科研档案管理范文

1.农业科研档案管理的特点

1.1信息量大

农业科学研究的范围很广，包括农、林、牧、副、渔等各个方面，研究的对象包括动物、植物、微生物及其生存与生态环境等。以畜物业生产为例，农业科研既要研究畜禽的良种、饲料饲草、高产优质、病虫害防治等一些生长发育所遇到的问题，又要研究畜禽产品加工、畜禽生存环境、畜禽粪便利用等问题，还要研究国内外总体发展和适于本地区特色的结构调整、战略规划等。另一方面，农业科研涉及到的多为动物、植物、微生物等具有典型自身各种生命要素及环境要素的动态变化的对象。因此，这种农业科研工作的特殊性决定了作为记录科研活动的农业科研档案的信息量的丰富性。往往一个很小的农业科研项目，从计划到实施过程的记录再到形成成果的档案信息量远远超过了其它行业。

1.2连续性强

如前所述，农业生产本身是一个连续的过程，因此其科研信息的获取也必然是连续的，周期性的，而且这种周期往往较长。一个农业生产过程，由于受自然条件影响较大，常常需要重复多个试验才能研究出结果，因此农业科技档案的收集往往需要几个生产过程或周期。如林木及畜禽的研究，仅一个生长周期就要几年甚至几十年，可想而知农业科研档案管理的连续性的重要意义了。另一方面，农业科研成果本身也具有连续性。以育种为例，一个新品种的研究成功，作为一项科研成果已经结题，但是，下一个品种的选育往往是在该品种的基础上进行改良，因此这也需要连续性的收集和管理农业科研档案。

1.3社会化程度低

长期以来，农业科研多局限于成果的形成，而忽视成果的转化，农业科研的社会化程度较低，市场的参与意识不强。农业科研档案管理仅仅成为一种公益性的工作，在促进农业科技成果转化方面做的还很不够，应是急待改进之处。

2.信息农业对农业科研档案管理的要求

【摘要】随着计算机网络及无纸化办公的普及，医院科研文件材料的形式发生了较大变化，传统的以纸质存档的方式已无法满足档案管理人员及科研人员的需求，本研究基于医院档案信息管理系统建立了一套医院科研档案收集归档流程，为档案全过程信息化管理奠定良好基础。

【关键词】医院科研档案；收集归档；信息化管理

医院科研档案是指医院专业技术人员在从事与医学相关科学研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体形式的科研文件材料。近年来，随着计算机网络及无纸化办公系统的推广应用，科研文件材料的形式发生了较大变化，档案的储存形式也随之发生了改变，传统的以纸质存档的方式已无法满足科研人员及档案管理人员的需求，为此，许多单位都引进了档案管理信息系统，逐步实现档案资源数字化、档案管理过程网络化。本文利用信息管理系统建立了一套医院科研档案收集归档流程，为档案全过程信息化管理奠定了良好基础。

一、医院科研档案内容及收集期限

医院科研档案是医学科学研究的载体，因此，科研档案的收集与归档要与科学研究活动同步进行，根据医院科研活动内容，医院科研档案主要分为以下五类：

（一）科研综合档案。包括上级科技机构及医院正式的科研项目立项、科技成果奖励、实验室及重点学科成立、科研管理制度等红头文件及其他在科研管理活动中形成的问卷材料，以年度为单位进行收集归档。

（二）科研项目档案。按照科研项目文件的形成规律，科研项目档案包括项目申报书、立项查新报告、伦理审查报告、项目批文、项目合同书（任务书）、项目中期检查材料、项目验收结题材料、成果奖励申报材料、推广应用材料等。一个科研项目完成后，即将所形成的科技文件材料进行收集归档。

（三）科研成果档案。包括科研论文档案，著作档案和专利档案，一般按照年度将本单位专业技术人员在各级各类刊物上发表的论文、撰写的著作和授权专利进行收集归档。

摘要：农大院校是助推我国农业科学化发展的重要人才培养之地，主要负责培养农业领域的人才、农业技术研究与成果转化，在具体的实践过程中必然会有大量档案信息形成，高效的档案数据管理能在很大程度上帮助农业技术水平提升。信息化时代的到来给农大院校科研档案管理带来了全新的技术知识和挑战性发展，如何做好农业科研档案管理信息化建设是当前相关人员需要思考的问题，用高质量的档案管理为农业发展服务。

关键词：农业科研；档案管理；信息化建设；策略

农大院校科研档案管理就是全过程的记录有关科研团队、研究调查、个人技术以及生产过程在内的所有数据资料，并根据研究目的和需要进一步的管理和开发档案资源。科研档案跟普通文书档案最大的不同就在于其有着极高的信息安全保密登记要求，其中涉及开发难度很大的知识产权信息。有效的信息化建设与改革能突破档案开发中的难题，深度挖掘有关科研的农业信息，在知识经济背景下通过充分发挥档案价值为农大院校科研档案管理指明正确的发展方向。

一、信息化时代背景下农大院校科研档案管理的重要性

农大院校科研档案全面真实地记录了农业科学研究和农业技术活动的过程，其中包括农业科技工作者在各种科研活动中的实验数据、问题分析、技术参数、成果和经验等，这些都能为今后农业科研工作顺利进行提供科学依据，进一步推动农业科研活动持续开展，其不仅是实现农业科研成果广泛推广的重要载体，还是农大院校自身成长与发展的重要资源。所以，不难看出农大院校科研档案管理对农业科研活动而言是不可替代的重要组成部分[1]。在信息化时代背景下，农大院校科研档案要围绕信息资源进行网络建设与服务开发，让农业科研档案管理紧跟信息化时代的发展步伐，在各种有关农业科研活动中实现农业科研档案信息共享、资源共用，最大化地发挥档案资源的价值去服务于农业科研与生产开发，致力于创造更多的社会经济效益。

二、农大院校科研档案管理信息化建设现状

（一）档案管理信息化建设关注度有待提升

有些农大院校科研档案管理因为人员编制方面的限制问题，负责档案管理工作的很少有专职人员，大多都身兼数职，这导致在实际工作中兼职档案管理人员无法集中精力处理档案管理工作，或者难以把握多项工作之间的平衡，这进一步加剧了档案管理的不受重视程度，根本无法确保相关管理工作得以规范开展。另有部分农大院校，尽管在主观性的思想意识层面上已经建立了档案管理信息化建设的意愿，却在信息化建设实施过程中总是陷入缺乏明确思路和科学目标的困境中，不同程度地制约着信息化档案管理。

摘要：科研机构档案的档案资源存在重积累、轻利用，归档内容单一、深加工程度不够、创新不足等问题。针对这些问题，通过建立以知识管理为导向的档案管理体系，构建企业知识库，建立专家知识库，进行档案信息资源的深度加工处理，建立功能完善的档案管理系统，能够实现档案资源的全面深入管理，为充分发挥科研档案价值，促进研究机构科研创新的可持续发展提供支持。

关键词：科研机构；档案管理；知识管理；档案管理体系

信息技术与知识经济的快速发展，使得知识管理成为目前知识获取和管理的重要手段。知识管理是指在一定范围内构建的一套全面的知识体系，除显性知识的管理外，重视隐性知识的获取和管理，同时以创新性为目的，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等各种不同过程，实现知识的不断创新和不断积累。用知识管理的理念和方法进行科研机构档案管理体系的构建，能够助力科研机构的成果创新，提高核心竞争力，同时充分发挥科研档案的价值，推动档案工作不断向前发展，向新的更高的台阶迈进。

一、科研机构档案利用面临的问题

目前多数研究机构虽然都编制了相关制度与规程，提出了档案建档、保管的具体要求,也通过多年的积累，形成了大量的档案资料。但是归档之后档案资源作用发挥却明显不足，尤其是科研档案，主要表现为档案利用频次低，目的简单。从知识管理的角度来说，科研档案属于显性知识，其中包含了前人积累的成果和经验，充分利用档案资源，有效挖掘潜在价值，能为未来科研工作提供宝贵的参考建议，增强科研工作的传承性和延续性。但是目前多数时候档案利用方式单一，作用仅仅表现为为成果项目报奖等提供凭证，而作为成果持续研发的参考资料，或者科研管理改进参考等目的利用很少，造成了一定程度上的科研档案科学价值的浪费。

二、档案资源利用率低的原因分析

1.科研档案归档内容较单一，缺少科研管理类资料目前，大多数科研机构科研档案归档范围基本包括了从申报到中期检查到最后结题的结果性文件资料，如开题报告、申报书、任务书、中期检查表、结题材料等内容，课题研究性成果材料保存较全。但对课题研究各过程进行管理性行为的文件资料保管较少，如课题来源、课题申报领域、课题研究经费、课题研究投入人员及设备、课题研究完成后产生的社会经济效益等内容，由于各种原因，很少作为档案资料向档案室移交。造成科研档案内容较单一，不够全面，不利于科研管理类数据的长期、系统及安全管理，也对后期进行系统数据分析和综合利用造成不便。

2.科研档案资料的深加工程度不够现阶段大多数科研机构档案管理都进入了信息化管理阶段，实现了档案目录条目和档案原文的计算机信息系统管理。但是在实际管理中，每个研究阶段的资料都是以一个整体文件而存在，没有对其中的内容根据实际需要进行细化拆分、提取和分类，缺少对档案资料的深度加工整理。所以在后期利用时只能根据项目名称或项目代码进行档案查询和利用，无法根据研究项目的其他属性进行查询和分类，不利于对科研项目的多维度统计和分析，也不利于今后开展大数据统计分析和满足企业知识管理的需要。

【摘要】医院科研档案是医院科研人员从事科学研究活动的真实记录和反映，它蕴含了大量的科研成果、科技专利、高新技术及创新性的科研思想等科研信息，是科研人员智慧和汗水的结晶。因此，充分利用好医院科研档案，对加强和促进医院的学科建设、人才培养和核心竞争力培育方面以及推动医学科学事业的健康、可持续发展均具有十分重要的意义。文章就医院科研档案的利用价值、利用效率以及在利用工作中存在的问题进行分析，并提出了提高医院科研档案利用效率的策略。

【关键词】医院；科研档案；利用效率；利用价值；档案管理；策略

医院科研档案是医院科研人员从事科学研究活动的真实记录和反映[1]。它作为医院全部档案的重要组成部分，蕴含了大量的科研成果、科技专利、高新技术及创新的科研思想等科研信息，对医学科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用；同时也为医院制定科技决策、规划医院发展、医院人才考核、职称晋升、科研人员进行科学研究及技术交流等方面提供了比较可靠真实的信息依据，具有参考及凭证的功能[2]。因此，要做好医院科研档案管理工作，不仅要保管好科研档案资料，更重要的是充分发挥好它的利用价值，提高利用效率，从而为医院的科技创新、人才培养、学科建设、医疗技术水平的提升以及医学科学事业的健康、可持续发展提供有效服务。

1医院科研档案的利用价值和利用效率

科研档案内容的先进性决定了它利用价值的重要性和科研需求的强烈性。从整体上分析，它主要具有两种价值，一种是开发利用价值，即以原来的科研档案资料为参考，通过认真分析研究后，进一步孕育产生新的研究思路和方法，拓展研究视野，从而促进科研工作的新发现和新进展。这一参考和研究过程，既给科研人员提供了前人的经验和教训，使之在科研过程中少走弯路，提高科研效率，同时对产生的新科学思维也起到了指导和启迪作用；另一种是直接复用价值，即直接从科研档案材料内调用已经成熟的科研数据或成果，从而避免重复实验的探索过程，节约了人力、物力、财力等科研成本和时间，提高了科研工作效率[3-4]。医院科研档案的利用效率是指被利用的科研档案与医院库存的科研档案、科研档案有效能量与科研档案原有数量、科研档案利用服务单位劳动量与科研档案利用服务单位劳动时间的比率[3]。档案利用效率的高低是档案管理工作是否具有成效最直接的体现。因此，提高科研档案利用效率对促进医院医学科学事业的发展具有突出的作用。

2目前医院科研档案利用工作中存在的问题

2.1科研档案管理制度不健全目前多数医院缺乏完善的科研档案标准化管理制度，或是制度执行和落实力度不够，因此在工作中出现了许多不尽如人意的地方。具体表现在：（1）科研档案管理人员没有严格执行科研工作和建档工作的“三纳入”和“三同步”管理；（2）归档监管和奖惩机制不健全，使得部分科研人员对归档内容主观随意性较大，以致漏交或不交相关科研材料；（3）部分科研档案管理人员没有严格按照规章制度履行岗位职责，没有很好的指导和协助科研人员做好科研材料的收集、整理和归档等工作，使得归档内容不完整、部分丢失、损坏、保管分散零乱等；以上问题的存在，均导致了科研档案数据的不全面、不真实，严重影响了它的收集、整理和整体质量，使之失去其应有的指导、借鉴和应用价值，从而影响其开发利用。

2.2科研档案利用意识薄弱做好医院科研档案的利用服务工作，一方面可以使科研工作少走弯路，提高科研效率和科研成果的价值；另一方面在指导医学科研成果实现价值转移，转化为生产力，实现科研成果产业化、市场化方面均具有重要意义。目前医院各部门工作人员普遍存在科研档案利用意识淡薄的现象。具体表现在：医院多数领导对档案管理工作不够重视，在科研管理方面多强调立项率、课题级别、科研经费资助额度与成果产量、成果级别等，没有意识到科研档案全周期资料的重要性；对待科研档案，“重藏轻用”的思想状态仍然严重，导致大量高新技术成果未得到有效地整理、开发和利用；部分科研人员对档案形成和利用意识非常淡薄，在科研过程中不注重对科研数据、文件资料的收集整理，或不愿、延迟甚至不交相关科研资料[5]；科研档案管理人员在工作中主动宣传档案利用价值以及提供指导和利用服务的意识较差，仍处在被动坐等利用者上门的状态。

关键词:科技档案;问题;对策

1科技档案简述

1．1科技档案的定义

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设(以下简称科研、生产、基建)等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。

1．2科技档案管理工作的重要意义

科技档案管理工作是科技管理工作的重要内容之一，它也是科技活动的重要环节。科技档案不但可以揭示科研项目在实施过程中每个环节的实际状况，还可以记载和反映项目研究的具体过程和每个细节。规范的科技档案对于决策者来说，是不可或缺的决策资料，决策者可根据档案记载的科研工作进展等信息，进行决策、总结工作和制定计划［1］，以此确立研究方向与发展方向，最终确立未来总体发展规划和目标。

1．3科技档案管理工作的基本原则及要求

科技档案管理工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。各单位都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中加强领导。各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。科技工作中与其相应的档案工作应该执行“四同步”:下达计划任务与提出科研文件材料要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料的累积情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定相关科技档案材料同步;申报、登记和评审、奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具档案归档情况证明材料同步。

《机电兵船档案杂志》2014年第三期

一、档案管理现代化面临的现实问题

1.部分档案人员思想观念陈旧，计算机操作能力薄弱因受档案工作长期形成的封闭和半封闭环境的影响，有些档案工作者缺乏创新意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，把管好档案作为档案工作的重点，认为只要按时接收，利用时提供就行了，对开发档案信息资源，提高档案利用率想得少。同时部分档案人员掌握现代化信息技术和基本技能的能力薄弱，还没有真正把工作重点转移到档案信息化上来。

2.档案库库存量大面对多种多样、浩如烟海的档案信息资源，档案工作者如何依靠现代化技术和手段收集、处理档案信息，及时、系统、准确地提供档案信息为科研生产服务，从而跟上时展的步伐，已成为档案信息资源开发利用工作面临的严峻挑战。

3.没有或很少对档案进行深层次的加工大多数档案馆把工作重心放在档案材料的存档、借阅上，忽视了对档案材料的深层次加工，对科研发展需求不甚了解，没有结合馆藏实际有目的、有计划地编纂一些具有参考性、指导性的资料提供给科研人员，没有开展编研工作。

二、实现档案管理现代化的途径

1.解放思想，更新观念，提高服务意识档案信息资源开发利用是档案工作的最终目的，是其它档案工作环节的落脚点。档案人员要解放思想，转变服务观念，着力改变“重保管、轻利用”的工作局面，把档案工作与科研发展结合起来，开发档案信息资源，采用现代化手段，开拓档案信息服务范围，为科研、生产部门提供便利的服务。档案管理人员一要熟练掌握计算机应用及网络技术，使档案管理工作从被动管理走向信息资源化的主动管理；二要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，丰富科技信息资源；三要拥有良好的职业道德、强烈的事业心和责任感，始终遵循“信誉第一，服务至上”的原则。同时要进一步优化和完善档案查、借阅流程，提升服务质量，做到既符合保密要求,又便于提供利用。

2.对档案准确分类，编制合理的账目，档案库逐渐实现信息化、数字化随着社会的发展和工作的深入开展，档案数量逐渐增加，依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要，所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。对档案进行准确分类、科学登账是快速提供利用档案材料的重要前提。首先应针对我所档案馆的具体情况，召集具体分管档案库(例如底图库、蓝图库，基建档案库、文书档案库等)的负责人，在电子信息化即将全面开展的时候进行盘库，清点、整理、核对库存档案资料，将目录逐项录入账后，挂接其电子内容，若底图或以前的其它老旧档案资料没有电子版，应将其扫描入电脑中再挂接。虽然过程比较麻烦，但真正实现信息化后，不但能方便档案管理人员，也方便了科研人员的查阅。

1增强档案规范管理的责任意识

档案是人类实践活动的真实历史记录，承载着人们思想发展、生产斗争、政治活动的经验教训。农业科技档案相当于农业科研活动的见证人，记录了农业科技发展的全过程。因此，农业科研单位必须树立“规范档案管理，促进科技创新、服务现代农业”的理念，增强责任意识，积极主动的收集档案，并做好整理归档工作。档案管理不仅是档案管理人员的职责，也是单位领导和各个部门的职责。在档案建设中必须加强领导、统一认识，将档案管理列入日常管理规范之中。建立统一档案管理工作网络，统一领导、分级负责、责任到人。建立部门、个人考核责任制，并以此作为对部门负责人年度考核的重要依据。把统计资料收集、整理、建档、移交工作落到实处。

2健全完善档案规范化管理制度体系

严格按照《档案法》以及统计系统的《档案管理工作规定》的要求实施依法治档、依法存档。结合本单位的实际，制订档案工作制度、档案保密制度、档案保管制度、档案使用制度和鉴定、移交等规范要求，推动档案管理规范化、制度化。坚持立卷标准是做好档案工作的基础。统计部门应建立档案鉴定小组，按照档案管理标准立卷归档。档案管理工作人员必须严格把好档案管理中每个环节的质量标准关，做到统一标准，规范操作，形成合力。要紧紧围绕农业科学研究这一中心任务，结合课题实施情况，将农业科技案卷划分清楚，分门别类编制好农业科技档案目录和项目专题目录，根据科技成果的级别分级编制成果档案，以确保农业科研人员在科研中从不同角度全方位、深层次查找到所需的信息资源。

3提高科研档案收集效率

科研档案的形成不仅与科研活动密不可分，而且与整个科研过程交织在一起。科研课题的类型多种多样，有注重理论的，有注重实用和整体发展研究的，还有开发和推广的，研究进度和工作安排也各不相同，有的课题研究思路和方法需要根据实际条件进行改变，在这种情况下，对于档案管理者提出更高的要求。在课题研究过程中注意积累完整、系统的文件材料，各种相关阶段性成果，及时整理归档，不断提高科研档案收集效率。要做好科研档案收集工作，就要求档案管理人员同科研人员密切配合，实时沟通，掌握科研整体进度安排，及时整理已形成的各种文件材料并加以收集。除了随时注意科研材料及时整理归档以外，为确保档案资料的完整、系统，还要注意档案材料的现场收集，根据科研档案形成的一般规律和特点，主要抓好阶段验收、成果鉴定会和年度总结三个环节的现场收集工作，清楚地反映出课题的整个研究过程和变化情况，从而增强农业科技档案的系统性和可用性。

4运用现代化手段收集管理农业科技档案

随着数字时代的到来．档案工作的科技含量日益加大，无论从档案的内容，还是形式、方法都发生了很大的变化。在内容上，已由单一的文书档案发展到各类专业档案和技术档案;在载体结构方面，由单一的纸质档案发展到图片档案、声像档案、电子档案电子政务建设是今后一个时期信息化工作的重点。因此，采用现代化手段收集管理农业科技档案已经成为时代的要求。通过计算机的管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求。推进农业科技档案信息数字化、网络化，开展档案信息网上利用，不仅会大大提升档案管理的规范化水平，还将会促进档案信息资源的共享和开发利用。