档案应急管理范文

《档案学通讯杂志》2015年第四期

档案是中华民族珍贵的不可再生的文化遗产，具有清晰确定的原始记录作用。档案资料一旦受到破坏或损毁，将会对我国珍贵的社会记忆产生无法弥补的损失，正是基于此，我国档案界对档案安全保护工作十分重视。当前，我国社会处于突发事件高发期，自然灾害频发，社会矛盾日益突出，使档案馆的档案安全保存工作面临巨大的风险和威胁。加强我国档案馆应对突发事件的应急管理工作，保护我国珍贵的档案资源免受各种突发事件的威胁，是当前我国档案事业持续发展的迫切需要。加强我国档案馆应急管理理论研究，从非常态视角出发，构建我国档案馆应急管理体系，是保护我国档案资源安全，推动我国档案事业持续健康发展的重要内容。

1档案馆应急管理研究基点

1.1档案馆应急管理对象的科学界定探讨档案馆的应急管理的前提是对档案馆应急管理的对象———突发事件加以科学界定。本文将突发事件界定为一切能威胁或破坏档案安全、档案馆工作人员安全和干扰档案馆工作秩序，具有突发性、紧迫性、危害性的事件。根据突发事件的发生原因不同，档案馆突发事件可以分为人为因素造成的档案馆突发事件与自然灾害因素造成的档案馆突发事件。根据事件发生的不确定性大小，可以把档案工作中各种事件分成两类，一类是常规事件，另一类则为突发事件。而在档案馆突发事件中，又根据不确定性的大小依次分为档案馆危机性突发事件（档案馆非常规突发事件）与档案馆常规性突发事件。

1.2档案馆应急管理创新理念档案馆的应急管理应该秉承全程应急管理、协同应急管理与智慧应急管理的创新理念。全程应急管理理念，是档案馆应急管理业务过程所秉承的理念，从纵向拉伸了档案馆应急管理业务流程的“链条”，将档案馆对突发事件的风险管理环节纳入应急管理业务流程中，真正实现“前端控制”。协同应急管理理念从横向扩充了档案馆应急管理涉及的范围，使档案馆系统内外的应急管理相关的人、财、物、信息等实现最优配置，从而使应急管理效果倍增。档案馆智慧应急管理，是全程应急管理和协同应急管理实现的手段和方法，从根本上解决全程管理、协同管理过程中对于资源获取、管理和协调方面的瓶颈问题。三种理念从三个不同维度优化了档案馆传统应急管理观念，三力合一，共同推进档案馆应急管理工作向前迈进。

2档案馆应急管理现状与困境分析

当前，我国档案馆应急管理环境面临“内忧外患”。复杂多变的社会环境，灾害频发多发的自然环境以及日新月异的信息技术与媒体环境等“外患”给档案安全保护带来诸多风险。与此同时，档案馆应急管理环境也存在诸多“内忧”。客体事件频发，严重威胁档案安全；档案馆应急管理主体应急管理能力有待提高，对各种可能破坏档案载体的有害气体不知晓、缺乏突发事件来临时的应急抢救技术、对已经初露端倪的危险源不能感知等等。根据对我国档案馆应急管理实践的调查与访谈，探究其内在原因发现，理论层面，档案馆突发事件应急管理理论支撑力度不够；制度层面———必要的顶层设计缺失；实践层面，档案部门应急管理工作受重视程度有待提高。

3档案馆应急管理体系框架构建

为确保我局档案工作有序推进，扎实推进档案规范化要求，标准化建设，信息化管理，促进档案工作提质增效，整体水平新提升。制定了本年度档案工作计划，经研究现印发你们，请认真贯彻执行。市应急管理局2020年3月19日市应急管理局2020年度档案工作计划2020年，市应急局档案工作以新时代中国特色社会主义思想为指导，认真贯彻落实、三中、四中全会精神和省、州、市会议精神，强化档案法制意识，加强档案规范化管理工作，加快档案信息化建设，拓展档案工作新领域，努力开创档案工作新局面。充分发挥档案管理的作用，为促进全市经济发展和社会全面进步及应急管理事业的发展做出新贡献。根据市档案局的要求，结合实际制定工作计划。

一、加强组织领导，完善工作制度

调整我局档案工作领导组，进一步加强对档案工作的领导。下设办公室，全面负责档案业务管理和建设工作。建立和健全档案管理的各项工作制度。

二、加强档案业务学习，提高档案人员的自身业务素质和管理水平

首先要组织全体干部职工认真学习贯彻《档案法》使大家进一步提高对档案工作重要性的认识；尤其是档案人员要坚持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强依法治档的意识，提高自身业务素质和管理水平。

三、狠抓档案业务建设，使之达到规范化、科学化和制度化

今年在档案业务建设上，要着力抓好4个重点：1.首先要制定出2020年档案工作计划，明确具体任务，目标和要求；同时，按照市档案局的要求，按时报送有关材料。2.加强档案基层设置建设，配齐所需的相关设施。3.建立健全档案管理制度，即：立卷归档制度、工作职责制度、岗位责任制度、保密制度、考核制度以及学习制度、工作程序、查借阅档登记簿、报送统计登记簿等，形成档案管理制度化、经常化、规范化和科学化。4.做好省二级档案室建设工作。

四、夯实档案室基础业务，提升档案服务能力

为提高百货商店安全事故的应急抢险能力,最大限度地减轻对我店档案的损害，维护档案的安全与完整，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《百货商店档案管理制度》之规定，结合我店实际，制定本应急处置预案。

一、应急处置的组织机构职责

为确保档案突发安全事故应急抢险工作的顺利开展和高效运作，特成立百货商店档案安全应急处置领导组，由分管档案室领导任组长，保卫处、后勤部门及档案室相关同志任成员。负责档案安全应急处置工作的组织领导和抢险现场的组织指挥。下设抢险组：档案室领导担任小组长，各类别档案负责人、保卫处处长任副组长，档案室全体人员参加，负责对库藏档案的抢险工作。

二、应急处置的险情种类等级

(一)险情种类划分

引发档案安全事故的险情主要有火灾、水灾、虫灾、地震、雷击和库房崩塌等等。

(二)险情等级划分

1.一般险情

我国地震灾害频发，震后产生了很多应急救援的原始数据和档案资料。有效地管理整合地震应急档案、利用地震应急数据，是顺利开展应急响应工作，降低社会经济损失、减少人员伤亡的重要因素。笔者认为，地震应急档案的资源整合就是把分散在各个机构部门的不同来源、不同层次、不同形式、不同内容的档案信息进行识别与选择，通过研判和综合分析，使其具有条理性、系统性和价值性，实现地震应急档案信息的资源共享和协同工作，从而形成一套完整的地震档案数据，为地震应急响应工作提供参考数据。

一、政策方面

（一）完善政策法规和部门规章建立和完善地震应急档案资源管理利用的政策法规体系，应包含以下方面的内容：地震应急档案资源的部门管理职能、建设投入、档案人才储备，地震应急档案资源的采集、利用、跨部门共享协作机制，地震应急档案资源的整合政策与安全监管机制等。通过政策法律的约束和保护，对地震应急档案资源的发展进行规划的同时，确保地震应急档案资源能够得到规范、高效、合理的应用。

（二）建立资源整合协调机制地震应急档案资源的收集管理工作涉及到多个部门，对地震应急档案资源的整合进行合理规划，就需要建立长效的协调机制，对资金、人员、技术进行统筹规划和指导。应急管理部成立后，地震应急工作应逐渐建立起统一的管理机制，协调整合各部门的档案管理职能，负责指导跨部门地震应急档案的共享利用，同时也要求职能部门对这一工作进行监督和管理。

二、在地震应急档案资源整合利用方面

（一）加强地震应急档案的共享为了实现地震应急档案的共享，应整合地震应急响应中所涉及到的多个部门的多种档案资源，每个部门对地震应急产生的第一手资料按照应急响应预案的步骤和时间顺序进行收集、选择和整理。在地震指挥、应急救援、新闻宣传、医疗救助、灾民安置、灾后重建等方面，根据地震应急档案的不同来源、不同层次、不同形式、不同内容进行资源整合。确保对这些档案进行及时的整理和移交，以便更好地进行分析研究，积累更丰富的救援经验。

（二）加强地震应急基础数据库和灾损评估系统建设在资金和人才方面加大投入，将有价值的地震应急档案、科技档案和地震数据资源转化为数字档案。在建立基础数据库时，应考虑我国地区间自然环境、地质构造、经济发展、人口密度的特点，按照区域划分，率先开展某些特定区域的地震数据研究，收集这一区域10～20年内的发生所有地震的基本信息，着重分析重大地震的基本数据，保证基础数据的丰富全面。在灾损评估方面，参考我国不同地区地质构造、城镇居民空间分布、经济结构、房屋结构抗震性等的差异性，针对特定区域开展地震灾害模拟与评估建模的研究。在重大地震发生时，根据城镇人口密度及建模研究数据，能够快速准确地统计出灾区民居数量。同时，在未来的民居规划与房屋建筑抗震性分析过程中，可提供相应的技术支持和数据支持。在宏观上掌握我国建筑物分布和抗震能力现状，利用震害预防和监测资料、地震应急档案资料及建筑物群体震害预测方法，分析和评估不同地区、结构类型建筑物的抗震性能，结合建筑物的现存数量，运用软件系统计算并绘制在基本设防烈度地震作用下中国大陆地震灾害风险损失分布图。在进行地震灾害建模分析时，可以包含以下几个部分：第一，建立人口密度和民居空间分布的数据库；第二，对区域内建筑的工程造价进行统计和评估，便于统计灾损情况；第三，掌握区域内与民生相关的基础设施情况，如供水、供电、天然气管线、桥梁、街道等情况；第四，结合地震应急基础数据库，参考以往各种震级的地震所造成的损害程度，对损失情况做出相对准确的评估。

（三）对收集到的地震应急档案资源进行编研和总结扩大地震应急档案的收集范围，将文书档案、地震监测数据、灾区现场及房屋损毁程度照片、地形图纸、应急救援的视频资料等进行统一地保存收集和归档。针对地震应急工作特点进行回顾和反思，找出响应时间、组织协调救援、信息报送与请示、余震统计、现场沟通、舆情监控、应急工作人员条件保障等方面工作的不足。从而提升灾后的应急响应能力，在震后72小时的黄金救援时间内，尽可能高效、迅速地开展救援工作。整合地震应急档案资源并进行管理和利用不是一项一蹴而就的工作。随着2018年应急管理部的成立，国家在优化灾害应急资源、组织救灾体系建设、提升自然灾害类应急救援能力、以及统一调度应急力量和物资储备方面，不断加强统筹管理和协调力度，这必将为地震应急档案资源的整合利用提供更广阔的发展空间。

一、建立公共安全事件档案的必要性

1.有利于发挥公共安全事件档案的警示和教育作用。公共安全事件档案是人们在预测、预防预警、应对处置、善后安置及事后总结公共安全事件过程中形成的各类原始记录的总称。作为独特、专门的档案门类，一方面，公共安全事件档案客观真实、系统详细地反映了人们对公共安全事件进行应急处理的历史过程。另一方面，公共安全事件档案也反映了在面对突发的意外状况时，人们所做出的种种行为。这些行为较大程度地体现了以下两方面情形：其一，社会公众的风险防范意识薄弱、对灾害事故的危害性认识不足、自救知识储备不足及自救能力偏低等。其二，政府机构的应急处理机制不完善、应急处置能力不足、应急救援物资储备不足及公众的安全教育不到位等问题。例如：2003年重庆开县发生井喷事故时，一些村民不是逃命，而是站在那里看热闹，等到感觉不舒服想跑时，却已经跑不动了。因此，我们可以从公共安全事件档案的正反两方面对社会公众进行警示和教育。比如，告诫社会公众，在面对突发灾害事故时，该如何采取正确的防范、处理措施才能更好地维护生命和财产安全。这些对于普及基本的安全知识、树立公众的风险防范意识、培养公民的自救能力、增强公民的危机应变能力及避免因无知而造成不应有的损失等具有重大的意义。

2.有利于发挥公共安全事件档案的咨询和决策作用。随着改革的逐步深化，我国进入经济社会转型期，各种矛盾日益尖锐，各种利益不断冲突，公共安全事件频发。近年来，我国的地震、洪涝、干旱、冰雪和泥石流等重大自然灾害频发，SARS、甲型HINI流感和禽流感等重大公共卫生事肆虐。与此同时，各类重大刑事案件、群体性突发事件、暴力恐怖案件等社会安全事件以及特大交通事故、特大矿难事故、环境污染事故等事故灾难接连不断。这些都考验着我国各级政府的应急管理能力。然而，公共安全事件档案作为一种重要的信息资源，记载了以往公共安全事件的全景原貌，总结了以往公共安全事件预防、处理的经验教训以及探寻了以往公共安全事件形成、发展的规律。公共安全事件档案，不但可为各级政府应对新的同类公共安全事件提供参考与借鉴，而且为各级领导的咨询与决策提供信息支持。

3.有利于发挥公共安全事件档案的评估和评判作用。《中华人民共和国突发事件应对法》规定“：国家建立重大突发事件风险评估体系，对可能发生的突发事件进行综合性评估，减少重大突发事件的发生，最大限度地减轻重大突发事件的影响。”由于，公共安全事件档案对事件发生的诱因、发展的进程、产生的影响、造成的损失等都做了真实完整地记录。因此，公共安全事件档案资料对评估可能发生的公共安全事件有重要作用。首先，通过已有类似的公共安全事件档案，人们可以较容易地明确风险评估目标、制定风险评估计划、选择风险评估方法以及建立风险评估指标。其次，通过公共安全事件档案，人们还可评判政府处置公共安全事件的态度是否积极、采取的处置措施是否科学、善后安置是否到位等。

4.有利于发挥公共安全事件档案的科学研究作用。公共安全事件档案为科学研究提供了第一手支撑资料，档案部门应联合高等院校、科研机构等单位共同开展公共安全事件档案的研究。鉴于，近年来我国各地频发的地震灾害，档案部门可以利用地方史志档案资料查找历史上的地震数据，根据档案记载，对每一次地震发生的前兆，地震与周边地理环境的关系，地震范围和级别，地震造成的人员伤亡和财产损失情况以及可能影响的人口数量和交通情况等进行精确分析，我们通过这些数据，不但可以分析地震发生、发展的规律以及不同级别地震所造成的损失，而且可以制订不同区域不同级别地震的应急预案，最终为政府的救灾抢险工作提供指导。例如，为了使政府的救灾抢险工作顺利开展“，日本政府开发了‘地震受灾早期评价系统’，该系统存储了大量4级以上地震灾害的资料，能在地震发生半小时内计算出受灾规模，指导政府救灾抢险有效进行。”

二、加强公共安全事件档案建设的措施

1.明确档案部门参与公共安全事件应急管理工作的法律地位。目前，我国关于公共安全事件应急管理的法律法规还没有明确档案部门在政府应急管理中的地位和作用。因此，我国各级政府应当转变观念。一方面，应积极争取向国家决策部门提议，尽早制定与档案工作相配套的法律法规，使建立公共安全事件档案工作有法可依；另一方面，应通过修订、完善地方应急管理条例，将建立公共安全事件档案纳入地区的各种应急预案编制和应急管理体系的具体规定中，使档案部门纳入救灾抢险的智囊部门，从而正确认识公共安全事件档案在政府应急管理中的作用。

2.拓宽渠道和方式，加大公共安全事件档案社会经济效益的开发。第一，在社会效益方面。档案部门可以对公共安全事件档案信息资源进行数字化开发，利用计算机技术、网络技术及多媒体技术等，加强对档案网站和档案信息数字化的建设。对于政府机构而言，档案部门应建立应急管理案例库等信息资源库，并实现跨地区、跨部门的信息资源共享，提高政府应急决策的科学性与时效性。对于社会公众而言，档案部门应改变过去主要为党政机关服务的格局，放宽服务对象，面向社会各个阶层，开放不同程度的档案信息，将适宜公开的编研成果及时在网上公布，加大信息共享力度。除此之外，档案部门应借助重大纪念日，通过博物馆、文化馆、科技馆等平台，对公共安全事件档案资源进行展示和宣传，让人们以史为鉴，提高风险防范意识和了解危险自救办法。第二，在经济效益方面。可以将公共安全事件档案制作成科教片或编成书籍，书籍可以为史料性质或科普性质的书籍。结合各类型的公共安全教育活动，将书籍或科教片出售给各阶层的群体，使公共安全事件档案在避免和减少灾害事故造成的损失方面发挥应有的作用，促进公共安全事件档案社会效益和经济效益的有效结合。

摘要：做好档案安全工作是推动档案事业科学发展的前提，而档案信息安全工作是档案安全工作的重点。实践中杭州市档案局积极构建档案信息安全管理体系，坚持“安全第一、预防为主、威胁防控、规范运行、科技支撑”的原则，跟踪技术前沿，努力提升解决新问题的能力，同时以业界普遍存在的问题为导向，加强信息安全威胁防控，进一步做好档案信息安全工作。

关键词：档案信息安全；档案信息安全管理；体系；实践分析

当前，档案部门积极开展档案信息化建设，围绕档案核心业务建设了各类档案信息系统，包括电子档案接收、管理、保管（存）、利用系统以及馆藏档案数字化加工系统、档案网站等。与此同时，档案信息化建设过程中也出现了一些问题，其中安全问题较为突出且不容忽视，包括安全责任主体不明确、制度规范不完善、物理环境不合规，以及档案数据管理失控、信息分级不恰当、监督检查机制缺失、应急处置能力不足等，档案信息安全事件时有发生，档案信息化建设和档案信息安全防护工作面临巨大挑战。做好档案安全工作是推动档案事业科学发展的前提，而档案信息安全工作是档案安全工作的重点。近年来，杭州市档案局从维护国家安全的高度来认识档案信息安全工作，积极构建档案信息安全管理体系，把档案信息安全工作放在档案信息化建设的重中之重，综合运用多种手段应对严峻的信息安全形势，坚决守住档案安全底线。

1加强档案信息安全管理体系

顶层设计市档案局认真梳理原有的信息系统安全管理制度，对已制定的但不适应新形势、新要求的制度，抓紧修订完善，不符合现实要求的，及时予以废止；同时编制了《杭州市档案局档案信息安全管理手册》，相继建立了信息安全管理制度体系、责任体系、运维体系和应急体系，按照PDCA原则，保障市档案局网络安全畅通与可控，保障所开发和维护的信息系统安全稳定，为社会公众提供安全可靠的档案服务。

2构建基础安全保障体系

完善的安全保障体系能确保网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全，并能有效应对计算机病毒。市档案局在承载档案信息资源存储、传输、管理的计算机网络上配置了IPS、防火墙、安全审计、漏洞扫描、光闸等基础安全设备，在档案信息系统中采用身份认证、访问控制、数字签名等信息安全技术，避免档案信息资源被非法访问使用或恶意篡改，为保障档案信息资源安全提供技术支持。2017年，结合国家示范数字档案馆创建和档案行业计算机信息系统等级保护三级系统要求，市档案局投入近400万元人民币，对部署数字档案馆系统的内网进行全面升级，采用超融合架构，将服务器节点进行聚合，利用虚拟化技术将资源整合，形成统一的资源池和管理平台，实现了模块化的无缝横向扩展，促进了新开发档案业务系统的快速上线和已有档案业务系统的平滑迁移，利用虚拟工作负载的快速迁移和数据多副本配置，提高应用系统的高可用性，将软件定义的网络、安全、存储紧密集成到虚拟数据中心，结合基于策略的调配机制，达到平台级别以及平台内部的虚拟机级别全方位安全防护。结合原有政务外网（计算机信息系统等级保护二级标准）的安全防护，构建了市档案局基础安全保障体系。

3规范电子文件和电子档案管理

为确保档案信息和档案实体的平安，履行年全国档案局长馆长会议精神和省、市加强平安工作。根据市档案局《关于开展档案平安大检查的通知》并档字[]1号）和《机关、团体、企业、事业单位消防平安管理规定》公安部第61号令）要求，局决定近期在全市环保系统开展一次彻底的档案平安大检查。现将有关事项通知如下：

一、提高思想认识 增强安全意识

档案安全是档案工作的第一要务和生命线，档案安全不仅包括档案在保管环节的安全，而且包括档案在利用环节的安全；不仅包括档案实体的安全，而且包括档案信息的安全。各处室、各直属单位要牢固树立档案安全责任重于泰山的思想，树立常抓不懈的思想，以对党和人民高度负责的态度，自觉做好档案利用安全工作。要更加注重档案利用过程中的安全科学管理，时刻牢记，常抓不懈。要不断完善和严格执行档案利用安全责任制，要配置必须的视频监控系统。同时，要建立健全防火、防汛、防震及突发事件应急预案。各直属单位要对档案工作人员开展经常性的安全教育，并通过开展消防应急演练、档案安全知识竞赛等活动强化安全防范意识和责任意识，确保国家档案资源万无一失。

二、检查的主要内容

（一）档案安全保管和保密工作责任制以及规章制度是否健全，是否得到严格执行。

（二）消防安全责任人，档案安全保管和保密工作监督管理人员是否认真履行职责。

（三）各单位分管档案工作的领导、办公室主任、档案员是否懂得消防常识，是否熟知应急预案，是否会使用消防器材等。

（四）档案库房，利用、阅览场所、计算机房、计算机档案管理网络系统主要电路是否存在短路、老化等问题。

《云南档案杂志》2015年第四期

一、经费不足给民族档案文献应急保护带来困难

在笔者调查的22家文博机构中，16家没有档案、文献保护专项资金；6家有保护专项资金的机构中，有4家是从单位的年预算中拨付出，且抽取拨付比率很小。通过图1对问卷数据分析同样可以说明问题：资金匮乏是云南省边疆地区民族档案文献应急保护的最大制约，以下从四个方面分析经费对于民族档案应急保护的影响。

1.纸质档案文献数字化程度低在所调查的文博部门馆藏中，纸质档案的比例较高，大量的纸质文献给档案文献的实体保护与信息保护均带了诸多挑战。与此同时，云南省少数民族档案文献数字化水平较低，63.6%民族档案没有进行数字化，原因很多，但资金问题是最大的问题。

2.库房条件不理想在走访调查的22所文博机构中，64%的机构使用一般的房屋作为档案文献库房，只有36%的单位使用专门库房。有的库房没有温湿度设备，少数保管单位甚至没有配备灭火设备，有的甚至主馆建筑本身已是D级危房，陈旧简陋。档案装具主要有普通金属柜、普通木柜、密闭金属箱，大部分装具耐水、火、尘、虫程度较差，这种状况使得档案文献在突发性自然灾害面前无法保护和抢救。

3.大量档案文献散存民间真正“脆弱”的档案文献存在于民间，本次调研统计所调查机构保存的民族文献总数量为39682册（份），许多档案文献依旧散存民间，由于经费有限，民间散存的大量档案文献无法集中保管，存在保护管理不规范，受突发性自然灾害威胁最大，是最易消亡的一部分。

二、建立民族档案文献突发性自然灾害应急保护机制的思考

（一）应急保护机制应当因地、因馆制宜突发性自然灾害与云南省民族档案文献的双重多样性，使云南省档案文献应急保护机制能满足档案文献保护的多样需求。如干燥地区与潮湿地区档案文献易见灾害种类不同，贝叶与手工纸的常见损毁因素与保护要求亦有不同。所以要建立一个具有包容性、框架性的应急保护方案，从宏观方面规划、指导，而具体执行细则与重点预防方案则需要分地区、分主要馆藏特色详细制定，重点防护暂时没有条件建立恒温恒湿密闭库房、受自然灾害影响较为明显的保管单位，做到有针对性地预防、有预见性地保护。