员工档案管理范文

【摘要】

随着经济体制的改革，我国事业单位所容纳的档案数量越来越多，为了减轻档案管理员的工作负担，提高档案管理的质量和效率，事业档案管理信息化建设势在必行，而且已经成为目前事业单位档案管理工作的重点。

【关键词】

事业单位；档案管理；信息化

事业单位档案管理信息化建设是事业单位发展的必然趋势，只有在实行了信息化管理才能使事业单位档案管理工作顺应时展潮流，信息化、网络化技术的应用能够有效的提高事业单位档案管理水平，对于社会经济的发展起到不可忽视的促进作用。

1事业单位档案管理信息化的优势

1.1优化存储环境传统的档案以纸质形式保存，随着时间的推移、环境的变化这些档案很容易受虫蛀、发霉等因素的影响而受到破坏，使档案资料的完整性、安全性受到严重的威胁，不利于长久的保存，而且其存储流程相当繁琐，会造成人力资源的浪费。在实行档案信息化管理后，不仅大大地降低了管理成本档案信息直接由相关人员录入到计算机之中，而且还可以对档案进行备份，大大地提高工件的效率，保证档案的完整性和安全性。

1.2优化查询服务传统档案查询不仅手续复杂，需要通过多个程序的审核而且不能保证档案的安全，不利于档案资料的长期保存。档案管理信息化不仅简化了查询程序，提高了查询速度，而且可以保障原有档案资料不被损坏，不会对档案和档案环境造成任何影响，而且使档案查询不受时间和地点的约束，随时都可以通过网络查询和调用所需要的档案信息，使档案的查询和使用更具优势。

人事档案管理不严格，标准不规范，缺乏起码的档案管理制度，如交接手续不严密，重视程度不够等，这样就造成了档案管理工作的责任不明确和管理的混乱等。目前，很多单位的人事管理部门对于档案的管理仅仅只是简单的记载了员工的姓名、性别和年龄、工资等基本问题，这些内容已经不能满足单位发展的需要，不能为单位提供详尽详实的信息，无法为单位提供人才梯队、结构比例、技术力量等方面的参考，也不能更好地为单位选拔、使用人才、晋升职称、年度考核等提供依据和凭证，影响了员工的职位晋升，极大的打击了员工的积极性和热情。并且人事档案的管理和利用是几乎不相关联，这也造成了管理的混乱和成本的增加等。目前有很多单位人员众多，依然采用传统落后的手工操作的方式来查找和管理，这样不仅造成了信息的混乱，也造成了占用巨大的空间和书架等，浪费资源、资金和大量的时间。很多单位员工对于自身的档案不够重视，档案不能够及时的交给档案管理工作人员保管，由于受环境和思想观念的影响，造成了档案管理资料的不健全和缺失。档案管理人员往往受多种因素影响导致宣传不到位，不能及时通知单位员工所缺少的资料，对资料的补充、完善和更新不及时。档案管理人员对于档案的管理工作不够专业，往往是业余或者兼管的，受其自身专业知识和时间的影响，往往不能及时掌握档案管理工作的新技术和新知识。

要想改变目前所存在的问题，就必须要对其进行改革和创新，利用现代化的计算机技术来改善和提高档案管理工作。利用计算机对人事档案信息进行检索、查询、比较及统计等，有助于对人员的素质状况、人才结构等进行及时准确的分析，为人才配置和预测提供各种数据，为人事工作提供及时高效的服务。

1、大力应用计算机技术，重视信息化建设。利用计算机技术对档案进行管理，可以快速便捷的对档案信息进行存储和检索，实现现代化的信息管理，方便快捷的管理和更新档案资料，使档案管理工作操作使用方便，可以大幅度的提高工作效率，使档案信息管理更加透明，利于增强全体员工的档案管理意识，也方便单位选拔人才，员工自身也会受益，极大的增强了员工的工作积极性和创造性，从而凝聚员工，为单位创造更多的价值。

2、加强员工对档案的重视。档案管理人员应该采用多种方法和方式来大力宣传档案管理工作的重要性，使单位中全体人员都能够清醒的认识。只有全体人员的共同参与，才能使档案管理工作开展顺利，才能使档案管理更加完整，这样也能够及时和准确的更新档案信息。

3、完善档案管理制度。应该对全体员工进行档案管理意识的强化，并根据单位自身的发展制定更加合理的人事档案管理制度，使人事管理制度更加规范化和制度化。档案管理人员应该及时、准确的更新档案材料，这样才能更好的促进人员的合理运用，为单位和员工提供更好的服务。

4、提高档案管理人员的专业素质。随着现代化的快速发展，只掌握了传统的方法已经无法满足现在工作的需求，单位就必须要大力的培养一批高素质和专业水平高的人员，并对其进行专业知识技能的培训，加强计算机知识的学习和操作技能，帮助其更快的掌握现代方法。管理人员还需要时刻学习，并以此来拓宽自己的知识面，提高自己的知识水平，提高处理现代化档案管理的能力，只有掌握住现代化的管理技术，才能适应现代网络化和信息化的档案管理工作，才能更好的为事业单位服务。（本文作者：邹丽敏单位：长春市南湖公园）

一、高职院校人事档案管理的现状分析

（一）人事档案管理工作的管理懈怠

由于一些高职院校对人事档案管理工作缺乏应有的科学认识，造成从管理者到具体工作的员工对此不够重视。人事档案管理工作很难做出显著的成绩，工作考核方式不明确，不能引导员工的积极性，这样的状况使得员工的工作懈怠，员工不重视对自身专业能力和水平的提高，人事档案管理的办公设施难以得到更新，缺乏建立完善的管理制度，该项管理工作处于低水平状态，这就是被动的应对管理模式，急需要在改革中进行创新管理模式。有的高职院校人事档案管理部门缺乏专业性工作人员，这样难以满足该项工作对专业能力和业务素质的要求。这就需要对该部门的人员进行专业素质培训。在人事档案管理的硬件方面也十分匮乏，需要建立档案管理的相应的配套设施，增添打印机、扫描仪等专业设备。

（二）人事档案管理工作满意度较低

当前，随着社会对技能人才的急切需求，高职院校得到了迅速发展。对于新的发展形势，如“人档分离”，高职院校的人事制度也进行了改革。而长期以来形成的人事档案管理旧的管理理念一直阻碍着人事档案的管理服务。此外，一些院校的档案管理技术手段十分落后，仍旧采用手工技术，不能进行现代化的信息化的技术应用。与此同时，由于高职院校的发展迫切需要档案管理对师资的学历、教学能力和科研水平进行反映，但是，很多人事档案仍旧收集整理的是政治面貌、职务变动等信息，缺乏人事档案工作的个性化和创新，造成人档案失去了院校遴选人才的价值。在面临着高职院校师资力量的迅速扩大的局面，原有的人事档案管理观念和技术手段远远不能满足于高职院校发展的需要。

二、应用心理学原理与方法改善人事档案管理工作水平

（一）心理学原理与方法

通过运用心理学相关概念和方法，把握高职院校人事档案管理工作人员的心理规律、心理机制，给予他们人文关怀、心理疏导等，提高自我效能感，使其获得积极的正面的情绪，人事档案管理工作价值的自我实现激励和引导着工作人员不断改善和提高工作水平。改善该项工作人员的心理状态，不断挖掘他们的工作潜力，激发人的正向建设性积极力量和内在的优秀品质，使员工自身和工作都能够获得积极的进步。高职院校的领导应重视人事档案管理工作，加强该部门员工的乐观、积极等正性情绪的培养，通过积极情绪因素来改善员工的身心和工作状态，从而带动整个部门的工作效果。因此，应用心理学原理与方法改善人事档案管理工作水平具有重要的意义和良好的效果。

一、人力资源管理中人事档案管理的重要性

在人力资源管理中，人事档案所提供的信息是其识、选、用人才的依据，所以，人力资源管理和人事档案管理关系非常密切。

（一）为开发人力资源提供可靠、真实的数据与信息

通过相关人事档案能够对员工人生轨迹进行动态分析，掌握员工过去与现在，并对员工发展潜力进行预测。人事档案能够将具有价值的相关信息提供给企业，帮助企业及时挖掘人才，防止对人才的埋没与压制，虽然作用各异、类型不同，然而，如果有利于发挥系统功能，则为有用人才。利用人事档案中的相关信息，可以做到人才使用时的扬长避短，充分发挥人才效力。

（二）有利于合理配置人力资源

通过人事档案能够对员工信息进行深入性了解，进而科学管理企业员工。人事管理有效性能够实现人力资源信息共享，企业中配置资源时，依照人才不同的特点与能力，做到因事择人，以人治事，使人才优势得到充分发挥，在各系统、部门以及组织中促进人才有序、合理流动，最终促进企业发展。

（三）更规范、科学地预测人力资源需求

企业组织内部是影响人力资源需求的主要因素，有效分析人力资源档案有助于企业对人才需求进行及时了解，最终对人才资源计划予以合理制定。

为深入贯彻落实档案法律法规，增强全社会档案法制意识，提高档案管理工作水平，推动全市档案事业健康有序发展，更好地为我市的各项工作服务，市档案局为此对全市贯彻执行《档案法》情况进行了全面的检查。此次检查分为自查、检查、总结三个阶段，现我将本单位的自查报告总结如下。

一、基本情况和主要做法

（一）机构人员

档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，要认真谨慎，稍有差错整理起来就会是一件很麻烦的事，而且我单位在档案利用的实践中也充分认识到档案管理工作的重要作用和地位，所以在日常的工作中我单位十分注重分管领导这一块，对不同的档案分配有不同的管理人员，对管理档案的人员要求也十分严格，必须持有工作证才能上班。为了促进档案的更好管理我单位也对档案人员有相应的要求，必须要对自己的工作有年度计划和总结，以便持久地更好地完善档案管理工作。

（二）管理制度

俗话说“没规矩不成方圆”，不管在任何地方工作都要有相应的制度约束，这样工作才能顺利地进行。为此我单位制定了许多相关的管理制度，如文件材料必须严格归档、档案一定要做好保管和保密工作、管理人员必须做到在其位谋其职行其责等，严格要求档案管理人员，保证管理工作的顺利并有效的进行。

（三）整理归档

文件的整理归档是一个要求很严格的过程，如基建、科技、会计、电子等档案的整理归类要符合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，不能将文件资料混合，否则查找起来会很麻烦。而我单位的全部档案都是实行集中统一管理，不允许管理人员或相关人员私自对文件材料进行归类，所以未出现混乱的现象，要查找某些相关文件也能一目了然。

摘要：在市场经济的不断推动下，企业之间的市场竞争愈加激烈，如果企业想继续做强做大，实施知识管理的档案管理系统已经刻不容缓，它是档案事业发展的必然趋势，如何构建高效的档案管理系统，本篇文章中进行了详细的分析和探究，以供广大同仁进行参考。

关键词：档案管理系统；构建研究；知识管理 

档案知识管理工作是企业工作的重要组成部分，它对于提高员工工作质量，以及员工工作效率具有极大帮助。管理档案的科学性以及规范性，是对一个企业整体的管理水平评价的基础，所以，构建高校的档案知识管理系统对于企业来讲刻不容缓。

一、知识管理概述

在当今这个知识经济时代，市场竞争越来越激烈，产业结构升级速度较快，知识管理在中国企业当中逐渐得到重视，越来越多的国有企业开始增强公司的知识管理体系，面对着如此紧迫性的改革，要想提高企业的竞争力，需要从知识管理的理念、方法、工具等方面来着手，这样才能在当下如此激烈的市场竞争中取得主导地位。知识管理顾名思义就是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，它主要是将群体的智慧高度集中，同时增强员工的应变和创新能力，知识管理包括几个方面工作：建立知识库；员工间的知识交流有待增强；企业内部环境要以尊重知识为主；知识和资产同等地位管理。众所周知，在当今这个社会上，在原有的知识基础上进行再创造，已经成为这个时代创新的新标志，这种新的创新型管理模式在国有企业中深受欢迎，它的主要形式表现在原有信息管理上，领导人以及员工进行不断的优化和创新，这样不但可以继承原管理模式的优势，还可以重新确立一套满足于当下社会全新的知识管理体系，确立全新的知识管理思想，它引领员工不断培养自己的创新能力，全面提高员工的综合素养能力，同时，它在保障组织方面关于知识流动性具有很好的促进效应，这在一定程度上实现了知识共享，同时增强了组织间的竞争力，有效的知识管理能够帮助企业提高市场性和博弈性，还能在短时间内为企业树立新的诚信形象，企业诚信决定了一个企业是否能够长远发展，知识管理系统的积极构建，在一定程度上提高了企业甚至是社会的整体知识文化水平。

二、基于知识管理的档案管理系统的重要内容

企业的管理模式要具有一定的科学性和合理性，它可以有效地促进企业员工工作效率的提升，帮助企业不断完善档案管理系统，由此可见，实施档案知识管理对于企业来讲重中之重。关于企业知识管理有以下几个内容：

1.整合档案信息资源——集成管理。档案信息资源的整合与共享是企业档案知识管理工作的基础工作，为了满足管理工作的需求，还需要对信息资源进行深度挖掘，这就需要企业内部管理人员对各类档案信息资源进行合理的整合，整合档案信息资源来实现集成管理。集成管理顾名思义，它能够有效地促进科技生产力，伴随着经济的发展和科技的进步，随之而来的各种管理理论也不断在发展，在管理原理的基础上，管理理论也是层出不穷。管理对象的重点由传统的人、财、物等资源转变为以科学技术、信息、人才等为主的智力资源，在一定程度上扩大了企业的知识范围，同时员工受到激发释放出潜在效力，它能指导企业的管理行为实践。

1优化电力单位档案管理人员专业素质的途径

档案管理工作对于一般企业来讲是重要的内部建设工作。而档案管理工作在我们的电力单位就显得尤为重要，因为它关系到电力单位运行的每一步，包括征缴相关电费、企业的基础建设、经营管理等，都需要用到档案，所以我们电力单位应该更加的重视这一领域的发展，特别是要努力提高档案管理人员的专业素质。接下来，笔者将根据现状提出几点关于提高档案管理人员专业素质的培养计划。

1.1提升对档案管理工作的重视

档案管理工作对电力单位的特殊性，需要我们相关领导以及工作人员提高对一工作领域的重视。这就要加大对这一工作领域的严谨性建设。对我们的领导人员来说，要建立相关的考勤检查制度，对于玩忽职守的员工应该给予相应的严厉惩罚，以儆效尤。我们相关的档案管理人员自身也需要提高重视，在工作中改变三心二意的态度，认真仔细的完成每一工作环节，努力维护档案管理工作的正常开展。只有在提高对该领域的重视的基础上才能去更好的去提升档案管理人员的素质。

1.2改善档案工作人员的待遇

之前我们分析的档案管理人员工作积极性不高，流动性比较大，造成一现象的主要原因是这一领域的相关待遇达不到员工的要求。因此首先，我们应该相应的改善档案管理人员的工资待遇，让我们的管理工作人员能够有一个充足的物质保障，从而能无后顾之忧，全心工作。其次是要建立相应的发展晋升平台，让档案管理人员能够有奋斗目标。最后，由于电力单位的特殊性，使得我们相关的档案管理人员的工作压力十分巨大。应该时常关心档案管理人员的日常工作生活，给予相关的开导。员工的待遇提高了以后，就可以专心工作，从而才能主动的去提升自身的专业素质。

1.3加大对档案管理人员的培训教育

档案管理人员首先得具备相应的专业知识，这是从业的基本条件。而电力单位的特殊性以及现代化的社会对档案管理人员提出了更高的要求。从现在的发展状态来看，我们的档案管理必须要全面实现网络化的管理，这就需要我们的档案管理人员还需要具备相应的计算机知识，了解相关的办公软件的操作。并且，对于电力单位的档案管理人员来说，还得具备相应的电力专业的知识。把档案管理知识与网络知识、电力知识结合起来，工作起来就会更加的得心应手，达到理想的效果。我们企业要着重对工作人员进行这三方面知识的综合培训，定期的为每一位工作人员充电，提升档案管理人员的专业素质。

［摘要］随着信息化时代的到来，我国许多机构和企业纷纷开始在内部工作环节中采取信息化技术，以此提升工作效率。档案管理工作在此时代中首当其冲，信息化档案管理可以更好地帮助相关机构加快档案工作效率，并提供高质量保障。但由于互联网中过于繁杂的影响因素，信息化档案管理中依旧存在一些问题。本文针对信息化时代给档案管理带来的优势进行分析，提出信息化管理中依旧存在的问题，并提出几点建议。

［关键词］信息化;档案管理;创新研究

随着我国信息技术和网络技术的不断发展，人们在生活、工作、娱乐方面都与信息具有一定关联，信息化技术可应用于企业领域、教育领域、科学领域等。具体表现于计算机方面和档案信息化的应用，信息化时代已经成为社会的发展趋势。企业和机构中的档案管理水平可以直接反映出企业和机构内部管理水平。在此阶段，我国多数企业和机构都在档案管理工作中加快信息化发展脚步，在建设信息化档案管理工作中进一步提升工作质量。

一、信息化时代档案管理工作的具体内容

(一)自动化档案管理在社会信息应用普及的时代里，档案管理工作把降低管理人员工作强度放在首要位置。在以往的档案管理模式中，一般都是由纸质档案来进行归类、存储，但随着社会不断进步，管理需求难度增大，以往的管理模式已经不能满足现代管理需求，档案管理巨大的工作量也让工作人员深感压力。随着信息化时代的到来，传统档案管理模式逐渐被取代，信息化计算机技术逐渐被档案管理工作人员所接受，令这项工作逐渐走向信息化道路。目前我国多数企业及高校之中的档案管理工作都较为依赖计算机技术，互联网技术能够令档案加快传播速度，计算机技术能够令档案得以保存，在多重技术的应用下，信息化档案管理工作得以自动化发展。在日后的档案管理工作中，人们可以应用信息化技术完成信息数字化处理，从而为档案管理工作人员减少压力和物资消耗，从而提升工作效率。

(二)数字化档案存储在我国当前档案管理工作中，依靠信息化技术令档案存储脱离以往的纸张，工作人员在完成录入档案信息的工作后，将录入的信息内容以数字化形式存储于计算机和云储存之中。档案管理工作在信息化时代计算机的应用下完成档案存储，不仅可以解决纸张材料过度消耗的问题，更在极大程度上保存生态环境。由于纸质档案极其容易损坏或丢失，档案信息数字化的出现避免了这种缺陷，不仅能够很好的保证档案完整性，还可以让档案使用更为便捷。

(三)信息化档案传递目前许多高校、企业，都在借助网络计算机技术来完成自身信息化建设，信息化档案管理可令需要的人员能够及时、准确的在海量信息中查找出自己所需的数据，其优秀的传播速度和工作高效性也令使用人群对其接受能力较高。在档案信息录入计算机系统后进行存储，还能够利用互联网技术与他人进行远程数据传递，信息化档案管理在极大程度上给予工作人员方便。

二、信息化时代档案管理工作存在的缺陷