工程档案管理范文

工程设计单位既有和一般生产经营单位的共性，又有应用科学探究、技术开发单位的特性，是以智力劳动为主，多学科、多专业的知识技术密集型的软件产业部门。其生产的设计产品是设计人员运用基础资料、先进技术、科研成果实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现为技术文件、技术图纸等。从工程建设的全过程看，设计产品是为工程建设和技术改造服务而创作的中间产品，是编制建设计划、财政拨（贷）款、设备材料定货加工、现场施工、建造安装、生产预备、竣工验收等诸项工作的依据条件，同时也是设计单位数量最大、价值最高、使用频繁的资源储备即工程设计档案。工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想、科技方法和科技配套成果，真实地反映了设计实践活动的历史过程，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特征。充分熟悉和把握它的各种特征及其管理要求，对加强工程设计档案工作并充分发挥其功能十分重要。现就工程设计档案的一些主要特征，谈谈个人的若干心得。

1.组成的成套性

一个企业（或联合企业）、事业单位或独立的工程，一般都是作为一个建设项目来布置基本建设工作的，设计单位也就以一个独立的工程项目（也可能是其中的一个单项工程）作为设计工作对象，把不同专业的设计人员组成队或组、按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，从而决定设计档案的成套性。一项工程设计全部设计文件材料的总和，包括设计依据材料、中间设计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，都为这种成套性的特征所制约，并在设计管理工作中做到“三纳入”“三参加”和“四同步”从而，按照工程项目将设计文件材料收集齐全归纳，有头有尾、完整无缺；按工程项目进行配套整理，如实地、系统地反映一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，以便按项目完整、系统地保存，有利于按项目系统地、成套地、方便地提供利用。

2.形成的阶段性

根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计预备（即前期）阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段工作任务、工作程序和工作环节，应具备有工作条件，以及必须形成的设计文件的内容及其深度、章节的组成，格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作（但可做预备）。前一阶段设计文件经过批准成为后一阶段设计依据，后一阶段设计文件又是前一阶段的设计文件深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定文件材料形成的阶段性。

3.内容的专业性

一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业，又相互配合共同完成，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计文件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。但每一专业设计文件必然是该专业的技术活动的表达和存在形式，它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都具有专业性的特征，其利用多数也是有针对性地按专业来进行。

因此，工程设计档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑设计文件材料专业性，以及专业间的联系特征。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业和工程项目、和工程设计之间的隶属关系。此外档案人员学习本单位各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。比如我院主要有给水排水、道路桥梁、工业和民用建筑三大专业工程设计，我们档案人员就要熟悉本院各个专业的特征，把握必要的专业知识，才能更好地管理本院的工程设计档案。

1.组成的成套性

一个企业（或联合企业）、事业单位或独立的工程，一般都是作为一个建设项目来安排基本建设工作的，设计单位也就以一个独立的工程项目（也可能是其中的一个单项工程）作为设计工作对象，把不同专业的设计人员组成队或组、按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，从而决定设计档案的成套性。一项工程设计全部设计文件材料的总和，包括设计依据材料、中间设计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约，并在设计管理工作中做到“三纳入”“三参加”和“四同步”从而，按照工程项目将设计文件材料收集齐全归纳，有头有尾、完整无缺；按工程项目进行配套整理，如实地、系统地反映一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，以便按项目完整、系统地保存，有利于按项目系统地、成套地、方便地提供利用。

2.形成的阶段性

根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计准备（即前期）阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段工作任务、工作程序和工作环节，应具备有工作条件，以及必须形成的设计文件的内容及其深度、章节的组成，格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作（但可做准备）。前一阶段设计文件经过批准成为后一阶段设计依据，后一阶段设计文件又是前一阶段的设计文件深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定文件材料形成的阶段性。

3.内容的专业性

一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业，又相互配合共同完成，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计文件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。但每一专业设计文件必然是该专业的技术活动的表达和存在形式，它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都具有专业性的特点，其利用多数也是有针对性地按专业来进行。

因此，工程设计档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑设计文件材料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程项目、与工程设计之间的隶属关系。此外档案人员学习本单位各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。比如我院主要有给水排水、道路桥梁、工业与民用建筑三大专业工程设计，我们档案人员就要熟悉本院各个专业的特点，掌握必要的专业知识，才能更好地管理本院的工程设计档案。

4.修改、补充的多变性

工程监理档案资料是对工程项目建设和管理资料的真实记录，是后期工程使用、养护和管理的重要依据，具有凭证作用和法律价值。

一、公路工程监理档案管理中存在的问题

首先，在工程建设中，重工程管理，轻档案管理。目前在我国的公路工程建设中，工程档案管理工作显然没有得到重视，工程监理档案管理工作更无法与工程建设工作同步进行，致使后期档案资料收集不齐全完整，有丢失和损坏现象的发生。其次，制度不健全，执行不到位。由于不重视监理档案资料管理工作，监理单位对监理档案管理制度的落实也有很大忽视，在制度不健全的情况下，单位的档案管理工作中，如监理月报、质量控制文件、监理指令等缺乏统一规定，文件编号混乱、不成体系，文件格式不统一，导致工程监理方案管理缺乏有效性。档案资料保管没有建立起严格的责任制度，在建设项目周期比较长的情况下，有时候存在人员流动情况，就会对后期监理档案的管理工作造成很大不便。第三，资料存档不规范，甚至弄虚作假。这一问题的出现和以上档案管理制度不健全有密切关系，监理单位原始签证资料填写缺乏规范性，材料出现褪色、模糊、字迹潦草；部分项目文件使用复印件，或者没有激光打印；资料签名不规范，委托人无签字等等。第四，业务培训不到位，档案管理人员素质低。档案管理工作人员专业能力要求较高，但是目前的工程监理单位对档案管理人员的培训不到位，一般由一线工程师技术人员兼职，这部分人员由于不是专业管理者，对《档案法》和公路工程档案管理相关规定掌握不到位，单位也不注重对档案管理人员的相关培训，导致人员专业能力不符合档案管理要求。

二、改进公路工程监理档案管理的措施

1.建立健全公路工程监理档案管理制度关于公路工程监理档案管理制度建立，需要各方形成合力。工程建设单位要在招标文件中明确各参建单位在项目文件材料的形成、整理、档案移交等方面的义务，采取经济手段将档案管理和计量挂钩，“资料不全不予计量”；与信用评价挂钩、与经济处罚挂钩。工程监理单位针对本单位的档案管理工作要做好机构建立和责任分工，以监理档案资料产生的特点、过程、责任义务等要素作为管理抓手，严格落实岗位责任制，保证有人监理有人记录，体现监理档案资料的连续性和完整性。如各专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理档案资料（含附件）的收集汇总及整理，验收之后移交给档案管理人员，分类管理，提升管理秩序性，总监理人员要不定期抽查。

2.加强日常监督检查工作，注重奖优罚劣结合项目建设要求和技术规范，工程监理单位以档案管理工作责任制为依据和框架，在项目实施过程中严格落实“自检、互检、交接检”三个环节，做好材料移交和保管工作。工程施工进程中，定期或不定期进行档案抽查，对监理档案的收集情况进行检查，针对表现优异的单位和个人进行奖励；对监理档案管理不符合法律法规规定的单位和个人进行严肃处理。施工阶段的档案资料和计量支付之间要建立直接联系，分项目交工计量的时候，要结合质检资料、试验资料的整合水平进行计量支付，为工程监理档案管理工作奠定良好基础。

3.强化档案队伍建设，培养专业人才档案管理人员培训工作要列入重要议事日程。工程监理单位要给档案管理人员提供充足的参与培训的机会，坚持人员的继续教育，学用结合、按需施教，使人员管理理念与时俱进，提升人员档案管理能力，将人员的自我发展和企业发展目标结合起来。此外，利用约束和激励机制激发档案管理人员的工作积极性，在单位内部形成踏实肯干的工作作风，这是监理单位档案管理工作质量提升的重要路径和方法。

4.运用技术手段，提高监理档案管理水平公路项目建设工期长、专业要求高，在工程建设的整个过程中，项目建设形成的监理档案资料数量庞大，统一和规范管理难度比较大，传统的监理档案管理工作模式难以满足现代公路项目监理档案管理需求，因此，项目监理单位要利用大数据技术和数字化管理手段，建立起档案管理信息系统，充分利用计算机、摄像机、扫描仪等技术，使工程监理档案朝着数字化、智能化方向发展。

摘要：水利工程档案管理是整个水利工程建设的重要组成部分，也是推动水利工程建设顺利进行的基础性条件。随着社会的发展与进步以及经济的日益发达，水利工程档案管理的重要意义日益得以凸现出来。如何加强水利建设工程档案管理工作，推进水利工作程建设的高效进行，是摆在水利建设工作人员的重要课题。本文就目前水利工程档案管理中存在的问题进行了分析，进而提出了一些加强水利工程档案管理的重要措施。希望能给水利工程建设档案管理提供参考与借鉴。

关键词：水利工程；档案管理；策略

水利工程档案是对水利工程建设过程的历史记录，它属于水利科技档案的重要内容。在水利工程建设过程中，人力、物力各方面都投入比较大，并且水利工程建设的周期比较长，工程建设过程中所记录的档案信息具有信息庞大、种类繁多、技术性强的特点。水利工程档案的第一环节是对工程信息进行收集，这也是水利建设项目的重要组成部分。加强水利工程档案的收集工作是水利项目建设工作的需要，也是国家和水利部的基本要求。档案信息不但在水利工程建设过程中发挥着重要作用，而且对工程建成以后运行工作、管理工作，也是不可或缺的依据与条件。随着社会的发展，水利建设项目日益增多，这给水利工程建设档案的收集与整理造成了不小的难度。充分利用档案信息，可以为工程项目的维修、管理、改扩建等提供服务，为国家经济的发展与水利事业的顺利开展提供优质服务。

1水利工程档案工作存在的问题

1.1水利工程建设工作注重建设，忽视档案管理水利工程建设需要大量的档案信息，但是在建设中往往只注重工程建设，忽视了档案管理的作用，认为工作建设的效率与质量是最重要的，档案管理对于提高建设效率与质量无关紧要，基于这种认识，相关部门甚至对档案管理必备的工作也没有做好，例如档案管理机构的建立、规章制度的制定、档案管理的基础设施等方面缺乏支持力度。另外，新建工程通常不提前修建办公场所，使得已经形成的工程档案资料不能及时集中地存放，会出现档案资料的丢失与损毁问题，以致于在工程即将完成之时，档案的收集工作还没有做好，仍处于分散或者停滞状态，管理处于无序状态，很难实现档案管理工作与工程建设的同步。

1.2档案管理工作者的档案管理业务水平不高现在的工程建设单位多数是新建的，职工也多是年轻的毕业生，对于工程档案资料的重要意义，以及整理与归档的标准都了解不透，更缺乏档案管理经验，在处理实际问题时不能按规范进行。此外，由于业务水平不高，对工程建设的流程不甚了解，不熟悉水利工作建设的业务，不能及时进行档案资料分类，不能把握档案收集范围，档案整理工作受到限制。而且档案管理工作人员多为兼职，许多档案资料不能及时归档，在进行档案管理工作中会出现一些不规范的操作，致使错误的产生，阻碍了工程建设的顺利开展。

1.3对档案工作缺乏应有的重视因为建设单位自上至下对档案工作重视不够，致使对档案管理工作意识不强。职工参加会议的资料不能及时归档，各科室的文件以及参建单位等报送的材料各自存放，一些重要的专业档案与照片档案分散在各个科室，对收集整理造成了不小的难度，致使档案管理效率较低。

2水利建设档案管理的对策

一、某空管单位在新机场空管建设工程档案管理基本经验

（一）建设单位领导重视和支持档案工作是做好档案管理重要前提

某空管工程建设指挥部成立之时，负责建设的领导就意识到档案管理重要性，从建立健全档案管理组织机构入手，选好配齐档案管理人员，制订具体制度。一是在指挥下成立档案工作领导小组，由一名指挥部领导分管，统一协调档案管理工作，负责领导工程档案质量审核、竣工验收工作。设立专职档案员，在各部门确定一名专业技术人员担任兼职档案员，参建单位必须明确一名领导分管档案工作，确定一名专（兼）职档案员，建立集中统一的工程档案管理网络。二是制订具体措施。根据空管工程进度表，制订出的工程项目档案工作计划，规定了档案管理的基本原则，基本工作程序，在措施当中，规定出档案管理的基本思想，人员构成，各阶段的档案收集标准，有收集档案的表单，以及监督责任。做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。

（二）下发分局基建档案管理暂行办法，做到工程建设档案管理有章可循

根据单位工程建设任务重，档案管理工作复杂，及时下发（分局基建档案管理暂行办法）共五章四十四条，系统规范工程建设、规划、设计、施工、管理、改建、扩建和维修等方面档案管理工作，明确工程项目各个阶段档案管理的职责和操作规则，为新机场空管工工程项目建设档案管理提供基本依据，也成为档案管理人员学习基本材料。

（三）及时对档案管理人员进行专业应急培训

在档案工作领导小组成立后，指挥部对专兼人同进行摸底，发现很多兼职人员档案理论基础薄弱，经验不够。马上组织力量进行专题培训。请档案专职人员讲课，请上级和地方工程管理档案专家讲解，对专兼职人员外派培训，组织档案人员到工程档案管理先进单位交流学习，通过系统培训，指挥部专业兼职档案管理人员素质明显增强，在后来工作中，对出现不同问题的处理能力明显增强，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。

（四）在工程建设档案管理中引入PDCA管理循环

摘要：

公路建设是推进经济发展的重要部分，公路工程档案作为公路工程的写照有着重要的意义，所以加强公路工程档案管理工作就是重中之重。然而我国公路工程档案管理工作并未跟上社会的发展，仍然面临很多问题，文章将从公路工程档案管理重要性的角度出发为提高公路工程档案管理提出相关的解决方案。

关键词：

公路工程；档案管理；对策

公路工程项目资金花费大，项目多，尤其是近几年，公路建设普及到各个地方城市。公路工程档案对公路工程建设的相关记录，反应公路工程建设从设计、招标到工程竣工全方面的内容。不仅能够反应已经竣工的内容，对公路工程的修缮，调查工作有很大的帮助。虽然我国在公路工程设计、技术、竣工等方面都有了很大的提高，但是对于公路工程管理方面仍然有许多问题待解决。

1公路工程档案的概述和内涵

公路工程档案是指公路工程项目从最开始到最后施工完成的所有相关数据的载体，包括计划书、图纸、表格、财务等具体资料。公路工程档案是对历史公路工程的记录，具有再现性、记录性的特点，能将相关资料真实的反应出来。此外，公路工程档案还会对一些隐蔽工程进行重要记录，是公路工程管理的重要凭证。公路工程档案还会对公路事故进行记录并分析原因，对工程质量加以评定。如果建设完成的公路工程出现质量问题，将会从公路工程档案入手，寻找责任人加以赔偿。公路工程档案对工程的实施、开展和相应的维修都有着重要的帮助。然而，目前相关管理人员对公路工程档案不加以重视，导致公路工程档案管理不周，错误频频出现。接下来，文章将对公路工程档案管理进行分析并提出相应的改进措施。

2目前公路工程档案管理存在的问题

【摘要】工程档案管理不仅能起到历史凭证和工作考察的作用，而且还是历年来质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系检查中必不可少的依据。网络时代下，公路工程档案管理信息化也是必然的趋势。电子档案有着归档方便、检索便利、上传速度快的优点，对于提高企业与单位勘察设计工作效率有着极大的促进作用。

【关键词】网络时代；肇庆市；公路工程；档案管理

一、公路工程档案管理信息化的重要性

公路工程档案是将在公路工程建设中所形成的文字、图纸、图标、声像等各种载体文件材料信息化，在企业或者单位中建立一个专门供档案存档的信息平台，方便企业和单位将所有公路工程建设的相关信息都归档存入到统一信息平台中，再辅以信息技术化的管理，保障归档档案资料的安全性，并确保档案资料方便相关管理者、领导者的检索与查看。目的是吸收以往良好的建设经验和吸取以往建设存在的安全问题教训，以便在日后公路工程工作开展中做得更好。

二、网络时代下肇庆市公路工程档案管理的难点

（一）档案管理制度不够完善。当前，肇庆市公路局城区分局目前初步形成了档案管理制度，但还未形成较完整统一的公路工程档案管理办法及规章制度，这主要源于该单位对工程档案及档案人员的不重视。公路工程档案管理制度的不完善，将导致公路工程档案管理工作无章可循，工作人员的相互推诿责任或者对工作敷衍了事，导致许多文件资料在施工建设完成后都找不到原始记录，影响项目建设信息的归档与管理。由于缺乏档案管理制度的约束，可能出现档案管理人员只懂得上传档案信息却不懂得加强档案信息保护的情况。网络时代下最重要的就是保障档案信息的安全，但由于档案管理制度中缺乏该条规章制度，导致档案管理人员只开展基本的工作，即忽略对档案的信息化管理。

（二）档案管理人员信息素质不高。信息素质是指一个人的信息需求、信息意识、信息知识、信息道德、信息能力方面的基本素质。近几年来肇庆市为完善公路网规模建设做出许多努力：肇庆市在2016年计划投资123亿元加快以高速公路、与核心区对接的快速路建设，还改造县乡公路100公里、建设农村公路硬底化300公里。在此过程中，档案管理重要性日益突出，对档案管理人员的信息素质要求就更高。但肇庆市公路局城区分局档案管理人员的信息素质并不高。主要表现在：缺乏信息意识；信息道德不够强；对计算机软硬件技术应用级网络维护等信息知识了解不够。而这都是因为该单位缺乏对负责工程档案的人员进行针对性培训所导致的。

（三）网络安全影响公路工程档案管理的安全性。网络平台的开放化，导致档案管理的安全性和保密性受到威胁。尤其是在当前互联网+时代下，档案泄密事件时有发生，比如企业或单位的档案信息受到漏洞攻击、木马攻击等。网络安全同样给肇庆市公路局城区分局带来一定困扰，城区分局目前建立了档案信息管理平台，也对平台做一定技术维护，但在缺乏对工程档案负责人员的针对性培训之下，这些档案人员的技术维护技能未能跟上漏洞、木马等的升级速度，最终也有可能导致建立的档案信息管理平台缺乏安全保护作用。

近年来，随着我国对水利工程的重视，水利工程的质量管理工作也得到了规范。档案管理工作是水利工程质量管理中的重要组成部分，因此被提出了新要求。为此，本文在分析新形势下原有水利工程档案管理不足的基础上，提出几条水利工程档案管理的创新途径。

一、水利工程档案的重要作用

众所周知，档案是水利工程由始至终的详细记录，是开展其他项目工作的决策依据。一方面，其有利于规范水利工程建设，当水利工程施工人员参照以往的数据进行工程设计、施工、运行以及维护等工作时，水利工程建设可以得到真实、科学的数据支持，为水利工程施工单位的发展决策提供参考；另一方面，水利工程档案有助于防止工程建设的盲目进行，通过借鉴以往的建设方案与资料，减少水利工程不必要的经济支出，在控制水利工程建设成本的同时，提高水利工程建设效益。由此可见，水利工程档案具有十分重要的作用。

二、新形势下水利工程档案管理的缺陷

虽然水利工程档案十分重要，但是发挥的作用仍然受到档案管理质量的限制，且由于当前水利工程档案管理工作创新性不高，导致新形势下的管理工作存在众多管理缺陷。第一，缺少完善的档案管理制度。现阶段的水利工程档案管理制度尚不完善，水利工程档案管理工作缺少明确的制度引导与制度约束，严重影响档案管理工作的实效性与质量。第二，未及时开展水利工程档案收集和归档工作。在水利工程建设过程中，项目建设时间长，相关资料收集难度大、收集工作繁琐，特别是管理人员对档案管理工作不重视，导致档案收集和归档工作没有及时进行，项目完成后的最终档案并不全面，严重影响水利工程建设档案的完整性。第三，水利工程档案信息化建设滞后。由于水利工程档案内容与企事业单位的档案内容不同，水利工程档案管理并不适用企事业单位档案管理软件，然而现阶段尚未开发出一套适用于全部水利工程建设的档案管理软件，导致档案信息化建设相对落后。

三、新形势下创新水利工程档案管理的途径

（一）完善水利工程档案管理政策

水利工程档案管理工作需要严格按照我国现阶段已经颁布的《中华人民共和国档案法》及《水利档案工作规定》进行。基于新形势下水利工程档案管理的缺陷，相关部门也需要积极完善水利工程档案管理政策，加强水利工程档案管理法制化建设，制订一套完整的档案管理、档案借阅以及档案保密岗位责任制等制度，让档案管理工作更加的完善与规范。水利工程建设单位需要认真研读国家有关法律法规以及政策，将此作为开展工程档案管理工作的出发点，并在实际管理过程中，严格按照每一项制度规定进行。另外，我国政府、水利管理部门和其他相关部门必须基于新形势下对水利工程档案管理的需求及水利工程档案使用要求，制订具体的档案管理政策，并及时了解社会动态，根据时展以及人们对水利工程需求的变化，及时完善与补充水利工程档案管理政策，严格按照更新后的水利工程档案管理政策实施管理工作。