加强档案信息化建设与开放的对策范文

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随着现代通信设施的发展和民主法制进程的推进，民众对信息公开的需求日益强烈，政府信息公开将逐渐成为未来发展的趋势。作为政府信息公开重要组成部分的档案信息公开，对政府信息公开和民众知情权有着十分重要的意义。然而我国的档案开放与美国、法国等发达国家相比还存在较大差距，并且现行的档案开放远远满足不了民众对档案信息的需求，档案信息化建设和档案开放逐渐成为人们讨论的焦点。目前国内关于档案开放和档案信息化建设方面已经有了大量的研究和探讨。本文重点就档案的信息化建设和档案的信息化开放展开探讨。

一、我国档案开放的发展及现状

我国的档案开放始于20世纪80年代。1980年3月，国务院颁布了《国家档案局关于开放历史档案的几点意见》，这是我国首次明确提出开放档案。1987年颁布了《中华人民共和国档案法》，规定国家档案一般应当自形成之日起满30年后向社会开放，随后颁布的《档案法实施办法》以法律条文的形式对“档案向社会开放”加以规范和明确。1990年，国家档案局的《档案法实施办法》对档案开放的时间及范围等作了明确规定。2010年5月，《档案法修订草案（征求意见稿）》正式印发全国档案系统征求意见，从而加大档案开放的力度。从此，我国的档案开放逐步驶入快车道。近年来，随着我国档案信息化建设的不断发展，档案管理的现代化进程逐步加快，档案的开放管理也有了重大变革。但是，由于我国的档案信息化建设起步较晚、经验不足，档案信息资源的挖掘还不够充分，档案信息化程度仍然偏低，主要表现在：一是档案管理基础工作的标准化程度偏低；二是档案管理系统的统一性不够；三是档案管理所建的全文档案信息数据库所占比例较低。目前的档案数据库大多为条目数据库，只能进行简单的目录检索，无法满足用户的全文查询需求，特别是网络阅读需求；四是档案管理人员的信息化素质亟待提高。总之，目前我国的档案信息化建设还处于初级阶段，信息开放更是处于探索阶段。怎样进行档案信息化建设和档案信息化开放便成为本文的研究重点。

二、传统纸质档案开放的不足

档案开放是时代的潮流，纸质档案的开放是档案开放中非常重要的内容，是档案服务民众的重要组成部分，更是各国档案开放的必经之路。但是传统纸质档案开放存在很多不足。

1.开放纸质档案受地域环境的制约。

纸质档案一般都保留在当地档案馆，民众需要查阅时，必须要长途跋涉到档案所在地进行实地查阅，极大地受地域环境的制约。

2.开放纸质档案对人力耗费较大。

纸质档案的查阅管理需要大量人力进行整理、维护和查找。并且查阅时需要管理人员亲自查找，翻阅工作量极大。

3.纸质档案的移动性较差。

纸质档案一般比较重，大量移动时极其不便，不利于不同地域间民众的查阅和档案馆间的相互交流。

4.长期开放纸质档案对档案的保存极为不利。

纸质档案在大量翻阅后很容易造成磨损，从而容易导致部分信息丢失，不利于档案的完整保存。

5.开放纸质档案利用率较低。

大部分纸质档案只能供一个或有限几个人查阅，很难做到同一档案供大量民众同时查阅，这样降低了档案的利用率。同时由于受地理环境和工作时间的限制，又大大缩短了民众可以查询的时间，进一步降低了档案的使用效率。

三、档案信息化开放的优点

1.档案信息化开放不受地域环境的制约。

查询者不再受地域的限制，只需通过网络或档案馆的管理平台，即可查阅自己想要的信息，极大地方便了民众的查阅和研究。

2.档案信息化开放极大地缓减了管档人员的工作量，大大减少了人力。

由于档案的信息化开放几乎全部由网络完成，管理者只需进行授权验证即可，原来需要几十人来管理的档案，现在由几个人即可完成，节约了人力资源。

3.档案信息化开放弥补了纸质档案移动性差的不足。

各档案馆之间可以通过电子数据进行互相交流，档案馆也可以随时随地进行档案展览，查询人员在当地就可了解大量档案信息。

4.电子档案的保存和维护较为方便，更好的保障了纸质档案的完整性。

电子档案主要由电脑等服务器存储，相比纸质档案保存所需空间大大减少，且保存量大大提高。而且电子档案便于整理和维护。同时查阅电子档案极大减少了纸质档案的翻阅量，更好的保障了纸质档案的完整性。

5.档案的信息化开放不受查阅人员数量限制。

管理员可以授权多人同时查阅同一电子档案，极大地提高了档案的使用效率。

四、档案的信息化建设

档案的信息化建设是档案发展的必由之路，是档案信息化开放的前提。加强档案的信息化建设，应从以下四个方面入手。

1.加强档案信息化基础设施建设。

档案的信息化基础设施建设关系着档案信息化建设的水平和成效。信息化基础设施建设主要包括：计算机、交换机、存储器、服务器等一系列配套硬件设备，及档案数据库管理系统、档案信息安全系统等一系列软件系统。基础设施建设决定了档案信息化建设的成败，只有不断提高和完善档案信息化基础设施建设，才能使档案信息化建设沿着稳步、健康、高效的步伐推进。

2.加强档案的信息资源建设。

档案信息资源是档案开放的核心。档案的电子归档应遵循多样、真实、完整、安全的原则。所谓多样原则是指电子档案信息库应包含文字、图标、图片、录像及多媒体等方面的内容，利用现代技术，对电子档案进行整体挖掘整合，形成电子档案基础信息资源数据库群。所谓真实原则是指无论电子文件的归档格式与原件是否一致，都必须确保电子文件和纸质文件的高度一致性；所谓完整是指必须将纸质档案的所有材料和内容全部进行电子归档，同时当纸质文件存在相应的电子文件或者其他载体形式的文档时，必须将纸质、电子或者其他形式的文件一并归档。所谓安全是指必须建立与电子管理系统相配套的安全保密系统，从而保证国家、单位及个人秘密的安全性。

3.加强档案信息化人才队伍建设。

电子档案的管理需要既懂得档案专业理论，又掌握信息技术操作的复合型人才，对管理人员的素质要求很高，必须定期加强管理人员的业务培训，提高档案管理员的专业水平，以适应不断发展的档案信息化需求。

4.加强档案的信息化法规建设。

完善与档案信息化建设配套的法律法规。首先应制定统一的档案信息化发展规划，并从法律法规上明确档案信息化建设范围。其次明确信息化管理的责任主体和监督主体，加强责任管理和监督管理，保障档案信息化建设的有序发展。最后完善相关体制机制和法律法规，包括对电子档案的管理、传输、安全保密等相关规定，保障档案信息化建设的规范、健康、平稳运行。

五、档案的信息化开放

档案电子归档后是否能够最大限度地满足和服务广大民众，最大程度上取决于档案的信息化开放程度和范围。在保证安全保密和一体化的原则下最大限度地开放档案信息。

1.档案信息化开放的范围。

档案信息化开放的范围决定档案开放的实际操作，更关系到社会利用档案信息的丰富程度及档案服务民众的满意度。目前《中华人民共和国档案法》对档案开放范围作了明确规定，档案开放范围从形成时间和机密程度两个方面为两类。一类是形成期满30年的档案，一类是从机密程度上看，开放期限可以少于30年的涉及经济、科学、技术、文化等机密程度低的档案和开放期限可以多于30年的关系国家利益或重大利益的机密程度高的档案。档案开放范围有法可依，但是在实际的操作中，档案法规规定的比较笼统宽泛，加之各地规定执行不一，实际开放范围还相对较少，个别地方或领域甚至几乎没有开放。因而必须通过法规加大对开放信息的确立，对开放范围进行严格审查和监督，在保证安全保密的前提下，加大对档案信息化的分类开放，保证开放范围的最大化和民众受益的最大化。

2.档案信息化开放的方式。

在确保安全、一体化的原则下，对电子档案进行分类，然后分层次、分权限开放。一是全网络全民开放。对于法律法规允许的全民可查的电子档案，建立全国一体化电子档案信息库及配套的全国网络档案实名查询系统，对全体民众实行网络化开放，所有民众通过网络就可以查到自己想要的档案信息，这样方便、省时、高效，既提高了档案利用效率，同时还减少了档案管理人员的工作量。二是授权网络化开放。建立全国统一的公务网络系统和一体化的档案信息库。根据档案的密级分类，可以设置不同的访问权限，然后根据访问权限，对各级部门进行授权开放。这样既保障了电子档案的安全保密原则，又体现了电子档案的一体化原则，大大方便了民众的查阅。三是档案馆内部局域网开放。对于涉及重大秘密和隐私的档案，各档案馆可以建立内部电子档案信息库及查询系统，在局域网内进行开放，根据实际情况方便民众查询。

3.档案的信息化开放管理。

档案资料不同于一般的网络资源，很多档案涉及国家、单位和个人的一些秘密，因而在档案的信息化开放管理中，应遵循既要能方便用户的查阅，又要能保证安全的双重原则。一要建立档案信息化开放安全保障体系。主要包括档案信息安全利用和档案信息安全存储两个方面。在档案信息安全利用管理方面应坚持利用和保密并重原则：既不片面强调利用而忽视了保密，又不片面强调保密而限制了利用。在保证安全保密的基础上，最大限度地公布档案信息资源。在档案信息安全存储管理方面，要制定相关法规对具体环节进行详细规定，同时还要大力提高档案管理员和全体民众的档案信息安全意识及防范能力，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，做好防毒和杀毒，内部局域网与外网的物理隔离；做好各种数据库的备份与保存，确保档案信息的安全保密和系统的安全运行。二要加强档案信息化开放人才建设。档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的档案管理人才。首先，要求档案管理人员掌握丰富的档案专业知识，能运用档案专业知识对电子文件进行归档。其次，要求掌握档案信息化、数字化知识及计算机应用技术，能够对电子文件和网络进行日常的维护、危机处理及风险评估等。因而要采取多种方式，定期对档案管理人员进行职业培训，使其不断提高档案信息化基本知识和操作技能，以适应档案的信息化开放管理。三要制定、完善档案信息化开放相关法律法规。《中华人民共和国档案法》及其相关法律法规虽然为档案开放提供了法律依据，但是由于档案开放的复杂性和特殊性，需要出台操作性强的法律法规、明确的执法程序及有效的监督机制。如依据法律法规，科学界定档案的开放范围，明确档案开放职责主体和监督主体，建立档案申请开放制度等，通过法律法规加大档案信息化开放力度。档案信息化开放是时代的潮流，是档案信息化建设的必然趋势。档案信息化数据库建设将成为档案工作者今后的重要工作任务，尽快制定完善档案信息化建设与开放的相关法律法规，为档案信息化建设与开放提供相应的法律保障，各级档案管理者应该转变服务理念，不断提高专业技能，更好地为民众服务。

作者：亓春波 单位：宁夏银行