医院志愿服务档案的信息化管理思考探讨范文

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摘要：医院志愿服务的档案管理是医院档案管理过程中较难实现的信息主体。其流动性强、数据多，信息更新快，容易被管理者忽视。为推动医院志愿服务可持续发展，使志愿服务管理规范化、制度化，本文以三甲公立医院志愿服务为例，梳理了规范志愿者个人信息采集和档案信息化管理的经验，如何从传统的纸质化到利用app结合管理来提高志愿服务效率的具体做法，阐述了信息化管理带来的成效和意义，对提升福建省医院志愿服务的档案管理具有一定的参考意义。

关键词：信息化；档案管理；医院志愿服务

1引言

医院志愿服务的档案是指本院职工或社会人士通过一定流程成为志愿者后形成的个人信息、服务内容、服务时长等信息，以及在服务活动中形成的具有保存价值的文书、图表、音像等各种类型的载体档案。医院志愿服务的档案是医院档案管理的一部分。当前医院志愿者管理主要集中在门诊、团委等部门。管理人员通常为兼职岗位，疏于管理。志愿者填写简单的纸质表格，所收集的内容大多仅有一些基础的个人信息。由于主观的不重视和客观的不及时等原因，使志愿服务档案出现“坏、丢、散、乱”等现象，不符合完整准确的要求[1]。本文利用信息化的管理方式，阐述志愿服务档案的有效管理。这对推动医院志愿者服务团队现代化建设有着极为重要的意义。

2志愿服务档案的重要性

2.1收集与整理

在信息采集时，若只采集志愿者的简单个人信息，会导致志愿者在服务过程中难以全面发挥作用。因此，信息采集的内容，不仅要有志愿者的基本个人信息，还要有更深层次的志愿服务年龄、身份、志愿服务意向、个人特长、相关工作经验等信息。这可以为今后医院凭借档案来实现志愿者的管理提供有效支持[2]。医院管理人员在做好志愿档案的收集的同时，还要做好信息管理工作，积极运用信息化技术进行信息采集与整理，如设置专门的志愿者信息管理系统。系统自动通过不同的分类对信息进行整理汇总并进行电子化保存，以确保档案信息收集的及时性、准确性、完整性。

2.2保管与统计利用

医院志愿档案由志愿服务工作人员专人保管，分为纸质版与电子版并编制索引目录。其中纸质版配备专柜放置。注重做好对归档志愿档案的利用工作，将档案利用做到因地制宜、灵活有效，真正提高档案利用率。定期对志愿者档案进行统计，含志愿者人数、服务时长、服务次数、服务人数等，准确计算出志愿服务成效。将志愿服务中精彩的活动编辑成海报、宣传栏、新闻报道等，提高志愿者参与的积极性、荣誉感以及全院职工对志愿服务活动的关注度，进一步弘扬志愿服务精神。按上级要求及时报送有关数据及相关志愿服务材料，做好医院精神文明建设工作。对档案材料进行归纳分析，总结经验教训，积极创新志愿服务形式，推动医院志愿服务事业的发展[3]。

3信息化的管理方法

3.1原有管理模式弊端

在原有的管理模式中，该三甲公立医院管理者通过志愿者信息登记表、排班表、月报表等方式收集基础信息，随后将数据录入EXCEL表格，然后对相关志愿服务数据进行逐月核对，并将这些信息整理、汇总、分类形成志愿者档案。因基础数据存在人工认证易修改、时长认定不准确等问题，影响档案信息的及时性与完整性。同时，各岗位之间的信息未进行整合、共享，所得数据可能会有所冲突。

3.2信息化的操作模式

3.2.1启用手机端

APP志愿者档案工作的开展可以有效推动档案收集模式、管理手段和服务机制的创新。将档案管理和志愿服务有机融合，运用互联网科技手段助力志愿服务、公益行为，形成优势互补。该院近年来使用“志愿汇”APP（一款面向全国的志愿服务综合管理平台）进行信息化管理，大大提高工作效率，确保了数据的真实准确。

3.2.2志愿者实名注册

志愿者个人通过在APP上进行实名注册、填写、完善个人相关信息并加入医院组织后自动生成档案。档案包含志愿者自身持有的电子志愿者证及管理员通过系统可查询的志愿者有效身份信息及所属组织。

3.2.3寻找志愿服务项目

已实名注册的志愿者可通过该平台搜索查询该区域发布的活动，选择报名参加（如输入“福建省立医院”，即可搜索到指定时间段或范围内发布的医院志愿服务招募活动）。当身处服务范围内开启手机定位功能选用快速签到计时或人脸签到计时即可记录所参与的服务项目、服务时间、服务时长。完成每次服务后，志愿者可以通过致电志愿者服务站，或在志愿汇APP上对本次服务内容及服务效果进行自我评价。志愿服务管理工作人员也可对志愿者的服务工作进行评价。相关的评价信息及生成的年度志愿服务时长，会被收录到服务档案内。

3.2.4管理人员发布活动

管理员可以通过志愿汇平台发布志愿活动、招募志愿者、查看和统计志愿服务数据。所发布的招募活动同时满足公益性、组织性、活动性、服务性的要求。活动名称清晰、具体，包含服务内容和志愿者招募。必须先于签到活动，常规性活动至少提前一天发布，原则上提前3-10天发布，留出充裕时间完成招募工作。招募要求注明志愿者自身需具备的条件（性别、年龄、技能等）、活动内容简介及是否有地区限制，设置活动开始的时间和结束时间。从招募活动中直接生成签到活动，签到范围为一般设置在300-500米的圆圈内。300米可满足一个普通社区需求；500米足够满足一家医院需求。提交发布审核后，由医院志愿汇平台运营人员对该招募及签到进行审核。

3.2.5后台管理功能

APP具备志愿信息后台管理的功能，通过志愿者个人信息的填报、活动的发布、志愿者参与的情况信息等，建立信息库。管理者通过后台可以查询相关信息，还可以通过输入志愿者的姓名、身份证号、服务项目等进行筛选，输出为所需要的EXCEL表格。相关服务信息还可按照年度、月份或活动日期从后台导出关数据转录到相关的电子表格，随后进行整理、核对、保存，形成一套完整的志愿服务档案。将其运用到志愿者激励、职称评定、政府及社会组织评估、城市文明服务等方面。

4信息化管理成效

4.1促进志愿者服务的管理

（1）便于管理员深度、全面的收集志愿者相关信息、分类汇总，使档案资料有序、清晰、实时可查询。（2）加入信息化技术的支持，实现电子档案，较传统档案模式查询更高效、便捷，提升信息的及时性、有效性、完整性。在归档资料管理中，有了数据支持，能够更加科学、合理地对志愿岗位分布、团队组成、服务方式等进行分析与改进，对优化归纳管理起到促进作用。

4.2完善了志愿服务体系

4.2.1扩大招募范围

医院在建立志愿者档案后，保留了志愿者的有效信息，有利于招募到长期稳定的志愿者，保障了志愿者的来源，保证了志愿者团队的稳定性，减少了招募培训新志愿者所消耗的时间和精力。同时可以培养部分志愿者领袖，协助管理志愿者团队，提高志愿服务管理效率。志愿汇APP平台上注册着有不同群体、社会组织的志愿者，可以通过该平台招募志愿者。

4.2.2提高志愿者自我效能

每个志愿者都有属于自己的档案，志愿者可以通过档案及时记录、核对、使用志愿服务数据。在档案信息的帮助下，志愿者可以随时了解自己的服务情况，对自身进行分析，完善不足，选择更加适合自己的服务内容，促进个人发展。有了数据支持，可以对志愿者进行评优工作，给予优秀志愿者表彰，满足志愿者的使命感与成就感，提高其工作积极性，提高志愿服务整体成效。

4.2.3改进管理模式

根据档案信息，参考志愿者的个人特长，尊重志愿者的服务意愿，使志愿者岗位的安排更加合理有效，提高了志愿服务的效果。根据志愿者档案信息，可以了解志愿者的不足与服务技能需求，并对志愿者进行相应的培训。此外，管理人员根据档案信息，对志愿者进行分类，组成不同的服务队伍进行分类管理，使院内志愿服务的覆盖范围更广，工作更有效率，管理更加合理有效。

5信息化管理意义

5.1提高档案质量

通过档案进行快速有效分类整理，有利于管理者的维护及志愿服务活动招募可持续发展，对研究医院志愿服务工作历史、处理问题等具有重要的参考作用。部门工作人员可借鉴以往的志愿服务活动，完善志愿服务制度，创新服务形式，丰富服务内容，更好地满足广大群众的志愿服务需求，提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案[4]。

5.2优化部门管理

志愿服务档案可为医院宣传工作提供可参考素材。通过不同时期、不同类型志愿服务主题与事迹的记录，展现志愿服务的活动风采与精神风貌，对弘扬志愿服务精神、推动医院志愿服务品牌建设、拓展医务人员服务领域、传递医院公益性起到了积极作用。实行全方位综合考评，使志愿服务考评更加科学和规范[5]。管理系统的升级提升了管理者线上招募、活动发布、评星定级、志愿者互动等效率，保障了数据准确性，为医院年终各项评审或考核工作提供数据支持。

5.3实现资源共享

信息技术在推动志愿者档案管理工作的发展完善中起到关键作用。服务管理平台可以实现信息互通，使得志愿服务公开透明、统一标准、资源整合、流动共享，解决了志愿者注册、时长累积等问题，节省了医院人力资源及经费支出，推动了医务志愿者更大范围的服务流动[1]。院内志愿者综合管理系统与全国志愿服务管理平台联合应用，扩大了招募范围，使得信息更加精准有效。

6小结

随着信息化志愿档案管理的推进，需要改变仅停留在纸质记录上的志愿管理方式，并开创档案管理新局面。同时将档案管理精准化，确保该类档案在对医院发展的各类数据汇总和分析上提供可靠依据，逐步形成一个稳定性高、归属感强、制度完善的管理机制。应用现代信息管理手段来实现志愿者档案管理，是实现组织发展和团队相互促进的可行方法。

作者：王琳 单位：福建省立医院院办