档案管理知识范文

作者：叶丽娟单位：深圳市万鸿档案服务有限公司

新时期的档案管理实现了档案管理的网络化

企业现代化的一个重要标识就是企业的信息化，如今电子商务成为主流，信息化才能保障企业的生存和发展。企业信息化，馆藏资源不再是纸质资源，而转型为数字化，空间也随着信息化而虚拟化，信息资源不再是独立的，而是共享的，同时，信息化的共享和开放特性使得企业的服务对象及需求不断扩大，信息的传输也通过网络实现。由此可知，企业的信息化必然要求档案管理进行网络化。

新时期的档案管理实现了档案管理的网络化，使得其具有四大特点：首先，获取档案信息的速度更快，其途径不再单一；其次，不再仅仅是文字的表述，而是将图像和文字进行了有机结合；再者，过去作业过程都是人工操作，而如今利用计算机来实现对信息的检索、修改和复制，其速度是过去无法比拟的；最后，表现为强大的信息储存能力，同时信息的寿命长，管理和操作信息的成本低。

新时期的档案管理结合了知识管理概念

从全球的企业管理中吸收而来的新的管理理念中，知识管理是一种较为成功的管理模式。知识管理，从狭义上来讲，就是管理知识本身，其内容包括管理知识的创造、知识的获取、知识的加工、知识的存储和应用；从广义上来讲，知识管理就不再是仅仅包括管理知识本身了，因为除了知识本身，还有一些与知识有关的资源和无形资产，也应该是知识管理的范畴，这样说来的话，知识管理的内容将涉及到知识组织、资产、设施和活动等的管理。

将知识管理应用到档案管理，知识指的就是档案资源，而与档案资源相关的则为智力资源，因此，结合了知识管理的档案管理，就是指对档案资源及智力资源进行管理，由于不再仅仅是管理资源本身，新投入的智力资源可以使管理系统更充分挖掘资源中的潜在价值并适当的发挥出来，从而使公司获得更大的收益。结合了知识管理的档案管理具有如下特点：

1、档案管理的资源更丰富，有资源本身，还有智力资源，大大提高档案馆自身的管理效率，具有更高的服务效益，能够符合当今知识经济社会的要求。

1国土资源档案管理继续教育应注重档案管理人员整体素质的提高

内蒙古自治区国土资源档案管理人员整体素质是全区国土资源档案管理事业发展的基础。全区国土资源档案管理事业要发展，就必须有一支高素质的专业队伍。但非常遗憾的是，由于内蒙古自治区各级国土资源管理部门档案机构成立时间短，部分档案管理人员对国土资源档案管理业务不是很熟悉，尽管经过几年来的工作实践，业务能力有所提高，但现有业务水平与国土资源档案管理事业向现代化方向发展的要求还存在着较大的差距，仍需继续大幅度提高其业务水平。与此同时，随着科学知识的不断丰富和信息技术的不断发展，国土资源档案管理业务的各项管理技术必将向更高水平不断发展，大量的档案管理人员已具有一定水平的业务知识，也需要在结构上不断调整，在内容上不断更新、扩展、深化、补充、提高。因此，全区的国土资源档案管理继续教育应首先注重档案管理人员整体素质的提高。

2国土资源档案管理继续教育应注重国土资源管理知识和档案业务知识的结合

国土资源档案管理工作是采用档案管理的一系列科学方法，通过对国土资源管理活动中产生的文字材料、图表等多种载体的文字材料和与文件材料有关的实物的收集、整理、归档和提供利用等业务管理，为国土资源管理事业发展提供档案信息资料的重要工作，具有较强的行业特点。这就需要国土资源档案管理人员必须具有国土资源管理的专业知识和档案业务知识，并把二者有机地结合起来。国土资源档案管理人员如果不能将国土资源管理知识和档案业务知识有机地结合起来，那么不管他有多么科学的档案分类标准或者多么高超的档案专业理论水平，也会因为没有实现国土资源管理知识和档案业务知识的结合，而很难准确无误做好档案分类之类的具体业务工作。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重专业知识和档案业务知识的结合，不断适应国土资源档案管理工作的新要求。

3国土资源档案管理继续教育应注重高新科技的掌握

21世纪是信息技术和科技知识高速发展的时代，大量高新技术将会应用到国土资源档案管理工作中来。届时，我们的国土资源档案管理人员中，谁尚未掌握已经应用于国土资源档案管理工作的高新技术，谁就要被时代淘汰。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重高新技术的掌握。随着信息技术的广泛应用，知识更新的周期缩短和高新技术的不断涌现，掌握高新技术依靠档案管理人员原有的理论基础、业务知识和实际工作能力是不够的。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重让我们的每一个档案管理人员学习新理论、新知识，增长新能力，及时掌握可用于国土资源档案管理工作的每一项高新技术，并及时更新那些不适应国土资源档案管理事业发展的陈旧观念，从坐、等、观望、求稳怕乱、因循守旧、安于现状的陈腐思想、落后观念的束缚中解脱出来，不断获得新知识、新技术，以用高新技术武装起来的新时代国土资源档案管理人员的姿态，去迎接高新技术给现代档案事业的发展带来的挑战。高新技术的发展是现代社会发展的未来。高新技术的掌握是人类适应社会发展的重要途径。国土资源档案管理事业的发展同样离不开高新技术。高新技术的应用是国土资源档案管理事业发展的方向。高新技术在国土资源档案管理工作中的应用将会更有力的促进土地矿产资源管理和社会经济的发展。与高新技术的发展相适应的内蒙古自治区国土资源档案管理继续教育注重高新技术的掌握，是时代的要求，也是广大国土资源档案管理人员的愿望。

4结束语

总之，内蒙古自治区国土资源档案管理继续教育应注重国土资源档案管理人员整体素质的提高，注重专业知识和档案业务知识的结合，注重高新技术的掌握。我们的国土资源档案管理继续教育还应注意重视教育的实效性和实用性，提高为国土资源管理事业服务的能力和水平，主动、有效地为社会发展和经济建设服务，为“科教兴区”和“自治区8337发展战略”服务，并为早日实现培养一支精通业务、技术先进、尽职尽责的高素质国土资源档案管理人才队伍，极大地提高内蒙古自治区现代化国土资源档案管理事业的发展水平而努力奋斗。

《黑龙江档案杂志》2015年第一期

一、健全档案管理制度

档案管理工作必须有严格的制度做保证，围绕档案完整准确、合格、安全、保密和方便利用，制定各项制度，如献血资料收集、数据计算、图示编绘、实验记录、报告编写制度、岗位责任制，整编质量检查制、技术文件材料归档制，档案资料借阅办法，档案库保管制、安全保密制和统计工作制等，同时按输血医学档案管理工作程序，对每个环节、每道工序都提出具体要求，做到人人有岗位、事事有人管、项项有章程、件件有要求，建立输血医学档案管理工作的正常秩序，使各个环节的工作协调发展。

二、做好业务档案的信息化管理

充分发挥业务档案在血站管理中的作用，必须借助血站计算机信息化、网络化管理的优势，血站应从自身的工作实际情况出发，创造条件，力争采用电子计算机，形成网络系统，实现档案管理的自动化、现代化。用计算机储存整个血站的各种业务上、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读。这样既节省时间也节省人力、物力和财力，并提高了工作效率。同时，利用计算机管理档案可以减少档案存放的空间，也增强了信息的严密性。

三、规范程序，统一档案管理范围

血站作为采供血专业机构，其业务工作的特殊性，决定了血站档案管理的独特性。随着《献血法》的颁布实施，人们的维权意识增强，在输血纠纷诉讼中，血站能否完整、准确地举证采供血材料起着很重要的作用，这就要求我们必须做好血站档案管理工作。一是要认真贯彻实施《档案法》和《献血法》，把血站档案管理工作纳入法制轨道，做到依法治档，严格管理；二是切实加强制度建设，经主管领导审批，由采供血专业机构和档案管理部门制定一套适合血站特点的业务档案管理标准和规章制度，以规范血站档案的归档范围、立卷类目、保管期限和档案收集、整理、装订、归档、保管和利用；三是档案管理人员要增强责任感和紧迫感，按照档案管理的规律，针对血站档案管理工作的实际，开展学术性探讨，以不断总结经验，逐步实现档案管理工作的法制化、规范化、科学化。

四、妥善处置不归档文件材料

高速公路项目档案管理中存在的问题

(1)档案意识不强，没有足够重视档案管理工作。很多单位领导常常只重视工程建设的质量、施工进度、资金投入和生产安全，认为档案与经济效益无关，重不重视都无所谓。

(2)档案工作与建设工作不同步。长期以来，在建设项目中，一直存在着“重外轻内”的思想，抢工期，抓进度，重安全，往往忽视了对工程文档产生过程的控制和管理，造成“内外业不同步，内业资料缺乏及时、准确、真实和完整性。

(3)档案管理机构和人员不到位。考虑到人员和经费等因素，许多工程项目单位没有设立档案专员以及专门的档案管理部门，管理网络没有建立，档案室和相关设施设备缺乏，无法保障档案的质量、安全;还有些单位虽然成立了相应的机构，但未落实到具体工作中，形同虚设。

(4)档案管理制度不健全，虽然一些单位建立了档案资料管理方面的制度，但是档案管理方法和操作流程不规范，制度不健全，无法保证资料整编有效开展。主管单位的档案管理部门没有及时监督、检查和指导，致使档案资料不符合工程验收的标准和要求。

(5)人员素质有待提高。从实际情况看，对高速公路建设项目档案管理人员要求很高。从事高速公路工程档案的人员要懂工程专业方面的技术，还要要懂得档案管理知识。在工程建设中，填写施工技术表格、整理竣工图纸及对资料的专业分类组卷、往来文件的归档等工作都需要专业技术知识。因此，提高项目档案管理人员的综合素质是非常必要的。

高速公路项目档案的管理

(1)建立健全档案管理机构。建设、勘察、设计、施工、监理等明确项目档案的分管领导及各部门职责分工。建立与工程档案编相适应的管理机构，配备专业的档案管理人员，并完善内部管理制度，建立健全工程项目档案管理网络。

1优化电力单位档案管理人员专业素质的途径

档案管理工作对于一般企业来讲是重要的内部建设工作。而档案管理工作在我们的电力单位就显得尤为重要，因为它关系到电力单位运行的每一步，包括征缴相关电费、企业的基础建设、经营管理等，都需要用到档案，所以我们电力单位应该更加的重视这一领域的发展，特别是要努力提高档案管理人员的专业素质。接下来，笔者将根据现状提出几点关于提高档案管理人员专业素质的培养计划。

1.1提升对档案管理工作的重视

档案管理工作对电力单位的特殊性，需要我们相关领导以及工作人员提高对一工作领域的重视。这就要加大对这一工作领域的严谨性建设。对我们的领导人员来说，要建立相关的考勤检查制度，对于玩忽职守的员工应该给予相应的严厉惩罚，以儆效尤。我们相关的档案管理人员自身也需要提高重视，在工作中改变三心二意的态度，认真仔细的完成每一工作环节，努力维护档案管理工作的正常开展。只有在提高对该领域的重视的基础上才能去更好的去提升档案管理人员的素质。

1.2改善档案工作人员的待遇

之前我们分析的档案管理人员工作积极性不高，流动性比较大，造成一现象的主要原因是这一领域的相关待遇达不到员工的要求。因此首先，我们应该相应的改善档案管理人员的工资待遇，让我们的管理工作人员能够有一个充足的物质保障，从而能无后顾之忧，全心工作。其次是要建立相应的发展晋升平台，让档案管理人员能够有奋斗目标。最后，由于电力单位的特殊性，使得我们相关的档案管理人员的工作压力十分巨大。应该时常关心档案管理人员的日常工作生活，给予相关的开导。员工的待遇提高了以后，就可以专心工作，从而才能主动的去提升自身的专业素质。

1.3加大对档案管理人员的培训教育

档案管理人员首先得具备相应的专业知识，这是从业的基本条件。而电力单位的特殊性以及现代化的社会对档案管理人员提出了更高的要求。从现在的发展状态来看，我们的档案管理必须要全面实现网络化的管理，这就需要我们的档案管理人员还需要具备相应的计算机知识，了解相关的办公软件的操作。并且，对于电力单位的档案管理人员来说，还得具备相应的电力专业的知识。把档案管理知识与网络知识、电力知识结合起来，工作起来就会更加的得心应手，达到理想的效果。我们企业要着重对工作人员进行这三方面知识的综合培训，定期的为每一位工作人员充电，提升档案管理人员的专业素质。

1.速度快，科技含量高

随着信息技术的发展，当前的档案资源呈现出出版周期短、出版速度快的特点，信息传播的速度已经呈现出前所未有的快捷，导致当前的信息资源的叠加。当前传递的信息，采用多种方式进行传播与传递，针对使用者进行个性化服务，利用互联网继续拧信息传播。当前使用者能够不受时空的约束而获得信息。以上的信息发展的特点，为当前的档案管理馆藏资源带来革新的动力，也带来了新的挑战，为了适应当前时代的不断发展，并且体现出档案管理知识载体的特点，当前的档案管理馆藏信息主要可以分为个体知识以及社会知识，当前的信息革命为社会知识载体进行更新，对于出版业是一种革命，作为知识的载体，当前的档案管理与互联网相结合，能够采集当前的印刷出版物的信息，并且采用合适的载体承载信息，对当前的信息进行有序化的管理，方便使用者使用。

2.多媒体技术快速发展下的档案管理建设

2.1加强电子档案资源的建设。档案资源的信息化是当前档案的主谭斯文哈尔滨市急救中心黑龙江哈尔滨150056要趋势，电子化、信息化以及多媒体化是当前信息传递的方式之一，因此为了适应信息时代的发展，公共档案管理应该将电子图书与电子档案资源当做档案管理管理的重点之一，加强电子档案资源的管理，从而为使用者提供方便快捷的服务。电子档案资源具有传播方便、不受时空限制、成本低的特点，因此在经费较少的环境下构建电子档案资源，将现有资源电子化，为使用者提供服务。

2.2加强地方档案资源建设，开发馆藏档案资源。为了在有限的资源中为使用者提供服务，应该加强馆际之间的合作，从而提供更为丰富的档案新的服务。公共档案管理的资源浩如烟海，在档案管理管理的过程中，需要对信息进行管理，并且将有价值的信息资源进行开发，从而利用有效价值。开发现有的资源，可以采用多种方式，比如加强索引建设、加强档案资源建设等，从而提供个性化、针对性的服务，形成特色馆藏。同时加强档案管理自检的合作，加强资源合作互补、加强资源管理经验交流，促进档案管理的管理服务。

2.3档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，因此，对其从业人员的素质要求较高。为此，必须对档案管理工作人员进行定期培训提高其业务素质和能力。档案管理人员在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，一方面积极参加档案业务培训，另一方面要加强对现有档案工作者信息化意识的培养，提高处理信息的能力，能熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与应用，努力成为具备信息知识和网络文化的综合性档案管理人才，以满足档案信息化建设的需要。

3.结语

信息资源现如今已经成为人类生产、生活的重要战略资源之一，多媒体技术已经广泛应用到社会生产、生活的各个方面。大量采用多媒体技术开展档案管理工作是经济社会发展的必然，是时展的要求，我们作为档案管理工作人员要抓住机遇，不断进行对策研究，创新档案管理模式，使档案管理工作在多媒体技术的支撑下，得到质的飞跃。

作者：凌金梅单位：山西省临汾市人民医院

问题之一——服务方式单一

当前很多医院的计划生育档案管理在服务方面存在的问题：一是很多医院依然延续被动服务、坐等上门服务方式；二是医院的计算机服务与资源共享范围较小，程度较浅。

问题之二——宣传力度不够

虽然我国医院档案管理事业的发展速度迅速，但医院计划生育档案管理的宣传力度仍是不够。其主要表现：很多医院计划生育档案的宣传多是重视档案管理相关法律条文的宣传，所采取的宣传形式很单一，既不形象，也不生动，很难激发广大医务工作人员的工作激情。

针对提升医院计划生育档案管理水平的研究

（一）策略之一——采取措施更新

计划生育档案管理手段要更新计划生育档案管理手段，就要做到以下四点：一是要利用先进的计算机技术与网络通讯技术在医院内部建立计划生育档案管理信息网，在最大程度上实现各个计划生育小组与计划生育办公室之间的档案资源共享。二是对医院内部专职或兼职计划生育档案管理的工作人员进行专业知识与技能的培训工作，努力提升他们档案管理技能。三是在医院计划生育档案管理的过程中，根据医院档案管理实际情况，制定严格的计划生育档案资料操作规范与考核制度，规定专职人员的工作服务对象与服务范围，同时要制定计划生育档案资料搜集整理的时间制度，以保证档案资料有效性。四是要在更新计划生育档案管理手段的过程中做好以下内容：首先在档案管理过程中，制定并实实施档案管理工作检查机制并安排专门的工作人员进行全程监督管理，一旦发现问题要及时地采取措施进行整改补救；其次，要在计划生育档案管理过程中设置合适的类目体系，并根据医院的实际情况明确科学的分类方案；第三，制定科学的档案归档制度利用先进的计算机技术编制档案资料检索工具。

近十年来，我国档案学专业教育与培训工作取得了长足的进展。由高等教育、中等教育和在职培训三个部分组成的档案学专业教育与培训体系已建立起来了。档案教育事业的蓬勃发展，培养了一大批专门人才。使档案干部队伍的专业结构发生了明显的变化，在很大程度上满足了档案事业发展的需要。

但是，应该看到，在市场经济的冲击下，档案教育面临着新的挑战，档案学专业教育与培训走向市场已成为必然趋势，如何适应社会主义市场经济发展的需要开展档案教育工作，必须引起档案界乃至全社会的重视。大体相同，致使培训出的档案干部不能立即适应其专门化的工作。

一、档案学专业教育与培训的现状

目前，档案学专业教育与培训走的仍是传统的路子。无论是普通教育还是干部培训，教育的方式、方法、内容等方面都成了一个固有的模式。按照这个传统教育模式培养出来的人才经不起市场的考验，不能满足档案事业在新形势下的发展需要。这种不适应性具体地表现在以下几个方面:

(一)普通高等教育专业面狭窄，课程内容陈旧。社会主义市场经济的发展，要求社会各个方面的人才都必须具有应变性。而当前的普通教育在这个方面做得很不够。档案普通教育的课程设置仍以传统的历史文献学为基础，专业口径太小，档案教育与实际需要相脱节。

(二)干部培训培养目标不明确，没有形成这个层次教育的特色。长期以来，由于培训目标不够具体明确，培训的内容与普通教育社会主义市场经济是与过去计划经济完全不同的经济体制。它所需要的人才是具有多方面知识素质的开拓型人才。档案事业为了适应社会主义市场经济发展的需要，将档案工作从单一工作转向社会服务，转变成为跟所有的信息产业一样，是一个充满活力和创造性以及开拓精神的重要职业。这就要求档案教育必须培养出有全面知识结构的和具备某一方面专深知识的两类人才。

二、社会主义市场经济对人才的需要

随着科学技术的日益发展，各门学科之间相互渗透的现象不断出现。档案学作为社会科学中历史文献学的一个分支学科。其历史渊源可追溯到几千年以前。就是这样一门古老的学科在今天也溶进了许多现代科技的内容，计算机技术、缩微技术、磁盘、光盘等技术应用于档案事业，使档案这门学科焕发出勃勃生机。现代科学技术应用于档案事业是发展社会主义市场经济的客观需要。在这种经济体制下，发展档案事业也就必然地需要有具备多方面科学知识的人才，档案教育中几个层次特别是普通高等教育在培养全面的人才方面具有很大的优势。这一方面是由于普通高校学生在校学习时间长，可以有计划、系统地学专业知识以外的相关学科的知识，尤其是现代化的科技管理知识;另一方面因为高等学校作为教学与科研的重要阵地，是造就人才的场所，雄厚的师资力量是培养全面人才的重要基础。