾客方提出的书面购物要求，公司可以依靠现有的销售方式，比如销售人员线下对接、信函、网络等向客户群体以及潜在客户群体发送订货单，待顾客填写完毕后取得订货单，以客户为单位分门别类存储好订货单。又如，销售发票是业务交易最为重要的凭证，在销售发票的填写中必须准确地著名商品的规格、数量、价格、运费以及开票日期、条件等基本内容。销售发票除一联寄给客户外，其余联由公司自行保存。不仅如此，公司要严格销售发票的更改，发票各联记载的内容要务必准确，修改发票不仅需要盖上更改人的私章，同时也要加盖公司的公章。

三、结语

销售业务内部控制是企业内部控制的重要环节，特别是对以销售业务为主的销售型企业而言，更是如此。当前建筑建材行业在销售业务的内部控制中存在着不少的问题，影响了销售业务的发展空间。对此，公司需要从加强目标管理、做好业务授权、严格岗位设置、完善凭证管理出发，采取好有效的控制措施。

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作者：郭义攀 单位：上海密恩诗化学建材有限公司