科研档案范文

【摘要】随着计算机网络及无纸化办公的普及，医院科研文件材料的形式发生了较大变化，传统的以纸质存档的方式已无法满足档案管理人员及科研人员的需求，本研究基于医院档案信息管理系统建立了一套医院科研档案收集归档流程，为档案全过程信息化管理奠定良好基础。

【关键词】医院科研档案；收集归档；信息化管理

医院科研档案是指医院专业技术人员在从事与医学相关科学研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体形式的科研文件材料。近年来，随着计算机网络及无纸化办公系统的推广应用，科研文件材料的形式发生了较大变化，档案的储存形式也随之发生了改变，传统的以纸质存档的方式已无法满足科研人员及档案管理人员的需求，为此，许多单位都引进了档案管理信息系统，逐步实现档案资源数字化、档案管理过程网络化。本文利用信息管理系统建立了一套医院科研档案收集归档流程，为档案全过程信息化管理奠定了良好基础。

一、医院科研档案内容及收集期限

医院科研档案是医学科学研究的载体，因此，科研档案的收集与归档要与科学研究活动同步进行，根据医院科研活动内容，医院科研档案主要分为以下五类：

（一）科研综合档案。包括上级科技机构及医院正式的科研项目立项、科技成果奖励、实验室及重点学科成立、科研管理制度等红头文件及其他在科研管理活动中形成的问卷材料，以年度为单位进行收集归档。

（二）科研项目档案。按照科研项目文件的形成规律，科研项目档案包括项目申报书、立项查新报告、伦理审查报告、项目批文、项目合同书（任务书）、项目中期检查材料、项目验收结题材料、成果奖励申报材料、推广应用材料等。一个科研项目完成后，即将所形成的科技文件材料进行收集归档。

（三）科研成果档案。包括科研论文档案，著作档案和专利档案，一般按照年度将本单位专业技术人员在各级各类刊物上发表的论文、撰写的著作和授权专利进行收集归档。

1.农业科研档案管理的特点

1.1信息量大

农业科学研究的范围很广，包括农、林、牧、副、渔等各个方面，研究的对象包括动物、植物、微生物及其生存与生态环境等。以畜物业生产为例，农业科研既要研究畜禽的良种、饲料饲草、高产优质、病虫害防治等一些生长发育所遇到的问题，又要研究畜禽产品加工、畜禽生存环境、畜禽粪便利用等问题，还要研究国内外总体发展和适于本地区特色的结构调整、战略规划等。另一方面，农业科研涉及到的多为动物、植物、微生物等具有典型自身各种生命要素及环境要素的动态变化的对象。因此，这种农业科研工作的特殊性决定了作为记录科研活动的农业科研档案的信息量的丰富性。往往一个很小的农业科研项目，从计划到实施过程的记录再到形成成果的档案信息量远远超过了其它行业。

1.2连续性强

如前所述，农业生产本身是一个连续的过程，因此其科研信息的获取也必然是连续的，周期性的，而且这种周期往往较长。一个农业生产过程，由于受自然条件影响较大，常常需要重复多个试验才能研究出结果，因此农业科技档案的收集往往需要几个生产过程或周期。如林木及畜禽的研究，仅一个生长周期就要几年甚至几十年，可想而知农业科研档案管理的连续性的重要意义了。另一方面，农业科研成果本身也具有连续性。以育种为例，一个新品种的研究成功，作为一项科研成果已经结题，但是，下一个品种的选育往往是在该品种的基础上进行改良，因此这也需要连续性的收集和管理农业科研档案。

1.3社会化程度低

长期以来，农业科研多局限于成果的形成，而忽视成果的转化，农业科研的社会化程度较低，市场的参与意识不强。农业科研档案管理仅仅成为一种公益性的工作，在促进农业科技成果转化方面做的还很不够，应是急待改进之处。

2.信息农业对农业科研档案管理的要求

【摘要】医院科研档案是医院科研人员从事科学研究活动的真实记录和反映，它蕴含了大量的科研成果、科技专利、高新技术及创新性的科研思想等科研信息，是科研人员智慧和汗水的结晶。因此，充分利用好医院科研档案，对加强和促进医院的学科建设、人才培养和核心竞争力培育方面以及推动医学科学事业的健康、可持续发展均具有十分重要的意义。文章就医院科研档案的利用价值、利用效率以及在利用工作中存在的问题进行分析，并提出了提高医院科研档案利用效率的策略。

【关键词】医院；科研档案；利用效率；利用价值；档案管理；策略

医院科研档案是医院科研人员从事科学研究活动的真实记录和反映[1]。它作为医院全部档案的重要组成部分，蕴含了大量的科研成果、科技专利、高新技术及创新的科研思想等科研信息，对医学科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用；同时也为医院制定科技决策、规划医院发展、医院人才考核、职称晋升、科研人员进行科学研究及技术交流等方面提供了比较可靠真实的信息依据，具有参考及凭证的功能[2]。因此，要做好医院科研档案管理工作，不仅要保管好科研档案资料，更重要的是充分发挥好它的利用价值，提高利用效率，从而为医院的科技创新、人才培养、学科建设、医疗技术水平的提升以及医学科学事业的健康、可持续发展提供有效服务。

1医院科研档案的利用价值和利用效率

科研档案内容的先进性决定了它利用价值的重要性和科研需求的强烈性。从整体上分析，它主要具有两种价值，一种是开发利用价值，即以原来的科研档案资料为参考，通过认真分析研究后，进一步孕育产生新的研究思路和方法，拓展研究视野，从而促进科研工作的新发现和新进展。这一参考和研究过程，既给科研人员提供了前人的经验和教训，使之在科研过程中少走弯路，提高科研效率，同时对产生的新科学思维也起到了指导和启迪作用；另一种是直接复用价值，即直接从科研档案材料内调用已经成熟的科研数据或成果，从而避免重复实验的探索过程，节约了人力、物力、财力等科研成本和时间，提高了科研工作效率[3-4]。医院科研档案的利用效率是指被利用的科研档案与医院库存的科研档案、科研档案有效能量与科研档案原有数量、科研档案利用服务单位劳动量与科研档案利用服务单位劳动时间的比率[3]。档案利用效率的高低是档案管理工作是否具有成效最直接的体现。因此，提高科研档案利用效率对促进医院医学科学事业的发展具有突出的作用。

2目前医院科研档案利用工作中存在的问题

2.1科研档案管理制度不健全目前多数医院缺乏完善的科研档案标准化管理制度，或是制度执行和落实力度不够，因此在工作中出现了许多不尽如人意的地方。具体表现在：（1）科研档案管理人员没有严格执行科研工作和建档工作的“三纳入”和“三同步”管理；（2）归档监管和奖惩机制不健全，使得部分科研人员对归档内容主观随意性较大，以致漏交或不交相关科研材料；（3）部分科研档案管理人员没有严格按照规章制度履行岗位职责，没有很好的指导和协助科研人员做好科研材料的收集、整理和归档等工作，使得归档内容不完整、部分丢失、损坏、保管分散零乱等；以上问题的存在，均导致了科研档案数据的不全面、不真实，严重影响了它的收集、整理和整体质量，使之失去其应有的指导、借鉴和应用价值，从而影响其开发利用。

2.2科研档案利用意识薄弱做好医院科研档案的利用服务工作，一方面可以使科研工作少走弯路，提高科研效率和科研成果的价值；另一方面在指导医学科研成果实现价值转移，转化为生产力，实现科研成果产业化、市场化方面均具有重要意义。目前医院各部门工作人员普遍存在科研档案利用意识淡薄的现象。具体表现在：医院多数领导对档案管理工作不够重视，在科研管理方面多强调立项率、课题级别、科研经费资助额度与成果产量、成果级别等，没有意识到科研档案全周期资料的重要性；对待科研档案，“重藏轻用”的思想状态仍然严重，导致大量高新技术成果未得到有效地整理、开发和利用；部分科研人员对档案形成和利用意识非常淡薄，在科研过程中不注重对科研数据、文件资料的收集整理，或不愿、延迟甚至不交相关科研资料[5]；科研档案管理人员在工作中主动宣传档案利用价值以及提供指导和利用服务的意识较差，仍处在被动坐等利用者上门的状态。

摘要：农大院校是助推我国农业科学化发展的重要人才培养之地，主要负责培养农业领域的人才、农业技术研究与成果转化，在具体的实践过程中必然会有大量档案信息形成，高效的档案数据管理能在很大程度上帮助农业技术水平提升。信息化时代的到来给农大院校科研档案管理带来了全新的技术知识和挑战性发展，如何做好农业科研档案管理信息化建设是当前相关人员需要思考的问题，用高质量的档案管理为农业发展服务。

关键词：农业科研；档案管理；信息化建设；策略

农大院校科研档案管理就是全过程的记录有关科研团队、研究调查、个人技术以及生产过程在内的所有数据资料，并根据研究目的和需要进一步的管理和开发档案资源。科研档案跟普通文书档案最大的不同就在于其有着极高的信息安全保密登记要求，其中涉及开发难度很大的知识产权信息。有效的信息化建设与改革能突破档案开发中的难题，深度挖掘有关科研的农业信息，在知识经济背景下通过充分发挥档案价值为农大院校科研档案管理指明正确的发展方向。

一、信息化时代背景下农大院校科研档案管理的重要性

农大院校科研档案全面真实地记录了农业科学研究和农业技术活动的过程，其中包括农业科技工作者在各种科研活动中的实验数据、问题分析、技术参数、成果和经验等，这些都能为今后农业科研工作顺利进行提供科学依据，进一步推动农业科研活动持续开展，其不仅是实现农业科研成果广泛推广的重要载体，还是农大院校自身成长与发展的重要资源。所以，不难看出农大院校科研档案管理对农业科研活动而言是不可替代的重要组成部分[1]。在信息化时代背景下，农大院校科研档案要围绕信息资源进行网络建设与服务开发，让农业科研档案管理紧跟信息化时代的发展步伐，在各种有关农业科研活动中实现农业科研档案信息共享、资源共用，最大化地发挥档案资源的价值去服务于农业科研与生产开发，致力于创造更多的社会经济效益。

二、农大院校科研档案管理信息化建设现状

（一）档案管理信息化建设关注度有待提升

有些农大院校科研档案管理因为人员编制方面的限制问题，负责档案管理工作的很少有专职人员，大多都身兼数职，这导致在实际工作中兼职档案管理人员无法集中精力处理档案管理工作，或者难以把握多项工作之间的平衡，这进一步加剧了档案管理的不受重视程度，根本无法确保相关管理工作得以规范开展。另有部分农大院校，尽管在主观性的思想意识层面上已经建立了档案管理信息化建设的意愿，却在信息化建设实施过程中总是陷入缺乏明确思路和科学目标的困境中，不同程度地制约着信息化档案管理。

1农业科研档案数字化管理的重要性

1.1减轻了历史档案的损伤我国农业科研工作起步较早，农业科研档案的保存工作也同时起步，因此档案室内的部分科研档案具有一定的存储历史，有的档案储存时间已有50~60a，纸张的质量与字迹都已经发生了改变，每一次翻阅都可能会造成一定程度的损坏，但是又不能一味追求保存而不参与借阅，致使档案失去存档价值。档案数字化管理的应用，在一定程度上减轻了对历史档案的损伤，将档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，形成一个有序结构的档案信息库，既提高了查阅速度，又避免了对非目标文件的翻阅，在一定程度上保护了档案。

1.2防止丢失与排放混乱档案管理工作自档案材料交接到档案工作者手中的时候就正式形成了，并在规定程序下对档案进行移交、存档，每一份档案都有自己所在位置与范围，错放、丢失都会影响档案管理工作。因此，档案一经存档，就要确保其所在编目位置，尽量避免错放，以减少混乱现象发生；在对档案进行录入后，只有成为目标文件时才会被查阅，减少查阅该文件时与其他相似文件混淆。而利用计算机系统直接对电子档案进行查档，检索系统直接生成文件内容，可以有效防止档案的混乱排放，减少丢失现象的发生。

2提高农业科研档案数字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各项规章制度农业科研单位在遵照国家相应法律法规规定的前提下，制定适合本单位实际情况的档案管理制度。一方面，使档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节有章可循，有力地促进档案管理的规范化，方便档案管理工作进行量化考核；另一方面，提高档案管理的保密力度。进一步提高管理人员的责任意识，牢固树立“保密工作无小事”的观念，在实际执行中，不断完善规章制度，确保农业档案管理的规范化、制度化。

2.2加大投入力度，配备相应的硬件设施传统档案基本上是以纸质或照片的形式存在，需要通过录入、扫描等工作进行数字化处理，才能生成数据库资源进行储备，最终实现档案的数字化管理。因此，现代化硬件设施、电子设备等资源是档案数字化的基础。要及时配备档案管理所需的设备，并对老化的设备进行更换，充分发挥现代科技在档案管理中的作用。而对档案管理的投入程度，直接反映出对此项工作的重视程度，这就需要农业单位的重视，作为一项系统工作来抓。

2.3提高管理人员的综合素质作为档案管理人员，一是认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策；二是制定档案的工作计划，并按照《档案管理工作规范条例》、《档案库房管理制度》的相关要求负责对各类档案的接收，分类，编制，对借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全完整，不同科研部门的档案存放要做好分类与储存，科研人员只能借阅本部门的档案材料，确保科研的保密性，防止信息外漏；三是树立和加强保密观念，做好文件、资料、档案的保密和保管工作。

作者：王丽单位：黑龙江省农业科学院牡丹江分院

摘要：农业科学技术研究档案具有农业科学知识、技术、成果咨询、查证以及后续研究参考、借鉴、样本等功能作用。但是，存量农业科学技术研究档案资源存在内容成分不完整、结构层次不合理、记录载体质量差等问题，严重影响服务价值并制约档案资源科学发展。为此，应以国家创新、乡村振兴战略实施为契机，以满足查档用户需求为导向，通过健全组织机制、完善制度标准、加强队伍建设、推进信息化管理等措施，构建现代农业科学技术研究档案资源建设的途径与发展保障。

关键词：农业科研档案；档案资源建设；策略；途径

新时期，“档案资源优化是国家档案事业均衡发展的目标之一”[1]。农业科学技术研究档案（以下简称农业科研档案）是一种重要的农业科技信息资源。农业科研档案主要指农业科研机构开展自然科学研究活动过程中产生形成的图纸、文字、数据、照片、视频、实物等各种形式载体的历史记录。它是农业科学技术研究活动、技术应用农业生产活动、农业科研条件建设活动和农业科研管理活动的伴生物，记载了农业生物体播种、生长、发育、繁殖、成熟的演变改造过程，记载了土壤、肥力、节水、灌溉耕作制度以及农业生物体病虫草害防治技术研究过程，记载了不同阶段农业生态环境实际面貌与变迁特征以及农业科研团队、专家开展研究的思想、知识、方法和结论，是农业科学技术、知识、成果的一种储备形式。优质的农业科研档案，应当满足农业科研事业发展中各方查档用户需求的实现，能够为新时期农业科技决策提供客观参考，“为农业重点研发计划的咨询评议、决策监督和管理监督等提供评价依据”[2]，“为解决农业学术争端、知识产权保护等提供实践创造证据”[3]，为后续研究提供借鉴、考证和样本，为科技展览、教育宣传提供鲜活素材。但是，从存量农业科研档案构成看，内容成分不完整、结构层次不均衡、记录载体质量差等问题，严重影响查档用户利用需求的实现。因此，探索优化丰富农业科研档案资源建设的策略与途径，“以满足各方查档用户深层次、高精度和高效率的档案需求有所建树”[4]。

一、现状与问题

当前，农业科研档案工作表现为农业科学技术研究学科多应用广与农业科研档案服务深层精准需求、农业科学技术研究动态交互增强与农业科研档案管理固步自封的矛盾，普遍存在“重科研、轻档案”、“重收集、轻利用”的现象，不同程度出现建档、归档、收集、利用服务工作盲点，影响和制约农业科研档案资源建设的科学发展。

（一）库藏农业科研档案资源现状笔者自2011年至2014年所做的甘肃省档案科技项目《农业科学技术研究档案安全管理与有效利用研究》调查发现，大多存量农业科研档案的结构、层次和类型不够合理。主要表现在，反映农业科研成果登记、申报奖励的档案比较齐全，而反映开展单项农业科学技术研究的方案、数据、图纸、抗性鉴定、检测报告等收集不全；同一案卷内重复记录、附件材料偏多，原件、独件、关键试验数据较少；有一部分案卷内文件材料不全、书写潦草、字迹模糊，没有责任者署名和撰稿日期；纸质农业科研档案较多，反映农业科研活动的声像、电子、实物档案较少。常常出现农业科研人员、科研管理部门等查档用户因开展后续研究、成果评价、展览教育等却查检不到可供参考、查证和宣传的档案，或者查到了案卷，因字迹不清、内容不完整而不能满足利用需求，档案服务价值低下。

（二）规划指导和刚性监督滞后据调查，大多数农业科研机构的中长期发展规划中，没有提出农业科研档案发展目标，农业科研管理过程中形成的重要记录史料疏于规划指导与计划管理；农业科研项目任务书、合同书中没有针对项目实施进程提出重要研究方案、数据、图表、照片的归档要求；农业科研档案工作制度不健全，农业科研文件材料产生、收集、整理、鉴定、编目操作技术标准、管理规范缺失。由于缺乏监督指导与制度约束，容易出现因科研机构改制、试验地点搬迁，或科研人员调动、离职、退休而发生重要研究材料的散落或丢失，进而导致后续研究衔接不畅、论证困难等问题，甚至出现重大农业科研项目研究历史的档案空白。

（三）管理职能相对分离从现实情况看，农业科研档案管理仍处于条块分割的状态，多层面出现农业科研档案的产生、收集、归档与农业科研计划、研究、结题、评价等环节分离。农业科研档案是农业科研计划、成果等管理工作的重要依据，是农业科研管理的重要组成部分。但是，在实际工作中，普遍认为农业科研档案管理是档案部门的职责，农业科研管理部门更多地是从主责主业与绩效考核出发，忽视对农业科研档案的设计规划和制度完善，科研管理人员、研究人员对职务、履约活动中形成的农业科研文件材料归档责任意识淡薄，而大多档案工作人员并不了解农业科研活动的内容与过程，无法及时跟踪归档。也有一些科研人员对存档有防备或抵触心理，担心自己的研究数据、知识产权被他人侵害，将重要的研究技术资料归为己有，私存了之。长此以往，应当集中管理的研究记录不能统一建档，属于归档的记录史料不能实现集中管理，严重影响农业科研档案的齐全完整，不利于农业科研业绩与成果评价的公正维护，也不利于科研人员技术专利、知识产权的保护。

编者按：本文主要从总则；项目研究范围；项目申报与管理；经费管理；结题管理；奖惩；附则；进行讲述。其中包括：加强对我市档案科学技术研究项目的科学化、规范化管理，推动我市档案科技创新、促进档案科技成果转化、本办法适用于报经市档案局立项、审核、成果鉴定、申报评奖和推广使用的档案科技项目、档案科技项目管理内容、市档案局负责全市档案科技项目的管理，日常管理工作由市档案局科技处负责、档案科技项目的研究范围包括、档案科研项目按一般项目和重大项目分类管理、项目申报程序及条件、市档案局组织专家对申报项目进行评审论证，本着公开、公平、公正的原则，择优选择项目并下达立项通知、项目合同书要明确研究任务、研究阶段和技术路线、考核内容和方式、双方的权利和义务等、市档案局对列入计划科研项目的进度、质量及经费使用情况，分别在年中和年末进行两次抽查，协调解决项目实施过程中出现的问题、担单位应严格按照项目合同书内容执行、项目在执行过程中凡遇下列情况之一者，市档案局有权暂停或撤销、市档案局根据我市档案科技发展的需要，创新机制，逐步争取多渠道解决档案科技经费投入和奖励基金、目承担单位要拓宽经费来源，多渠道筹措项目配套经费、项目经费必须专款专用，不得挪用于与项目研究无直接关系的开支、项目完成后应当及时结题，结题方式包括：课题总结、项目验收、科技成果鉴定、鼓励本市档案系统与高等院校、科研院所和大型企业联合开展档案科技项目等，具体材料详见：

第一章总则

第一条为加强对我市档案科学技术研究项目的科学化、规范化管理，推动我市档案科技创新、促进档案科技成果转化，根据国家档案局有关规定，结合我市档案工作实际，制定本办法。

第二条本办法适用于报经市档案局立项、审核、成果鉴定、申报评奖和推广使用的档案科技项目。

第三条档案科技项目管理内容，包括项目研究选题指南的编制、项目建议书的审核和批准、项目合同的鉴定、科研资助经费的筹措和管理、科研项目的中期检查、鉴定验收、结题以及成果应用推广、重大科技项目的招投标等。

第四条市档案局负责全市档案科技项目的管理，日常管理工作由市档案局科技处负责。各项目承担单位及其主管部门应当依照本办法的规定，协助做好科技项目管理的相关工作。

第二章项目研究范围

第五条档案科技项目的研究范围包括：

摘要：科研机构档案的档案资源存在重积累、轻利用，归档内容单一、深加工程度不够、创新不足等问题。针对这些问题，通过建立以知识管理为导向的档案管理体系，构建企业知识库，建立专家知识库，进行档案信息资源的深度加工处理，建立功能完善的档案管理系统，能够实现档案资源的全面深入管理，为充分发挥科研档案价值，促进研究机构科研创新的可持续发展提供支持。

关键词：科研机构；档案管理；知识管理；档案管理体系

信息技术与知识经济的快速发展，使得知识管理成为目前知识获取和管理的重要手段。知识管理是指在一定范围内构建的一套全面的知识体系，除显性知识的管理外，重视隐性知识的获取和管理，同时以创新性为目的，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等各种不同过程，实现知识的不断创新和不断积累。用知识管理的理念和方法进行科研机构档案管理体系的构建，能够助力科研机构的成果创新，提高核心竞争力，同时充分发挥科研档案的价值，推动档案工作不断向前发展，向新的更高的台阶迈进。

一、科研机构档案利用面临的问题

目前多数研究机构虽然都编制了相关制度与规程，提出了档案建档、保管的具体要求,也通过多年的积累，形成了大量的档案资料。但是归档之后档案资源作用发挥却明显不足，尤其是科研档案，主要表现为档案利用频次低，目的简单。从知识管理的角度来说，科研档案属于显性知识，其中包含了前人积累的成果和经验，充分利用档案资源，有效挖掘潜在价值，能为未来科研工作提供宝贵的参考建议，增强科研工作的传承性和延续性。但是目前多数时候档案利用方式单一，作用仅仅表现为为成果项目报奖等提供凭证，而作为成果持续研发的参考资料，或者科研管理改进参考等目的利用很少，造成了一定程度上的科研档案科学价值的浪费。

二、档案资源利用率低的原因分析

1.科研档案归档内容较单一，缺少科研管理类资料目前，大多数科研机构科研档案归档范围基本包括了从申报到中期检查到最后结题的结果性文件资料，如开题报告、申报书、任务书、中期检查表、结题材料等内容，课题研究性成果材料保存较全。但对课题研究各过程进行管理性行为的文件资料保管较少，如课题来源、课题申报领域、课题研究经费、课题研究投入人员及设备、课题研究完成后产生的社会经济效益等内容，由于各种原因，很少作为档案资料向档案室移交。造成科研档案内容较单一，不够全面，不利于科研管理类数据的长期、系统及安全管理，也对后期进行系统数据分析和综合利用造成不便。

2.科研档案资料的深加工程度不够现阶段大多数科研机构档案管理都进入了信息化管理阶段，实现了档案目录条目和档案原文的计算机信息系统管理。但是在实际管理中，每个研究阶段的资料都是以一个整体文件而存在，没有对其中的内容根据实际需要进行细化拆分、提取和分类，缺少对档案资料的深度加工整理。所以在后期利用时只能根据项目名称或项目代码进行档案查询和利用，无法根据研究项目的其他属性进行查询和分类，不利于对科研项目的多维度统计和分析，也不利于今后开展大数据统计分析和满足企业知识管理的需要。