档案管理知识范文

1国土资源档案管理继续教育应注重档案管理人员整体素质的提高

内蒙古自治区国土资源档案管理人员整体素质是全区国土资源档案管理事业发展的基础。全区国土资源档案管理事业要发展，就必须有一支高素质的专业队伍。但非常遗憾的是，由于内蒙古自治区各级国土资源管理部门档案机构成立时间短，部分档案管理人员对国土资源档案管理业务不是很熟悉，尽管经过几年来的工作实践，业务能力有所提高，但现有业务水平与国土资源档案管理事业向现代化方向发展的要求还存在着较大的差距，仍需继续大幅度提高其业务水平。与此同时，随着科学知识的不断丰富和信息技术的不断发展，国土资源档案管理业务的各项管理技术必将向更高水平不断发展，大量的档案管理人员已具有一定水平的业务知识，也需要在结构上不断调整，在内容上不断更新、扩展、深化、补充、提高。因此，全区的国土资源档案管理继续教育应首先注重档案管理人员整体素质的提高。

2国土资源档案管理继续教育应注重国土资源管理知识和档案业务知识的结合

国土资源档案管理工作是采用档案管理的一系列科学方法，通过对国土资源管理活动中产生的文字材料、图表等多种载体的文字材料和与文件材料有关的实物的收集、整理、归档和提供利用等业务管理，为国土资源管理事业发展提供档案信息资料的重要工作，具有较强的行业特点。这就需要国土资源档案管理人员必须具有国土资源管理的专业知识和档案业务知识，并把二者有机地结合起来。国土资源档案管理人员如果不能将国土资源管理知识和档案业务知识有机地结合起来，那么不管他有多么科学的档案分类标准或者多么高超的档案专业理论水平，也会因为没有实现国土资源管理知识和档案业务知识的结合，而很难准确无误做好档案分类之类的具体业务工作。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重专业知识和档案业务知识的结合，不断适应国土资源档案管理工作的新要求。

3国土资源档案管理继续教育应注重高新科技的掌握

21世纪是信息技术和科技知识高速发展的时代，大量高新技术将会应用到国土资源档案管理工作中来。届时，我们的国土资源档案管理人员中，谁尚未掌握已经应用于国土资源档案管理工作的高新技术，谁就要被时代淘汰。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重高新技术的掌握。随着信息技术的广泛应用，知识更新的周期缩短和高新技术的不断涌现，掌握高新技术依靠档案管理人员原有的理论基础、业务知识和实际工作能力是不够的。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重让我们的每一个档案管理人员学习新理论、新知识，增长新能力，及时掌握可用于国土资源档案管理工作的每一项高新技术，并及时更新那些不适应国土资源档案管理事业发展的陈旧观念，从坐、等、观望、求稳怕乱、因循守旧、安于现状的陈腐思想、落后观念的束缚中解脱出来，不断获得新知识、新技术，以用高新技术武装起来的新时代国土资源档案管理人员的姿态，去迎接高新技术给现代档案事业的发展带来的挑战。高新技术的发展是现代社会发展的未来。高新技术的掌握是人类适应社会发展的重要途径。国土资源档案管理事业的发展同样离不开高新技术。高新技术的应用是国土资源档案管理事业发展的方向。高新技术在国土资源档案管理工作中的应用将会更有力的促进土地矿产资源管理和社会经济的发展。与高新技术的发展相适应的内蒙古自治区国土资源档案管理继续教育注重高新技术的掌握，是时代的要求，也是广大国土资源档案管理人员的愿望。

4结束语

总之，内蒙古自治区国土资源档案管理继续教育应注重国土资源档案管理人员整体素质的提高，注重专业知识和档案业务知识的结合，注重高新技术的掌握。我们的国土资源档案管理继续教育还应注意重视教育的实效性和实用性，提高为国土资源管理事业服务的能力和水平，主动、有效地为社会发展和经济建设服务，为“科教兴区”和“自治区8337发展战略”服务，并为早日实现培养一支精通业务、技术先进、尽职尽责的高素质国土资源档案管理人才队伍，极大地提高内蒙古自治区现代化国土资源档案管理事业的发展水平而努力奋斗。

作者：叶丽娟单位：深圳市万鸿档案服务有限公司

新时期的档案管理实现了档案管理的网络化

企业现代化的一个重要标识就是企业的信息化，如今电子商务成为主流，信息化才能保障企业的生存和发展。企业信息化，馆藏资源不再是纸质资源，而转型为数字化，空间也随着信息化而虚拟化，信息资源不再是独立的，而是共享的，同时，信息化的共享和开放特性使得企业的服务对象及需求不断扩大，信息的传输也通过网络实现。由此可知，企业的信息化必然要求档案管理进行网络化。

新时期的档案管理实现了档案管理的网络化，使得其具有四大特点：首先，获取档案信息的速度更快，其途径不再单一；其次，不再仅仅是文字的表述，而是将图像和文字进行了有机结合；再者，过去作业过程都是人工操作，而如今利用计算机来实现对信息的检索、修改和复制，其速度是过去无法比拟的；最后，表现为强大的信息储存能力，同时信息的寿命长，管理和操作信息的成本低。

新时期的档案管理结合了知识管理概念

从全球的企业管理中吸收而来的新的管理理念中，知识管理是一种较为成功的管理模式。知识管理，从狭义上来讲，就是管理知识本身，其内容包括管理知识的创造、知识的获取、知识的加工、知识的存储和应用；从广义上来讲，知识管理就不再是仅仅包括管理知识本身了，因为除了知识本身，还有一些与知识有关的资源和无形资产，也应该是知识管理的范畴，这样说来的话，知识管理的内容将涉及到知识组织、资产、设施和活动等的管理。

将知识管理应用到档案管理，知识指的就是档案资源，而与档案资源相关的则为智力资源，因此，结合了知识管理的档案管理，就是指对档案资源及智力资源进行管理，由于不再仅仅是管理资源本身，新投入的智力资源可以使管理系统更充分挖掘资源中的潜在价值并适当的发挥出来，从而使公司获得更大的收益。结合了知识管理的档案管理具有如下特点：

1、档案管理的资源更丰富，有资源本身，还有智力资源，大大提高档案馆自身的管理效率，具有更高的服务效益，能够符合当今知识经济社会的要求。

高速公路项目档案管理中存在的问题

(1)档案意识不强，没有足够重视档案管理工作。很多单位领导常常只重视工程建设的质量、施工进度、资金投入和生产安全，认为档案与经济效益无关，重不重视都无所谓。

(2)档案工作与建设工作不同步。长期以来，在建设项目中，一直存在着“重外轻内”的思想，抢工期，抓进度，重安全，往往忽视了对工程文档产生过程的控制和管理，造成“内外业不同步，内业资料缺乏及时、准确、真实和完整性。

(3)档案管理机构和人员不到位。考虑到人员和经费等因素，许多工程项目单位没有设立档案专员以及专门的档案管理部门，管理网络没有建立，档案室和相关设施设备缺乏，无法保障档案的质量、安全;还有些单位虽然成立了相应的机构，但未落实到具体工作中，形同虚设。

(4)档案管理制度不健全，虽然一些单位建立了档案资料管理方面的制度，但是档案管理方法和操作流程不规范，制度不健全，无法保证资料整编有效开展。主管单位的档案管理部门没有及时监督、检查和指导，致使档案资料不符合工程验收的标准和要求。

(5)人员素质有待提高。从实际情况看，对高速公路建设项目档案管理人员要求很高。从事高速公路工程档案的人员要懂工程专业方面的技术，还要要懂得档案管理知识。在工程建设中，填写施工技术表格、整理竣工图纸及对资料的专业分类组卷、往来文件的归档等工作都需要专业技术知识。因此，提高项目档案管理人员的综合素质是非常必要的。

高速公路项目档案的管理

(1)建立健全档案管理机构。建设、勘察、设计、施工、监理等明确项目档案的分管领导及各部门职责分工。建立与工程档案编相适应的管理机构，配备专业的档案管理人员，并完善内部管理制度，建立健全工程项目档案管理网络。

《黑龙江档案杂志》2015年第一期

一、健全档案管理制度

档案管理工作必须有严格的制度做保证，围绕档案完整准确、合格、安全、保密和方便利用，制定各项制度，如献血资料收集、数据计算、图示编绘、实验记录、报告编写制度、岗位责任制，整编质量检查制、技术文件材料归档制，档案资料借阅办法，档案库保管制、安全保密制和统计工作制等，同时按输血医学档案管理工作程序，对每个环节、每道工序都提出具体要求，做到人人有岗位、事事有人管、项项有章程、件件有要求，建立输血医学档案管理工作的正常秩序，使各个环节的工作协调发展。

二、做好业务档案的信息化管理

充分发挥业务档案在血站管理中的作用，必须借助血站计算机信息化、网络化管理的优势，血站应从自身的工作实际情况出发，创造条件，力争采用电子计算机，形成网络系统，实现档案管理的自动化、现代化。用计算机储存整个血站的各种业务上、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读。这样既节省时间也节省人力、物力和财力，并提高了工作效率。同时，利用计算机管理档案可以减少档案存放的空间，也增强了信息的严密性。

三、规范程序，统一档案管理范围

血站作为采供血专业机构，其业务工作的特殊性，决定了血站档案管理的独特性。随着《献血法》的颁布实施，人们的维权意识增强，在输血纠纷诉讼中，血站能否完整、准确地举证采供血材料起着很重要的作用，这就要求我们必须做好血站档案管理工作。一是要认真贯彻实施《档案法》和《献血法》，把血站档案管理工作纳入法制轨道，做到依法治档，严格管理；二是切实加强制度建设，经主管领导审批，由采供血专业机构和档案管理部门制定一套适合血站特点的业务档案管理标准和规章制度，以规范血站档案的归档范围、立卷类目、保管期限和档案收集、整理、装订、归档、保管和利用；三是档案管理人员要增强责任感和紧迫感，按照档案管理的规律，针对血站档案管理工作的实际，开展学术性探讨，以不断总结经验，逐步实现档案管理工作的法制化、规范化、科学化。

四、妥善处置不归档文件材料

一、高校人事档案管理人员业务不熟悉

高校人事档案管理工作具有政策性、专业性很强的特点，要求人事档案管理人员应经过专业的教育培训，并掌握足够的档案专业理论知识和方法，才能适应人事档案管理工作需要。从目前情况来看，高校人事档案管理人员素质达到上述要求的为数不多。由于认识上的原因，学校的档案管理人员普遍年龄偏大，学历职称较低，大多数是从其他岗位上轮换过来的。在高校从事人事档案管理工作的人员中，科班出身的很少。他们的主要工作是人事部门的日常工作，管理人事档案都是兼职的，而且是半路出家，对人事档案管理工作要从头学起，从熟悉工作到顺利上路适应现代人事档案工作需要较长时间。档案管理人员专业知识缺乏，业务不够熟悉，影响了人事档案管理队伍的整体素质和高校人事档案工作的发展。

（一）高校人事档案管理人员职业定位模糊

大多数高校人事档案管理属于组织人事部门内设机构，也有部分高校人事档案管理工作归属学校办公室综合档案室，还有极少数是归属于图书档案部门，各行其是，定位模糊。教职工除了调动工作单位、申报职称等情况下关心自己的个人档案外，其他时间对人事档案管理工作基本不予理会。少数学校领导认为人事档案只在提拔、处分干部时有用，对高校的发展并无多大影响，对人事档案管理工作的重要性认识不足。就连一些人事档案管理人员自己，也对人事档案管理工作的重要意义不甚理解，也谈不上对业务的钻研，感觉人事档案管理工作枯燥繁琐，职业定位模糊，发展方向不明确。因此造成人事档案管理者工作积极性不高、事业心不强、奉献精神不够、业务上得过且过。高校人事档案管理人员职业定位模糊、缺乏活力和创新意识，严重地影响和制约着人事档案事业的发展。

（二）高校人事档案管理人员缺乏继续教育

提起继续教育，高校一般只重视教学、科研人员的进修学习，对人事档案管理人员的继续教育往往排不到日程上来。人事档案管理人员待遇差，工作枯燥，又没有进修学习的机会，因而看不到前途，影响人事档案管理人员工作积极性和队伍的稳定。没有业务培训机会，因此无法充实和更新知识，无法学习新的技能，缺乏系统的档案理论知识来指导自己的工作实践。目前高校人事档案管理虽然也配置了计算机等现代化管理设备，但是人事档案的开发利用水平、人事档案材料的收集、整理、保管和利用，基本还是依靠手工操作，进度慢，效率低，人事档案信息化程度跟不上市场经济对高校人事制度改革的要求。日益加重的知识结构失衡，偏离了建立一支管理、研究、服务相结合的高校人事档案管理队伍的目标。

二、对高校人事档案管理人员继续教育的必要性

（一）提高思想认识的需要

近十年来，我国档案学专业教育与培训工作取得了长足的进展。由高等教育、中等教育和在职培训三个部分组成的档案学专业教育与培训体系已建立起来了。档案教育事业的蓬勃发展，培养了一大批专门人才。使档案干部队伍的专业结构发生了明显的变化，在很大程度上满足了档案事业发展的需要。

但是，应该看到，在市场经济的冲击下，档案教育面临着新的挑战，档案学专业教育与培训走向市场已成为必然趋势，如何适应社会主义市场经济发展的需要开展档案教育工作，必须引起档案界乃至全社会的重视。大体相同，致使培训出的档案干部不能立即适应其专门化的工作。

一、档案学专业教育与培训的现状

目前，档案学专业教育与培训走的仍是传统的路子。无论是普通教育还是干部培训，教育的方式、方法、内容等方面都成了一个固有的模式。按照这个传统教育模式培养出来的人才经不起市场的考验，不能满足档案事业在新形势下的发展需要。这种不适应性具体地表现在以下几个方面:

(一)普通高等教育专业面狭窄，课程内容陈旧。社会主义市场经济的发展，要求社会各个方面的人才都必须具有应变性。而当前的普通教育在这个方面做得很不够。档案普通教育的课程设置仍以传统的历史文献学为基础，专业口径太小，档案教育与实际需要相脱节。

(二)干部培训培养目标不明确，没有形成这个层次教育的特色。长期以来，由于培训目标不够具体明确，培训的内容与普通教育社会主义市场经济是与过去计划经济完全不同的经济体制。它所需要的人才是具有多方面知识素质的开拓型人才。档案事业为了适应社会主义市场经济发展的需要，将档案工作从单一工作转向社会服务，转变成为跟所有的信息产业一样，是一个充满活力和创造性以及开拓精神的重要职业。这就要求档案教育必须培养出有全面知识结构的和具备某一方面专深知识的两类人才。

二、社会主义市场经济对人才的需要

随着科学技术的日益发展，各门学科之间相互渗透的现象不断出现。档案学作为社会科学中历史文献学的一个分支学科。其历史渊源可追溯到几千年以前。就是这样一门古老的学科在今天也溶进了许多现代科技的内容，计算机技术、缩微技术、磁盘、光盘等技术应用于档案事业，使档案这门学科焕发出勃勃生机。现代科学技术应用于档案事业是发展社会主义市场经济的客观需要。在这种经济体制下，发展档案事业也就必然地需要有具备多方面科学知识的人才，档案教育中几个层次特别是普通高等教育在培养全面的人才方面具有很大的优势。这一方面是由于普通高校学生在校学习时间长，可以有计划、系统地学专业知识以外的相关学科的知识，尤其是现代化的科技管理知识;另一方面因为高等学校作为教学与科研的重要阵地，是造就人才的场所，雄厚的师资力量是培养全面人才的重要基础。

建立事业单位登记管理档案的主要目的，是贯彻实施《档案法》的有关规定，为加强对事业单位的登记管理和其他管理服务，为社会公众服务，为事业单位服务。国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为，做好事业单位登记档案管理工作，需要从以下方面着手：

一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位，由专人负责登记档案管理工作的同时，需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案工作人员素质。目前，我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部，具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作，其工作量大，业务繁重，规范和提高事登档案管理水平，笔者认为自上而下组织专门培训，增强其专业性和稳定性很有必要。

二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位，我们登记管理部门需要从基础抓起。就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质，通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式，提高登记档案员的档案归档业务知识，这样就从源头规范了档案，提高了档案标准，便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。

三是发挥档案服务工作。登记档案最终的目的就是在于“信息”服务。对内在事业单位管理上，对外在经济社会发展中都发挥着极其重要的作用。要发挥好登记档案信息服务，就必须紧密围绕机构编制工作大局加强档案管理，抓好档案管理促进机构编制工作大局这个目标，应向经济发达地区学习，汲取档案管理和开发利用的经验和做法，积极开展信息开发和档案资料编研完善工作，以提高登记档案的利用和服务价值。

一、高校人事档案管理人员队伍现状

（一）高校人事档案管理人员职业定位模糊大多数高校人事档案管理属于组织人事部门内设机构，也有部分高校人事档案管理工作归属学校办公室综合档案室，还有极少数是归属于图书档案部门，各行其是，定位模糊。教职工除了调动工作单位、申报职称等情况下关心自己的个人档案外，其他时间对人事档案管理工作基本不予理会。少数学校领导认为人事档案只在提拔、处分干部时有用，对高校的发展并无多大影响，对人事档案管理工作的重要性认识不足。就连一些人事档案管理人员自己，也对人事档案管理工作的重要意义不甚理解，也谈不上对业务的钻研，感觉人事档案管理工作枯燥繁琐，职业定位模糊，发展方向不明确。因此造成人事档案管理者工作积极性不高、事业心不强、奉献精神不够、业务上得过且过。高校人事档案管理人员职业定位模糊、缺乏活力和创新意识，严重地影响和制约着人事档案事业的发展。

（二）高校人事档案管理人员缺乏继续教育提起继续教育，高校一般只重视教学、科研人员的进修学习，对人事档案管理人员的继续教育往往排不到日程上来。人事档案管理人员待遇差，工作枯燥，又没有进修学习的机会，因而看不到前途，影响人事档案管理人员工作积极性和队伍的稳定。没有业务培训机会，因此无法充实和更新知识，无法学习新的技能，缺乏系统的档案理论知识来指导自己的工作实践。目前高校人事档案管理虽然也配置了计算机等现代化管理设备，但是人事档案的开发利用水平、人事档案材料的收集、整理、保管和利用，基本还是依靠手工操作，进度慢，效率低，人事档案信息化程度跟不上市场经济对高校人事制度改革的要求。日益加重的知识结构失衡，偏离了建立一支管理、研究、服务相结合的高校人事档案管理队伍的目标。

二、对高校人事档案管理人员继续教育的必要性

（一）提高思想认识的需要高校人事档案工作建立于计划经济时代，偏重于政治色彩，在市场经济的大环境下，高校人事档案工作也还是一项政治性很强的工作，它具有严格的保密性、真实性、系统型和安全性等特征。从思想政治条件上说，要求人事档案管理人员具备较强的原则性，具有政治敏锐性，树立正确的世界观、价值观，具有较强的事业心、责任感。要通过继续教育，努力提高人事档案管理人员思想认识，做到坚持原则，作风正派，多做实事，少说空话，耐得寂寞，甘于奉献。认真贯彻执行《档案法》《普通高校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及各项法规，依法制档、建档、管档，维护人事档案管理的严肃性。

（二）提高业务能力素质的需要人事档案工作是具有很强专业性、技术性的工作，人事档案管理者首先要熟悉国家有关人事档案工作的政策、法规和人事档案专业相关理论；其次，熟悉高校人事档案的建档归档程序、保管、转接的方法要求；再次，熟练掌握人事档案管理工作的环节、方法和技术，全面收集档案材料、科学整理、正确编写案卷提名，编制检索工具。使得人事档案管理更科学、更高效。最后，人事档案管理人员还应具备有相应的文字写作能力。在档案收集、管理过程中，有很多情况是必须用文字形式处理的，如整理、编目、统计、编研、文件汇编、编写大事记、全宗介绍、检索工具等。没有一定的文字修养水平，是不能将零散的文件材料编纂成各类档案或编研材料的。应该通过继续教育增强人事档案管理人员的专业技术素质。

（三）提高职业道德素质的需要事业心、责任心是做好工作的重要前提。高校人事档案管理工作是非常重要的工作，但是比较艰苦、清贫，具体工作又很琐碎、平凡。要求人事档案管理工作者必须具有较强的事业心、责任心和奉献精神；要能够爱岗敬业、实事求是、严守秘密、安心尽职，力争做到开拓进取、勇于创新做好人事档案管理工作。良好的职业道德素质也只有通过不断继续教育来培养。

（四）提高现代化管理水平的需要随着市场经济对人事档案管理提出的新挑战，人事档案的内容也日益丰富，档案管理现代化手段的使用也日益普及。为了适应经济社会的发展对人才的要求，高校人事档案管理手段要现代化。如档案管理中的档案检索自动化，档案贮存缩微化，档案信息网络化等都应该逐步掌握。人事档案管理人员在掌握档案专业理论知识之外，还应扩大自己的知识面。就更有助于人事档案工作水平的提高。提高高校人事档案现代化管理水平，也只能通过继续教育来实现。