行政中心档案数字化管理必要性分析范文

本站小编为你精心准备了行政中心档案数字化管理必要性分析参考范文，愿这些范文能点燃您思维的火花，激发您的写作灵感。欢迎深入阅读并收藏。

【摘要】为了确保行政服务中心档案管理质量，要科学引入数字化管理模式，通过数字化管理，不仅提高了档案管理效率，也进一步保证档案人员工作质量，本文分析了行政服务中心进行档案数字化管理的作用，结合进一步工作实践，提出了几点有效的策略，希望分析能进一步助力行政服务中心档案管理工作有效开展。

【关键词】档案数字化；管理策略；分析

引言

在行政服务中心，档案利用率十分高，为了进一步提高档案管理能力，工作人员要结合具体工作实际，采用先进的数字化管理方法，以提高档案管理水平。通过不断总结，相关工作人员应该提高档案数字化管理的认识，并积极加强专业能力，以不断提高档案服务能力。

1.行政服务中心档案管理数字化的作用

1.1提升了档案的利用率。

针对档案管理的相关工作，目前我国的行政服务中心仍然采用传统的方式为主，即以纸质化档案放置在档案馆之中，档案被固定化地保存在相应的位置。然而，伴随我国行政服务中心的有效拓展，档案的数量也随之有所提升，因此传统方法下的档案储存势必会遇到诸多的问题与困难，原有的空间无法满足契合档案存放的需求，服务中心也不能压缩其他的办公正常空间，使得档案的储存率与利用率都较低。

1.2提高了办公效率。

通过将原有的纸质化档案数字化，能够切实快速完成档案的归档处理，提升其利用率。这一点在相对较为大型的形成服务中心的价值更高，一旦涉及到退休、入职等各方面的问题，为了能够做到第一时间的信息取用与数据查询，数字化档案能够发挥更大的作用，而传统纸质化档案的步骤较多。不仅能够有效减少工作人员的任务，还能够进一步提升人事调动信息的准确率，避免人为误差的现象发生，使得相应的职能人员无需二次离开工作岗位，即可快速、效率地获得信息，提升效率。

1.3提高了经济效益。

对目前我国所实行的社会主义制度而言，信息成为越发重要的载体与数据，传统的工作方式已经难以跟上社会的步调。尤其是形成服务中心的档案处理工作，传统的纸质化档案为了有效跟上当前的社会需求，需要职能单位耗费大量的经济成本，而新型的数字化档案模式的出现，相较于传统的传统模式能够有极大的作用与优势。首先，由于不需要纸质化档案，因此在原材料上得到了极大的节省，并与此同时减少了储存空间所需要的成本。最为重要的一点在于，由于信息化档案更为便捷、操作更为迅速，因此专职档案管理的人员工作强度也能够有效降低，最大程度上节省了经济成本，提升了经济效益。

2.行政服务中心档案数字化管理策略

2.1创建行政服务中心档案数字化管理系统。

正如前文中所提及的，对目前行政服务中心的数字化档案工作而言，传统的纸质化档案方法已经无法满足日常需求，数字化档案是发展的必然走向与趋势，而为了满足数字化档案管理首要任务，即为建立专门的管理系统。相关的职能工作人员，应当充分考量自身日常工作过程之中的实际情况，选择契合性更高的设备与系统用以设计专门的数字化档案管理系统，用以对相关软件的整理、扫描，并且针对已有的档案做好数字化的转变工作，尤其是针对重要档案内容，进行额外的备份、安全处理，从而更好保证档案的全面性，针对需要变动的档案，也要做好实时的调整和更新工作。

2.2做好文书处理工作。

就日常行政服务中心档案管理工作的经验来看，文书处理是最为重要的一个工作环节，文书的质量会直接影响到整个行政服务中心的日常工作。因此，针对现有的档案处理工作、文书处理工作，必须做到积极主动的调整和完善，用以更好契合全面地数字化档案更新工作，推动行政服务中心更好发挥作用。数字化文书处理不仅仅是将原本的纸质化内容，转变以数字化、信息化内容为载体的文件，而是要将文书传递的方式，也以数字化信息化的方式运作，保证其处理的效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。过去对于文书的处理方式必须要耗费很长时间，而计算机数字化背景下可以更好的解决这一问题，更好的处理档案信息和文稿，对于工作效率提高具有重要意义。

2.3不断优化性能。

针对目前我国行政服务中心的而言，数字化档案能够有效提升相应档案的工作效率，而为了进一步保证系统的稳定性与多元化价值，还需要做好其相应的优化工作。首先，要全面给予数字化档案的升级能力。随着我国信息化科学技术的进一步发展与提升，我国的各类信息化系统也得以多元化的发展与更新，而对于行政服务中心而言，还要保证其所使用的档案系统也能够更新，从而更好契合社会工作的发展变化。其次，要根据工作的实际情况，提升系统的可靠性。传统的档案仅以文字内容为主，而伴随信息化技术的持续发展，档案内容形式也更丰富，包括音频、视频等内容也能作为档案内容，因此系统必须拥有完善的可靠性，用以更好满足不同需求的档案，达到最佳的效果。

2.4做好完善衔接工作。

需要注意的是，尽管数字化档案管理工作是目前行政服务中心发展的必然趋势，但在纸质化档案向数字化档案的转变过程之中，应当做好相应的衔接工作，不仅是档案的衔接，相应的工作人员也要做好完善的衔接。首先，需要做好相关规章制度的更新与完善，给予相应职能人员更好的指导，做到有依可循。其次，服务中心还要做好专门的培训工作，帮助广大工作人员及时掌握全新的数字化档案处理方法，以最高的效率和质量，落实相应的数字化档案处理工作。结束语总之，随着时代的发展，数字化技术被广泛运用，在行政服务中心档案管理过程中，引入数字化管理模式，不仅能够提高工作效率，也进一步保证了事业单位服务水平，要结合以往工作经验，积极引入数字化管理模式，从而进行科学优化，促使档案管理工作有效开展。

参考文献：

[1]李静辉.新时期事业单位档案的数字化管理[J].科技风,2018(32):93.

[2]刘晓慧.新时期档案数字化管理的内容与方法探究[J].兰台内外,2018(06):35-36.

作者：孟庆华 单位：就职于杜尔伯特蒙古族自治县行政服务中心