文书档案管理范文

摘要：阐述机要文件的档案管理要求，创新管理机制与管理方法，确保机要文件档案的安全与功用。结合管理实践，探讨疾控中心机要文书的档案管理策略。

关键词：信息管理，疾控中心，机要文书，档案管理

0引言

疾控中心隶属社会医疗事业，是疾病预防控制、卫生检测检验、健康教育、预防医学科研、预防技术咨询与服务的中心，也是疾病控制机构的业务领导、技术考核和专业人员培训中心。如今，受工业化、城市化和全球化等多种因素影响，包括传染病、慢性病等多种疾病的防控形势越来越严峻，各类突发公共卫生事件呈现多发趋势，这都要求各级疾控中心立足自身职能职责，充分发挥积极成效，为积极维护人民身体健康做出更大贡献。机要文书作为疾控中心的重要档案，是实施疾病预防与控制的重要依据，理应给予重点关注与管理，从中挖掘出更多价值，切实维护人民群众的公共健康。

1机要文书档案管理的基本原则

机要文书属于极其重要的信息载体，根据疾控中心的工作职责和特点，疾控中心的机要文书档案一般主要包含工作秘密和国家秘密两类，所涉及的内容与信息至关重要，需要满足在一定范围内传播要求的同时，需要切实做好保密工作。因此，机要文书档案管理应区别于普通档案，增强其特殊性与规范性。在机要文书档案管理中应竭力遵循如下原则：（1）规范与保密统一，机要文书档案管理应基于制度之下，注重对各类管理要求的落实，遵循机要文书档案保密管理特点，既要符合安全和保密要求，也要发挥其实用性，做到管理的规范和保密。（2）职责与权益兼顾，机要文书档案管理中，应注重对管理职权的明确，确定管理的责任与义务，建立必要的安全追责机制，对管理纰漏严肃追责。（3）静态与动态结合，机要文书档案主要以纸质为主。但随着电子信息的进步，电子机要文书档案也越来越多，机要文档的电子化管理一变传统的档案保密形势和要求，需要在专用的机要计算机上处理[1]。因此，要特别加强对计算机的安全检查，强化机要文书档案的保密工作。

2机要文书档案管理中的问题

档案管理重视程度略显不足。通常而言，各级疾控中心都更侧重对各类疾病防控业务的关注，而在文书档案管理领域有所忽视，仅将其作为办公室管理中的一项职能，极易与普通档案管理混淆，使机要文书档案管理发展受限。另外，机要文书档案管理属于长期性、系统性和保密性工程，需要在人力、物力与财力上获得保障，在一定程度上增加了单位资金投入压力，导致机要文书档案管理需要配备的设施设备不足。加之档案管理工作人员专业性不强，使机要文书档案管理被边缘化，无法适应在工作内容与方法上的创新要求。档案管理制度建立不够完善。经过长期的发展，各级疾控中心都形成了一套行之有效的档案管理制度，但档案管理属于动态发展的过程，必须时刻加强档案管理内容与模式的革新，尤其是应突出机要文书档案的特殊性，才能够促进机要文书档案管理质量的升级。当前各疾控中心在档案管理的实际工作中，虽然大多数疾控中心都制定了档案管理相关制度，都不同程度存在着管理制度不够完善的问题。但针对机要文书档案管理的制度还不够细化，保密管理制度落实不够严格，未形成统一的标准与体系。档案管理信息化水平较滞后。近年来，随着网络信息时代的来临，档案管理信息化已经成为社会共识，信息技术在档案管理领域的融入，极大提升了档案管理的质量和效益，逐步构建了新形势下的档案管理新形态。然而，各级疾控中心在档案管理的创新发展中仍显滞后，尤其是机要文书档案管理趋于传统，缺乏与时俱进的管理手段。档案管理存在复杂泄密风险。网络信息时代背景下，虽然给档案管理工作带来极大便利，但受自身技术实力的影响，极易受到外部因素的影响，造成档案信息的泄漏。随着社会经济的发展，各疾控中心与上级单位及各相关业务单位的交流日趋频繁，为提升信息交换的便捷性，各种信息通讯平台得到广泛应用，实现着相互之间的信息互通。而为了追求信息交流的便捷性，少数单位及个人存在着利用其传递敏感信息，甚至涉及机要文书信息的现象，在信息技术快速变革的当下，极易产生机要信息的泄露，造成恶劣地影响，也增加了机要文书档案安全管理的难度。

一、秦汉简牍官文书档案的收藏与管理

1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期，从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善，简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构，配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等，专门收藏官文书档案、图籍等，由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“：天禄、石渠，典籍之府。”《汉宫殿疏》云“：天禄、麒麟阁，萧何造，以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“：未央宫有石渠阁，萧何所造，藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府，由御史中丞负责管理，具体掌管图籍秘书，称为“兰台令史”，主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载：“四方鸿生巨儒，负褒自远而至者，不可胜算。石室，兰台，弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载：“‘小子不敏，请悉论先人所次旧闻，弗敢阙，’卒三岁而迁为太史令，触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云：高祖“与功臣剖符作誓，丹书铁契，金匮石室，藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“：皆置诸曹掾史。本注曰：诸曹略如公府曹，无东西曹。有功曹史，主选署功劳。有五官掾，署功曹及诸曹事。其监属县，有五部督邮，曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史，主录记书，催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐，干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员，如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责；令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜；主簿的主要职责是记事和管理文书；户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“：每于农月，亲度顷亩，分别肥塉，差为三品，各立文簿，藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载，墓室的主人喜，19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史，专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员，汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出，侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构，烽隧和部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷存档，所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案，而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址，就发掘一个文书管理室，出土相关官文书简牍九百余枚，整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。

2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析，秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管，官文书档案分级保存意识已经初露端倪，同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后，会被分类捆扎成卷或捆简册的形式，在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度，官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏，简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线，分别称之为月簿（籍）、四时簿（籍）和年簿（籍），有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“，汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候获敢言之，谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间，并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型：某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外，前五种都为完整的官文书档案体例。其实，可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。

二、秦汉简牍官文书档案立法

1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”

2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全，秦汉政府专门立法来防止火灾，严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后，必须经过检查确认没有火源以后，才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度，派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧（藏）府、书府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃闭门户。令令史循其廷府节（即）新为吏舍，毋依臧（藏）府、书府。”秦汉时立法对于玩忽职守丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚，睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸（累），己坐以论，后自得所亡，论当除不当?不当。“”发伪书，弗智（知），赀二甲。今咸阳发伪传，弗智（知），即复封传它县，它县亦传其县次，到关而得，今当独咸阳坐以赀，且它县当尽赀？咸阳及它县发弗智（知）者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递，保护国家重大机密的重要性，为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书，甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书，如有违反必定以重刑惩罚。

综上所述，秦汉时期简牍官文书是封建国家体制下各种政令信息传递的主要载体，秦汉行政体系能够正常运行是依托于秦汉官文书传递展开的，为保障各级政令传递的畅通与行政管理工作的顺利开展，秦汉时期确立并完善了相应的简牍官文书档案收藏和管理制度，并对日后几千年的中国文书档案工作制度产生了重要的影响。

作者：贺科伟单位：河南师范大学图书馆事业与文化研究中心

【摘要】随着时代的发展我国各行各业均呈现出良好的发展趋势，在医院管理中文书档案管理作为一项重要的管理内容，对医院发展规划、资料等一一记录，从而为医院的可持续发展奠定基础。本文将对医院文书档案管理创新多元化举措进行分析探讨。

【关键词】医院文书档案管理；创新；对策研究

经调查发现，目前我国许多医院部门在档案管理工作中依然采用传统管理方法及手段，导致档案管理效果难以提升，严重者会影响医院的档案管理效果。基于此医院应对传统管理模式加以创新，提高档案管理有效性。

一、医院文书档案管理特点

（一）专业性。医院文书档案用于记录医院的各项工作，具备一定专业性，不仅如此医院文书档案还需对疾病的治疗、医院发展计划等信息真实记录，因此文书档案中记录的信息不可随意编造，同时做好保密工作，否则会充分降低文书档案内容的真实性与可靠性。

（二）综合性。医院文书档案不仅具备专业性，同时也具有综合性，这是由于医院文书档案用于记录医院的各项内容，包括医务、人事、科研、党务等工作，文书档案具有较高的规范性、指导性与业务性。为了确保文书档案的综合性，还应有效整理档案内容，确保文件的完整性与连续性。

二、医院开展文书档案管理的意义

综上笔者对医院文书档案管理特点进行了分析，医院通过文书档案管理可起到有效的辅助作用、凭证作用，详情如下。医院文书档案作为医学的原始资料，可对各种疾病有效预防，对科研工作起到良好的辅助作用，通过完整资料的提供可为疾病预防、治疗提供科学的依据，为医院决策的制定奠定基础。除辅助作用以外，医院文书档案管理还可发挥凭证作用，通过对医院各项工作的记录来解决各种问题，这些记录可对医院卫生起到良好的教育作用，具有极强的感染力与说服力。现阶段我国大部分医院未意识到档案管理工作开展的重要性，许多领导对档案工作的重视度相对较低，未及时对档案陈旧问题进行更新与修正，在这种情况下会导致档案内容相对滞后，医院部门应加以重视。

一、水行政执法档案管理存在问题的原因

（一）对水行政执法档案管理工作重视不够有些领导同志把执法工作的重点放在抓行政执法的过程上和抓行政执法的效果上，他们并不了解水行政执法档案管理工作的重要意义，往往忽视了水行政执法后的执法档案资料的收集、整理工作，因此对水行政执法档案管理工作投入的人力、物力、财力也就不足，从而造成水行政执法档案管理工作无法良性开展。

（二）执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示：水政监察大队的人员（3832人）中，中专以上学历为2017，占总人数的52.6%；大专以上学历为1497人，占总人数的39.1%；本科以上学历为318，占总人数的8.4%。从学历结构看，本科以上学历人数较少，大专以上学历的人数比例也不足50%，学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员，但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足，需要展开专门的培训。

（三）经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平，各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流，只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足，也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外，只有不断利用水行政执法档案，才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识，从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。

二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施

（一）强化责任，提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任，经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改，并对整改方案进行监督和指导。

（二）严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作，就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定，要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求，认真收集、积累、整理水行政执法档案资料，然后分门别类进行归档，使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。

（三）水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点，将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系，使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致，层次要清楚，条理要明晰，不按年度分类，只按项目分类。

(一)总则

第一条根据部《文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

一、当前工程项目文书档案管理存在的问题

1、对工程项目文书档案管理重视程度不够。主要表现在：作为业主单位，重项目建设质量和成本，而对项目建设中的档案管理和文件资料的收集归档往往不予重视，忽略档案记录数据资料对工程质量的阶段反应的功能和对日后使用维护的重要性。作为建设单位，存有应付心理。上应付政府及各管理部门，下应付业主，在项目档案收集、记录、整理上能省则省，不行再补。作为监理单位，则随业主要求去做，业主严则严，松则松，能省则省，过关为原则。

2、工程项目文书档案管理缺乏规章制度和规范程序。文件收集存在随意性、整理不到位、不规范、保存不重视，随意乱放。整体档案管理没有制度遵守，缺乏程序可循，导致文件收集不全，丢失严重，档案作用得不到发挥。

3、工程项目文书档案管理质量不高，个别文书真实性受质疑。由于业主单位要求不严，施工单位缺乏专职档案管理人员或管理人员业务素质低，在档案管理方面存在应付思想等原因，导致存在档案事后补填，仿照同类工程仿造等现象，造成档案质量不符合要求，与工程实际不符。更有甚者，为了项目审批，造假现象不无存在，造成档案的真实性受到质疑，给工程建设和日后使用维护带来无限隐患。

4、工程项目文书档案保存不符合规范要求。尽管业主单位建有档案室，但由于工程施工不是单位的主业，因而工程项目文书档案也就没有成为档案管理的重点，档案管理人员缺乏工程项目专业知识，因此工程项目文书档案管理不能符合规范要求也就成为自然。施工单位对档案管理的重点是关系到自身责任利益的部分，而对全面的建设施工档案规范管理没有积极性。以上原因导致工程项目文书档案保存不全面不规范。特别是对于影像、光盘等信息化档案，没有配备专业设备去保存，往往造成损坏和缺失。

二、规范工程项目文书档案管理的措施

建立工程项目文书档案，规范工程项目档案管理，以此实现对工程项目的规范管理，通过预算计划和工程进度记录档案实现对项目的资金管理；通过监理记录、物资采购合同，实现对项目的质量管理等。这一切的前提是建立规范的工程项目文书档案，并根据工程项目文书档案的特性和存在的问题，提出改进、完善措施，规范工程项目文书档案管理。

1、提高认识，健全队伍，完善各级文控体系。提高认识，重点是提高业主和施工单位领导的认识，把工程项目文书档案当作百年大计去抓，投入资金，完善档案仓储设施、设备，落实专兼职档案管理人员，建立各级文件管控体系，健全管理制度，理顺工程项目文书档案管理程序，做到文件收集与项目进程同步，传递及时准确，数据真实清楚、科学有据。使每个工程档案都成为完整的历史，体现其独特历史背景和不同的文化理念。成为推动建设文明发展的载体。

摘要：做好卫生计生监察执法档案管理工作对保障监察执法的科学性、公正性和高效性具有积极的现实意义。本文在分析了卫生计生监察执法档案的价值、管理原则及现状基础上，有针对性地提出了优化卫生计生监察执法档案的管理对策，对提升卫生计生监察执法档案管理工作的科学性、规范性具有积极的现实借鉴和参考意义。

关键词：监察执法档案；卫生计生；思考

卫生计生监察执法承担着辖区内医疗卫生、母婴保健、血液安全、传染病防治、学校卫生、公共场所卫生以及职业卫生和放射防护等领域落实法律法规、标准政策情况的执法监督。做好卫生计生监察执法档案管理工作，对保障监察执法的科学性、公正性和高效性具有积极的现实意义。

1卫生计生监察执法档案价值分析

卫生计生监察执法档案（以下简称“监察执法档案”）是依法执行卫生计生行政执法权限的专门机构，依据卫生计生行政法律法规以及执法程序等规定，履行监察执法职能，在此过程中形成的具有保存价值的原始资料和历史记录。做好监察执法档案管理具有积极的现实意义：

1.1提升监察执法公平公正

卫生计生监察执法作为行政执法的一种，具有较大的自由裁量权，在每次执法过程中会遇到诸多的类似情节。这时，监察执法档案的查询和利用就可以为审查相似案件的处理是否公平公正提供参考依据，从而保证卫生计生监察执法的一致性。在“行政执法与刑事司法”衔接方面，判断某一部门或人员的行为是否满足刑事案件移送标准时，也需要通过调阅既往行政监察执法档案作为重要依据。可见，做好卫生计生监察执法档案管理工作在保障卫生计生监察执法公平公正方面具有十分重要的现实意义。

1.2提升监察执法专业能力

当前企业采用的档案管理模式主要有三种，即企业档案管理自主化模式、社会化模式以及半社会化模式。文章从成本的角度出发，以成都市企业为例，对比分析三种管理模式，更直观地展示企业档案管理的成本构成，最后找到成本过高的原因及解决办法。

一、成本构成要素

根据实际情况，企业档案管理成本主要有五大构成要素，分别是人工成本、档案用品成本、档案保管成本、档案整理时间成本和其他成本。人工成本是指在整个档案管理过程中投入的人力资源成本，一般包括档案管理人员的数量、薪酬待遇支出、继续教育、岗前培训费用等。档案整理用品成本是消耗性成本，指在档案整理过程中所必需的基本用品，这些用品需求量大。档案保管成本是指在档案保管维护的过程中所耗费的成本，一般包括档案库房、档案室、去湿机等，这些属于固定资产投入，以及防虫防霉药品等。档案整理时间成本是指在一个年度的前提下，以档案管理人员个人为单位，整理本企业当年度档案所花费的时间长度，该要素主要取决于档案人员的专业技术水平、全职或兼职程度及档案的自身情况。这项要素无法量化，但是可以在一定程度上反映出企业档案管理的成本高低，是很重要的参考指标。档案管理的其他成本，一般包括正常办公费用、水电费、物管费等。

二、成本分析

为便于比较，统一样本对象为100盒文书档案，每盒(2cm)平均放置15件文书档案，以1年为期限。

1.自主化模式成本分析(1)人工成本第一，工资成本。通过发放调查问卷、口头咨询、访问58同城、职友集等三种方式，截至2014年1月，初步估算档案管理人员平均工资水平为3029元/月，那么一名企业档案管理人员的年工资水平为36348元。第二，人员培训。当前，企业档案管理人员培训主要有四种形式：档案局培训：根据调研得知，当前市档案局培训费标准为5天,600元/人，省档案局培训是免费的，但企业每年需要交纳会费约为2000元。高校专家直接培训：企业聘请档案领域专家上门培训的收费标准为一个半天3000元。培训机构组织培训：企业将档案培训委托给培训机构，由培训机构聘请专家、提供场地等服务，这种方式的收费要高于高校专家培训，高出的中介费用主要用于安排场地、提供学习资料等，一般培训1～2个半天的收费标准为2～3万元，那么一个半天的平均收费标准为18750元。由此可以看到：市档案局培训费用是按人数计算的，其他三种培训费用与人数无关。若企业档案培训人数在1～16人的范围内，市档案局培训最节约成本，超过16人时，省档案局培训最节约成本。假设企业配置一名专职档案管理人员，人工总成本(见表1)。(2)档案整理用品成本档案整理用品主要包括文书档案盒、目录夹、锥子、起钉器、回形针、印台、不锈钢订书钉等物品，采用成都市档案行业内统一平均报价，档案整理用品成本估算为1000元。(3)档案保管成本第一，房价费用。企业主要以租用写字楼为办公场所，根据高力国际研究部写字楼数据，2013年成都市写字楼整体租赁数据(见表2)。档案室面积按照标准40m2计算，那么平均租金成本为53640元/年。第二，档案设备成本。档案设备是可以长期使用的固定资产，它在一个年度投入后，可以连续使用多年，以后的几年内不需要再进行投入，所以需要将固定资产进行折旧，平均分配到年度核算中。标准化档案设备一般包括：密集架、除湿机、扫描仪、打（复）印机、电脑、空调、温湿度计、消火栓、订书机、缝纫机、印章、A3裁纸刀等物品，合计报价约为17095元。一般固定资产的使用年限为5年，将档案固定资产进行折旧均摊，则一年的档案设备成本则为3419元。(4)档案管理的其他成本企业档案管理时间的周期越长，其他费用的支出就越大，初步估计每年的其他费用成本约为3000元。由此，可以计算出企业100盒文书档案管理一年的成本(见表3)。

2.社会化模式成本分析以成都市一家大型档案文件管理中心为对象。该中心采用43×34×28cm的标准箱，按照每箱放置17盒2cm的文书档案盒计算，100盒文书档案需要6个标准箱。由于中心对档案利用价格的计算是按照距离的远近每箱每次进行的，所以企业将档案寄存在文件中心后，若要利用档案，中心会专人专车运送，收费为每箱5元，该公司数据存储中心位于双流航空港物流园区，按照企业位于成都市一环路进行计算，运输费最低收费为70元/次，即运送1～14箱价格均为70元，为方便计算，设定企业一年利用文书档案次数为100次(见表4)。企业档案管理社会化模式的平均单位档案成本为16.4973元/件/年。

3.半社会化模式成本分析采用半社会化模式是企业将档案的部分业务进行外包，档案中介机构完成这部分业务后，由本企业将整理完毕的档案归档保存，进行后期保管维护(见表5)。半社会化模式所采用数据的来源如下：根据实际调研、发放调查问卷等形式得知，企业对员工兼职负责档案事务所发放的工资占工资总值的比例各有不同，采用平均水平值10%进行计算，一名企业专职档案管理人员的年工资标准是36348元，那么兼职档案管理员的一年工资约为3635元。根据目前市场价格来看，档案中介机构上门进行文书档案整理工作所收取的费用为45元/盒，那么100盒文书档案的上门整理费为4500元。档案整理用品成本、租金成本、设备成本和其他成本均采用前文所得数据，在这里不加赘述。企业档案管理半社会化模式的平均单位档案成本为46.1293元/件/年。