人事档案对人力资源管理的影响初探范文

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一、人事档案管理存在的问题

虽然人事档案管理对于人力资源管理水平的提升具有重大作用，但是现阶段事业单位对人事档案管理的认识不明确、重视度不足，导致现有人事档案管理工作中存在很多问题，制约了各部门的人力资源管理。主要问题总结为以下几点。

（一）人事档案管理缺乏重视

事业单位对人事档案管理工作没有重视起来，没有充分发挥人事档案的作用。很多单位没有正确认识人事档案管理重要性的后果主要体现在两点：一是没有在人力、物力等方面有效支持的人事档案管理工作，导致人事档案的不完整和缺失遗漏问题多，不能充分发挥人事档案的作用。二是部分单位虽然有人事档案，但利用水平很低，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，缺乏整体规划，没有真正掌握如何利用人事档案提高人力资源管理的水平，服务于整个部门的管理、发展。要注重人事档案服务开发意识，明确收集、整理、保管人事档案，都是为了提供档案信息，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据。

（二）管理人员专业水平不足

人事档案管理是一个需要从业人员同时具有专业的档案管理知识和人力资源管理能力的工作，人事档案相关岗位对专业技术要求很高，从收集、鉴定、分类、统计等都有严格的规定和要求。目前我国相对缺乏人事档案管理专业人才，因为高校档案学专业对档案管理人员的培养与现实需要人力资源管理胜任力的人才有一定的脱节，对人事档案管理人才的全面培养有待提高。在单位中，事业单位受体制改革的影响，大幅缩减人员编制，尤其是管理部门的人员，因此实际的人事档案管理人员往往是身兼数职。同时，随着事业单位普遍实行聘用制，人员的流动性增强，管档人员频繁调换，不利于档案管理水平的提高。

（三）管理手段模式落后

目前还有很多单位停留在经验管理和手工管理的人事档案管理手段，然而随着人事档案材料大幅增长，人事档案重要性日益体现，传统的人事档案管理方法越来越不能满足现实工作的需要。因为手工管理需要耗费大量的时间、精力检索和整理人事信息，难以达到人力资源管理快速检索、高效利用人事档案材料的需求。人事档案管理工作的专业性强，尤其是人员众多的单位，人事档案的工作量是很繁重艰巨的，需要利用现代信息科技手段，借助相应的专业软件进行人事档案资料的定量分析。

二、改善人事档案管理的对策

人事档案管理工作要立足本职、根据现状，积极拓展管理职能，使人事档案工作符合人力资源管理的要求。本文针对事业单位人事档案管理中存在的问题，提出以下几点建议希望能对人事档案管理的完善有借鉴价值：

（一）动态管理人事档案

要及时更新、不断充实人事档案内容，实现动态管理。传统的人事档案管理分类固定化，模式僵化，不能得到及时更新。现代人力资源管理理论认为，人事档案管理应该实现动静结合、横向纵向结合、定性定量结合。动静结合，就是要求对已保存的人事材料定期进行鉴定，剔除过期、错误或更改的信息材料，及时更新、补充人事档案信息；横向纵向结合要求人事档案不仅要全方位收集人员的历史信息，同时要记载反映工作人员现实情况的材料，例如他们的性格、兴趣、工作能力和健康状况等；定性定量结合是指要对人事档案信息进行定性和定量相结合的描述，充实归档内容，提高人事档案信息的可利用性。

（二）提高管理人员专业水平

人事档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，并不是单纯的仓库管理员。现今我们处于信息化时代，事业单位对档案管理建设和改革的需求日益凸显，人事档案管理人员不仅要掌握档案管理和人力资源方面的专业技术，还要掌握计算机及网络技术，从而提高工作效率，更好地为人力资源管理工作服务，充分开发、利用人力资源。所以在为该岗位招聘人员时，应特别注重对应聘人员在专业知识、各项技能和胜任力等方面的考察，为人事档案管理这一岗位配置更加专业的人才，确保工作人员能胜任该职位，更好服务职能部门的发展。

（三）更新档案管理手段方法

人事档案管理的发展应注重创新技术手段，提升档案管理水平。档案管理的发展趋势必定会朝着信息化、数字化的方向发展。随着信息化的建设，档案管理要努力实现自动化、实时化和网络化，管理不再是传统费时费力的手工操作，检索和查询实现高效快捷，从而提高人事档案部门的工作效率，有效为人力资源管理工作服务。加强档案管理的信息化建设，完善电子人事档案管理系统，实现输入目录和相关内容就可以进行检索、查询和编辑。人事档案管理系统要使人力资源管理部门能够及时获取人事信息，实现人力资源的合理配置。

三、总结

人力资源管理、人事档案管理在人事工作中的重要性不断凸显，对于我国事业单位来讲，要想不断提升人力资源管理水平，就必须根据本单位的实际情况进行人事档案管理的改善和升级，针对人事档案管理中存在的问题建立健全人事档案管理制度，通过建立动态档案管理系统、提高管理人员专业水平、更新档案管理手段方法等措施，不断挖掘人事档案管理的潜力，加强人事档案管理现代化和信息化建设，充分发挥人事档案管理对于人力资源管理的促进作用，使各单位能够提高自身工作效率，更加高效地服务大众，适应社会经济与发展。

作者：林静单位：山东省粮食局