优化企业知识产权档案利用的方法范文

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【摘要】

企业知识产权档案作为企业的重要的信息资源，合理利用可以为企业提供具有情报价值的信息。但是企业知识产权档案在利用过程中可能潜在着巨大的风险，如何优化知识产权档案的利用，实现知识产权档案的高效作用是档案部门的职责，也是全体企业员工共同努力的目标。

【关键词】

企业；知识产权档案 

当世界经济和科技发展给企业带来巨大经济价值和商业契机的同时，企业也在许多大大小小的知识产权纠纷案中盘旋。如何抵御外界的压力，增强自身核心竞争力，让企业能够在自己领域获得一席之地，那么重视知识产权档案的管理就显得尤为的重要了。目前，国外的很多大型企业已经充分的认识到知识产权档案对企业发展的重要性，只有重视档案管理，才是企业的生存之道，因此他们制定实施各种策略对本企业的知识产权档案进行管理。然而，对大多数企业来说，知识产权档案在企业中发挥的作用并没有被领导所重视，更别提一套规范有效的知识产权管理体系了。

一、企业知识产权档案管理存在的重要意义

企业知识产权档案在提供利用过程中能够为企业创造巨大价值的，这些档案不是企业从外界购买的，而是产生于企业在生产、管理、经营等活动中的，能够记录企业发展历程的原始记录信息。知识产权档案是企业各项活动形成的原始记录，企业想创新就需要了解之前的研究程度，档案部门可以整合本企业的知识产权档案为企业做决策提供具有情报价值的信息；企业在面临各种侵权和被侵权是，档案部门也可以提供本企业的档案作为侵权案件的重要凭证。因此，加强企业知识产权档案利用的管理应该从源头抓起，分析知识产权档案在利用过程中存在的问题和可能会存在的问题，具有非常重要的现实和长远意义。创新是企业生存和发展之道，如果企业没有管理好自己的创新成果（即一部分知识产权档案），可能会招致竞争对手通过各种不正当的手段获取到企业的商业机密，并迅速生产出类似新产品投放市场参与竞争，打破企业间良好的竞争环境。由于这类企业没有前期的科研投入就获得了产品的相关信息，所以生产出的产品会以较低的价格投放市场，严重的损害了研发企业的经济效益，影响研发企业的创新积极性，削弱国际鼓励创新的活力。因此，企业档案部门可以建立适用本企业的知识产权管理体系，能够有效的降低知识产权档案在利用流转中产生的风险，保障企业知识产权档案给企业带来的经济利益和社会效益。

二、企业知识产权档案利用过程中的特性

1.动态性与规范性的统一企业知识产权档案是企业发展成长的产物，企业在不断地壮大，知识产权档案也在不断的增加，企业档案部门为了让知识产权档案能够在利用过程中产生极大的价值，就必须实施关注国家对知识产权档案管理的政策，采用适合的技术手段，并结合企业自身的情况，优化企业知识产权档案管理的手段，实现企业知识产权档案在企业利用过程中的安全的流动。然后国家对知识产权的保护不是永久的，若要想在国家这把保护伞下得到保护，就必须在规定的时间内。但是知识产权又具有规范性，知识产权档案管理必须在企业的管理规范内实施，不能够跨越企业管理规范之外，自行对知识产权档案进行单独管理。

2.服务型与效益性的统一就企业档案部门和企业其他部门的关系来说，档案部门并不像其他部门一样环环相扣，缺一不可，档案部门仅是管理企业从事各项活动产生的档案，不能够给企业产生直接的物质财富，但是档案部门保存、整合、开发的各种信息资源能够给企业做决策提供参考和凭证。虽然档案部门提供的档案能够在作出决策的时候产生价值，这种价值是潜在的，不能产生直接的经济效益，而且这种价值必须借助其他利用者才能够得到实现。但是这样的效益并没有脱离企业，因而两者是相辅相成的，在实现知识产权利用中能够统一。

3.区域性与全局性的统一目前，我国各级各类企业档案馆为保护本企业的知识产权档案，正逐步的进行企业的信息化建设，由于地区经济水平状况之间的差异，还没有形成统一的知识产权保护规范。网络全球化给各类企业带来便利的同时，也使得知识产权侵权案件追责困难，给企业和国家带来了极大的经济损失，严重影响企业竞争环境。侵权案件已经不再局限在本国区域，越来越多的案件已经具备了跨国的性质，因此保护本地区本国的知识产权是每个企业、每个公民甚至整个社会的责任，加强知识产权利用的保护势在必行。

三、如何优化企业知识产权档案的利用

1.强化企业知识产权档案利用自我保护的意识企业在对知识产权档案利用的过程中，由于知识产权保护方面的经验不足导致各种事件发生，以致企业为此支付高昂的代价，究其原因还是企业没有足够重视知识产权档案的管理。有效的知识产权档案管理能够推动企业的发展，而良好的知识产权档案保护意识能够降低企业面对的风险。企业在对信息资源的利用过程中，往往注重产品的研发和销售，而忽视了对知识产权档案的管理和保护，以至于企业蒙受巨大的经济损失，甚至陷入各种侵权和被侵权的案件中。要强化企业档案人员的档案管理意识要从两个方面入手，一是加强企业所有员工自身的知识产权档案保护意识，二是加强知识产权档案在利用过程中的安全性。

2.挑选专业的档案管理人员基于企业对档案管理成本的考虑，很多小型的甚至大型企业并不会配备受过专门训练的专业档案管理人员。随着时间的推移，企业的知识产权档案和其他档案数量、类别不断的增加，由于没有配备专业的档案管理人员，档案处于混乱状态，利用起来十分的费劲，从而造成知识产权档案得不到利用而不能够给企业带来价值。混乱不堪的档案，大大增加了企业面临侵权和被侵权风险的概率。如果想要把风险降到最低，就必须转变传统的观念，成立专门的部门，配备专门的档案保存库房，挑选专门的档案管理人员管理档案，保障档案的安全性和完整性。

3.制定完善的企业知识产权档案利用制度配备了专业的档案管理人员后并不能高枕无忧，要保障企业知识产权档案管理工作能够顺利进行，必须在国家法律的规定内，建立健全适用于本企业的知识产权档案的收集和保管、利用制度。一是要制定严格企业知识产权保管利用制度。二是对知识产权档案进行科学的分类，保证提供档案利用过程中的快捷、便利。三是利用知识产权档案的登记制度，对一些非常机密的知识产权档案进行必要的登记，以便为日后发生侵权或者被侵权提供凭证。

4.档案人才队伍建设人是企业处理各项活动的主体，充分发挥人的主观能动性，是保障各项工作能够出色的完成的前提条件。加大对企业知识产权管理队伍的投入，增强档案工作人员的专业知识素养，能够有效激发档案工作者的社会责任感，坚定档案工作在企业中能够发挥重大作用的信心，沉着的应对各类风险。要在企业员工心里达成一个共识就是，企业的知识产权利用保护是不仅仅是档案管理部门的责任，也是全企业每个员工的责任，因此，档案部门专业人员也可以定期给全企业各个部门开展小型的讲座或者知识竞赛活动，讲述一些在工作中遇到的或者可能会出现的案例。

5.建立企业追责制度知识产权档案是作为企业发展的重要信息资源，在流通过程中会遭遇一些人为和非人为的因素，为了规避这些人为和非人为的因素带来的风险，企业应该要建立起相应的追责制度，保障知识产权档案在利用过程中安全的流通，为企业创造价值。

6.建立完备的知识产权档案保障体系，防止知识产权档案流失知识产权档案的特殊性，会让很多着迷于金钱的不法分子产生非分之想，买卖知识产权档案的案件屡见不鲜。常见的知识产权档案流失主要有以下几种，一是自然灾害造成的知识产权档案流失，可以通过对知识产权档案备份得到有效的解决；二是人员流动造成的知识产权档案流失，可以通过离职教育培训，签到保密追责协议在一定程度上得到解决；三是不正当竞争，对一些掌握了本单位重要机密的人员签订追责协议，其次，企业对其进行人文关怀，努力做到仁至义尽，以致于在他心理能够形成一道职业道德屏障；四是档案分类不合理造成的知识产权档案流失，这种情况下就迫切要求企业须事先建立起知识产权档案收集、保管制度，在知识产权档案收集、保管制度下对知识产权档案进行分类保管，确保收集到的知识产权档案都能够归属到准确的类别下，为企业利用知识产权档案提供便利。

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作者：曾欢 单位：广西民族大学管理学院