诉讼档案管理范文

摘要：检察机关诉讼档案是各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的诉讼文书材料。它具有一案一号、体现诉讼程序和很强的法律效力特点，并在证据证明、案件复查和普法教育方面具有重要价值。本文针对当前基层检察机关诉讼档案管理存在的问题，有针对性地提出解决对策，对做好新时期检察机关诉讼档案管理工作具有积极的指导意义。

关键词：诉讼档案；检察机关；档案管理

概述

2016年，《人民检察院诉讼档案管理办法》《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》正式颁布实施。根据《办法》的规定，检察院诉讼档案是指“各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的诉讼文书材料”。这些诉讼档案是以案件调查进展过程中形成的各种文证材料为主体，是案件审查的第一手资料，也是记录诉讼活动的重要文献，是检察机关贯彻落实党和国家方针政策、践行法律监督职能的真实反映。

1检察机关诉讼档案的特点

检察机关的诉讼档案保密性、法律专业强，是国家档案的重要组成部分，详细记录了检察机关诉讼活动的全过程。它具有以下鲜明特点：

1.1一案一号

检察机关的诉讼档案突出特点是“一案一号”，所谓“一案一号”，是指一个案件一个案卷编号。检察机关诉讼档案由各级检察机关生成并保管。从案件立案侦查到案件结案处理，在此期间产生的各种法律文书、诉讼材料和证据资料等都会被如实记录在案，并形成一份完整的卷宗材料，实行编号存档管理。检察机关的诉讼档案实行一个案件一个编号，编号存档的形式内容由案卷号、类别和年度共同组成。档号的结构为：诉讼档案代码（SS）—结案年度—保管期限代码（“1”为永久、“2”为60年、“3”为30年）—顺序号（通常为5位阿拉伯数字）

摘要:

人民法院档案信息化建设是法院信息化工作的重要组成部分，随着现代社会信息化程度的提高，人民法院档案信息化建设也日益成为大家普遍关注的问题，档案资源的合理有序共享是实现司法便民的有效途径。在当前“互联网+审判”时代，如何依托信息科技着力建设档案信息化工程，是人民法院当前需迫切解决的课题。

关键词:

档案;信息化;困境应对

一、平阳法院档案信息化建设现状及梳理

(一)档案存储情况我院现存档案分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案，从1949年至2015年10月，我院档案室库存诉讼档案131680卷，169802册。从档案管理系统显示，我院诉讼档案从1949年至今共有案件133459件，其中已将案件材料扫描进入系统的共有131194件，比例为已存案件的98．3%，并且诉讼档案的数量还在不断增加。

(二)档案管理利用现状从档案管理使用方面看，随着司法公开的不断深入，案件审理的透明度也不断增强，社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高，对诉讼档案的查询需求也与日俱增。

(三)档案信息化建设情况目前，我院共有6名工作人员从事档案管理工作，其中两名档案人员有正式编制，聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例仅16．6%。另外，档案室尚未完全建立档案管理长效机制，现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。

一、自查基本情况汇报

我院于**年12月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于**年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于**年参加了×××档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近×××万卷，每年又新增近2千卷。原有的库房和阅卷室只有×××平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，**年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达×××平方米，比原来的档案室扩大了×××平方米。其中库房面积×××平方米，阅卷室×××平方米；新购置密集架5列10组，加上原来的10列30组，现有密集架15列40组；标准档案柜2组×××个、灭火器×××个、电风扇一台、586型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。

二)、领导重视，思想统一，任务明确

我院的档案工作由院长xxx直接分管，办公室主任xxx主管，xxx到xx乡挂职后，又由院志办主任xxx主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《×××档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在**年12月18日经考评验收已达省c1级标准的基础上，又有了新的进展。

经过不懈的努力，完成了**年至**年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年两年间各档案借阅326卷次，利用档案268卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。

(三)、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作

为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《xx市人民法院档案管理办法》、《xx市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《xx市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。

(四)、做好归档工作，不断丰富库藏工作

验资业务的风险也不容小觑，现在有很多不法之徒为了诈骗钱财，通过注册虚假的公司，进行虚假的购销业务，在注册公司的过程中，客户会将公司注册手续外包给公司，由公司垫资进行注册，再由公司找一家会计师事务所出具验资报告，并给予较高的验资费用，一旦这些皮包公司诈骗成功，受骗方在找不到对方的情况下，会要求出具验资报告的会计师事务所承担连带责任，这种案例已屡见不鲜。由于会计师事务所在执业过程中会接触到企业的商业秘密，负有对知晓的商业秘密保密的责任，如客户的重要客户、重要的供应商、重要的配方、采购价格、成本购成及管理模式等，都负有为客户保密的责任，一旦泄露给客户造成重大损失，在客户弄清泄露源头后，会对会计师事务所进行索赔。所以会计师师事务所在开展审计和验资业务时，除了要求具有业务胜任能力外，还必须尽职尽责，做好审计基础工作，通过检查、监盘、观察、查询及函证、分析性复核等手段获取充分必要的审计证据，做好审计工作底稿并保存好审计证据，形成能获得审计证据支撑的审计或验资结论，一旦发生风险，如果所获证据真实充足，在诉论过程中也会减轻自己的责任。

一、目前会计师事务所档案管理存在的一些问题

我国从1991年恢复注册会计师统一考试以来，到现在已有二十多年时间，注册会计师的业务也有很大的发展，会计师事务所的档案管理也取得了很大的进展，但也存在一些问题，主要有以下几方面：

1、档案管理投入不足

会计师事务所在执业过程中，由于过份重视经济利益，对需要费时费力的档案管理往往不重视，如一些规模较小的会计师事务所会计档案无专人管理，档案存放无专门的档案室，而是随意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起会计档案的损毁，给档案安全带来了隐患，使档案的质量及寿命受到影响。

2、档案管理不规范

有些会计师事务所在上半年审计业务繁忙的季节，只注重出报告，而不注重会计档案的收集整理工作，而是等到下半年业务淡季时才专门抽时间进行会计工作底稿的整理，往往由于时间太长，在整理过程中会出现缺少各种审计证据的情况，如关键的询证函没有，企业的银行对账单不齐，重要的合同没有复印，有的甚至连企业提供的未审报表都没有盖公章，要补的太多，再要求客户提供又感觉不好意思，只要听之任之，有多少就整理多少，没有的就算了。对档案的借阅也没有记录，有的目录中记载有哪些档案，但后来被人借出未归还，但又未登记借阅记录，结果不知道是哪一环节把档案弄丢了，曾经有一个会计师事务所在从事司法鉴定业务时，原告方提供了会计凭证之类的会计档案，事务所注册会计师在叫来被告询问某些细节时，被告要求看对方会计凭证的附件，被告利用注册会计师缺少经验，趁注册会计师有事不在场的几分钟时间，将某些重要证据撕下带走，有些进行涂改，造成在开庭质证时，原告方证据效力受到影响。会计师事务所在执业时还会将一些自相矛盾的审计证据一同保存，比如说本期确认了收入，但发货单之类的审计证据却又不是当期的，有的验资报告的出资单据如银行缴款单或进账单上款项用途写的是借款，但又作为实收资本的依据。这些无疑存在很大的风险。

3、重业务档案管理、轻其他档案管理

人民法院档案是国家的重要档案资源，是国家民主和法治建设缩影的一部分，它真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，同时又为实行审判监督提供了重要依据和必要条件，因此档案管理工作是法院工作不可分割的重要组成部分。如何做好法院档案管理工作，实现法院档案工作规范化、制度化、科学化、便捷化，使人民法院档案工作在推进依法治国、建设社会主义法治国家进程中发挥其应有的作用。笔者就如何做好基层法院档案管理工作谈几点浅见。

一、抓好规范化，夯实基础

人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。

（一）把好“收集关”，基础材料规范化

法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。

（二）抓好“整理关”，科学立卷规范化

法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统

一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。

最高人民法院的《关于民事诉讼证据的若干规定》和国务院的《医疗事故处理条例》，不但明确规定了医疗纠纷诉讼实行举证责任倒置，还特别指出病人拥有知情同意权，可以复印病历等档案材料，这使得病历的书面证据功能被提高到一个极其重要的地位。现实情况下的病历档案从形成到收集保管诸环节显然尚承担不了如此重任。

1、档案管理的信息化建设

医疗档案信息具有原始性、可靠性和证据性等独特之处，一直是医疗事务、科技生产等活动中的重要依据和凭证力。伴随着办公自动化的迅猛发展，数字文档信息必然与日俱增，并可能发展成为主要的信息形式。现如今我国大城市的一些医疗机构为适应网络化、信息化，以及为提高综合竞争无懈可击。但是对于基层社区医疗机构特别是类似笔者所在的医疗机构，由于规模的限制，机构内对于现代化信息设备的落后及缺失，使得医疗档案的信息化建设远远落后于当前国内平均水平。而伴随着医疗卫生体制改革的进一步深入，它们的发展面临着新的挑战和机遇。而重视自身档案材料的形成与保管，充分发挥档案信息资源的作用，是每一个单位不容忽视的问题。

“工欲善其事，必先利其器”政府应根据实际条件，加大对基层医疗机构档案管理工作的投入，为档案管理工作配备较进的技术设备，促使档案管理逐步从传统的手工、经验管理向现代化的科学管理迈进。

2、信息化建设亟待解决的主要问题

2.1安全问题。网络环境一方面为我们带来了效率，降低了成本，缩短了时空界限；但另一面由于互联网自身存在的弊端，不仅会影响到信息工作的可信度，而且会危及整个网络的安全及其生命力。因此，关注网络安全、信息安全，尤其迫切需要解决的是具有文档性质的信息安全问题。

2.2档案人员。注重档案管理人员的素质，档案的收集、整理、编研、归档以及管理工作，最终目的是为档案信息资源的利用服务。随着档案工作信息化建设对对档案工作人员专业素质提出了更高的要求。据有关调查显示当，前大多数的社区卫生服务机构没有配备专业的档案管理人员，造成档案管理人员队全伍的专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，在这种情况下，在当前社区医疗机构的人才培养中，应该加大对档案管理人才素质的提高，将档管工作纳入人才再教育计划中，通过多种手段，综合提高当前社区医疗机构的档案管理水平。

作者：马淑燕单位：吉林省抚松县抚松镇卫生院

人民法院档案是国家的重要档案资源，是国家民主和法治建设缩影的一部分，它真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，同时又为实行审判监督提供了重要依据和必要条件，因此档案管理工作是法院工作不可分割的重要组成部分。如何做好法院档案管理工作，实现法院档案工作规范化、制度化、科学化、便捷化，使人民法院档案工作在推进依法治国、建设社会主义法治国家进程中发挥其应有的作用。笔者就如何做好基层法院档案管理工作谈几点浅见。

一、抓好规范化，夯实基础

人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。

（一）把好“收集关”，基础材料规范化

法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。

（二）抓好“整理关”，科学立卷规范化

法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统

一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。

1规范动物防疫监督行政处罚案件档案立卷程序

动物防疫监督行政处罚案件的立卷过程，应本着便于管理和利用的原则合法地收集、整理材料，并严格按规定程序和要求进行立卷和编目，以提高案卷质量。

1.1结案的条件

依据有关法律、法规规定，动物防疫监督行政处罚案件结案必须具备下列条件之一。（1）公民死亡，无近亲属或近亲属放弃诉讼权利的；（2）动物防疫监督主管部门依法申请人民法院强制执行，法院执行终结的；（3）当事人违法事实较轻，动物防疫监督主管部门决定免于处罚的；（4）经查后认定当事人不构成违法，决定不予立案的；（5）处罚人自觉履行动物防疫监督行政处罚决定的；（6）已移交有关部门处理的。

1.2立卷的原则和要求

案件应按照“材料齐全、排列有序、装订整齐、便于查阅”的原则进行立案。案卷材料必须做到一案一卷、文书齐全、手续完备，所有文字材料必须用钢笔或毛笔书写。

1.3案卷的内容

案卷的内容主要包括在动物防疫监督行政执法过程中形成的，作为重要的证据并具有保存价值的各种文字、照片、图样、录音、录像等资料。