数字档案管理范文

《计算机与应用化学》2017年第4期

摘要：随着科学技术的快速发展，计算机技术被广泛应用于社会各个领域，档案管理工作也朝着数字化和信息化方向发展。在数字档案管理过程中，要充分运用计算机技术，不断提升档案管理的信息化和数字化水平，让档案有更高的管理效率，为今后的查询与利用提供方便，充分发挥出档案资料应有的作用。本文将简述计算机技术在数字档案管理中运用的意义，并提出了具体可行的策略。

关键词：计算机技术;数字档案管理;运用

当前，档案管理已经实现了数字化，并通过计算机技术的运用，有效提升了档案管理工作效率。传统档案管理模式已经非常落后，并逐步被数字档案管理模式所取代，这样既能够让档案管理工作水平得到提升，还能提升档案管理工作的信息化、数字化和智能化水平。对此，档案管理人员要充分提起重视，将计算机技术充分运用到数字档案管理工作中，避免档案资料出现泄漏、丢失的问题。

一、计算机技术在数字档案管理中运用的策略

（一）档案信息管理的数字化

通过对计算机技术的应用，让传统纸质档案管理逐步转变为数字化管理，通过将纸质档案中的信息录入到计算机中，可以让档案信息保存、查询、修改、检索等工作变得更加高效与便捷。［1］在计算机技术支持下，还能够让档案信息得到共享，工作人员只需要利用网络就可以实时查询相关信息，实现了对档案信息的综合管理，并让档案信息管理工作变得更加顺畅与有效。在档案管理数字化过程中，会极大减少纸质档案的使用量，减少了档案管理成本投入，并能够让重要、珍贵的档案信息得到永久保存，不会出现磨损、遗失等问题。

（二）档案信息管理的自动化

摘要：数字档案是社会档案资源的重要组成部分，数字档案的安全关系到档案信息能否被长久存储和利用。做好数字档案信息的安全防护，可以减少不必要的档案损失，提高数字档案信息的利用率，为国家的档案事业做出贡献。文章针对数字档案信息的特点，分析数字档案信息管理过程中的各种不安全因素，提出相应的安全保障建议。

关键词：数字档案信息；电子档案；档案损失

随着信息技术的不断发展，信息技术在档案管理领域中的运用越来越多，我国纸质档案信息逐步转变为数字档案信息。建设数字档案馆已经是档案工作中必不可少的一部分，但是档案信息数字化与网络化在带给人们便捷的同时，也难免招致病毒攻击、黑客恶意盗取以及保管技术不到位等各种问题。这些问题直接影响了数字档案的安全。保障数字档案信息的安全已经迫在眉睫。[1]国际标准化组织（ISO）认为，信息安全是指“为数据处理系统建立和采取的技术和管理的安全保护”[2]。数字档案信息安全是国家安全的一部分，只有保障好数字档案信息的安全，做好保护工作，国家才能安全。[3]

一、数字档案信息的特点

首先，具有高度脆弱性。数字档案信息是互联网时代的产物。它依赖网络进行生存和发展。但互联网是一把双刃剑，既能够向全球快速输送信息资源，给社会发展提供便利，也隐藏着一定的危险。数字档案信息在互联网的大环境中难免会受到攻击和破坏，安全难以保障。[2]其次，具有攻击源的多样性。数字档案信息在发生失窃或者被破坏时，往往无法准确得知攻击者的具体身份或数量，因为小到一个人大到一个国家都有可能成为数字档案信息的攻击源，并对数字档案信息的安全构成威胁。[3]再次，具有威胁的潜伏性和突发性。在数字档案系统中，可能有黑客非法侵入并进行监视或窃听，这种潜伏式的存在会对数字档案信息造成严重威胁。虽然这种方式不会立即对数字档案信息造成具体的破坏和影响，但这种出其不意的破坏往往会对数字档案信息造成更大的损失，也给工作人员的后续处理带来了不小的难度。[4]最后，存在蝴蝶效应。“蝴蝶效应”在网络中表现为即时扩散性。在当前这个信息高度发达的时代，若数字档案信息被泄露或被损坏，其中涉及的档案信息内容就有可能在网络上迅速传播。这不仅会造成珍贵档案的流失，还会影响中国档案事业的发展。若珍贵档案信息资源外流或落入不法分子手中，就会对我国档案事业和国家安全造成巨大影响，后果不堪设想。

二、数字档案信息的不安全因素

（一）数字档案在收集过程中的不安全因素1.档案意识不强。档案收集工作需要各部门积极配合才可以完成，如果档案工作人员档案意识不强，就会影响档案收集工作的进度和效率。[5]例如，地方部门如果没有在规定时间内移交档案部门要求移交的资料，就会对档案收集工作造成影响。2.纸质档案数字化过程中存在安全隐患。档案数字化的内容主要包括两个方面：一是对原有馆藏纸质档案进行数字化；二是对正在形成的电子文件进行及时归档与保存。[6]由于档案电子化要求工作人员具有较强的专业能力，档案馆一般选择将这项工作对外承包。在工作人员的操作过程中，操作不当就可能造成档案的不完整，进而损坏档案。

（二）数字档案在保管过程中的不安全因素1.载体寿命的威胁。数字档案的寿命与纸质档案相比要低一些。纸质档案在适宜条件下可以存放几十年甚至上百年，而数字档案信息由于存储载体的不同其也有差异。数字档案的存储载体，如硬盘、光盘等，利用起来比较方便，但其寿命与纸质档案相比较短。例如，硬盘只能存放10年左右；光盘最长不会超过30年且易氧化变质、易受磁场影响。载体寿命过短，数字档案信息的安全就难以得到保障。[7]2.保管环境的威胁。数字档案信息由于载体的特殊性，与传统纸质档案的保管环境大不相同。温湿度、光源等环境因素会直接影响数字档案的安全。[8]以光盘为例，在某些环境中，光盘易被老化，还可能会滋生霉菌，时间一长就会影响它的机械强度和反射率，严重时甚至会引起变形、翘曲，造成读取光束偏离、误码率增加、信息丢失等问题。3.重大自然灾害的威胁。人类无法避免重大自然灾害。这些自然灾害会在一定程度上对数字档案信息的载体构成破坏。例如，地震中房屋的倒塌使得数字档案的载体被掩埋，物体砸落使得其发生断裂、粉碎等；海啸袭击时，大量海水灌入可造成数字档案信息载体被浸泡被破坏，致使内部信息丢失。

随着档案管理工作逐渐得到重视，我国档案事业的发展水平也有了重大的提高，尤其是在与信息技术相结合之后，档案管理在工作效率与工作质量方面都有了重大明显的进步。对于档案管理来说必须要迎合社会的需求，做到从手工方式向现代管理方式的转变，将科学技术的成果应用于生活实践之中，方便我们的工作。我们应该有效利用数字化档案对于整个信息化档案管理工程的建设，尤其是在信息化建设高速发展的今天，对于档案管理人员来说更加应该学会利用数字档案管理模式解决从前档案管理之中复杂的问题。

1数字档案在档案信息化建设中的意义

1.1档案信息化管理的重要意义从前传统的档案管理方式具有一定的局限性，实现档案管理的信息化可以打破以前那种封闭的管理模式，逐渐走向开放，信息化的档案管理模式有助于档案管理部门从具备档案保管与利用的职能向信息采集与服务职能的转变，信息化的档案管理模式可以实现档案信息资源的合理配置与管理。从一个企业的发展来考虑档案的信息化管理，档案是决策与管理的基础依据，当做出一些重大决定时往往都会将档案作为一个参考内容，所以档案对于决策的正确性有很大的影响。实现档案的信息化管理可以做到档案长期有效，还可以实现资源共享，所以实现档案的信息化管理具有重要意义。

1.2档案管理效率更高传统的档案方式就是从档案的收集、整编开始一直到提供给单位利用都是手工完成的，然而随着社会的发展信息量越来越大，所以对于档案管理来说难度与复杂性也都有了更大的难度，因此从前的传统管理方式已经不再适用。如今的数字档案促进了档案信息化的发展，实现了档案管理的自动化与网络化，不再像从前那样每次使用档案都要有很多的程序，实现信息化档案管理之后只需要一次录入档案，便可以多次使用，信息化管理的最大优点就是档案共享，大大的提高了工作效率。其次，对档案的检索与查询也更加方便，在查询时有多种方式可以选择，查询者可以根据自己的要求选择组合查询、分类查询、模糊查询的查询方式，很大程度的减轻了工作人员的负担。数字档案在档案信息化建设中发挥了重要作用，通过计算机对档案进行管理，不仅为工作带来了便利性，而且还可以自动产生催还记录，可以有效解决借阅者逾期不还的问题。

2数字档案在档案信息化建设中存在的问题

2.1档案信息未能全面实现资源共享人们对于所需要信息的要求是全面、快速、标准、有效，但是在实际中却存在一些问题导致档案的横向联系堵塞，由于系统之间的沟通比较少，所以也就没有统一的规范，直接导致档案信息交流存在一定的困难。面对这种问题必须加强档案之间的横向交流，对于信息化建设之中涉及到的相关标准要经过共同的研究进行制定，多方面采取意见，并且尊重大家提出的建议，主要规范档案管理过程中责任者的行为。根据所指定的标准统一实施，使网络化的信息资源最终形成一个信息系统，实现档案信息资源共享。

2.2数字化档案管理标准规范性不够随着档案管理的信息化程度逐渐加深，信息化各为其政、各取所需，没有形成一个完整的统筹局面，对于档案的管理工作不能做到全面考虑，导致很多数字档案在信息化时都是走一步算一步，并没有长远的计划，档案管理人员针对档案之中存在的问题往往都是采取边发现边解决的方式，信息化建设没有统一的标准。另外，由于档案管理的不规范，造成使用格式与数据都不统一，影响信息的接收与传送。

3解决数字档案在档案信息化建设中存在问题的建议

按照《国土资源信息化“十二五”规划》，全国范围内，国土规划数字档案馆已基本建成。然而，调查发现，这些档案馆大多限于国土规划系统内部使用，数字档案馆功能尚未完全发挥。因此，如何认识国土规划数字档案馆的性质，将其建设成一个开放的国土规划数字档案馆生态系统，真正实现国土规划数字档案馆的功能，是一个值得研究的问题。

一、形成及其相对封闭性

国土规划数字档案馆管理对象是国土档案，即国土资源部门在日常工作活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、声像、实物等不同形式和载体的历史记录①。由于档案类型多样，形态差异大，质地多样，管理国土档案存在一定的困难。20世纪90年代，在国家信息化策略推动下，国土规划部门开始档案数字化工作，建立数字档案目录，使用计算机进行检索利用等。进入21世纪初，目录数据库已经完成，全文数据库不断增多，形成了大量的国土档案，相关管理部门开始建设国土档案管理系统，并不断进行改造、升级，形成了比较成熟的国土档案信息管理系统。

近10年来，尤其是在《国土资源信息化“十二五”规划》的引导下，数字档案馆基本建成。如武汉市国土规划数字档案管理系统、山东省济宁市国土一张图档案管理系统、安徽省安庆市可视化城建档案管理系统等结合自身工作职能，称谓“不同的数字档案馆”。目前，全国范围内，国土规划数字管理系统不仅能够满足特定区域内国土资源系统档案管理的实际需求，而且能够满足T级档案信息数据的可靠存储和快速检索，对土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等各大类档案数据进行统一集中管理，实现了国土档案数、图、文“一体化管理”。②近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了“空间库、目录库、图文库”三库合一的数字档案馆管理模式，不仅将电子公文流程形成的电子档案、档案数字化后形成的档案进行统一管理，而且具有统一的档案管理平台和档案利用平台，实现了档案利用的电子化、平台化，初步建成了国土规划数字档案馆。这种数字档案馆，通过与规划部门、土地管理部门、测绘部门等的结合，形成了一个开放的数字档案馆生态系统。

应该说，从国土档案到国土档案信息管理系统，再到国土规划数字档案馆生态化，是计算机技术、通信技术、GIS等现代信息技术发展的必然趋势，也是国土规划管理部门不断创新的结果。然而，目前看来，国土规划数字档案馆生态系统是一个相对封闭的系统，主要体现在：以管理为主，利用为辅；以系统内部使用为主，公共使用为辅；以土地规划为主，与其他部门的结合有限；以区域内利用为主，全国范围内的整体使用尚未形成。也就是说，数字档案馆的功能集中在工作人员对档案信息资源的管理，主要是单位内部国土规划部门使用，面向社会公众、面向其他管理机构、面向全国衔接的统一平台尚未建立，导致了国土资源规划数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”存在着不平衡现象。这种现象的产生，一是因为数字档案馆建设的时间不长，其功能的完善需要时间；二是因为从已有的档案管理系统开发成数字档案馆是一个质的飞跃，这在不少单位并没有清晰的概念。

因此，需要充分认识国土规划数字档案馆生态系统的开放性，促进其快速成熟。数字档案馆生态系统是“数字档案馆空间范围内的人与其生存的环境相互作用而形成的统一复合体”，“是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作”③。据此，国土规划数字档案馆生态系统是一个由人、国土数字档案信息资源、地域环境等要素组成的完整统一体。国土规划数字档案馆作为一个有机的生命体，不仅涉及该生态系统的形态结构，而且存在结构要素及其相互之间的关联，以及工作人员与数字档案馆生存环境之间的相互协调，从而实现数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”之间的平衡。

二、开放性是基本体现

档案馆在社会中是一个独立存在的个体，是社会的一个组成部门，它存在于社会之中，受社会的制约，同时也对社会产生作用，具有社会服务性。档案馆不同于档案室，它保管档案的目的不是为某一单位、某一系统小范围服务，而是为社会各项工作提供服务。它的服务范围大而广，面向社会各个方面，遍及机关、团体、企事业单位和公民个人，④这是自19世纪40年代至今档案开放的基本结论。数字档案馆的本质是档案馆。数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化，并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源，通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统；该系统以数字档案信息资源为基础，以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台，以用户需求为根本，提供各种信息服务。⑤国家档案局的《数字档案馆建设指南》⑥指出，数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏广泛的、本机构以外的“利用”环节，便不能称为数字档案馆。基于这种认识，国土规划数字档案馆理应是服务社会大众的档案馆，是大众利用国土资源信息的开放性的窗口。

一、数字档案与纸质档案管理在电力工程中应用对比分析

1．档案保管方式不同。传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。

2．档案利用方式不同。传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。

二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策

1．加强档案管理业务平台建设。档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。

2．构建各类档案信息库。档案数字化是一项细致而繁琐的工作，底图和文书档案需进行扫描，声像档案可采用录像转视频文件、照片生成电子图片等方式，集中进行数字化处理。工程档案采用大流水工作方式数字化后，需进一步进行网上编目，自动生成流水号、文档挂接等工作，构建各类档案信息库。档案管理平台具有电子档案密级和权限划分功能，可以根据密级和权限划分规则，对全部电子档案进行密级和权限划分，从而实现了档案信息库的自动安全管理。

3．实现数字档案的集中统一管理。为实现数字档案的自身价值，使其更好地服务于电力工程设计人员，还需要革新管理方式，完善管理制度。一是对数字档案的存储、备份和数据安全管理。制定数据存储物理位置方案，制定数据备份方案，定期异地备份并对备份内容进行检查，落实存储和备份责任人，确保各项工程核心数据运行安全。二是对电子档案的密级和权限划分管理。使用者需根据工程档案密级和各自的使用权限查询、借阅电子档案，使各类资料访问具有可控性。三是对各类档案的工作流程管理。完善工程设计、科技资料、测绘资料、文书档案等各类档案的网上电子借阅流程，同时做好可借阅文档的网内加密工作，保证电子文档的安全有效利用。四是对相关人员的职责管理。革新数字档案业务职能，明确各个设备、各项工程档案对应的责任人，严格控制具有设备访问权限人员的操作，加强日常管理。

作者：周惠平单位：中国电力工程顾问集团公司东北电力设计院

本文作者：马晓波单位：中航工业航空动力机械研究所

随着计算机技术、网络技术以及多媒体技术的迅速发展，我国的信息化进程日新月异，对产业结构的优化升级和实现工业化、现代化起着关键作用。航空工业作为高科技产业，信息化的发展程度对科研生产和经营管理产生着直接影响。通过建设数字档案馆，使档案信息资源的管理和利用更大程度的满足科研生产的需要。由于数字档案馆在国内档案学界尚无统一定义，中航工业根据自身特点，给出了这样的定义:数字档案馆是应用现代信息技术，利用数字化手段，以综合档案信息资源处理为核心，对电子文件和数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。为了最大限度的利用现有资源、缩短产品的研发周期，中航工业设想通过推进中国航空档案信息化建设，建设门类齐全、多种载体、具有相当规模的档案信息化资源和集收集、管理、利用多种功能于一体的网络平台，实现档案工作管理规范化、档案资源数字化、服务网络化，满足科研生产、经营管理及发展需要的同时，为最终实现集团公司档案信息资源的集成与共享打好坚实的基础。由于中航工业企事业单位的业务均以军工产品的生产或研发为主，本行业与其它行业之间、本行业之间、本单位内部之间由于涉及保密问题，档案信息资源的共享问题受到了很大的挑战。之前，各单位根据自身特点购买的档案管理系统及版本各有不同，严重影响着档案资源的开发和利用力度。随着档案信息资源利用的广泛化、不同涉密级别人员对不同密级文件的在线浏览需求的增大，中航工业在行业内部适时推广了针对本行业发展趋势的更新版本的航空兰台档案资源综合管理系统，较好的处理了一直困扰档案信息资源在线浏览与保密之间的问题。

一、中航工业企事业单位数字档案馆建设现状

中航工业集团公司下属的近十家企事业单位的数字档案馆先后通过了由行业内部组织的评定验收，评定参考范围有硬件及网络建设、档案管理系统平台建设、档案资源库建设、运行机制建设、标准与规范体系建设、信息安全与保密体系建设等项内容。

(一)硬件及网络建设

随着近年来国家在信息化建设和技术改造方面投入的加大，而档案信息化建设又是单位信息化建设中的一部分，因此，各单位在计算机、服务器、打印扫描设备、数字整合设备、照相摄像设备、网络等方面的配置较前几年已有很大的改善，为数字档案馆建设在硬件及网络方面提供了有力保证，基本能够满足数字档案馆建设的需求。

(二)应用系统平台建设

航空兰台档案资源综合管理系统是一个可扩展的网络应用系统，与单位内常用的OA、ERP、PDM等系统留有接口，可以实现无缝连接，实现业务数据的实时在线归档，档案管理人员通过客户端的文件管理、档案整编、档案管理、动态管理、系统维护等模块实现对档案数据库的操作;其他人员则通过与档案管理系统连接的WEB端对数据进行条目录入、全文上传、浏览、查询、借阅等。该系统由于是针对本行业而开发，突出了中航工业现行文件的管理特色，以文件生命周期理论、前端控制和全过程管理理论为基础，对电子文件进行实时捕获与归档，通过加强元数据的管理，增强对电子文件原始性和完整性的认定。

论文摘要：在社会信息化的大环境下，海洋数字档案的使用正改变着档案工作的方方面面，特别是在信息安全与保密方面，对海洋档案管理工作提出了新的要求。文章对海洋数字档案的特点、网络环境下海洋数字档案的安全隐患进行了分析，从管理、网络安全和信息安全三方面提出了相应对策。

论文关键词：海洋数字档案信息安全网络应用

在社会信息化的大环境下，数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。海洋档案的管理作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，也正面临着数字化时代的挑战。随着电子文件的大量出现，档案理论界对于电子文件是否应该转化为档案材料也从争论转为接受，这一革新要求我们改变原有对文件档案的理解，顺应技术发展趋势，更好地进行海洋档案管理工作。

1、海洋数字档案的概念和特点

在1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案(Physicalarchive)和实态档案库(Physicalrepositoriesofarchives)相对应的虚拟档案(Virtualarchives)。国际档案理事会对数字档案的定义是:通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排。以此类推，海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别，包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现，而是通过二进制代码以数字形式存贮，成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化，当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能，通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。

2、网络环境下海洋数字档案的安全隐患

在数字化的过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成海洋信息的丢失或删改，却不易被察觉。

海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件，不同于以纸张为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读，并且信息容量巨大，传输快捷，这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的，是一种进步和发展。同时，也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素。

整体网络密度分析

网络密度是体现了网络图中节点之间的密切程度。高频关键词整体网络密度为0．1824，较一般社会网络密度小，说明在档案学研究领域中，集群不明显，有多个分散的研究热点。

整体网络平均距离分析

网络平均距离是指网络中任意两个节点之间的平均距离，平均距离约小，说明节点之间的关系越密切。高频关键词网络平均距离为2．265，表明了每个关键词只需要通过大约2个关键词就能够相互作用，档案学高频关键词网络图符合小世界效应，能够对研究热点做出快速反应。

整体网络凝聚力分析

网络凝聚力反映了关键词之间的紧密程度，凝聚力指数与网络紧密程度呈正比，高频关键词网络凝聚力指数为0．472，表示网络紧密程度适中。

个体网络中心性分析

在社会网络分析中，中心性是研究网络中行动者的地位和重要性，包括节点的度数中心度、中间中心度和接近中心性三种。对高频关键词进行中心性分析。