传统档案管理范文

摘要：随着现代信息技术的快速发展，传统档案管理和建设模式已不适应时展潮流，提升档案信息化建设水平是重要的发展方向。但是从当前的情况来看，很多单位在档案信息化建设工作中还存在一定的问题，如信息化程度不高，专业人才缺失。笔者在深入分析单位档案管理特点的基础上，较为详细地阐述和分析了信息化档案建设路径，推动档案管理升级。

关键词：档案管理；信息化；建设维护

随着时代的发展、档案信息化步伐的加快，办公自动化水平不断提高，信息化技术带来的电子档案已成为当今档案的重要存在形式。所以电子档案相比传统档案更加被人们所接受[1]。加强信息化档案建设工作，是现代档案工作体系的重点。

1档案信息化建设以及发展方向

信息化技术使传统的档案管理不断升级，自动化平台系统和信息化档案管理系统的对接，使得检索、资源共享与传输得到了极大优化，与传统档案的检索方式相比，信息化管理实现了资源共享，使得档案管理与利用者更加便捷地进行自助式检索，而且传输更加快速、便捷，同时，还能节约大量的时间和空间，能更好防止信息丢失。传统的档案占用大量的空间，管理起来非常困难[2]。而信息化的档案管理，有着信息化虚拟空间，这样存储档案就节省了大量的存储空间，并且使存储的内容更加丰富、形式更加多样。信息化档案将传统档案中的图像与数字等信息进行信息化处理，使得档案存储方便快捷。

2当前档案信息化体系建设中存在的问题

随着现代信息技术的发展，网络信息技术与传统单位开始深度融合。在单位档案管理实践中，信息技术占据着核心地位。要利用网络媒介资源，整合管理提升综合管理效果，引导档案工作的健康发展，进而帮助单位适应当前发展形势，提升综合竞争实力[3]。在单位档案管理实践中，制约档案管理工作质量提升的一个主要原因就是信息化建设水平不高。对于单位来说，应安排一定数量的人员专门从事信息化档案管理工作，并且从业人员应具备一定的信息化档案管理知识，这样才能在管理工作中实现不断优化。有条件的单位，可以聘请有关领域的专家学者，对档案管理人员开展定期或者不定期的培训，从而提升档案管理人员的专业素质，也可以加大投入力度，从外部引进一些优秀的档案管理人才，优化人才结构，提高档案管理人员的整体水平，为档案信息化建设奠定良好的基础。

3加强档案信息化建设的具体方式

【摘要】随着时代的发展我国各行各业均呈现出良好的发展趋势，在医院管理中文书档案管理作为一项重要的管理内容，对医院发展规划、资料等一一记录，从而为医院的可持续发展奠定基础。本文将对医院文书档案管理创新多元化举措进行分析探讨。

【关键词】医院文书档案管理；创新；对策研究

经调查发现，目前我国许多医院部门在档案管理工作中依然采用传统管理方法及手段，导致档案管理效果难以提升，严重者会影响医院的档案管理效果。基于此医院应对传统管理模式加以创新，提高档案管理有效性。

一、医院文书档案管理特点

（一）专业性。医院文书档案用于记录医院的各项工作，具备一定专业性，不仅如此医院文书档案还需对疾病的治疗、医院发展计划等信息真实记录，因此文书档案中记录的信息不可随意编造，同时做好保密工作，否则会充分降低文书档案内容的真实性与可靠性。

（二）综合性。医院文书档案不仅具备专业性，同时也具有综合性，这是由于医院文书档案用于记录医院的各项内容，包括医务、人事、科研、党务等工作，文书档案具有较高的规范性、指导性与业务性。为了确保文书档案的综合性，还应有效整理档案内容，确保文件的完整性与连续性。

二、医院开展文书档案管理的意义

综上笔者对医院文书档案管理特点进行了分析，医院通过文书档案管理可起到有效的辅助作用、凭证作用，详情如下。医院文书档案作为医学的原始资料，可对各种疾病有效预防，对科研工作起到良好的辅助作用，通过完整资料的提供可为疾病预防、治疗提供科学的依据，为医院决策的制定奠定基础。除辅助作用以外，医院文书档案管理还可发挥凭证作用，通过对医院各项工作的记录来解决各种问题，这些记录可对医院卫生起到良好的教育作用，具有极强的感染力与说服力。现阶段我国大部分医院未意识到档案管理工作开展的重要性，许多领导对档案工作的重视度相对较低，未及时对档案陈旧问题进行更新与修正，在这种情况下会导致档案内容相对滞后，医院部门应加以重视。

现阶段，我国事业单位在管理方面结合了大量先进技术，档案保管对象逐渐从实体转变为数字信息，档案保管模式也由传统的服务于档案实体转变为服务于社会。这种数字信息化的电子档案具有修改便捷、保存周期长等优势，为社会各界的信息查询与利用提供了极大的便捷性。不仅如此，电子档案可以全面实现网络共享，在一定程度上提升了档案管理人员的工作效率，提高了管理效率，为事业单位创造了良好的经济效益。

1事业单位档案管理的不足之处

1.1缺乏专业人才。对于档案管理工作而言，管理人员具有主体性，因此，管理人员的专业素养会直接影响事业单位的档案管理水平。现阶段，我国有很多事业单位并不具备专业的档案管理人员，且在职人员普遍存在年龄较大的现象，加之没有接受过专业化的系统培训，信息化理论知识与应用技术均存在严重的缺失现象，难以满足现代社会档案发展的需求。除此之外，很多档案管理人员也存在工作态度不端正现象，例如，工作敷衍、马虎等，不具备工作责任心与使命感，对于档案信息残缺情况视若无睹，致使事业单位档案管理工作缺乏应有的秩序。

1.2管理者没有明确认知到档案管理的重要性。现阶段，很多事业单位均设立了晋升制度，管理者均是自身实践能力符合此项制度审核标准而逐步晋升的，他们拥有丰富的管理理论以及管理经验，但在档案管理方面，并没有完善且系统化的认知。不仅如此，事业单位的考核制度只片面追求任职人员的基础知识水平，因此，领导者往往仅注重引进与培养人才的工作，忽视了档案管理对员工、自身以至于国家级社会经济效益的影响。

1.3没有建立健全交接制度。档案管理工作具有较强的繁琐性与枯燥性，因此，档案管理人员队伍的稳定性较差。由于个人行为习惯以及认知的差异，导致档案管理人员之间的工作方式存在较大差异。目前，由于事业单位领导者没有对档案管理给予相应的重视，档案管理部门没有设立专门负责人员离职交接的岗位，导致档案管理无法顺利交接，一旦换人极易出现管理秩序混乱、档案丢失的现象，这些现象均会降低事业单位的整体效益。

1.4档案管理没有全面实现信息化建设。虽然随着科学技术的发展，档案信息化建设实现了全面普及，但仍有很多事业单位在档案管理工作过程中，仍沿用传统的纸质档案管理方式管理重要的档案信息，纸质档案极易受到外在因素的破坏，例如，阳光、雨水等，且纸质档案的修复率非常低，很多重要档案所具备的的价值会随着时间流逝而流失。不仅如此，纸质档案也不利于使用者高效查阅。

2信息化档案管理的优势

2.1环境优势。择取信息化模式管理事业单位的档案，可以有效将传统形态的档案资料向电子数据形态的档案资料转换，不仅可以有效解决传统纸质档案的易损坏问题，还可以促使档案作用得以充分发挥。信息化管理模式除了可以强化档案管理质量外，还可以提升档案的查询与管理效率。此外，事业单位也可以通过电子形式储存档案资料，并对其进行备份处理，避免档案资料出现丢失以及损坏等问题。

随着档案管理工作逐渐得到重视，我国档案事业的发展水平也有了重大的提高，尤其是在与信息技术相结合之后，档案管理在工作效率与工作质量方面都有了重大明显的进步。对于档案管理来说必须要迎合社会的需求，做到从手工方式向现代管理方式的转变，将科学技术的成果应用于生活实践之中，方便我们的工作。我们应该有效利用数字化档案对于整个信息化档案管理工程的建设，尤其是在信息化建设高速发展的今天，对于档案管理人员来说更加应该学会利用数字档案管理模式解决从前档案管理之中复杂的问题。

1数字档案在档案信息化建设中的意义

1.1档案信息化管理的重要意义从前传统的档案管理方式具有一定的局限性，实现档案管理的信息化可以打破以前那种封闭的管理模式，逐渐走向开放，信息化的档案管理模式有助于档案管理部门从具备档案保管与利用的职能向信息采集与服务职能的转变，信息化的档案管理模式可以实现档案信息资源的合理配置与管理。从一个企业的发展来考虑档案的信息化管理，档案是决策与管理的基础依据，当做出一些重大决定时往往都会将档案作为一个参考内容，所以档案对于决策的正确性有很大的影响。实现档案的信息化管理可以做到档案长期有效，还可以实现资源共享，所以实现档案的信息化管理具有重要意义。

1.2档案管理效率更高传统的档案方式就是从档案的收集、整编开始一直到提供给单位利用都是手工完成的，然而随着社会的发展信息量越来越大，所以对于档案管理来说难度与复杂性也都有了更大的难度，因此从前的传统管理方式已经不再适用。如今的数字档案促进了档案信息化的发展，实现了档案管理的自动化与网络化，不再像从前那样每次使用档案都要有很多的程序，实现信息化档案管理之后只需要一次录入档案，便可以多次使用，信息化管理的最大优点就是档案共享，大大的提高了工作效率。其次，对档案的检索与查询也更加方便，在查询时有多种方式可以选择，查询者可以根据自己的要求选择组合查询、分类查询、模糊查询的查询方式，很大程度的减轻了工作人员的负担。数字档案在档案信息化建设中发挥了重要作用，通过计算机对档案进行管理，不仅为工作带来了便利性，而且还可以自动产生催还记录，可以有效解决借阅者逾期不还的问题。

2数字档案在档案信息化建设中存在的问题

2.1档案信息未能全面实现资源共享人们对于所需要信息的要求是全面、快速、标准、有效，但是在实际中却存在一些问题导致档案的横向联系堵塞，由于系统之间的沟通比较少，所以也就没有统一的规范，直接导致档案信息交流存在一定的困难。面对这种问题必须加强档案之间的横向交流，对于信息化建设之中涉及到的相关标准要经过共同的研究进行制定，多方面采取意见，并且尊重大家提出的建议，主要规范档案管理过程中责任者的行为。根据所指定的标准统一实施，使网络化的信息资源最终形成一个信息系统，实现档案信息资源共享。

2.2数字化档案管理标准规范性不够随着档案管理的信息化程度逐渐加深，信息化各为其政、各取所需，没有形成一个完整的统筹局面，对于档案的管理工作不能做到全面考虑，导致很多数字档案在信息化时都是走一步算一步，并没有长远的计划，档案管理人员针对档案之中存在的问题往往都是采取边发现边解决的方式，信息化建设没有统一的标准。另外，由于档案管理的不规范，造成使用格式与数据都不统一，影响信息的接收与传送。

3解决数字档案在档案信息化建设中存在问题的建议

摘要：伴随科技的飞速发展和数字化时代的到来，电子档案越来越受到诸多高校的欢迎，许多高职学校也纷纷引进电子档案管理方法，使得学校档案管理工作更加先进和科学。电子档案管理如何运用于高职院校的档案管理中，以何种方式运用更加科学和有效，充分挖掘出电子档案管理的优势，以使得高职学校档案管理在电子档案管理的引进之下发展得更加全面。

关键词：电子档案管理；高职学校；应用

目前由于科技的发展和社会的进步，电子化和数据化的大时代已经到来，许多新兴领域和高科技逐渐应运而生。近几年的电子档案管理在档案管理中慢慢占据了主导地位，许多的高职院校也由原来传统的档案管理方法转变成科学的电子档案管理方法。电子档案管理为学校的档案管理提供了科学的方法和有效的帮助，因此，如何更加良好的将电子档案管理运用到高职学校的档案管理中，使电子档案管理能够更好地为学校的档案管理提供服务。

一、电子档案管理的特点

电子档案管理的原理是利用现代的计算机技术和网络电子设备，通过办公自动化系统，从而对档案馆的档案进行专业科学的管理。1.电子档案管理的管理对象与传统的档案管理不同的是，电子档案管理的管理对象是以数字信息和载体为主的管理对象，而传统的档案管理则是以纸质稿为对象。这样的转变主要是引进电子档案管理之后，管理人需要通过操作电子设备，将传统的纸质稿转化为扫描件、电子word文档、电子excel表格等的电子档，从而完成对档案的电子管理工作。如此一来，电子档案管理的管理对象也由传统的纸质档案变成了现在的电子档案。2.电子档案管理的方式相对于复杂繁琐的传统档案管理方法，电子档案管理的方法更加简单和便捷。原来传统的档案管理最常用的方法步骤是管理者直接对纸质档案进行手操式分类和整理，学校常用的分类方法通常包含按一级（或二级）学科分类、按字母前后顺序分类、按纸质档案年限分类、按常用和非常用分类等等分类方法，而后再根据以上类别进行手动分类存放。而电子档案管理的管理方式则是管理者将档案分好类别之后，再借助计算机的网络特性，管理者直接登录校档案馆的网站，将其分门别类地进行网络管理，以方便使用者直接在网上进行档案的查阅和复制。

二、电子档案管理在高职院校档案管理中的应用

1.建立完善的电子档案管理制度电子档案管理要想更好地融入到高职院校档案管理中去，以真正为高校的档案管理提供科学有效的服务，高职院校必须根据本校档案的实际情况，制定出相关制度和规定，为此应用提供良好的制度保障。目前，我国许多先进的高职院校都已纷纷制定出《电子文件归档管理办法》《电子文件收集管理规定》以及《档案工作人员考核制度》等制度。同时，高职院校在执行以上这一系列制度和办法时，必须结合本院校的档案现状和实际情况展开实施。2．重视档案管理员的培训管理工作电子档案管理也需要进行档案的收集和分类。目前许多高职院校的档案管理员由于对电子设备操作不够熟练，办公软件的操作技术不到位，电子档案管理高效、便捷的优势无法充分体现。因此，在将电子档案管理技术运用到本校的档案管理工作中之前，学校务必要对档案室的档案管理员开设专业的电子档案管理的培训课程，包括计算机系统操作培训课程、办公软件操作培训课程以及校档案馆网站管理培训课程等专业的电子档案管理培训课程。档案管理员只有在熟悉了现代的设备、软件和网页管理操作流程的基础之上，才能够更加专业、更加自信地完成电子档案管理的工作，为学校的档案管理提供更具现代化的服务，从而增加学校档案管理的科学性，推进实施本校档案管理工作，完善档案管理相关制度。2.加强电子档案的归档管理电子档案的归档是指档案管理员通过系统、科学的整理，将有参考意义的电子文档、图和声像等材料，从计算机的存储器或从网络上拷贝到可脱机的存储载体上来，以便长期保存的归档过程。由此可以看出，档案管理员在进行档案的归档时，为了排除一切对电子设备的运行有害的干扰，例如掺夹在图像中的病毒等，务必首先要对电子档案进行真假鉴定。可以通过对电子档案进行杀毒处理，在确认了这些档案无误无毒的前提下，再对其进行分类归档。除此之外，在进行电子档案归档管理的工作过程中，电子档案的完整性也是同等重要的。保证电子档案的完整性，并将重要文件进行扫描处理，务必保存文件的扫描件，并整合成完整的PDF文档，而后进行存档处理，为档案使用者提供更加精确的档案数据和文件信息，并将纸质稿一并保存，从而实现档案归档的双轨制，避免因缺乏纸质稿而丢失了可靠信息的缺点。

三、结语

《档案杂志》2016年第9期

摘要：

随着科技的发展，网络的广泛应用，档案管理信息化已经成为大势所趋。但是，档案管理信息化利弊共存，目前应将传统档案管理模式与信息化结合，逐步完善档案信息化建设。

关键词：

档案管理；档案管理信息化；档案管理传统模式

随着科技的发展，网络的广泛应用，档案管理的信息化已经成为大势所趋。如何构建安全、便捷的数字档案馆是当下和未来必须认真研究的重要课题。

一、信息化是档案管理发展的必然结果

目前，传统的档案管理模式依然是我国最为普遍的档案管理方式。随着人们对档案信息的利用需求越来越多，打破档案管理固有的模式，实现档案管理的信息化就迫在眉睫。

摘要：

文章首先分析了档案管理现代化过程中常见的问题，总结为管理标准化程序低、工作人员技能水平不达标以及管理方式落后等内容。其次重点探讨提升科学化管理的有效建议，以及工作期间应当注意的技术要点，帮助提升档案管理任务完成质量。

关键词：

档案；管理；科学化；路径

信息技术应用在档案管理中，大幅度提升了档案管理任务完成质量。传统管理方式是对纸质档案进行保存，在使用过程中很容易损坏或者丢失，随着科技不断发展进步，这种管理理念也显示出极强的落后性，大部分档案管理单位也正在向电子档案转变，帮助提升使用安全性。提升档案管理水平还需要在工作理念上做出创新，下面文章将重点探讨提升档案管理科学化水平的具体途径，帮助基层档案工作人员高效完成工作任务。

一、档案管理现代化过程中存在的一些问题

1、档案管理的标准化程度非常低目前的档案管理工作开展形式，仍然处于传统的落后阶段，科学化只是作为理念出现，并没有真正的落实到实际工作中。管理方式也缺乏规范性，各基层单位所执行的标准得不到统一，这一现状并不利于档案安全管理，增大了风险隐患。领导干部对档案管理工作重视程度不足，基层工作人员自我约束能力差，受多重因素影响，档案管理工作开展形式得不到更新，仍沿用落后的管理方法。档案得不到标注化管理，严重威胁着信息资料的安全性。档案是随着工作开展而产生的，数量会逐渐增多，如果不进行标注化管理，纸质档案在存放期间管理任务加剧，很容易出现潮湿、虫蛀等风险问题，这些原始资料一旦损坏很难再修复，会对未来的工作服务质量造成影响。标准化管理并不是工作理念，而是需要落实到实处的信息技术，借助计算机设备来实现高效管理。

2、档案管理人员的素质比较低下档案管理工作人员多数是从其他岗位中调动的，年纪较大在这一岗位中任务比较简单，也正是受这种工作人员特征限制，档案管理形式很难有所进步。管理人员长期在固定的工作模式下，并不能适应新的科学技术，对计算机办公设备操作水平达不到标准，因此科学化管理很难落实。档案管理岗位缺乏流动性，在员工中不能形成竞争意识，造成大部分员工只是完成规定的任务，并不注重在岗位中创新研究。新管理理念在落实期间，基层员工学习的热情也达不到标准，久而久之产生了严重的安全隐患。人员问题与管理理念落实同等重要，是科学化技术落实需要解决的。

摘要：在网络经济时代背景下，社会经济得到了迅速发展，就人才市场档案管理，传统管理手段难以满足其发展需求。也无法适应人才市场的发展，只有优化人才市场档案管理，才可发挥档案资料的作用。本文首先从档案管理的意义与任务入手，同时阐述了人才市场档案管理中存在的问题，最后总结了人才市场档案管理存在问题的解决对策，旨在找寻最佳的手段，实现档案管理信息化、自动化，保障人才市场精准、快速处理相关数据。

关键词：人才市场；档案管理；存在问题；解决策略

在人们的生活中，人事档案管理工作发挥着十分重要的作用，档案扮演着重要角色，能够证明一个人的人生轨迹。现代劳动用工管理中，人事档案的作用主要包括：对个人而言，可办理护照、港澳通行证等相应的政审手续，证明个人的婚姻状况，认定人员的身份，为人员办理社会保险、职称等。

一、档案管理的意义与任务

1.意义档案是一种社会现象，其存在具有一定的物质性，部分重要档案也会永久保存下去，其目的是为造福子孙后代。但就实际情况而言，在当前时代背景下，随着档案数量的增加，由于管理不当，使得很多档案面临着损毁的结局。就不断形成与增加的档案资料，只有强化档案收集工作，才可解决当前档案收集中的问题。就不断损毁的档案资料，需要强化其保管。当前档案管理保存工作还存在着很多的问题，包括：纸质档案老化、损坏，档案字迹模糊等。在档案实践工作中，必须要找寻长期保存档案的手段，不断延长档案资料的寿命，解决档案管理中的问题。只有强化档案保存管理工作，才可切实发挥出档案资料的作用。

2.任务档案管理工作中，维护档案资料的安全性与完整性，是应当遵循的基本原则，也是档案工作的最终目的。档案管理工作开展的目的是维护档案资料的完整性，就一定意义上而言，维护档案资料的完整性，是档案管理工作的中心任务。从实质上而言，档案管理工作本身是向一切可损坏档案的社会不稳定、自然不稳定因素作斗争。简单而言，档案管理应当做到不使档案分散、不使档案资料丢失、不使档案相互混乱、不使档案损坏。第一，维护人才档案的安全，首先必须要确保档案资料储存形态的安全性，以此保障档案资料的最大限度应用。第二，避免档案损坏，掌握档案损坏的原因及规律，经过开展经常性的工作，引入关键性技术，最大限度消除各类影响及损坏档案的不利因素，从源头降低人才档案的损坏率。第三，延长档案资料的寿命，档案管理工作不仅仅是避免资料的损坏，还需要制定各类制度，合理应用各类手段，最大限度延长档案的使用寿命，延长档案被自然损害的时间，以此发挥出档案资料的作用。3.要求①立足长远，确保当前；②强化重点，兼顾一般；③预防为主，防治结合；④自力更生，勤俭节约。

二、人才市场档案管理中的问题

1.归属关系不清晰就流动人员的档案，大部分企业与地域人才市场均存在着推脱责任的现象，使得档案信息收集、统计，档案资源归档等工作混乱。一般情况下，责任混乱，导致档案管理人员无法合理应对各类突发性事件，造成流动人员，工作人员精力不足。不管是人才市场还是企业，均未能正确认知档案管理的重要性，加之查阅资料与管理手续过于复杂，会为工作人员带来较大的不便，进而导致工作效率降低。