档案系统管理范文

远程教育系统在Web技术的支持下将教学资源上传到Web端，并以浏览器/服务器的方式提供服务，从而实现教育培训、在线考试、师资库管理、教育培训档案管理四大功能。如图1所示。

1远程教育系统管理端的实现

管理人员可以通过登录管理端对系统在线考试、培训师资、培训课程以及对登录用户和系统功能进行管理和配置。管理端包括系统管理、培训管理、考试管理、师资库管理、档案管理、问卷调查六大模块。如图2所示。

2系统管理

系统管理包含单位管理、用户管理、权限管理、浏览日志、公告管理、打印模板、系统配置功能。由于配置灵活，非专业人士经过简单培训即可自我维护。单位管理模块用于添加设置使用系统的全部组织部门及其子部门，同时维护组织部门及其子部门的单位信息。用户管理模块用于添加所有进入系统的登录人的账号、登录人隶属单位、登录人姓名等信息。

3培训管理

培训管理由以下几部分组成：培训班管理、培训报名管理、课程管理、课件管理、作业管理。培训班管理模块通过设置培训班的添加、编辑、删除来对培训的参加人员与培训时间以及培训基本内容进行安排。也可根据权限设置查看整个系统下全部存在的培训班及其相应内容，并对培训班设置暂停培训和禁用。培训报名管理，通过这个模块可以了解报名人员的信息，对学员进行分组以及快速生成报名表等一系列功能。课程管理模块可依据培训班管理中设置的培训班为其添加培训课程，添加编辑课程时，可输入课程名称以及培训种类，该课程培训班的学员可查看了解课程的内容。课件管理模块是通过添加课件，来实现培训课程相应课件的安排与管理，可以通过设置课件的公开方式来决定是否对非学员开放。作业管理模块是系统管理员对在师资端添加的课件进行批阅、查看和删除，来实现对培训班及培训课程下作业的安排与管理。

4考试管理

一、功能模块的设计

1．系统管理子模块系统管理子模块主要实现对操作员信息的初始录入、权限的管理、密码的修改和系统初始化的设置等。这些操作都对应着数据库的单表操作，该模块设计容易实现。由于初始化数据的录入量一般较大，因此，我们对于信息的初始录入工作，支持全键盘批量数据录入，把一种信息的录入集成在一个窗体模块中，尽量减少用户的工作量，便于用户的使用。

2．信息资料子模块信息资料子模块主要实现了专业信息、课程信息、学生基本信息和成绩的增加、修改和删除操作。此功能模块的设计，都是便于信息查询模块的实现，重要的是所有的专业、课程、学生及成绩信息都必须是真实可靠的，否则将会影响到信息查询模块功能的实现，同时，填加学生基本信息时，要考虑到整个系统各个模块之间的联系，因为所有其他信息功能的实现都与学生基本信息有着关联。

3．信息查询子模块(1)课程查询:根据查询内容(按专业、按所属院系、按课程名称)来查询学生的课程信息。(2)学生资料查询:根据查询内容(按学号、按姓名、按专业、按班级)来查询学生的基本信息。(3)成绩查询:根据查询内容(按学号、按姓名、按专业、按课程)来查询学生的成绩信息。

二、数据库设计与实现

1．数据库的设计该系统可利用ER方法进行数据库的概念设计，首先设计局部ER模式，其次把各局部ER模式综合成一个全局模式，得到最终的模式，即概念模式。(1)设计局部ER模式实体和属性的定义:学生(学号，姓名，性别，出生年月，身份证号，入学成绩，所学专业，所在班级，备注，联系人，电话);专业(专业名，所属院系，招生类型，修学年限，所属学分);课程(课程编号，课程名，学时，所属专业，学分，所属院系，授课学期，教材名);成绩(学号，姓名，所学专业，班级，所学课程，课程性质，学分，成绩，备注);用户名(用户名，密码，所在部门)。ER模型的“联系”用于刻画实体与实体之间的关联，如1∶N，M∶N，还是1∶1等形式。在该系统中学生与课程、学生与专业实体之间是M∶N的关联，而学生与成绩两个实体之间关联则为1∶1。(2)全局ER模式的设计在确定好所有的局部ER模式后，就将它们综合成整体的全局概念结构。设计全局ER模式的目的不在于把若干局部ER模式形式上合并为一个ER模式，而在于消除冲突，使之成为能够被所有用户共同理解和接受的概念模型。全局ER模式不仅要支持所有局部ER模式，而且必须合理地表示一个完整、一致的数据库概念结构。根据上述功能在后台SQL2000数据库中部分数据表的设计如下。

2．数据库的实现(1)系统管理模块1)功能描述:系统管理模块的功能是使用户具有添加、修改、删除该用户自己设置的系统管理员。2)输入输出项目:用户输入项目:用户名，密码，所在部门，操作权限和操作模型。密码输入项目:用户名，新密码。3)窗体界面设计(图4):(2)信息资料管理模块1)功能描述:用户可以增加学生的基本信息记录，增加专业的记录、课程的记录和成绩的记录，以及可以修改和删除相应的记录。2)输入输出项目:专业输入项目:专业名，所属院系，招生类型，修学年限，所属学分。课程输入项目:课程编号，课程名，学时，所属专业，学分，所属院系，授课学期，教材名。学生入项目:学号，姓名，性别，出生年月，身份证号，入学成绩，所学专业，所在班级，备注，联系人，电话、备注。成绩输入项目:学号，姓名，所学专业，班级，所学课程，课程性质，学分，成绩，备注。3)部分窗体界面设计(图5):(3)信息查询模块实现1)功能描述:该模块分为学生基本信息查询、课程和成绩的查询，用户并可以按照选择不同的查询类别来查询。2)输入输出项目:学生输入项目:学号，姓名，专业，班级。成绩输入项目:学号，姓名，课程，专业。课程输入项目:专业，所属院系，课程名称。3)部分窗体界面设计(图6):(4)数据库行为操作的实现有关数据库的访问操作部分代码:该学生档案管理系统其功能基本能够完成学生学籍档案的存储和成绩、课程、专业的查询。并提供部分系统维护功能，使用户方便进行数据恢复、数据删除、添加、修改，同时，本系统自带所需的驱动程序，动态的添加与删除ODBC数据源，是典型的绿色软件。

作者：许静李晓明单位：九江职业技术学院

一、系统使用管理

1、为保证会计电算化系统的安全可靠运行,必须对系统的操作使用做出严格的控制。

2、在会计电算化系统投入运行前,由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限,并报单位主管审核批准后在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员,按同样手续办理。

3、对各使用人员明确划分使用操作权限,形成适当的分工牵制,健全内部控制制度。

4、本会计电算化系统原则上专机专用,谢绝无关人员使用机器做其他工作。

5、设立“计算机使用登记簿”，任何人均须登记方可用机。

6、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。

7、出纳人员不允许进行系统性的操作。

摘要：资金管理信息化，是实现企业集团资金集中管理的有效途径，对提高企业集团资金整体效益有着十分重要的战略意义。本文通过对企业集团资金信息化管理的特点和存在问题进行分析，提出了相应对策。

关键词：资金信息化管理；问题；对策

随着信息技术的快速发展，特别是银企直联和财企直联技术的运用，一个集会计核算、资金业务和资金报表为一体的资金信息系统孕育而生，给企业集团的资金管理理念带来深刻变化，资金管理手段有了质的提高。

一、企业集团资金信息化管理特点及运行中存在的问题

(一)企业集团资金信息化管理的特点资金信息化管理，是通过软件公司的资金信息系统，利用银企直联和财企直联技术，对企业集团的资金进行实时、动态、有效管理的一种信息化模式。涉及的资金业务模块主要包括：账户管理模块、资金计划模块、资金结算模块、银行授信模块、银行贷款管理模块、内部存贷款管理模块等12个资金模块，这些模块的运用在一定程度上降低了资金集中管理成本，节约了资金时间价值，提高了资金集中管理的整体效益。

(二)企业集团资金信息化管理通常易忽视的问题1、对系统管理员的管理不够规范资金信息系统的系统管理员主要承担着系统用户职责权限的分配，稍有不慎，将不兼容的权限分配错误或将此项权利任意授权给他人，都会给资金安全带来巨大的隐患。该岗位在资金信息系统中处于核心位置，但许多单位缺乏对系统管理员从选择、报批、监督、轮岗等方面的管理制度，容易失控。2、忽视资金岗位人员的素质要求与以往单一的财务核算系统制证功能相比，系统之间及系统内的资金业务单据数据联动性、逻辑性都较强，对财务资金岗位人员的要求提高，实际运行时，财务资金岗位人员从认识系统到熟悉系统，都需要一定的时间磨合。因此，要求该岗位人员要有较扎实的基础和较高的学习能力。另外，由于利用银企直联和财企直联技术，财务资金岗位人员可以直接通过资金信息系统完成支付，存在着支付错误或有意舞弊的风险。这就要求企业安排在该岗位的人员必须拥有极强资金安全意识、良好的道德品质和娴熟的操作技能。3、对系统使用效率的影响面估计不足通常，资金信息系统标准产品设计是要适应广泛的用户需求，因此设置的界面不够人性化，设计的基础档案表单不够灵活，系统默认的资金业务单据和资金报表格式也不能较好地满足企业集团个性化需求，需要后续的持续改进与优化，进而影响系统的使用效率。从企业角度来看，企业集团下属单位众多，人员素质参差不齐，业务繁琐、数据量巨大，各类资金基础档案信息、资金业务流转全流程都在资金信息系统里完成，需要录入的资金业务信息比以往的会计凭证中录入的要素更详细、更齐全，反映的内容也更清晰、更完整，每一个环节环环相扣，任意一个环节出现差错，都会影响数据的及时性、准确性和完整性。

二、完善企业集团资金信息化管理运行的对策

(一)设立专门的集团资金管理小组，保障资金信息系统的长期有效运行为了确保资金信息系统长期、有效运行，需设立资金管理业务指导小组和IT运维管理服务小组。前者主要负责对集团资金管理的整体规划、资金管理制度的建立与完善、资金业务流程设计与优化、用户权限管理的监督与检查、资金基础档案的建立与维护、资金用户的培训与指导、资金数据的核查与分析等工作；后者负责银行、软硬件企业、安全认证企业等机构的沟通联系，客商等主数据的管理，接收和解决业务部门的需求和故障，确保软硬件的安全、稳定运行。

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》）中要求“切实推进档案存储数字化和利用网络化”，胜利油田档案管理中心在贯彻《意见》的行动中制定了一系列措施，其中档案信息化应用考核措施是最具代表性的一项。档案信息化建设与应用是系统工程，涉及的广度几乎涵盖档案业务的全部。因此，档案信息化应用专项考核，实际上是对档案业务工作的全面评价，能够清楚地反映出档案工作的面貌和状态。本文结合考核工作的实例来阐述考核过程，虽然提出了具体的考核项和分值等，但笔者的本意是不拘泥于具体数据，重点交流考核的思想与方法。

一、考核办法

1.考核内容及规则本文列举的考核实例，成绩实行百分制。考核内容和评分规则在制定完成后，在一个阶段相对稳定地实施。在下一个年度的开始，根据档案工作实际开展情况再灵活地进行修订。考核内容有4项，即档案门类的齐全与数据完整性、归档及时性、档案数字化和系统管理，所占分值分别为30、20、20、30。因各单位的档案业务有差异，考核的档案门类也要根据实际情况而定。根据业务类型将各单位组到几个板块，分别进行考核，每个板块分别排名，突出考核的可比性、精确性和真实度。对油田企业来说，可划分为生产、工程、保障、社区和其他等5个板块，每个板块内档案业务基本相同，在考核中能够充分体现出可比性。假如生产单位和社区的一并进行考核，社区内就不涉及生产类的勘探开发档案，档案门类的差异造成单位之间无可比性，考核结果中若掺杂形式主义成分就无实际意义。4项考核内容的每一部分，原则上将分值细化到每个档案类，具体做法是：对每个档案类分别考核，有几个考核门类就得出几个分值。比如要考核9个档案类，那就要计算出9个考核值，先按百分制给出每个门类的分值，再被9除，然后相加，最后和该考核大项占总成绩的权值相乘，就得出该项的分值。本文的实例中，四个考核项所占权值分别为30%、20%、20%、30%。

2.考核流程在考核办法（制度）落实后，根据档案工作的特点，考核周期按季度进行。在每一个季度末，起草并下发考核通知，确定考核内容、规则及具体流程、上报方式等。下属单位接到通知后，先按要求开展自查，并按时上报自查成绩，由档案主管部门讨论核实后呈领导阅示确认，在下一个季度初公布考核结果。期间充分听取下属单位对考核的反馈意见，以改进和调整下一步的工作计划与方式。

二、考核内容解释

1.档案门类的齐全与数据完整性该项考核包括两部分内容：一是档案门类的齐全性，指的是考核有关单位所管理的档案类是否全面，每个板块考核哪些档案类在规则中是很明确的，缺项就要按评分标准扣分；另一个是档案数据的完整性，指的是在每个档案类中，档号、题名、归档日期、责任人等必填信息是否存在空值的问题，若存在这种情况就要按标准扣分。档案门类是根据国家有关标准，结合企业自身的业务特点，科学、合理地进行划分。作为油田企业，纳入考核的档案有9类，即勘探开发、基建、管理、会计、科研、实物、照片、视频、设备等，每个板块的种类也不完全相同，若门类缺少，齐全性就要扣分；在各类档案的管理字段中，分别有规定的必填项，若必填字段值为空，就要扣分。齐全完整性的检查要靠工具软件辅助完成，这是为辅助考核管理而编制的专用软件，靠人工检查工作强度是海量的，不现实。

2.归档及时性在预定的《企业档案管理办法》中，各类档案的归档时间有明确的要求，归档滞后就要扣分。下边列出各类档案归档及时性的具体要求：（1）勘探开发档案。完井地质总结报告，开发井等在完工10日内，探井在完工35日内归档；测井资料在完成7个工作日内归档；其他地质资料在形成后的10个工作日内归档。（2）基建档案。工程项目文件材料在其项目竣工后3个月内（以竣工验收时间为准）归档。（3）管理档案。文件办理完毕后，在30日内（以文件形成日期为依据）归档。（4）会计档案。当年的会计档案在形成部门再保管一年后，在来年的6月30日前归档（如：2014年6月30日前，完成2012年的会计档案归档）。（5）科研档案。科研课题文档要在项目鉴定后3个月内归档。（6）实物档案。实物档案应在相关工作结束后30日内归档（以实物形成日期为依据）。（7）照片。照片（包括底片）及相关文件材料在有关工作（活动）结束后30日内归档。（8）视频档案。同照片。（9）设备档案。外购设备仪器、引进项目的文件材料，在开箱验收或接收后及时登记，安装调试完成后，3个月内归档。

3.库藏档案数字化《意见》指出：“各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。”档案数字化工作目前虽然有了一定进展，但离工作目标还有距离。面对企业实体库藏量大，载体种类多，档案保存时间久远，借阅利用逐年递增的现状，需要制定可行的档案数字化计划，按照载体老化程度、档案价值重要性、借阅利用率、档案开放需要的优先顺序开展数字化工作，争取在3年内实现库藏目录数字化率100%，档案全文数字化率80%的目标，实现这个目标，要用考核来推动和促进。目前，库藏档案目录基本入库，重点考核的内容是全文数字化部分。具体方法是：以上传到系统的全文为基准进行考核，已数字化而没有进入系统的全文，不能通过系统检索，即还没有纳入档案信息化平台运行，因此不计入考核成绩。全文数字化率80%的目标的计算方法是，以系统内挂接全文的目录数（包括卷内和按件管理的目录）占应该带有全文的目录数的80%，每个单位的档案数字化率也是通过这个方法统计得出。在以往的全文挂接中，卷内的每一件（或按件管理的每一件）都可能对应着全文中的多个电子文件，比如说，一个文件有发文稿纸、正文、修改稿等，原来的做法是分别将这些文件扫描成JPG或其他格式的文件作为全文上传，即一件对应多个全文文件，显得有些凌乱。目前的做法是一件对应一个文件（全文），实现过程是将多个电子文件合成一个单层或双层PDF文件。这样，在统计全文数字化率的过程中，无论按目录或按全文，统计出的数据是一致的（按原来的做法，全文的数量一般都大于目录数）。

1企业网络环境的检视与安全性问题分析

1.1企业网络环境的基本构架

企业网络环境依其功能性的不同，可以分成两个部分：办公区域的工作站和各类数据、WEB、管理系统构成的服务器集群。其中部分工作站与服务器集群分布在不同地域，形成“公司总部-分公司-区域代表处”的整体网络构架。目前企业的服务器端更新计算机安全性修补的程序是每一台服务器均安装WindowsUpdate，通过互联网自动取得最新的安全性修补程序，保持服务器端安全漏洞都能得到及时的修补；工作站端则由工程师通过网络取得最新安全性修补程序后，通过总控分发的形式逐一手动执行安装。

1.2目前公司网络安全管理的缺憾与不足

(1)无法快速地确定公司网络上哪些主机具有安全性弱点。目前在系统安全漏洞方面，一般是网络安全工程师在获得网络安全性公告时才扫描整个环境是否存在相关安全漏洞并更新计算机系统，事实证明，对于环境来说，是非常耗时并难以及时实现的，在理想状态下，应该发展并实行一套机制来自动收集并分析在弱点扫描过程中所产生的安全信息报告，并针对安全性警讯作出回应，以有效维护工作中最基本的网络安全。

(2)没有足够的时间可以安装或部署安全性修补程序。依目前架构，每一台服务器均自行通过互联网自动取得最新的修补程序，若遇上网络频宽使用率较高时便会发生安全性修补程序更新失败的问题(经实际评估失败率约为15%)。另外，由于工作站总数量多达上千甚至达到万台，在系统漏洞更新需要一定的周期才能实现，工作过程中可能会发生安全性修补程式尚未更新完成前就已经遭受攻击的问题。

(3)有些系统无法自动安装安全性修补程序。某些独立计算机或不受控制的非网络成员计算机，由于不受系统管理员的维护控制，难以通过系统整体控制的形式完成安全性修补程序及相关工作。

(4)有些系统无法自动安装安全性修补程序。访客、行动和远端使用者，如同办公区中一般的客户端一样，这对于企业来说，这些客户端也是潜在的攻击来源，需另行处理。

为进一步推动基本公共卫生服务项目工作深入开展，发现和解决项目运行中存在的问题，提高基本公共卫生服务质量。按照《县2014年城乡基本公共卫生服务项目绩效考核标准》文件精神，11月18日—11月23日，由县卫计局分管领导带队，抽调县公卫、疾控、妇保单位专业骨干组成考核组，深入全县18个乡镇卫生院，对11项基本公共卫生服务项目进行年度绩效考核，考核组本着公开、公平、公正的原则，采取查阅资料、询问了解、调查走访相结合的方式，现场考核评分。现将考核情况总结如下：

一、十一项基本公共卫生服务项目进展情况

（一）城乡居民健康档案管理

在既往开展健康档案建立的基础上，乡镇卫生院通过门诊就诊、入户服务、患者自我申报等多种方式来为辖区内常住居民建立健康档案和电子档案。截止11月底，累计纸质建档45621份，建档率96.2%；电子建档45331份，建档率为95.2％，僧尼纸质、电子建档均为2232份，建档率98.9%。纸质版居民健康档案基本建立，电子版档案正在进一步录入中。

（二）广泛开展健康教育

加大对健康教育宣传力度，各医疗机构年初制定健康教育计划，定期更换健康教育宣传专栏内容，结合“10.8全国高血压日”、“10.10重性精神疾病宣传日”、“11.4糖尿病日”等慢性病主题宣传日，通过悬挂横幅、张贴宣传画、摆放健教处方等宣传资料，多形式、多层次、全方位地开展健康教育咨询和健康知识讲座，宣传基本公共卫生服务的政策，让群众积极主动接受基本公共卫生服务。全年累计举办健康咨询活动132次，知识讲座107次，接受教育群众达8617人次，发放各类宣传资料12000多份。居民健康教育知识知晓率、健康行为形成率大幅度提高。

（三）老年人健康管理

对辖区内65岁及以上老年人进行登记管理，采取购买服务的方式，由县藏医院每年开展一次免费健康体检，除一般体格检查外，辅助检查包括：血常规、尿常规、肝肾功、心电等项目，乡卫生院对其进行健康危险因素调查并提供疾病预防、自我保健及伤害预防、自救等健康指导。目前健康管理老年人2881人，管理率为55.53%。

一、单位电算化维护管理

会计电算化的系统维护是软件系统运行过程中最为重要、又最费时的工作，单位财务部门应加强对维护工作的管理，以保证硬件、软件的故障及时得到排除，保证会计电算化系统安全、有效、正常地运行。会计电算化的维护管理包括软件系统硬件和软件的维护管理。

1.硬件维护管理

系统硬件的维护工作大部分由计算机销售厂家进行，使用单位往往只进行一些小的维护工作，主要包括以下内容。一是要定期进行计算机等硬件设备的检查，并作好检查记录。在系统运行过程中，如出现计算机硬件故障，要及时对出现的故障进行详细的分析，并作好详细的故障记录。二是财务部门在设备需要更新、扩充、修复后，由相关部门系统管理员与系统维护员共同研究决定，并由相关的系统维护人员实施安装和调试工作。

2.电算化软件维护管理

电算化系统软件维护可分为电算化软件操作性维护与电算化软件程序维护两种。一是电算化软件操作性维护。电算化软件操作性维护主要是利用财务软件的各种自定义功能来修改软件，以便适应会计核算工作中的变化，例如会计业务需要新增加会计科目时，操作员可以利用会计软件中的有关功能增加新的会计科目。二是电算化软件程序维护。电算化软件程序维护主要指维护需要修改程序的各项工作，包括给予软件正确性的维护，完善性的维护和适应性的维护。

二、单位电算化病毒管理

单位电算化病毒管理主要是采取预防措施，防止病毒进入系统。一旦染上病毒，要有消除病毒的办法。因为财务部门的数据可以说是一个单位的核心机密数据，一旦遭到病毒的侵入，后果将不堪设想，所以单位电算化的病毒管理工作就显得尤为重要。笔者认为，可以从以下几个方面进行管理。一是在单位电算化系统用机上安装防病毒软件卡或防病毒程序。比如像航天信息公司开发的安全隔离卡对数据保护就能起到显著的作用，这些软件驻留内存，监护计算机的运行，一旦发现病毒侵犯就会发出鸣叫声，通知用户及时用杀毒软件消除病毒，同时阻止病毒的蔓延和扩散。二是计算机操作人员应经常对计算机的硬盘和U盘及移动硬盘进行病毒检测，不在计算机上使用带有病毒的U盘，尽量保证财务部门机房少用甚至不用U盘。尤其是服务器上，应该禁止使用任何带有病毒可能性的存储介质。三是禁止在财务部门计算机上使用来历不明、情况不明的软盘，绝对禁止将游戏盘插入计算机，在财务部门计算机上玩游戏。四是制定使用备份U盘的制度，重要的内容都要做备份盘，外出工作时使用备份盘，即使备份软盘被染上病毒也可以将其格式化后再备份。并在U盘上注明保存的各项信息。