医院档案的信息化管理探析范文

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［关键词］信息系统；医院档案；现代化管理

随着医疗事业的快速发展，传统的档案管理模式已经表现出明显的局限性，限制了档案的深度开发和利用。因此，结合医院档案管理实际情况与先进的现代信息技术手段，探索档案管理信息化新模式，不仅使管理人员更加方便、快捷地整理档案资料，对于医院节约人力和财力成本，提高工作效率与管理水平，实现医院现代化建设都具有重要的现实意义。

1档案管理现代化的含义

档案管理现代化是指运用现代管理手段，借助计算机通信技术，对档案管理的传统方式进行改革。广泛地使用电子设备，将纸质载体的材料转化为电子档案，利用计算机完成录入、修改、输出、查询等，具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，在设定的标准化流程下，能及时、大量、完整地对档案进行保存和利用，办公无纸化的趋势也使得档案电子化储存成为一种必然［1］。目前我国越来越多的医院开始引入信息化管理的手段，建立起数字化的管理系统，实现对各类档案信息快捷、高效的整理与查询，实现了医院档案管理的高效化和数字化。

2档案现代化管理的应用

随着医院信息化建设的推进，多数医院已采用办公自动化系统（OA系统）进行办公信息的收集与处理、流动与共享，基本实现了数字化办公。

2.1文书档案管理

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括各级各类请示、报告、上级批复、通知、信函、简报等以及院内会议记录、计划和总结等，它们在内容、形式上有一定共性。文书档案管理界面包括添加、查询、导出excel、打印功能，录入时按照档案归档编号规则进行基本信息录入，将文件电子版本添加至附件，保存后存入后台，可通过实体分类号及归档年份进行查询。

2.2实物档案管理

“实物档案”是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。实物档案的归档范围主要包括以下几类：本单位的集体或个人获得的奖杯、奖状、锦旗、荣誉证书等；活动中获赠的纪念品或本单位的纪念品、宣传品；上级领导、知名人士的题词字画等其它有保存价值的实物。实物档案的信息化管理与文书档案基本相似，但需要上传实物照片作为附件，方便日后对照查询。

2.3声像档案

管理是社会组织以及个人在经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。早期的声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式，磁性材料存在易损坏的缺点，而现有的声像档案将音频、视频文件上传至软件后台，保存在数据库内，存储量大，保存时间久，调阅方便。

3医院档案工作存在的缺陷及改进措施

目前，医院档案普遍存在管理手段落后、信息化水平低下、管理人员专业素质和业务能力参差不齐等缺陷，严重制约着医院档案工作发展，导致医院档案不能充分发挥作用。

3.1基础设备不齐全

软硬件设施是实现档案网络化管理的基础，随着档案数量的增长和档案需求率的增高，原有的档案管理系统已经不能适应现代化档案的需求，存在设备不齐全、软件版本滞后、功能面单一等缺陷，严重阻碍了档案管理工作的进程。我院目前正积极更新档案硬软件，要结合医院本身的实际情况，根据信息化发展进程更换电脑配件，并开发适用于本院的档案管理软件，方便档案管理人员对档案进行分类管理。

3.2管理人员的业务水平有待提高

档案管理人员不仅仅是作为档案的管理者，更多的是档案的信息收集者、资源共享者和传播提供者。作为档案管理人员，必须具备足够的业务水平和专业知识。目前，医院的档案管理人员长期只负责档案工作，知识面单一狭窄，不能适应现在多元化的管理工作，且档案管理人员缺乏，后备力量不足，工作任务繁重。并且大部分档案管理人员对计算机的应用能力不足，不能准确地操作档案管理系统［2］。为改善这一现象，我院积极加强医院档案管理人员队伍建设，提高管理人员的业务水平，参加各类档案管理培训班，并前往省市档案馆等机构进行现场学习，加强学术交流，在交流过程中通过借鉴和学习弥补自身工作的缺陷，使得管理人员能够顺应时展的潮流，掌握主动创新档案管理方式，把医院综合档案管理工作做到实处。

3.3档案管理范围不明确

随着医院运行机制的不断改革，档案内容越来越多元化，行政档案、基础档案、财务档案等各类档案都包括在其中，对这些档案在管理职责和管理部门暂时没有做出准确的范围划分，使得档案的管理十分混乱，一些重要的档案资料并没有被纳入档案管理的范围，出现了重要资料丢失的情况。为此，我院建立健全了院内档案工作制度，形成有序的管理体系，使工作更加规范、便捷，有章可循。各科室部门要根据自己部门的职责把相应的档案资料收集齐全，方便综合档案管理人员进行整理入档；利用计算机技术把医院综合档案做成详细的列表，建立一套完整的档案系统；综合档案的管理人员要注意电子档案的实时收集和更新，防止重要文件资料的丢失。

3.4电子档案的安全性

电子档案是拥有方便快捷、存储量大、管理效率高等优势，但也存在信息安全性较差的劣势。因为电子档案本身是利用互联网技术形成的，其稳定性较差，文件的内容容易发生改变；随着网络技术日渐发达，黑客、病毒等网络问题也随之而来，电子档案容易遭受黑客或者病毒的攻击，使档案内的数据无法修复，严重影响医院信息的安全［3］。

我院对现有的档案系统进行严密的验证；定期对计算机系统进行更新升级，对黑客、病毒的攻击形成自动修复系统；同时进行长期保存的档案资料做成备份，防止资料的丢失［4］，采取多种措施保障档案安全。医院的综合档案作为医院管理的重要组成部分，适应电子化是新时期发展的必然要求，医院档案管理中需要准确认识网络管理的重要性以及存在的问题。依据网络化管理的实用性和先进性，探索出一条适合医院自身发展的网络化管理道路，才能真正推动医院档案信息化的发展和进程。

［参考文献］

［1］夏美华.电子病历档案的现状分析与管理对策［J］.江苏卫生事业管理，2013，24（2）：61-62.

［2］丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策［J］.中国现代医生，2014，52（2）：116-118.

［3］张记铭.浅析档案管理现代化［J］.黑龙江对外经贸，2010，24（5）：105-106.

［4］刘英.医院档案管理现代化建设的初探［J］.中国医疗前沿：学术版，2008，3（5）：51-52.

作者：徐震；杜宣宁 单位：南京市妇幼保健院办公室