谈人事档案管理信息化建设范文

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摘要：信息和网络时代的到来与建设，让大众生活变得更加便利。人事档案管理作为企业运行中的必要事项，与企业的发展存在着密切的联系。信息技术和人事档案管理工作的有机结合，会在很大程度上带动企业发展。信息化管理在人员管理上也是一种突破，把烦琐的人事档案管理细化，并减轻工作人员的压力。所以，结合新时期的发展要求，要立足人事档案管理信息化建设的途径，让企业拥有可持续发展的机会。

关键词：新时期；人事档案管理；信息化建设；意义；措施

一、前言

信息技术的发展，在很大层面上挑战着社会中的各个领域，对其有效运用，让社会经济发展拥有新的格局。人们的日常生活中处处都有信息化技术，企业中也离不开信息技术。其中关键的一项工作就是人事档案管理，将其与信息化结合在一起，会让人事档案管理工作顺利开展，找寻出人事档案管理工作开展的目的，并制定出完善的举措。档案在企业中衍生为重要的信息资源，这对于企业发展产生的作用是无可替代的，实行先进管理形式，保证人事档案管理朝着良好方向运行。

二、新时期人事档案管理信息化建设的意义

企业的档案实行信息化管理形式，先进的信息技术会参与其中，网络成为了档案管理的重要阵地。在此，档案信息化建设趋于合理和科学。同时，企业档案管理工作的顺利开展，则会为生产经营活动等的顺利开展提供优质服务。企业档案管理实现信息化建设，工作人员会合理运用计算机或者是网络技术，为企业发展运营提供真实和准确的信息。在带动企业发展的情况下，也让企业获得较大的经济效益。

（一）工作人员工作压力降低之前的人事档案管理工作开展，主要是手工收集为主，工作人员需要亲力亲为，这是很大的工作量。在人工操作效率低的情况下，也会十分浪费精力和时间。档案管理信息化的建设，则会突破以上的问题和约束。比如，在数据收集上，可以实现快速整合模式，档案管理工作则拥有了自动化和网络化的特点，这也转变为一种优势。同时，在档案录入中，信息都是可以重复利用的，让资源不再浪费，发挥到应有的价值。工作人员在工作中不再拥有较大的压力，也会降低自身的工作强度，提高了档案管理工作的效率。

（二）档案信息查询更加便利当今社会发展中，网络信息技术所展现出的便捷性是不言而喻的。在合理运用信息技术的情况下，让数据得到更加高效的处理。传统人事档案管理工作开展，工作人员要亲自动手，关注档案信息记录，并在档案的库房中进行查找。这样的管理形式，加剧了人员的工作量，可能还会出现问题。但是，如果以计算机为载体，对档案进行检索，就会更加快速，信息呈现也是比较全面的。工作人员在档案信息检索上十分便利，企业的竞争力也会在档案工作的顺利完成下逐渐提升。

（三）工作质量和效率均得到提高传统人事档案管理工作的形式不够合理，在人工搜集和记录等模式下，会让信息占据很大的空间。在对档案进行长时间保存的情况下，传统的纸质档案可能会面临着受潮和损坏等威胁。长时间背景下，纸质档案则难以有效运用。另外，在进行档案查找和翻阅的时候，也可能会产生磨损和丢失的问题。这种落实的管理形式，成为了企业发展的阻碍因素。所以，为了满足企业需求，要开展档案管理信息化手段，工作人员的工作程序不再烦琐，而是能够在烦琐的工作抽身，提高了工作的质量，让档案的保管更加优质，在收集、记录和查询等层面都斩获了较高的效率。

（四）档案信息更加安全和保密在企业内部，档案是不可忽视的信息资源，企业的生存和发展可以说都是掌握在档案管理工作手中。档案信息中蕴含的价值不可估量，如果企业出现档案信息丢失、泄露等问题，企业则必然会面临损失的状况，这也会牵连企业的利益。但是，开展档案管理信息化，信息会变得更加安全，也能够保密。比如，在信息化管理手段下，信息会得到快速检索和保存，对信息的缺失情况进行检查。和以往的档案信息管理相比，信息化管理模式会更加保密，在实行了有效的加密形式下，信息则不会丢失，企业的利益也得到了保障。

三、新时期人事档案管理中存在的问题

新时期，人事档案管理中涌现出了很多的不足和问题。第一，领导忽视了档案管理工作，重视程度低。比如，有的领导对这项工作的认识存在偏差，把人事档案管理工作归结为保管性工作，没有对档案的管理工作引起重视。第二，在人事档案管理信息化建设之中，资金和人力上的投入都是不充足的。这对于人事档案管理工作的顺利进行起到了约束和阻碍。档案管理信息化建设之中，在成本上也难以得到控制。第三，工作之中，缺乏优秀的人才队伍建设。比如，很多档案管理工作人员并不能对人事档案管理信息化建设的工作基本内容产生准确认识，也难以把握信息化建设工作的本质。企业内部缺乏完善的信息化人才队伍培训的机会和空间，由此人事档案管理信息化建设的水平比较低。第四，人事档案在管理工作开展中，材料上的内容不够完善，管理上的手段不足，不能对数据信息进行有效收集。第五，没有先进的管理制度。在人事制度不断改革的背景下，出现了很大的人员流动，在人员的选拔和运用上逐渐展现出简化的手段。在人事档案管理制度不先进的背景下，则会让人员在流动等层面上产生阻碍。总的来说，新时期背景下人事档案管理中涌现出的问题，对企业的运营和发展都产生了不良影响。在今后进行人事档案管理工作的时候，则要实行信息化建设模式。企业在内部则要解决以上的问题，为信息化建设工作的顺利进行打通道路。

四、新时期人事档案管理信息化建设的举措

新时期背景下，人事档案管理信息化建设之中，需要领导人员对档案信息化建设产生准确的认识和理解。同时，在人力和财力上要为工作的开展打好基础。针对工作人员进行培训的情况下，让企业内部拥有高素质的人事档案管理信息化人才队伍。另外，在形成健全的管理机制下，为档案管理信息化工作的开展做好充足支撑。下面对新时期人事档案管理信息化建设的举措进行了重点论述。

（一）提高对档案信息化建设的认识企业开展人事档案信息化工作的时候，要形成新颖的观念，思想上发生转变，对人事档案管理信息化建设引起重视。结合人事档案管理信息化建设的本质，第一要提高领导对该项工作的认识和重视，才会让工作的支持更加坚定和稳步。企业内部的组织、人事等会相互协调。这些部门之间能够发挥配合作用，积极创造，对人事档案管理的结构进行全方位升级，让人事档案信息化建设工作获得充足准备和基础。第二要在宣传工作上做出相应的努力，企业内部的工作人员要展现出较高的人事档案管理信息化建设的意识，这样工作人员参与建设工作的价值才会得到充分彰显，人事档案管理工作的职能上变得更加全面，在管理服务上不再单一和陈旧。

（二）人事档案管理信息化建设获得充足投入企业内部开展档案管理信息化建设的时候，要拥有扎实的思想基础，也需要拥有物质支撑。在物质上加大投入，才会更好地实现人事档案管理信息化建设。所以，企业需要想出有效的办法，在资金的筹集上解决后顾之忧。档案管理信息化建设提供充足资金支撑，让人事档案管理科技程度得到有效提高。企业自身的实际发展情况也不能忽视，要关注各项科研成果，保证企业的经济增长点得到提高。另外，企业内部会隐藏很多优秀的科技人才，对此进行深度挖掘，让这些科技人才负责档案管理信息化建设工作。由此，企业内部的档案管理信息化进程得到了推进，在资本的投入上也获得了保障，不会出现较多的资本投入。

（三）创建优质的人事档案管理信息化建设队伍以人为本的理念在各个领域的工作中都获得了认可，也得到了有效灌输和落实。同样，人事档案管理信息化建设中也需要让人本理念得到渗透。信息化建设的实施主体是人，信息则是媒介和助手，人要发挥自身的主观能动性，让人事档案管理信息化建设工作不再面临困扰。所以，创建优质的人事档案管理信息化建设队伍迫在眉睫，让队伍建设彰显带动作用和价值。由此，单位则要创建人才培养制度，为单位培养出复合型人才。比如，单位就可以定期组织专业技术培训工作，从信息技术管理层面着手，让人事档案管理人员获得较强的信息技能。培训之中，要涉及技术方面的知识，也应该涉及管理方面的知识。在展现出较强实效性的情况下，让人事档案管理人员获得一定的职业道德，也拥有较高素养。在多个知识领域中，让管理人员能够形成宽阔的知识视野，从根本上形成十分清晰的逻辑思维。这样，会让人事档案管理的水平得到提高，信息化建设工作的开展也会获得充足的力量支撑。

（四）人事档案管理信息数据化、网络化和专业化开展人事档案管理信息化建设，要让档案信息展现出数据化的特点，在服务运用的过程中要拥有网络化的优势，同时管理人员也要展现出专业化的特点。档案信息数据化，往往是对以往纸质管理模式的一种转变，这是有效的实体管理形式，能够进行信息查询，也可以开展系统设计，获得数据化功能。在开展人事档案管理工作的时候，要保存纸质的档案，因为具有依据性，这可以有效地录入计算机，让档案数据化管理。同时，在方便查询的情况下，要整理档案资料，并对其进行合理分类。让档案管理实行分类管理模式。在服务上的网络化特点，就要看到计算机网络的身影。让企业在开展资源共享的时候会获得相应的平台。在管理人员专业化上，要衍生为档案管理信息化建设的重要目标。人是实施信息化建设的主体，在掌握了基本的管理知识下，并获得相应的计算机网络技术知识。由此，在以上工作顺利开展下，让档案管理信息化建设的目标得到达成。

（五）管理工作制度化和现代化新时期，很多企业为了发展，逐渐扩充规模，人事制度和人员模式也在逐渐改革。由此，人事档案管理的模式就面临着很大的挑战。档案管理工作拥有专业性和政治性，并且需要保密。企业内部的人力资源管理部门，则要实现科学的管理方法和人事档案管理工作的密切结合，制定出符合企业人事档案管理工作运行的条例和制度，制定出的管理方法要拥有制度化和标准化的特点。比如，企业要创建关于人事档案管理的工作条例，创建完善的管理职责，明确其中的工作内容。同时，还需要形成档案借阅制度和归档工作规定等。在各种的规范和标准制定下，让人事档案管理工作在开展的时候，获得更多的经济效益。

五、结论

综上所述，企业发展中，档案管理信息化建设所展现出的重要性是我们不可忽视的。现代信息技术和档案管理的有效融合，这不仅是跟上了时代的发展步伐，也满足了企业的档案管理要求。档案信息也会更加安全，实行保密处理模式。在人事档案管理信息化建设规范化和制度化背景下，保证工作人员的工作强度，为带动企业的发展形成有力的支撑。总之，档案管理信息化建设不是一蹴而就的，需要在多个举措实行下共同进行。

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作者：师昊莉 单位：洛阳职业技术学院