电子档案管理范文

摘要：本文针对电子档案管理中的信息易变性问题，探讨了现有的解决办法，并提出引入区块链技术。通过建立基于区块链技术的电子档案管理模型，将电子档案数字摘要存入区块链，实现电子档案真实性、完整性、可用性和安全性保障。

关键词：区块链；电子档案；电子文件管理

近年来，区块链技术凭借其颠覆性应用模式，引起世界各国政府和企业的高度关注，社会各界都对区块链技术寄予厚望。我国也于2016年将区块链技术定位为战略性前沿技术[1]，鼓励社会各领域积极探索区块链技术与本领域的融合。当前，我国区块链产业飞速发展，人才和资本不断涌入，区块链技术开始在金融、版权交易、电子证据等领域得到实践[2]。在档案领域，专门档案的管理部门（如专门管理会计档案的部门，或专门管理医疗档案的部门）也纷纷研究验证了用于支持电子文件创建及保存的区块链应用系统[3][4]，但对于支持电子档案归档及长期保存的区块链应用研究目前还很少。因此，笔者尝试结合区块链技术的特征与我国主要的电子档案管理模式，提出具有实践性的应用方案，以期完善我国的电子档案管理。

1电子档案管理中存在的信息易变性问题及现有解决办法

与传统档案相比，电子档案更加依赖组织机构的管理和技术环境。首先，数字存储设备的可重写性使电子档案容易被伪造、篡改和删除而不留痕迹。其次，由于信息和存储载体可分离，数字信息可以在不同存储载体间自由转移。在这个过程中，计算机病毒、外部磁场干扰等也会导致电子档案信息损毁或丢失。最后，电子档案载体性能的不稳定、软件版本更新导致的电子档案迁移等，都可能造成电子档案信息的变化。因此，为维护电子档案的真实、完整、可用和安全性，档案部门通常使用元数据描述电子档案的管理过程，追溯对电子档案的一切操作。“捆绑”元数据后，电子档案可以自证在其管理过程中未被非法篡改或伪造。该做法虽然保证了电子档案对于管理系统的相对独立，但也导致管理难度大大提升。电子档案总量庞大，每一份电子档案都具有众多类型的元数据，在电子档案长期保存过程中，若定期或不定期地监测这些元数据以保证电子档案真实性，需要付出较高的时间成本。若能采用某种技术，直接反映电子档案信息未遭非法更改，则能简化对电子档案真实性的元数据鉴定，提高电子档案管理效率。

2在电子档案管理中应用区块链技术的可行性分析

工信部的《区块链参考架构》将区块链定义为：“一种在对等网络环境下，通过透明和可信规则，构建不可伪造、不可篡改和可追溯的块链式数据结构，实现和管理事务处理的模式。”[5]区块链一般可依据开放程度的不同分为公有链或非公有链。链上还可以存储一些可运行的代码，即“智能合约”来操作数据，以支持区块链在全领域更灵活的应用。根据区块链技术的特点，可以从以下方面分析区块链与电子档案管理结合的可行性。第一，技术可行性。区块链由数据区块组成，每一区块都存有上一区块的哈希值，因此各区块间“环环相扣”，对任意区块做出任何一点改变都会导致此区块以后的所有区块发生变化，这使得区块链上的数据不能被任意修改或删除。这种可追溯、不可伪造或篡改的特性恰好与维护电子档案真实、完整、可用、安全的需求吻合，该技术可被用于真实记录电子档案在管理过程中的全部变化，追溯电子档案原件，有效处理信息易变性问题。第二，管理可行性。各电子档案管理单位中参与区块链数据存取的计算机及其他终端被称为区块链网络中的“节点”。区块链技术要求只有绝大部分节点达成对同一份电子档案合法性的共识，其中的档案信息才能被区块链承认，成为不可更改的记录。这样的规则构建了一个信任体系，即无需“公正”的第三方介入，没有信任基础的两个节点可以在数学和计算机技术的保证下建立互信，直接认定区块链中的档案信息可信并加以使用。电子档案不再需要通过繁杂的元数据鉴定自证真实性，这样的做法有助于降低电子档案管理时间成本，提高档案体系运作效率。第三，社会可行性。对于公民而言，区块链构建的信任体系能提升用户对电子档案的信任程度，间接增强了公民与档案机构间的信任关系。对于我国档案事业来说，区块链把所有电子档案管理单位连到一条链上，使档案行政管理机关可以从更宏观的角度对各单位进行统一监管与指导。

3基于区块链技术的电子档案管理模型设计及分析

近年来，在经济的逐步带动下，我国的电子商务管理也循序渐进的进行了革新，尤其针对电子商务档案管理工作提出了新要求。新时期下电子商务档案管理工作应该与时俱进，根据电子商务发展的现状，逐步提高电子商务档案管理工作水平，及时准确的掌握电子商务发展的最新动态，进而朝着智能化趋势发展。因此，加强电子商务档案管理工作是新时期企业改革的重中之重，是转变企业管理方法的有效手段，也是促进企业发展的必要举措。

1新时期电子商务档案管理的现状

正如同志所说：“档案是人类活动的真实记录，是党和国家事业发展不可缺少的方面，是人们认识和把握客观规律的重要依据，电子商务档案管理智能化事业是一项典型的功在当代利在千秋的可持续性发展的事业”。目前电子商务档案管理朝着智能化发展的过程中存在着或多或少的问题，这会直接导致企业的发展受到阻碍。由此可见可见，在新形势下加强电子商务档案管理工作十分重要，随着我国科学技术水平的不断提高，电子商务档案管理工作也需要逐步的完善，因此加强电子商务档案智能化管理工作是我们当前所面临的一项紧迫任务。

2目前电子商务档案智能化管理的特征

首先，与传统的档案管理相比较，电子商务档案管理具有自身的特征，其不是可以直观看见的，都是以光盘、U盘、硬盘等方法进行存储的，因此其网络性、虚拟性程度较高，电子商务的活动中信息存储和档案管理相同，都是虚拟的，例如：支付宝、网银、淘宝等广泛应用，都不需要开出具体的纸质的票据。换言之，电子商务中档案文本的管理都具有智能化、虚拟化的特征。其次，由于电子商务档案管理并不能够通过肉眼来定位，也不需要管理人员对档案进行管理和抄写，都是通过人工计算机智能模式来完成的，因此其存储形式、信息数字化程度都不同，这就导致了电子商务档案管理具有繁琐性、复杂性。最后，电子商务档案管理具有集体性、系统性。电子商务档案管理的数据信息不仅集中于一种文字或者数字上，而是能够实现全方位的信息储存，例如音频、音效、图表、视频、录音等。

3提高电子商务档案管理智能化水平的有效策略

一方面，电子商务档案管理工作应该严格按照国家下发的相关文件进行合理有效的归档，电子商务行业必须重视档案管理工作的重要性，尤其是要把电子商务档案管理工作作为行业发展重中之重，这样不但能提高电子商务档案管理工作水平，同时还能确保其朝着智能化趋势发展。因此在企业进行电子商务的过程中，电子商务行业要为企业与客户建立一种新型的沟通模式，让企业通过智能化管理方法，提高档案管理的质量和水平。从而提高企业的竞争力，实现经济效益和社会效益的最大化。另一方面，当前改革开放政策不断深入，这就要求电子商务档案管理也要与时代接轨，改变过去单一老化的档案管理模式，做到与时俱进。在实践的基础上创新，在创新的基础上实践，朝着智能化趋势发展。电子行业必须及时变革电子商务档案管理方式，转变管理模式建立完善科学有效的管理体系，促进电子商务档案管理的建设。运用智能化存储数据，满足不同的客户要求，将电子商务档案所带来的社会效益和潜在的经济效益发挥到最大化，从根本上完善电子商务档案管理制度。在新时期下电子商务档案管理工作是电子商务行业重要组成部分，它对今后企业和行业发展具有十分深远的影响。因此电子商务行业要加快进行电子商务档案管理工作的改革、重视提高电子商务档案管理工作的水平和效率、提升工作人员的计算机水平和整体服务素质，使电子商务档案管理工作，真正发挥积极作用。

4结束语

在经济全球化、信息化的时代背景下，电子商务快速地取代了传统经济运作形式，在频繁商务往来与文化沟通过程中，产生了大量电子数据，而对于这类区别于传统纸质档案数据要从何入手收集和管理，并加快促进档案管理的电子信息开发和利用，是我们当前迫切解决的重点问题。做好档案管理工作的电子信息开发和利用，不仅有利于我们提高工作水平，更能满足广大用户多元化需求，实现档案信息资源社会共享；从长远角度来说，更关系到我国社会主义市场经济建设的发展。因此，在新时期新形势下，加强档案管理工作的电子信息开发和利用，其意义非常深远。

一、数字网络背景下档案管理的新突破

（一）电子信息时代改变了档案信息

资源利用方式。在电子信息背景下，档案管理的利用对象和用户发生了一定程度变化，档案信息影响力大大增高。电子信息依托数字网络平台打破了时间和空间界限，使档案实现异地快速利用。档案用户可以通过网络平台远程调用档案，这样一来不仅节省了时间，更规避了档案在送传过程中存在的潜在风险。与此同时，电子信息技术使得社会化档案信息资源实现了真正共享，大大吸引了用户，潜在的档案信息用户逐渐增多，档案信息影响逐步扩大，档案信息作用也因此得到最大程度发挥。

（二）数字网络技术作为一种有力手段

与工具推动了档案电子信息资源开发和利用。通信网络技术、计算机技术以及多媒体技术等数字网络配套技术在档案管理工作中发挥了重要作用。可以说有效的电子信息档案管理是离不开数字网络技术的，这也是实现档案管理中电子信息开发和利用的基本前提和必要条件。计算机技术强大的电子信息处理能力能够大大提高档案信息以及档案信息产品的发展速度，特别是其强大的信息传递功能加快了档案信息资源传递与交流。

（三）数字网络促进了传统档案整理

方法改良，推进了文件、档案一体化进程。随着电子文件覆盖面日渐广泛，电子文件归档提前，档案和文件的距离缩短，界限逐渐淡化。这些文件或档案上网，能够为社会提供更多信息资源，尤其是能为战略决策层制定策略方案，提供必要关键信息，在这方面，电子信息档案的社会效益和经济效益已很明显地体现出来，而以电子信息为载体的档案信息主要是对决策的支持，从这一角度来看，档案信息资源开发已经迎来了发展的最佳时代机遇。

【摘要】随着计算机技术的不断发展以及信息技术的广泛运用，信息化成了现在档案管理的主要手段，但风险也随之而来，基于此，本文主要针对电子信息档案管理安全防范工作进行探讨。

【关键词】电子信息档案管理；安全防范；方法

目前，无论是机关、企事业单位，还是私营企业，工作中对电子计算机的依赖越来越大，办公也变得更加方便快捷，而档案信息化成为了管理档案的最快捷方式，它提高了档案利用的效率，让档案管理利用更便利，但电子信息档案管理工作并不那么完美，与传统的纸张档案相比，风险性更大，如果没有好的安全防范措施，电子信息档案数据很容易被入侵，同时在电子档案管理利用等各个环节，也不可避免地会产生误操作、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这要求我们必须重视电子档案信息安全防范工作。

一、目前电子信息档案管理中存在的安全问题

（一）电子信息档案管理面临硬件环境普遍不足。电子信息档案管理必须有好的硬件环境作支撑，主要包括强大的数据库服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等。由于现行的电子信息档案普遍采用集中存储的方式来存储，随着电子信息档案的不断增多，大量的数据存储和查询，容易造成系统的缓慢和崩溃。而入侵检测系统及防火墙系统也相对滞后，都已经无法满足现行电子信息档案的管理需求。

（二）电子信息档案管理面临网络开放的威胁。电子信息档案处在开放的信息环境中，它会因为计算机网络分布的广泛性、信息资源的共享性、信息通道的公用性等特点，使电子信息档案被非法窃取、盗用以及内容任意删改、增减。同时网络系统还随时有可能遭到网络病毒以及来自黑客的各种非法攻击，给系统造成不稳定或者导致崩溃，使电子信息档案数据泄露和丢失，给电子信息档案管理带来不可弥补的后果。

（三）电子信息档案管理中还面临管理制度相对滞后、管理人员职业意识不强和信息安全知识匮乏等问题。由于电子信息档案管理制度相对滞后，管理责任不明确，造成管理混乱以及数据丢失等，使电子信息档案的利用率不高；更有些管理人员职业意识不强，管理上存在自我随意、乱操作等情况，对系统用户随意删减、添加，对登陆权限随意更改，造成一些用户随意访问、越权访问管理系统，对信息档案数据进行随意查看、非法下载和使用；还有部分电子信息档案管理人员信息安全知识匮乏，对信息技术掌握不足，已不能完全满足和适应当前电子档案管理工作的需要。

二、防范电子信息档案管理的有效方法

【摘要】随着计算机技术的不断发展以及信息技术的广泛运用，信息化成了现在档案管理的主要手段，但风险也随之而来，基于此，本文主要针对电子信息档案管理安全防范工作进行探讨。

【关键词】电子信息档案管理；安全防范；方法

目前，无论是机关、企事业单位，还是私营企业，工作中对电子计算机的依赖越来越大，办公也变得更加方便快捷，而档案信息化成为了管理档案的最快捷方式，它提高了档案利用的效率，让档案管理利用更便利，但电子信息档案管理工作并不那么完美，与传统的纸张档案相比，风险性更大，如果没有好的安全防范措施，电子信息档案数据很容易被入侵，同时在电子档案管理利用等各个环节，也不可避免地会产生误操作、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这要求我们必须重视电子档案信息安全防范工作。

一、目前电子信息档案管理中存在的安全问题

（一）电子信息档案管理面临硬件环境普遍不足。电子信息档案管理必须有好的硬件环境作支撑，主要包括强大的数据库服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等。由于现行的电子信息档案普遍采用集中存储的方式来存储，随着电子信息档案的不断增多，大量的数据存储和查询，容易造成系统的缓慢和崩溃。而入侵检测系统及防火墙系统也相对滞后，都已经无法满足现行电子信息档案的管理需求。

（二）电子信息档案管理面临网络开放的威胁。电子信息档案处在开放的信息环境中，它会因为计算机网络分布的广泛性、信息资源的共享性、信息通道的公用性等特点，使电子信息档案被非法窃取、盗用以及内容任意删改、增减。同时网络系统还随时有可能遭到网络病毒以及来自黑客的各种非法攻击，给系统造成不稳定或者导致崩溃，使电子信息档案数据泄露和丢失，给电子信息档案管理带来不可弥补的后果。

（三）电子信息档案管理中还面临管理制度相对滞后、管理人员职业意识不强和信息安全知识匮乏等问题。由于电子信息档案管理制度相对滞后，管理责任不明确，造成管理混乱以及数据丢失等，使电子信息档案的利用率不高；更有些管理人员职业意识不强，管理上存在自我随意、乱操作等情况，对系统用户随意删减、添加，对登陆权限随意更改，造成一些用户随意访问、越权访问管理系统，对信息档案数据进行随意查看、非法下载和使用；还有部分电子信息档案管理人员信息安全知识匮乏，对信息技术掌握不足，已不能完全满足和适应当前电子档案管理工作的需要。

二、防范电子信息档案管理的有效方法。

摘要:档案中记载了国家机关和企事业单位发展中的关键信息，所以档案管理中加强保密工作尤为关键。档案管理工作中，机密档案管理受到了人们的高度重视，而信息技术的应用也转变了档案管理的模式，为档案日常管理提供了诸多便利。为此，本文就主要分析了做好电子档案管理的保密工作的有效措施。

关键词:电子档案管理;保密工作;措施

当前，大数据和信息化时代已经成为主流发展趋势。电子档案保密工作是加强档案信息安全管理的有效措施，在信息技术日新月异的今天，也要采取有效措施做好电子档案保密工作，以避免工作失误引发的档案信息泄露问题。

1电子档案概述

电子档案主要以数字编码的方式将信息存储于磁盘、磁带和光介质之中，同时，计算机能够准确识别并科学处理电子档案中的信息，该信息以数字代码序列完成网络传输。如信息准确地记录于存储载体后，则成为数字化信息，并具有较强的机读性特征，存储信息的数量较大，信息内容尤为丰富。

2电子档案管理的特点

电子档案管理模式的优点如下所述:其一，管理便捷。电子档案经压缩技术处理后，数据信息占用的空间较小，便于保存。其二，数据信息传输速率快。电子档案的数据信息传输速率较快，便于查阅与调用。正是因为电子档案管理模式的这些优点，使其受到企业的高度重视。但需要注意的是，电子档案管理模式也存在一定的缺陷。随着互联网的快速普及，网络环境也越来越复杂，电子档案中的数据信息极易因黑客攻击或病毒侵袭而泄露。一旦数据信息泄露，就会给企业造成无法预估的损失。另外，电子档案的加密程度直接决定了数据信息的安全程度。由于技术方面的限制，增加了数据信息的安全隐患。

3电子信息档案管理保密性的影响因素

摘要：

随着现代科学技术的不断发展，对人们的生产和生活带来了较大的影响。计算机的普及改变了传统办公方式，档案信息化提升了企业管理效率，但同时也产生了一定的问题。文章主要针对电子信息档案管理的保密及其防范工作展开分析。

关键词：

电子信息档案；保密工作；档案安全

0引言

随着现代计算机技术、信息技术的蓬勃发展，在促进我国经济增长的同时，推动了现代档案电子化的建设，从而适应现代社会发展的需求。信息档案的建设是以现有档案为依据，在保证档案内容不变的基础上，对档案进行信息化转变，从而实现档案资料的共享。如何在有效使用档案的同时保障档案的安全性，是文章讨论的重点。

1电子档案泄露的途径

随着现代信息技术的不断发展，越来越多的企业通过电子文档进行档案储存。档案信息化虽然提升了办公的效率，但是在互联网环境中，存在着泄密的隐患，这主要是由于互联网的开发性造成的。如何避免电子档案的泄露，是现阶段电子档案管理有待解决的问题。在互联网环境中，电子文件在使用、传输和管理过程中是能够被窃取和篡改的，也就意味着电子档案存在着较大的泄露风险。常见的泄露渠道有：①通过计算机各种端口进行复制，例如USB、蓝牙等；②通过网络传输进行复制；③电脑病毒能够完成对文档的复制和破坏，例如生活中常见的木马病毒。电子档案的泄露对企业和单位的发展造成了严重影响，因此要做好电子档案的保护工作。

摘要：档案管理部门是食品药品检验机构的数据中心，起到不容忽视的作用。电子档案在档案管理中非常重要。食品药品检验所应利用数据中心整合各信息系统和信息资源，及时更新业务数据。同时,食品药品检验所也应基于数据中心的实际情况建立相应管理系统,管理系统处理档案的加工、整理、排序、分类、编目和其他内容,可以进一步增强电子档案的准确性和真实性,并确保食品药品检验结果无误。

关键词：食品药品检验；电子档案；档案管理；档案信息化

社会经济的发展给人们创造了更加美好的生活，大家越来越重视身体健康。食品药品检验能为人们的日常饮食和用药提供安全保证。因此，在新时期必须不断完善和优化食品药品检验机构的档案管理，将先进的理念和技术融入到工作中，使其能够全面发展和不断创新。

1食品药品检验档案管理内容及意义

食品药品监督检验研究院所是国家和地方食品药品质量保证体系机构和技术支持部门，是一个基于法律规定的国家药品和生物制品的质量检验机构和技术仲裁机构，承担对食品、医药、保健食品、生物制品、化妆品、实验动物等多类型产品注册的审批，生物制品的进口检验、监督、检验和安全评价及发放，负责国家食品药品检验与真菌类有毒物质的研究、生产、销售和管理，并进行相关技术研究。食品药品检验记录检验、科研、培训和管理及其他内容，主要包括食品和药品检验服务以及食品和药物检验管理,归于科技档案的类别，不仅与一般档案“自然形成”“历史记录”“使用价值”和其他属性相一致，还有其独有的特征,例如材料的分散性、较强的时限性、较高的使用频率、查询困难、信息的多样性，较强的专业性等。当今信息技术日益广泛的应用，借鉴国内外档案管理的先进经验，运用计算机技术中的云计算、网络技术等手段，建立电子食品药品检验档案，拓展、深化档案信息资源向公众开放，将有效地改善食品药品检验档案的服务质量和效率。

2食品药品检验建立电子档案的优点

食品药品检验电子档案具有以下优势：一是占用空间少。传统的档案存放各种大型档案柜储存各种案卷，需要占用大量空间。档案管理信息化后，不再需要大的存储空间，也不需要进行繁琐的排序和归档工作，只需要一个小芯片就可以存储电子档案，档案保存的时间更长，存储的内容更加完备。二是信息处理效率高。纸质文件资料在档案管理信息化后将形成电子文件，并立即进行归档分类处理。文件资料的存储、收集、登记、检查和统计将获得更加迅速的结果，这不仅使文件的归档率和文件内容的完整性得到了保证，而且也利于档案的搜索和利用。三是实现了共享资源。资源共享一直是传统档案很难实现的功能，当需要查阅时只能亲自去档案室。实施电子档案信息化管理后，能有效地解决这一问题。

3食品药品检验档案管理现状