人力资源在人事档案管理的应用范文

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摘要：

本文以人力资源管理角度，根据人事档案的分类阐述了高校人事管理过程中对人事档案的利用，思考了在利用过程中存在的问题，以期建立有效的机制，提高管理水平。

关键词：

高校人事档案;人力资源管理

高校人力资源管理，是指在以人为本的思想指导下，通过招聘、培训、绩效考核等管理形式对学校的相关人力资源进行有效运用，满足学校的发展需求，保证学校目标实现与教职工发展最大化的一系列活动的总称。其过程是通过对组织人力资源需求的预测作出人力需求计划、招聘人员、组织绩效考核、支付报酬、结合组织与个人需要进行培训提升，以便实现最优组织绩效。高校人事档案是人力资源管理的载体，是其过程的体现。高校人事档案记录反映了教职员工个人学习、工作和生活经历有关情况，呈现了高校教职员工德、能、才、绩各方面的真实表现。他们的工作表现、奖惩情况、家庭历史背景和人生轨迹，与人力资源管理中的招聘、绩效考核、岗位任免等方面息息相关。因此，高校人事档案管理是高校人力资源管理工作的重要基础，是高校“识人、知人、用人”的重要依据。

高校人力资源管理利用人事档案的第一步就是“读档识人”。我们招聘教职工，首先就是要审查其人事档案，审查通过后，进行招聘考察，录用之后，根据人事档案记载，安排提升培训，进行职务任免等人事活动。下面我们从人事档案材料分类的角度，来看高校人力资源管理对人事档案的利用。人事档案第一类是“履历材料”，这一类材料属于总结概括性的材料，表明自己的“三龄两历”，综合地阐述学习过程、工作经历、家庭背景等情况。对这一类材料的利用可以结合第四类第一小类“学历学位材料”和第九类第二小类中的“任免材料”。在招聘时，可以通过这三项了解应聘者具体的学习经历和工作经历，考察其所学专业是否对口，其行业企业经验是否符合招聘的要求。同时，随着高校人才培养水平的提升，越来越多的教职工选择提升学历，在升学过程中会利用已经获得的学历学位材料，考察其是否符合升学标准。第二类材料是“自传材料”，这类材料一般是和第六类材料“党(团)材料”一起形成的。第三类是“鉴定、考察、考核材料”，此类材料包括年度绩效考核登记表，挂职锻炼鉴定表和其他考察材料。这一类材料对人力资源管理工作的开展非常重要。现今高校的职称评聘竞争非常激烈，在职称条件量化的前提下，绩效考核的结果往往会对职称评选有影响，也会对第九类第一小类“工资材料”产生影响。高校中工资的晋升会根据往年的考核情况，只有考核合格及以上等级的结果才能正常晋升，形成档案第九类中的《工资变动审批表》，考核不合格则无法进行薪级工资的晋升。第四类材料是“学历、学位、培训和专业技术情况的材料”的一个大类。第一小类是“学历学位材料”，记录了我们学习的过程，及取得的学历学位;第二小类是“职业资格和专业技术职务材料”，高校教职工属于专业技术人员岗位的比例大多在70%及以上，所以每年形成的职称材料数量也较多，但这类材料平时需要利用的时间较少，主要起保存备份的作用;对于“双师型”的教师此类材料也包含职业资格的记载;第三小类是“反映科研学术水平材料”，第四小类是“培训材料”，人力资源部门会根据教职工岗位和自身需求安排培训，达到专业技术人员提升自身教学能力和科研能力，中层干部提升管理能力的目的。第五类是“政审材料”，多数为入党时，对家庭背景的审查，部分也包括入学时的政审情况和其他需要说明的情况。第六类是“党团材料”，这一类包括加入中国共产党的材料和加入其他派的材料，对某些特殊岗位，需要查看此类材料，并且为组织部党团工作提供数据。第七类和第八类分别是“奖励材料”和“惩罚材料”，具体为县级以上的奖励材料和违犯党纪、政纪、国法等材料，为人事部门和组织部门在人事任免、表彰、推优等方面提供依据。第九类材料是“工资、任免、出国等材料”，第一小类“工资材料”前面已经介绍过。第二小类“任免材料”记录了管理干部任免情况和相关部门的审批情况，只要职级发生变动都会产生相应的材料。人事组织部门根据此类材料梳理干部任免的经历，为组织审查是否符合提拔条件提供依据。第三小类是“出国(境)材料”，记录了干部出国培训、参会等情况。第四小类是“参加会议的代表登记表等其它材料”。第十类是除上述以外，其他需要说明的情况。

根据档案材料的记载，我们从人力资源管理的角度，了解教职工的各种情况，达到“识人、知人、用人”的目的，加强了管理，这其中也存在着一些问题。一是利用率不够，因档案具有保密这一特殊性质，所以能够查阅档案的人员范围较窄，主要集中在人事组织部门或档案管理专员能够查阅档案，这样档案的利用率就较低。同时，在从事人力资源管理工作的过程中，会存在对某些信息的重复查询，增加了管理人员的工作量。部分档案的完整性、连贯性不够，档案中出现时间的断层，某些经历无法从档案中体现，并且某些科研成果不存入个人人事档案，根据“档随人走”的规定，人一旦离开，相关的辅助材料就会随时间失效。在今后工作中，只有健全管理及形成机制，巩固档案审核工作，才能提高人事管理过程中对档案管理的利用率和效率。

高校人事档案是在人力资源管理过程中产生的，高校人力资源管理又是以人事档案为载体，两者相辅相成。人事档案管理工作只有与高校人力资源管理配合进行，才能在其中发挥更好的作用。

参考文献：

［1］武志芳．高论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径［J］．中国行政管理，2013(06)

［2］罗剑丽．人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考［J］．科技情报开发与经济，2009(35)

［3］薄祥宇．基于人力资源的人事档案管理［J］．兰台世界，2009(11）.

作者：刘妍 单位：重庆城市管理职业学院