项目群行政审批运用及进度范文

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0引言

随着我国建设投资力度的不断加大,越来越多的建设项目不再以单项目的形式出现,而是以项目群的形式出现,这些项目群投资数额大,建筑规模广泛,持续时间长,区域性的影响也较大。一般项目群在成立初期,项目部就面临着一个很大的问题:项目群的若干子项目同时进行,在行政审批上审批文件多,涉及部门多,审批文件之间的衔接较多,因而行政审批时间长短很难控制;也就是说,如果在项目群计划阶段不严格控制行政审批的时间,很有可能会影响项目群顺利实施,造成工期延误。

1项目及项目群

项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。项目群也称为项目集,是指经过协调管理以便获取单独管理这些项目时无法取得的收益和控制的一组相关联的项目[1]。项目群和项目都是通过提高组织现有的和拓展新的能力,实现组织新的功能或获得收益[2]。项目群内部包含了众多的相互管理的子项目,在项目群通过遴选之后需要确立项目高层次的范围、目标、愿景和一些制约因素。这个阶段被命名为筹备阶段,为项目群的正式实施做准备工作。在项目群的筹备工作结束之后,需要为项目群的开展配置人员,成立项目群办公室,建立审批和报告程序的治理机制,创建监控项目群开展情况的管理框架,建立基础平台并确立沟通模式,以此为项目群行政审批的顺利实施提供基础。

2项目群行政审批的研究现状

国内外对于项目群的研究主要集中在对项目群管理工具的研究。国内比较普遍的是将项目群的相关理论进行改良,结合以往的项目管理经验来研究项目群,主要停留在模型和方法的层面,直接应用于项目群管理实践的不多。这些都只能够解决项目群遇到的部分问题,但无论从管理范围、复杂程度来讲都无法解决项目群的组织与战略层面的问题,如项目群行政审批管理。国外对于项目群管理的研究已经引起广泛重视,其基本原理也逐步应用于实际项目群的管理工作,但很少涉及到项目群行政审批管理。而且对于行政审批管理的相关研究也主要是从政府部门的角度进行,而忽视了项目团队对项目群行政审批管理的重要性。

3基于流程的项目群行政审批模型项目群行政审批是项目群前期筹备过程一项很重要的工作,也是一项系统而全面的工程。流程由一系列活动按照一定的逻辑关系组成,是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用并体现企业价值的活动。它关心的是谁做了什么事,产生了什么结果,传递了什么信息给谁。建立项目群行政审批的流程要有一整套科学化、规范化的流程管理体系。一般而言项目群行政审批的流程管理主要包括项目群行政审批内容、项目群行政审批流程以及项目群行政审批流程中的进度和质量管理[3]。

3•1项目群行政审批的内容及部门

项目群作为一种对项目采取的管理手段,其需要行政审批的文件和一般建设项目需要批准的工程文件是相似的,主要有三个方面的内容:前期规划等土地手续、规划设计和招投标。不同阶段需要进行行政审批的文件以及审批的部门都有所不同。项目群行政审批主要涉及了四个部门:建设委员会(简称建委)、规划局、国土资源和房屋管理局(简称国房局)及发展和改革委员会(简称发改委)。这些文件都是在项目群各个项目开工前必须取得的证件,以此才能保证项目群合法开工。其主要内容及其相关审批单位如表1所示。

3•2项目群行政审批流程的模型

项目群中包含着很多单项目和部分低一级的项目群,因此在行政审批时,需要审批的文件比大项目或单项目更多,文件之间的相互衔接也多,所以如果没有一个好的管理方法,必然会在行政审批时浪费大量的时间。因此就需要建立基于流程的项目群行政审批模型。在审批过程中按照各个审批文件的先后顺序形成项目群的一个行政审批流程,在项目群行政审批时,按照流程来做,就能够保证项目群行政审批的规范性。图1的模型就方便了项目群行政审批按部就班地进行。图1是一个三维的模型,是由行政审批时间维、行政审批部门维和行政审批文件维三个维度构成。行政审批文件维中主要是项目群在准备阶段需要相关的行政主管部门审批的文件;行政审批部门维上记录了项目群审批过程中所涉及的部门,并且和行政审批文件维相结合可以直观地看出行政审批部门所需要审批的文件以及文件之间的衔接;而行政审批时间维上则记录了文件审批的先后顺序,并且记录了各个文件的最晚通过审批时间。从基于流程的项目群行政审批模型中可以清楚地看到项目群在行政审批中需要获得的审批文件、审批部门和其他审批文件之间的关系,同时还能够预知行政审批的时间是否在可控的范围内。

3•3项目群行政审批流程中的进度和质量管理

基于流程对项目群行政审批进行管理的主要目的是为了保证项目群工作的合法有序开展,同时也为了保证行政审批顺利进行,节约审批时间,保证项目群工期。因此项目群行政审批管理的两个重点就是项目群行政审批的进度和质量。控制住了项目群行政审批的进度就能够有效地缩短审批时间,避免工期延误;抓好项目群审批成果质量就可以保证项目群合法有序地开工,避免不必要的麻烦。

3•3•1项目群行政审批的进度管理方法

项目群行政审批的进度管理是对项目群的行政审批进度进行监督,协调各个审批文件之间的衔接关系,保证审批流程的顺畅,确保项目群按时产出所要求的审批文件。项目群行政审批进度管理是基于项目群进度管理体系提出的,主要分为两个部分:项目群行政审批进度计划和项目群行政审批进度控制。(1)项目群行政审批进度计划同一般项目施工计划相类似,首先要确定项目群行政审批内容,这里主要是确定准备阶段要审批的文件,并对审批文件先后顺序进行排序,理清文件之间的关系,确定要送审的部门。根据项目群总工期以及各个单项目或二级项目群的工期来确定项目群行政审批的工期,进而编制项目群行政审批计划。项目群规模大、涉及项目多且项目间关系复杂,决定了行政审批文件多,涉及的政府部门也多,审批文件之间的衔接较为复杂,因此在编制行政审批计划时要尽可能地利用各种资源,最有效地、节约地利用各方面的人才,协调项目之间、政府部门之间及审批文件之间的关系,以保证项目群行政审批的顺利进行。(2)项目群行政审批进度控制是一个动态的控制过程,为了保证行政审批计划的顺利实施,在计划的实施过程中,对行政审批进度计划的实施进行动态的跟踪,不定期地、经常性地对计划的执行情况进行检查,以便及时发现偏差。在项目群行政审批控制过程中,偏差的出现是比较常见的,因此,在偏差发现和纠偏的过程中,就要不断修正最初的项目群行政审批计划,保证行政审批过程顺利实施[4]。

3•3•2项目群行政审批质量管理方法

项目群行政审批的成果是各种行政文件,这些文件都具有法律效力,因此在项目群的审批过程中要保证审批结果,即审批过程输入文件和资料的质量符合审批要求,审批的结果达到预期,就需要采用一定的方法对项目群行政审批的前期资料和最终结果进行控制,保证项目群行政审批的顺利实施。保证项目群审批质量行之有效的方法是全面质量管理方法,这里主要是PDCA循环。在项目群行政审批的整个过程中,对单个审批文件质量以及项目群的整体审批质量管理上采用PDCA循环的管理方法,以保证项目群行政审批质量能够满足审批最终目标。项目群行政审批质量管理主要分为四个阶段:质量计划(P)阶段、质量实施(D)阶段、质量检查(C)阶段和质量处理(A)阶段。在整个行政审批过程中,这四个阶段是循环进行的。质量计划阶段主要是审查进行审批的项目群审批文件和资料的可靠性、真实性等,并且计划预期审批结束后的审批文件状态,这里的质量计划既包含了单项审批文件质量要求,也包含了项目群整体审批文件的质量要求,同时还要对各次审批需要的人、资源以及相关部门之间关系的协调等进行计划,预测可能出现的不稳定因素并制订相应的解决方案;质量实施阶段则是以计划为指导进行项目群行政审批;在这个过程中通过不断预判和检查等,发现可能存在的影响审批质量的不稳定因素,这就是质量检查阶段;当发现偏差或不稳定因素时,及时采用合理的方式加以解决即为质量处理阶段;处理完潜在因素后要修改最初的质量计划,然后循环重复上述步骤,以保证项目群行政审批的最终质量。

4天津海河教育园一期工程项目群行政审批

4•1工程简介

天津海河教育园一期工程(以下简称教育园)项目群位于海河中游南岸地区,东至月牙河,西至幸福河,南至津晋高速,北至天津大道。2011年规划总人口达到10万人,其中学生规模达到6万人。占地约9•7km2,总工期为31个月。天津北洋园投资开发有限公司(以下简称北洋园)作为教育园项目群工程建设指挥部在项目群实施阶段对项目群全面负责。教育园项目群建设内容包括入驻园区的7所高职院校及学校相关的配套设施、公共图书馆、园区管理中心、职业教育国际交流中心、公共实训中心以及体育馆、游泳馆等。建设规模大,设计项目种类多,项目间关系密切,利益相关者众多。

4•2教育园项目群行政审批流程

教育园是一个非常典型的工程项目群,北洋园在教育园项目群准备阶段考虑了行政审批的众多不确定性,结合教育园项目群的特点,总结教育园行政审批文件以及送审部门,考虑教育园项目群总体工期要求,建立了教育园行政审批流程,如图3所示。教育园的审批人员能够从行政审批流程图中很清晰地看出项目群在准备阶段需要的审批文件以及所属的审批部门,同时还能够确认各项审批文件的工期,有利于审批组成员更好地把握项目群的行政审批过程,保证项目群行政审批顺利进行。

4•3教育园项目群行政审批的进度控制与质量管理

在教育园项目群行政审批过程中,审批组成员对行政审批流程的时间和质量进行了严格的控制,以保证教育园项目群行政审批效率。

4•3•1教育园项目群行政审批进度控制

在教育园项目群行政审批过程中,审批组成员按照项目群的整体审批工期,在界定项目各活动时间的基础上,将教育园项目群行政审批的时间以横道图的形式列在一张图表中,使审批组成员能够更直观地看到各项文件的审批工期,如图4所示。

4•3•2教育园项目群行政审批质量管理

教育园项目群行政审批在对项目群行政审批时间进行控制的基础上,为了保证项目群行政审批的质量,项目群审批组主要采用了PDCA循环的方式,在教育园行政审批的过程中对项目群的行政审批计划进行实施、纠偏和变更,保证了教育园行政审批工作的顺利进行。

5结语

随着社会的发展,项目建设的规模越来越大,也有越来越多的项目以“项目群”的形式出现,涉及的内容复杂,利益相关者众多,越来越多的不确定因素导致项目群的工期延长。项目和项目群行政审批的工期也是工期延误的一个重要的因素,很多工程因此无证开工,为了能够让项目群行政审批按时保质地完成,保证项目群正常开工,本文结合流程管理的思想,提出了项目群行政审批的流程管理方式,同时论证了对行政审批的进度和质量进行管理的方法。在实际工程应用中,对项目群行政审批过程具有一定的指导意义。