智慧档案管理范文

摘要：移动互联技术的发展与人工智能技术的突破为企业档案管理工作新变革提供了可能。本文从组织关系论视角出发，通过重构企业职能、落实新管理模式、智选变革时机，分析新技术环境下企业智慧型档案管理发展路径，并在此基础上构建基于企业需求的智慧型档案管理策略。

关键词：新技术；企业档案管理；组织关系论

1组织关系论在企业智慧型档案管理中的提出

在档案管理的实践中，以通用型交互和感知型服务为主的技术为档案工作者提供了更为优质的管理工具，研究者将采用上述管理工具建立的档案管理组织称为“智慧型档案管理组织”[1][2]。虽然研究者对“智慧型”档案管理进行了广泛讨论[3][4][5][6]，但是管理组织的基本范式日益受网络化、知识化、临界性和关系论等因素影响，智慧型档案管理的具体模式难以得到清晰的界定。此外，“重技术、轻管理”的分析方法也未能明确解释新型档案管理功能的基本问题，即“如何形成最优管理导向的档案管理组织”[7]。由此，笔者从组织关系论的视角出发，以“组织只能从环境、背景和各种关系互动中才能得以生存、定义、描述和认知”[8][9]为论证基础，论证企业智慧型档案管理的发展路径。

2企业智慧型档案管理的发展路径

2.1参与新职能重构，获取资源分配优势在既定的预算约束下，企业内部的资源分配权决定了档案管理的人力资本与物资资本投入水平[10]。由此，在管理策略设计之初，应当利用组织间关系来发现环境交互特点，找到刺激企业加大档案管理体系建设投入的方法。档案管理组织作为典型的内向型组织，它通过企业资源池与其他组织进行环境交互，并不与外部市场进行直接联系。因此，档案管理内向化发展容易导致组织难以获得较优的资源分配权，相关的管理活动被打上“高成本、低收益”的标签。新职能重构能在企业内部实现资源分配权的相对倾斜。档案管理组织的先天条件决定了新职能的发展方向，从传统视角来看，档案管理组织是企业内部的记忆采集与分发中心，管理人员具有甄别信息资源真实性、完整性、有效性和有序性的优势。在新技术范式的冲击下，档案与“数据资产”的隔阂可以被完全打破，由此智慧化档案管理能够实现“规划、控制、保护、交付和提高”数据资产价值的职能。需要指出的是，由于新职能重构涉及技术范式与管理范式的融合问题，因此，笔者建议在企业档案管理组织中设立首席专家，统筹档案管理组织向决策支持型职能单位转型的进程。

2.2落实新管理模式，契合智慧管理体系运用智慧化档案资源管理模式、实现技术范式与管理模式相契合，是引入智慧型管理体系的必要条件。具体而言，当档案管理组织实现数据资产内生性后，管理好数据资产将能够实现档案管理组织与企业整体双赢。笔者从价值性、稀缺性、不可模仿性来设计管理模式：（1）“价值性”意味着档案管理应当有价值增值过程。虽然在移动互联、人工智能等新技术出现之前，记忆服务活动也是管理事务的有机构成，但档案管理的人力与物力投入往往难以让企业获得满意的回报。根据新技术移动交互与感知服务的特点，笔者认为传统的“记忆服务”模式应当转变为“记忆服务+增值模块”模式，由此在档案既有基础功能上衍生出价值增值模块，继而使档案管理活动主动参与到企业价值增值性管理环节中。（2）“稀缺性”意味着管理专业化水平进一步提高。企业黑箱内的活动往往围绕着劳动、资本、土地和企业家才能四项要素展开，随着要素市场的成熟，前三种要素的总供给水平并非限制企业投入产出效率提升的主要障碍，企业真正稀缺的是企业家才能的有效性，而“企业家控制的企业”必然建立在管理模块有效支持的基础上，档案管理组织应当定位为企业家的“智脑”，通过“记忆服务+增值模块”（例如决策支持、记忆回溯与验证等）扮演好“启智”的角色。（3）“不可模仿性”意味着应当进行管理对象知识化。档案管理流程涉及新技术与人力资本的配合，新技术与人力资本的配合能够反映出档案工作的专业化经验、直觉和判断力。因此需要通过人才队伍建设，确定档案管理组织外部人员复制与模仿档案内部专业化管理模式不具有经济性或可能性。

2.3选择变革时机，更新档案管理阶段组织革新意味着既有利益格局的变化，选择正确的时机是真正建成智慧化档案管理组织的重要条件。笔者从广延和集约两个维度分别讨论组织革新时机选择问题[11]：一是广延（Extensive）时机选择。广延突破了时空限制而最大限度地实现空间拓扑复杂化，从革新优先级来看，广延革新应当是智慧型档案馆建设率先考虑的问题，它能够率先打破刻板的管理框架而产生“鲶鱼效应”。二是集约（Intensive）革新时机选择。集约突破了既定人力资本限制，在广延升级的基础上发展出新的增值模块。目前，这一方面内容以人工智能技术支撑的决策支持型模块单元为主，向企业资源池提供知识单元；同时以移动互连和人工智能为基本范式的管理模式为智慧型档案管理组织发展提供了有利时机。根据组织的能力理论，技术范式冲击带来的组织能力消失问题是成长刚性存在的主要原因之一，塑造新的动态支撑能力能够有序革新利益格局继而为实现组织的发展目标提供最大可能。针对企业档案管理面临的技术压力而言，档案管理负责人应当从纸质档案管理（1.0阶段）、电子档案管理（2.0阶段）中总结可交互的经验，进而带领团队开展企业智慧型档案管理（3.0阶段）。

一、智慧城市建设的数据来源

城建档案是智慧城市建设的海量数据来源之一。智慧城市建设不仅能够提升城市的运行效率，更是贯穿于规划、建设、管理、服务全过程。建设智慧城市，重中之重就是数据的来源和应用，而城市建设数据是智慧城市建设的重要基础。城建档案是指在住房和城乡规划、建设和管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录。城建档案具体收集范围包括城乡建设工程档案（包含工业与民用建筑工程，市政基础设施工程，公用基础设施工程，交通基础设施工程，园林建设、风景名胜建设工程，市容环境卫生设施建设工程，城市防洪抗震、人防工程，军事工程中除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡行政区域的地下管线走向和有关隐蔽工程位置图档案）；建设系统各行业管理部门形成的建设系统业务管理档案和业务技术档案；有关城乡规划、建设和管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料等。城建档案是城市规划建设和管理的重要基础性工作，也是城市建设数据资源的高度集合，这些档案数据都是智慧城市建设不可或缺的战略性资源，是构建智慧城市数据中心的重要数据来源。通过对档案数据进行关联，加工挖掘，使档案数据活化，实现共享，为智慧城市建设提供发展的原动力。

二、公共信息处理平台的重要支撑

城建档案信息管理系统是智慧城市公共信息处理平台的重要组成部分。城建档案工作经过30多年的发展，大中型城市城建档案馆基本都具备自行开发的城建档案信息管理系统，存储了大量有关城市规划建设管理的档案数据。城建档案由于受城市公共安全等多种因素的影响，只能向特定对象开放，不宜全面开放。但城建档案数据经过分层次、分专题、分专业的二次加工提炼后，可以成为智慧城市建设的原数据支撑之一。而城建档案接收进馆后的管理、加工、整合的水平，也从侧面体现了智慧城市的管理水平。因此，城建档案馆应将城建档案管理系统智能化升级，充分挖掘档案数据价值和数据的多样性，盘活档案数据资产，融合档案数据资源，并将城建档案信息管理系统纳入政府智慧城市公共信息处理平台。同时，充分借助政府是智慧城市的发起方和领导者、掌握城市发展的核心资源、统筹规划协调、综合管理、广泛了解社会需求等优势，利用新技术对城建档案进行整合归纳、去粗取精、活化数据。在此基础上，建立档案主题信息库，开展信息挖掘、综合分析和利用，使城建档案信息管理系统成为智慧城市建设重要的基础数据平台，逐步实现城建档案信息管理系统与智慧城市综合管理系统的有效对接和融合。

三、智慧城市提供公共服务的重要窗口

城建档案管理机构是智慧城市提供公共服务的重要窗口之一。智慧城市的重要表现就是能够进行跨部门、跨组织、跨行业、跨地域的信息共享，以信息共享、互联互通为重点，突破体制机制障碍，充分整合信息基础设施和公共信息资源，推进跨部门、跨领域的信息化协同应用，提高城市整体运行效率和管理服务水平。城建档案管理机构一直都是政府信息公开和城建档案提供利用的重要窗口。智慧城市建设是城建档案工作进一步发展的有利契机，城建档案管理机构有义务和责任逐步将城建档案的管理、利用以及信息化建设统一到智慧城市建设的高度上来。通过对城建档案的智慧管理、智慧利用以及管理系统的深度开发，增强档案管理利用功能，搭建档案公共服务平台，实现档案服务的渠道融合、信息融合、内容融合和流程融合，实现面向服务对象全生命周期一站式服务，不断推动档案服务方式的创新；以大数据技术、“互联网+”理念等，建立档案智慧利用通道，将加工提取的档案推送至开放的共享平台、公共服务信息平台，面向更多的利用者，使城建档案发挥更大的作用；通过对档案数据的采集、存储、、加工、链接等手段，以服务对象需求为核心，实现档案利用定制化、个性化服务。城建档案工作融入智慧城市建设是时展赋予的使命和职责，必将在更大程度上推动城建档案与公共服务的深度融合和移动互联网技术的全面应用。

四、“智慧市民”的培养

基地智慧城市建设的根本目的是利用各种便民、惠民的智能化应用项目来实现智能化服务，使百姓生活得更安全、更方便、更高效。而智慧城市建设不只是政府在建，更需要民众的全员参与，才能形成良好的智慧城市建设氛围，才能使智慧城市运转起来。智慧城市不仅重在信息化建设，也重在人的培养和提升。只有“智慧市民”的培养和形成，才能成为真正意义上的智慧城市。例如，伴随科技的不断进步，人们可以通过智慧银行、智慧医疗、智慧厨房等来改善生活。这些新的信息技术的应用，对于民众来说需要不断学习和积累，这也是真正实现智慧城市的基础。城建档案管理机构作为国家的科学文化事业机构，具有公益属性，有责任和义务利用自身的优势成为“智慧市民”培养和应用体验的基地。城建档案馆可以通过信息化、智能化、数字化、人文化和个性化的方式，建立智慧阅览、智慧体验、智慧展示、智慧互动平台等，进行线上线下、集中分散、虚拟现实为一体的学习体验服务，满足民众多样化的学习体验需求，不断培养智慧城市中的“智慧市民”，使智慧城市建设真正实现。智慧城市建设任重而道远，其长远目标是实现整个城市的可持续发展。因此城建档案若想在智慧城市建设中占有一席之地，发挥更大的作用，必须要从现在起逐步发现和解决好一些问题。如：由于信息化基础还比较薄弱，远远不能满足智慧城市发展的需要，城建档案信息发展环境要进一步优化；要逐步建立城建档案数据交换机制；要逐步解决城建档案数据处理技术相对落后的问题；在注重城建档案保密性和安全性的基础上，要逐步解决城建档案数据的封闭性问题，才能和智慧城市建设接轨，成为智慧城市建设不可或缺的组成部分。智慧城市建设不是一朝一夕的事，城建档案管理机构必须未雨绸缪，不断加快信息化建设，不断优化馆藏结构，并且逐步应用GIS、大数据等技术整合城建档案数据资源，形成更高效、更统筹、更开放的城建档案智慧管理体系，使城建档案真正成为智慧城市建设的有力支撑。

摘要：基于智慧校园背景下的高校学生档案建设现状，分析了学生档案建设中日益凸显的个性化定制服务功能匮乏、人性化感知及处理方式难以实现、学生主体服务需求被边缘化、智能化管理升级滞后等主要问题。为此，高校学生档案建设应当充分利用智慧校园建设平台，通过强化顶层设计、克服思维定势、实现智能化升级操作、推进知识管理、丰富资源有效供给等途径，为促进师生的全面发展提供全方位、多层次、宽领域、个性化的档案服务。

关键词：智慧校园；学生档案；服务

智慧校园是利用物联网等先进技术，对校园内各种应用服务系统所获取的信息资源进行全面感知、智能处理和可靠传送，为广大师生提供一体化的智能感知环境和综合信息服务平台，并积极提供基于角色的个性化信息定制服务，使广大师生拥有更加安全、环保、高效、便利的学习、工作和生活条件，使校园实现智慧式的管理和运行。[1]智慧校园建设给高校学生档案建设带来了新的契机和挑战。

一、智慧校园背景下的高校学生档案建设现状

2008年9月1日，由教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》正式实施，标志我国高校档案建设进入了法制化、标准化、专业化阶段。这促进了高校档案事业的快速发展。随着“互联网+”时代和大数据时代的到来，以“数字校园”为基础的智慧校园建设加快推进，为高校档案信息化建设注入了强大动力。近年来，我国高校学生档案已基本实现了从传统的“纸质档案”向“数字档案”的转变。例如，现今高校在学生管理中普遍使用了包括迎新系统、学生日常事务管理系统、学籍管理系统、学生资助管理系统等在内的一体化学生综合服务平台，再加上校园“一卡通”的推行，学生在校期间学习、生活、工作的行为信息几乎都可以进行数字化采集、保存和整理分析。这种转变解决了传统学生档案在开发利用过程中人力资源耗费巨大、存储数量有限、存储时限不长、利用服务范围狭窄、无法实现信息共享等问题，给高校学生档案工作带来了革命性的变革。[2]这一方面加速了现代信息技术在学生档案工作中的应用，推动了学生档案工作向标准化、科学化、智能化方向发展；另一方面为高校加强对学生的教育、管理、服务提供了精准的数据支撑。学生档案数字化、智能化建设的全面推进也标志着高校档案建设进入现代化阶段。

二、智慧校园背景下高校学生档案建设存在的主要问题

（一）个性化定制服务功能匮乏为广大师生提供基于角色的个性化定制服务是智慧校园建设的核心任务之一。这种个性化定制服务方式十分注重用户的实际使用体验，关注其个性化需求是否得到有效满足。高校学生档案个性化定制服务，要求学生档案管理部门根据档案用户（教职工或学生）的需求，借助智慧校园服务平台对用户设定的档案资源进行智能化的收集、整理、分类和分析，向用户提供和推荐有关信息，以满足他们的个性化档案服务需求。目前，我国高校学生档案建设在为师生提供个性化定制服务方面还处在起步阶段，无法做到针对每一位师生提供适合他们个体需求的精准化档案信息服务。

（二）人性化感知及处理方式难于实现学生数字档案能比较客观地反映学生在校期间的行为轨迹，并为学生管理者在强化学生的日常行为监管、加强学生突发事件应对等方面提供了有效的信息来源。由于它仅是对现存数据通过数字化信息处理平台进行程序化的整合与分析，因此无法精准展现数字信息背后所隐含的人类思维特性，也不能有效识别信息主体的个性特征。以某高校学生管理系统采集到的学生日常行为档案数据为例：某女生去食堂就餐时，每次消费不超过6元钱，而她一周内进出图书馆达到14次，单从采集到的这两个数据分析，似乎反映该生是一个伙食上比较节省且爱好读书的人。然而，这只是作为学生档案管理者或使用者基于现有数据信息的一种主观性判断。在实际中，我们知道该生上述两类行为特征背后可能存在n种情况。基于现有学生档案数字化信息处理平台，无法对数据信息进行人性化的感知与处理，因此即使加入其它采集到的学生行为数据，也很难对学生行为背后的真实动机作出精准判断。于是，就出现了档案数据处理信息与档案实体信息的不对称问题。借助智慧校园建设中以物联网等为基础构建的校园工作、学习和生活一体化的智能感知环境和服务平台，能够使我们对档案信息形成主体的真实行为动机及人格特质的分析变得可能，并有效解决档案数据处理信息与档案实体信息的不对称问题。

摘　要：抽水蓄能电力工程项目档案是高度专业化的档案信息资源，是企业市场竞争力与服务能力的重要支撑。本文从市场竞争与时代发展对抽水蓄能发电企业档案信息服务的三大诉求：时效、完整与高质量入手，首先分析了抽水蓄能电力工程项目档案的发展现状，在总结现状中存在的问题后，提出了以智慧档案系统建设为核心的研究思路，从机制、技术和人才三方面保障体系进行建设研究，提升抽水蓄能发电企业的档案精细化服务能力。

关键词：抽水蓄能电力工程项目；智慧档案；系统研究

数字时代和智慧城市的发展，档案的数据价值与社会价值被重新认识与评估，抽水蓄能发电企业作为电力行业工程项目的主要参与者，天然存储着大量档案，也面临同样的历史机遇。抽水蓄能电力工程项目从论证、立项、招投标、施工、验收、启动，持续时间周期长，涉及的图纸、建设文件等记录信息多，这些档案不仅如实记录整个项目施工的全过程，更是后期维护、改扩建、评优评先的权威依据，对保障、测评工程质量发挥着重要的凭证价值。伴随绿电与清洁能源建设的大迈进，抽水蓄能发电企业档案资源的类型、内容、形态也越来越丰富，而建设工程的专业性、技术性和多样性特征，使企业的档案管理不再满足于基础的电子化存储和查阅功能，提出了更高的要求，具体表现在两方面：一是更高的时效性、全面性。一项工程建设的时间跨度较大，时间紧、任务重，环环相扣，频繁的更新、取证、换证，对工程文件的收集、归档与管理提出了更高的时效性要求；二是更高的档案质量，工程项目涉及的细节参数多，每一项精细参数都需要收集到真实客观的原始记录，档案质量的高低与工程质量维护难度的高低有直接关系，对档案内容的精细化要求更高。这种对档案内容管理与质量管理的严苛要求也直接反映在对相关工作人员的综合素质和专业技能的要求上。

一、抽水蓄能电力工程项目档案管理的现状

（一）档案资源数量、类型激增。抽水蓄能建设项目涉及上下游多，体量大，项目本身处于档案信息密集的领域，而智能电网、绿电和清洁能源的发展，使项目上下游的供应商、分包商、施工方覆盖面更大、更广，而所有系统生成的信息资源都将汇流进档案管理系统，这其中不乏因项目交叉而产生的重复归档，涉密不归档等情况，档案资源类型也涉及文书、财务、声像、实物档案等不同门类，档案数据量和类型激增，给企业的档案工作带来巨大挑战。

（二）档案数据安全存在隐患。不少施工单位已开发档案信息系统，且与办公系统互联互通，实现公文在线归档、云存储、云阅览等功能，但互联网和信息化系统平台在提升工作效率时也滋生了数据安全的隐患，由于工程档案涉密信息多，一旦泄露会给企业、政府带来经济、社会效益的损失，甚至危及国家安全；有些档案信息系统建设过程中疏于对网络安全、软硬件安全的重视，导致网络黑客攻击、恶意篡改、物理损坏等重大安全隐患；人员管理失职，导致查阅权限混乱，档案资源外泄频发，这些都极大地损坏了企业的档案资源价值。

（三）需求多元化。抽水蓄能建设项目对相关档案资源的需求不再停留在调用工程图纸和印章等基础需求，在调用一份图纸的同时，也一并需要了解编著成员的项目履历、记录、变更情况以及施工、检修进度的具体记录，既一份图纸从制作到后期调用的全过程，这就要求档案与档案之间通过时间标签和分类标签形成紧密联系，在事件逻辑和时间逻辑上不再是孤立的单一文档；此外，工程档案存在分别存储的情况，增加了工程师调用的工作量，因此，迫切需要档案“活起来”。

二、抽水蓄能工程项目档案管理存在的问题

摘要：目的通过对医院智慧档案全生命周期视角下安全管理模式的设想和探索，不断完善和规范医院智慧档案安全管理模式。方法基于5W（WHY、WHO、WHAT、WHEN、WAY），从5个方面分析和思考当前医院智慧档案全生命周期视角下的安全问题及应对策略。结果构建出医院智慧档案全视域、全生命周期视角下的安全管理模式。结论确保医院智慧档案安全、高效、稳定运行。

关键词：医院智慧档案；安全管理；5W

智慧档案的安全问题一直是学界、业界研究的重点和难点。在信息技术迅猛推进的当下，智慧档案的安全研究始终走在不断探索、持续创新和积极实践的路上，并取得了不俗的成就。但具体到医院智慧档案的相关研究却略显不足，目前现有著述或是围绕物理防护和硬件安全，或是专注于软件设计等单个节点安全问题的点性思维，以线性视角将医院智慧档案的整个生命周期纳入系统性安全防控和管理的少之又少。因此，本文基于5W（WHY、WHO、WHAT、WHEN、WAY），从5个方面分析和思考当前医院智慧档案全生命周期视角下的安全管理问题，同时将医院智慧档案的安全研究从单个问题的解决延伸至全视域下的整个生命周期，并在此基础上提出构建医院智慧档案全生命周期视角下的安全管理模式设想。

1医院智慧档案的认识及其安全问题分析

1.1医院智慧档案的认识2009年随着IBM提出智慧地球战略，智慧城市、智慧医疗、智慧交通等应运而生。医院智慧档案则是在智慧医疗、智慧档案两大概念的基础上提出的。目前尚未有非常明确的定义，结合现有概念，本文认为医院智慧档案是指医院采用云计算、物联网和大数据等新兴技术，对医疗健康数据等医院的多元化资源进行感知、挖掘、整合等智能化管理，通过综合分析和提炼萃取形成智慧信息，进而构建医疗服务和管理最优化的医疗体系，智能地满足医疗卫生生态圈的需求，同时为社会提供多层次、多方位、多渠道的共享利用服务[1-4]。也就是说，医院智慧档案不仅可以实现将个人健康信息直接用于个体疾病诊断和治疗的初次使用，还可以用于为个体提供直接医疗服务之外的领域，比如对疾病的研究分析，公共卫生领域，卫生服务质量测评，卫生政策研究和商业性质的活动等[5]。

1.2当前医院智慧档案的安全问题分析医院智慧档案的安全问题主要是指各种因素导致的医院电子文件缺失及其引发医院其他损失的不确定性，也可以说是产生的预期结果与实际结果的负面差异[6]。当前医院智慧档案面临的主要安全因素：（1）主体因素，是指由于档案管理者档案意识薄弱、业务技能缺失、对规章制度执行不力、面对突发事件的应急能力和心理素质不强，以及与医院智慧档案所要求的IT专业知识、系统开发能力不匹配等造成医院智慧档案面临威胁的情况。（2）管理因素，是指医院智慧档案安全管理中运用的管理方法，如人才梯队建设中技术型和高层次型复合人才缺失、人才队伍不稳定、年龄结构不合理；安全管理制度建设中登记备份制度、灾害防治制度、安全保密制度的缺失等造成的安全风险增加。（3）环境因素，主要包括网络环境中的黑客攻击、病毒侵袭、系统瘫痪、数据窃取等不安全因素，以及不可测的自然环境要素，即人力不可改变的气象、地质因素等所带来的水灾、地震、泥石流、台风等风险。（4）设备因素，主要是指医院智慧档案安全管理的软硬件设备由于质量问题、老化问题或者升级更新不及时等设备因素造成医疗数据批量丢失和泄露，给医院智慧档案安全带来的显性风险[7]。

2构建医院智慧档案安全管理模式的设想

鉴于上述医院智慧档案管理过程中面临的诸多风险因素，本文基于5W（WHY、WHO、WHAT、WHEN、WAY），从5个方面分析和思考医院智慧档案安全管理方面的问题及应对策略，并在此基础上提出构建医院智慧档案全生命周期视角下安全管理模式的设想。

按照《国土资源信息化“十二五”规划》，全国范围内，国土规划数字档案馆已基本建成。然而，调查发现，这些档案馆大多限于国土规划系统内部使用，数字档案馆功能尚未完全发挥。因此，如何认识国土规划数字档案馆的性质，将其建设成一个开放的国土规划数字档案馆生态系统，真正实现国土规划数字档案馆的功能，是一个值得研究的问题。

一、形成及其相对封闭性

国土规划数字档案馆管理对象是国土档案，即国土资源部门在日常工作活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、声像、实物等不同形式和载体的历史记录①。由于档案类型多样，形态差异大，质地多样，管理国土档案存在一定的困难。20世纪90年代，在国家信息化策略推动下，国土规划部门开始档案数字化工作，建立数字档案目录，使用计算机进行检索利用等。进入21世纪初，目录数据库已经完成，全文数据库不断增多，形成了大量的国土档案，相关管理部门开始建设国土档案管理系统，并不断进行改造、升级，形成了比较成熟的国土档案信息管理系统。

近10年来，尤其是在《国土资源信息化“十二五”规划》的引导下，数字档案馆基本建成。如武汉市国土规划数字档案管理系统、山东省济宁市国土一张图档案管理系统、安徽省安庆市可视化城建档案管理系统等结合自身工作职能，称谓“不同的数字档案馆”。目前，全国范围内，国土规划数字管理系统不仅能够满足特定区域内国土资源系统档案管理的实际需求，而且能够满足T级档案信息数据的可靠存储和快速检索，对土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等各大类档案数据进行统一集中管理，实现了国土档案数、图、文“一体化管理”。②近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了“空间库、目录库、图文库”三库合一的数字档案馆管理模式，不仅将电子公文流程形成的电子档案、档案数字化后形成的档案进行统一管理，而且具有统一的档案管理平台和档案利用平台，实现了档案利用的电子化、平台化，初步建成了国土规划数字档案馆。这种数字档案馆，通过与规划部门、土地管理部门、测绘部门等的结合，形成了一个开放的数字档案馆生态系统。

应该说，从国土档案到国土档案信息管理系统，再到国土规划数字档案馆生态化，是计算机技术、通信技术、GIS等现代信息技术发展的必然趋势，也是国土规划管理部门不断创新的结果。然而，目前看来，国土规划数字档案馆生态系统是一个相对封闭的系统，主要体现在：以管理为主，利用为辅；以系统内部使用为主，公共使用为辅；以土地规划为主，与其他部门的结合有限；以区域内利用为主，全国范围内的整体使用尚未形成。也就是说，数字档案馆的功能集中在工作人员对档案信息资源的管理，主要是单位内部国土规划部门使用，面向社会公众、面向其他管理机构、面向全国衔接的统一平台尚未建立，导致了国土资源规划数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”存在着不平衡现象。这种现象的产生，一是因为数字档案馆建设的时间不长，其功能的完善需要时间；二是因为从已有的档案管理系统开发成数字档案馆是一个质的飞跃，这在不少单位并没有清晰的概念。

因此，需要充分认识国土规划数字档案馆生态系统的开放性，促进其快速成熟。数字档案馆生态系统是“数字档案馆空间范围内的人与其生存的环境相互作用而形成的统一复合体”，“是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作”③。据此，国土规划数字档案馆生态系统是一个由人、国土数字档案信息资源、地域环境等要素组成的完整统一体。国土规划数字档案馆作为一个有机的生命体，不仅涉及该生态系统的形态结构，而且存在结构要素及其相互之间的关联，以及工作人员与数字档案馆生存环境之间的相互协调，从而实现数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”之间的平衡。

二、开放性是基本体现

档案馆在社会中是一个独立存在的个体，是社会的一个组成部门，它存在于社会之中，受社会的制约，同时也对社会产生作用，具有社会服务性。档案馆不同于档案室，它保管档案的目的不是为某一单位、某一系统小范围服务，而是为社会各项工作提供服务。它的服务范围大而广，面向社会各个方面，遍及机关、团体、企事业单位和公民个人，④这是自19世纪40年代至今档案开放的基本结论。数字档案馆的本质是档案馆。数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化，并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源，通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统；该系统以数字档案信息资源为基础，以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台，以用户需求为根本，提供各种信息服务。⑤国家档案局的《数字档案馆建设指南》⑥指出，数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏广泛的、本机构以外的“利用”环节，便不能称为数字档案馆。基于这种认识，国土规划数字档案馆理应是服务社会大众的档案馆，是大众利用国土资源信息的开放性的窗口。

第一篇：电力工程建设安全管理途径

【摘要】伴随着科技更新和高速发展，智慧化越来越融合到安全管理中，本文通过对当前工程建设安全智慧化管理常用方式的简述，以华电江苏能源有限公司（以下简称江苏公司）为例，结合其电力工程建设特点，提出实现电力工程建设安全智慧化管理的思路，可为其它行业创新安全管理提供借鉴。

【关键词】电力工程建设；智慧化；管理方式

一、引言

当前，电力建设工程施工安全生产形势严峻，恶性事故屡有发生，特别是江西丰城发电厂“11•24”冷却塔施工平台坍塌特别重大事故的发生，严重危害着广大人民群众的生命财产安全，直接影响着电力工程建设的健康稳定发展。江苏公司目前处于基建高峰期，有7家开工在建单位，呈现工地数量多、施工地点分散、监管难度大、人员管理难的特点，困扰着江苏公司的基建安全管理。本文通过引入物联网技术，利用互联网发展而带来的智慧化方式，在安全管理上创新突破，推行电力工程建设现场安全智慧化管理，实现基建安全的有效监管。

二、安全智慧化管理常用方式

工程管理借助于信息化技术发展，通过对有用信息资料的高效收集，运用信息化手段，将更多人工智慧、传感技术、虚拟现实等高科技技术植入到建筑、机械、人员穿戴设施、场地进出关口等各类物体中，实现工程安全管理中人与工程施工现场的整合，使之智慧化。目前常用方式主要有：

2.1门禁系统

由于工程项目的管理工作涉及到的部门比较多，档案管理目前还没有一个较为规范的管理操作流程，许多需要收集的档案存在于多个部门多个人员手中，而且工程建设的施工队伍流动性较大，往往是这一小工程完工验收后就进入下一施工环节，档案还未收集，施工队伍已经撤离。而且工程项目施工专业性较强，懂档案管理的人员不一定懂工程施工，而会工程施工的人员一般都不懂档案管理，相互间还缺乏沟通渠道和时间，使得档案管理工作与其他部门相脱节，即使收集到了工程档案，质量也参差不齐，诸如表格制作不规范、图表设计尺度不一、设计更改未加以标注，因而档案不具有真实性，对工程项目的全貌不能准确从档案中反映出来。另外不少工程材料标准未能统一，既有随意更改涂抹的，又有使用圆珠笔或复印件的情况，使得图纸资料识别度不高，影响档案可靠性。

1.档案管理规范化意义

档案是相关人类文化成果的积淀，是连接古往今来的纽带。而工程项目的档案不仅是工程项目的智慧结晶，也是项目施工企业的历史记录。在未来出现问题时，档案管理能通过提供相关证据和凭证，准确判断出症状所在。工程项目档案真实准确地反映了施工过程中的详细流程，并在一定程度上保证了工程的质量安全和人员安全，对于工程事故分析、责任认定以及管理办法等都有十分重要的意义。工程项目的档案管理还能为日后研究提供借鉴和经验，增强工程项目人员的自身素质，实现对档案规范化管理。通过对档案进行规范化管理，可将档案中所涉及的工程、科技成果转化成推动工程设计行业的实际生产力。

2.档案管理规范化办法

（1）加强管理人员专业水平。工程项目往往工期较长，工程人员较多，涉及专业范围较广，形成的档案材料内容不可避免地纷繁复杂，稍有疏漏，就对档案管理工作造成较大损失。为保证档案资料覆盖全面、资料内容准确规范，首先需要加强档案管理人员的相关能力。因而，在日常档案管理工作中，档案工作人员必须具备相关专业技术水平，经常补充学习档案管理工作的新知识新方法，并能应用现代化信息手段，对档案实行高效率的整理工作。其次是档案工作人员需要经常与各部门保持沟通联系，对各个部门需要收集的材料了然于胸，并熟悉各个部门的主要工作流程，了解不同部门档案管理要求，确保档案在归档时分类正确，并对各部门人员进行档案管理的培训工作，增强其对档案法律法规的了解和档案管理的责任意识。对施工过程中的各种图纸、文字等材料进行规范化操作培训，明确各部门档案收集、整理责任，优化档案管理模式，形成自上而下，从整体到局部的档案管理工作流程，确保档案管理的规范性，加快档案管理效率，提高档案准确性与真实性。

（2）建立健全档案管理规范化制度。工程项目档案的特点决定了档案管理的难度，首先是工程项目档案反映的是工程施工过程中形成的工程详细数据的汇总，是在日后进行维护管理、改建拆除等所必须具有的参照标准，收集数据的详实程度与丰富程度都是海量的，并且在数据图纸等的规范性和准确性要求都较高。其次是工程项目档案的形成过程与工程施工密切相关，在不同阶段档案管理方式又有不同，工程项目的施工由众多不同专业构成，如水电、机电、建筑、勘探、设计、施工等，这使得档案类别具有复杂多样性，档案管理需要各个阶段不同部门分工完成，这就要求各部门间的沟通协作能力有较高要求。因而必须形成一套符合工程项目自身特色的档案管理办法和制度，依照相关法律规范对档案实行规范化管理，并遵照国家档案收集要求，建立合理归档制度，明确各部门档案归档要求，实行全面交叉覆盖制，各部门档案归各部门分别收集，然后进行汇总，从而降低档案管理难度。

3.档案管理规范化措施

首先应明确档案管理人员的职责，由单位主管领导直接负责档案管理工作，逐级向下实现档案管理责任制，把档案管理制度的建设和办法的实行落实到个人。通过成立档案工作委员会的方式，指导、检查档案管理部门的工作情况，制定档案工作规划，确保档案管理工作与其他工作同步进行，为工程设计单位的档案管理日常运行提供质量保证。并设立专门档案室，由专业人员负责对整个单位的档案管理工作，从档案归档、整理、鉴定工作到统计和保管利用方面全程进行管控，从实际出发，对档案的保管期限和使用类别等详细档案数据，编制索引工具。并充分利用计算机网络系统和先进软件技术对档案信息实现信息化、规范化管理，有目的、有计划地加强对档案工作人员的规范化管理培训工作，使其能系统性地掌握专业技术和先进理念。构建一个利于档案管理工作发展的平台，注重对档案人员工作积极性的调动，通过组织交流沟通活动，建立起激励表彰机制，促进档案人员的积极性。按绩效对其进行考核，实行有竞争力和吸引力的晋升竞争机制，保证档案管理队伍的稳定和专业，使档案人员的工作更具成就感，以跟上单位档案管理规范化建设。