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(一)内部控制环境不完善
从内部控制的内部环境来看,很多建设单位的内部控制组织结构没有按照全员、全过程、全方位风险管理的原则设置内部控制组织结构。建设单位各级管理人员常将内部控制工作视为财务部的责任,难以满足建设单位对高速公路建设项目投资风险管理与内部控制的要求。从内部控制的外部环境来看,我国还未有系统化的建设项目内部控制条文来规范建设单位的内部控制行为。同时,国家对高速公路建设项目的估算、概算、预算数的定额标准未给予及时的修订,导致高速公路建设单位根据现行定额核算无法正确揭示出政策、物价、技术变动及所建项目的独特之处,使得编制出的数据存在时滞性缺陷,降低了估算数、概算数与预算数的科学性与权威性。
(二)风险评价机制不健全
全面考虑确定性因素和不确定性因素可能对项目投资造成的影响,准确的找出投资控制风险关键点,是完善现有投资内部控制系统,提高建设单位的抗风险能力的有利保证。但在现有的高速公路建设项目投资内部控制过程中,对于建设全过程风险的管理,主要依靠的是负责人的经验和能力,缺乏有效的风险评价机制,这样一来就使得建设单位对相关风险活动的理解将不透彻,对风险大小的估计将不恰当,进而使得采取的风险应对措施不能合理有效的规避或缓解风险,造成建设单位风险管理效率低下。
(三)内部控制活动薄弱
应该说,在各级部门的指导下,高速公路建设单位对项目投资的内部控制得到了一定程度的完善。但在各种控制方法实际运用的过程中,还存在不同程度地内部控制缺失或薄弱的地方,影响了建设单位内部控制系统整体功能的有效发挥。具体表现在:(1)决策阶段。投资估算不准是决策阶段最突出的问题。主要原因是投资估算的编制依据不完善,对投资估算的审查不到位。(2)设计阶段。一是设计招标流于形式。有的建设单位为了简单省事,采用的直接委托的方式;有的建设单位在设计招标注重追求建筑造型、建筑面积等指标,忽视了对工程造价指标的审查。二是设计过程中与设计单位的沟通协调不够。三是对概预算的审查不够精细。(3)招投标阶段。一是招投标流于形式。有的建设项目表面实行招标,实际是建设单位自行指定,直接发包,从中收取好处,给项目投资带来损失。二是不平衡报价问题没有被发现和整改。一些不施工单位凭低价中标,影响后期工程质量和投资控制。(4)施工阶段。一是对工程设计变更管理不规范,从而导致工程项目的数量、单价、费用发生变化。二是征地拆迁进度慢,造成施工单位的索赔。三是监理的责任心不到位,没有认真核实工程量和工程进度,从而给了施工单位弄虚作假的机会。(5)竣工及后评价阶段。一是对竣工结算书的审核不严。虚报工程量的现象没有得到很好的监管,使竣工结算审核工作流于形式。二是后评价方法不完善,没有把定量和定性指标很好的结合起来。
(四)信息沟通与反馈渠道不顺畅
一个良好的信息沟通系统要能确保建设单位人员清楚知道其权、责、利的同时,能使施工单位、监理单位、设计单位了解其在建设项目进行投资控制过程中所担负的职责;要能在建设单位内部以及建设单位与其他利益主体之间建立良好的信息反馈渠道。目前很多的建设单位投资内部控制目标无法有效的落实,正是由于建设单位缺乏了一个有效的内部控制信息反馈机制,信息传递不能打破部门局限,建设单位内部控制人员不能全面了解建设单位其他部门或是建设全过程的信息,致使建设单位部分内部控制制度形同虚设。
(五)内部审计监督职能弱化
内部审计是对内部控制的再控制。高速公路建设项目投资内部审计工作的开展,将有利建设单位有效规避投资内部控制执行不力的现象。但现实是,建设单位没有一个有效的甚至是没有成立内部审计部门对内部控制进行稽核与审计,投资内部控制缺乏有效的监督防线。或是在建设单位内部虽然有内部审计人员,但却为财务部的组成部分,其独立性得不到保证,内部审计应有的监督职能无法得到有效发挥,导致各部门相关制度的执行不到位,甚至是出现将制度写在墙上的现象。
二、完善高速公路建设项目投资内部控制的措施
(一)加强控制环境建设
对高速公路建设项目投资过程进行内部控制,除了要加强相关立法建设外,建设单位还应该建立良好的组织结构体系、正确划分他们的权责利关系并加强内部控制队伍的建设。首先应优化建设单位内部控制组织结构。建设单位应有关法律法规的要求,按照内部控制分权管理与制衡性原则构建内部控制组织机构。建设单位在开展内部控制工作时,对于需授权审批的业务应严格执行授权审批程序,并确保审批人员根据高速公路建设项目相关业务授权审批制度的规定进行工作,不得出现越权审批行为。在内部控制各阶段应按照不相容岗位相分离的原则,确保项目建议书、可行性研究与项目评估工作相分离;概预算编制与审核相分离;工程核算、进度审核与资金支付相分离、竣工验收、竣工决算与竣工审计相分离。其次要加强内部控制人员队伍建设。对内部控制行为主体“人”的控制,相对内部控制制度建设而言同等重要。内部控制人员的判断失误以及对指令的误解,将会导致内部控制的失效。因此,必须建立起良好的聘任机制,以科学的方法组建内部控制人员系统,并定期或不定期的对建设单位人员进行业务培训和职业道德培训,保证建设单位人员在业务胜任能力与道德操守方面符合建设项目投资内部控制的要求。管理层人员应树立起强烈的社会责任感,树立正确的价值观导向,减少控制管理过程中的贪污、欺诈、贿赂等舞弊现象的发生,实现建设单位对高速公路建设项目全过程动态有序的管理。
(二)建立科学的风险评估机制
建设单位在进行投资内部控制的过程中,除了利用传统手段识别出高速公路建设项目各阶段的风险外,更为关键的一环是要建立科学的风险评估机制,包括成立专门的风险管理组织机构,建立有效的风险评价指标体系以及采用科学的风险评估方法来估测出项目投资风险的大小,为高速公路建设项目投资内部控制各阶段关键控制点与控制措施的提出,以及建设单位如何采用风险规避、风险缓解、风险控制、风险利用和风险转移决策提供科学的依据。
(三)强化内部控制活动
内部控制活动要针对关键点而制定,因此,高速公路建设单位强化控制活动的关键就是要寻找关键控制点。所谓关键控制点,是指在业务程序中对于保证整个业务活动控制目标起着至关重要影响的环节,是整个控制系统中的重点,往往决定着整个业务活动各项目标的实现,如决策阶段,建设单位应以“项目建议书”、“可行性研究报告”的编制与审查作为该阶段内部控制的关键点。为防止概预算不精确、招投标不规范等问题对高速公路建设项目投资内部控制工作带来的负面影响,建设单位在高速公路建设准备阶段,应以概预算审查、招投标管理作为关键控制点开展内部控制工作,以达到有效控制高速公路建设项目投资的目的。在工程变更阶段,应把对变更程序的控制、审批权限的划分、变更价款的确定等控制活动作为关键控制点开展内部控制工作。在工程价款的支付阶段,建设单位应根据合同条款严格控制价款的支付时间、支付方式,严格审核支付凭单有效性,同时还应依照“指定开户、专户储存、专款专用、银行监督”的原则,保证工程价款支付的合理性。在评价阶段,建设单位在重视对竣工决算数据的审核工作的同时,也应将建设项目过程后评价作为内部控制的重要组成部分予以落实,总结建设管理中的经验教训,分析实际情况变化的原因,评价实际结果偏离预期结果的合理程度,以便为今后加强前期工作和进一步改进高速公路建设项目管理积累经验。
(四)建立网路化信息沟通渠道
完善的内部沟通渠道是实现各项控制管理信息在建设单位内部有效传递的保障。为解决内部控制各责任主体之间的信息不对称、实现各利益主体之间关系的协调和制衡、保证高速公路建设项目投资内部控制目标的实现,建设单位应采用计算机技术建立起网络化的沟通渠道,确保准确收集、及时传递与内部控制相关的信息,确保有关信息在建设单位内、外部之间的有效沟通。
(五)完善内部控制监督方式
监督是内部控制功能发挥的保障线。它不仅能评价建设单位内部控制的有效性,发现内部控制中存在的缺陷并及时予以改善,还能帮助建设单位进行“软控制”环境的营造。内部审计是强化建设单位内部控制关键的一环,是建设单位内部控制体系不可或缺的部分,对确保高速公路建设项目投资内部控制目标的顺利实现起着重要的作用。为实现预期的内部控制目标,建设单位内部审计部门应在每一项管理环节结束后,充分收集建设工程项目的基础资料、内部管理制度、操作流程等必要的文件资料,并与相关人员进行座谈,抽点分项工程的基础资料、复核验证内部控制制度的执行情况,保证建设投资的有效运作。建设单位在实施内部审计的过程中,也应适当引入社会监督体系,建立高速公路建设项目外部独立审计制度,作为高速公路建设项目内部审计制度的必要而有益的补充。或是实施建设项目跟踪审计,从项目的决策阶段开始就对高速公路建设项目的真实性、合规性及有效性进行跟踪审计,并加强与上级主管部门、财政部门、税务部门、外部审计部门的信息沟通,要充分发挥舆论对建设单位内部控制状况独立评估的作用,完善内部控制监督体系,从而形成有效的监督合力。
作者:郑瑛单位:福建省高速公路有限责任公司南平管理分公司