档案信息化管理中计算机技术的应用范文

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摘要：

随着社会进步和科技发展，档案管理工作的信息化已经逐渐成为发展的主流，也成为开展档案管理工作必须探讨的重要议题。而这种信息化的背后离不开计算机技术的支持，计算机技术在档案管理工作中的广泛应用推进了档案的信息化管理，为档案管理工作提供了新的发展方向。要了解档案的信息化管理，就要先了解并认识到计算机技术在档案管理的信息化和现代化中所能发挥的巨大作用，从而树立正确的观念，一步步实现档案管理工作的新发展。

关键词：

档案；信息化管理；计算机技术

档案信息的管理工作实质上属于信息处理的范畴，这项工作在目前的信息经济时代显得更加重要，对其进行革新势在必行，而计算机技术的飞速发展为这项工作提供了新思路。并且，计算机技术在档案管理工作中的应用发扬了计算机技术的特有优势。例如档案信息的检索更加方便快捷，数据更加可靠，资料存储量也变得更大等，对于档案管理效率的提高和管理工作的规范化有着重要意义。现今，档案信息化管理已经在世界范围内得到广泛的应用。但是从我国目前的状况来看，档案信息的管理在除金融业、科研单位之外的其他行业仍然没有大规模的应用计算机技术，对档案管理的信息化形成了阻碍。因此，了解档案信息化管理中计算机技术的重要十分有必要，有助于推进档案管理工作的信息化进程，与国际、世界接轨，达到较高的水平。

1采用计算机技术有利于档案工作的现代化发展

上个世纪80年代以来，现代信息技术以计算机为核心取得举世瞩目的发展成就，对各行各业产生了巨大的冲击，改变了绝大多数行业的发展和经营方式，对于档案管理工作来说尤其如此。计算机技术在档案管理的工作中得到了广泛的运用，进而使档案管理工作逐渐步入信息化处理的新阶段。计算机技术在信息处理上与生俱来的优势也被带入到档案管理工作中，最为显著的优势表现在档案信息的检索上，计算机存储了大量的信息，通过档案信息的检索系统能够迅速找到所需的档案资料，提高档案检索的效率。除此之外，更为重要的是档案资料的信息化带来的档案信息化管理模式，具体来说就是利用计算机技术将档案中记录的各类信息录入计算机，构建成档案信息的数据库，将传统的纸质档案管理进行信息化处理，以新的数字档案馆的形式来进行档案管理工作。这种数字档案馆的新形式对传统的档案管理形式形成了十分巨大的冲击，档案载体的变化也改变了各个社会组织如党政机关、商业公司的经营管理方式，在这个过程中电子档案得到了更为广泛的运用。而且相应的电子商务等新形式的办公模式被人们创造出来，以纸质文件为媒介来传递相关信息的传统办公模式被新的方式逐渐取代。计算机和网络被人们用来进行文字书写、信息传递和储存、数据信息的检索和利用等各方面的信息处理工作。电子文件成为最主要的信息处理载体，对电子文件的收集、管理以及开发利用因此变得越来越重要。不论是档案管理的形式还是管理方式的改变都对档案管理人员的计算机技能提出了相对比较高的要求，新时代的档案管理工作人员要在观念和技能各方面与时俱进，努力将计算机技术的应用到平时工作的各项环节中，促进档案管理的现代化发展。

2采用计算机技术有利于档案信息管理

经过近一段时期的发展，档案管理在我国的状况变化极大，档案管理工作人员的素质也得到了很大程度上的提升，但是档案的信息管理对这些发展与变化并没有直接的反映。档案管理的方式只能跟以往一样保管纸质档案的实体、减缓其老化和损毁、维护信息真实。档案管理工作是信息管理服务中的其中一种类型，而计算机技术的优势在数据处理与信息管理这方面体现得十分明显，档案信息化发展的技术方面的保障和最重要物质基础就是计算机技术的应用。所谓档案管理信息化其实就是在原有的档案管理模式中利用现代信息技术来对其进行改造、革新，这种信息化的过程主要体现在档案信息本身的信息化、档案管理模式信息化、档案管理工作目标信息化以及管理方法的信息化这几个方面，所谓的档案数字化管理就是指这个。比如档案的信息化管理通过计算机网络技术和相应的档案管理软件系统来实现。在档案管理中发挥计算机技术的积极作用，使计算机信息处理与档案信息的管理开发进行有机的结合，引导和推动档案管理人员的专业能力和档案信息化的建设。

3采用计算机技术有利于增强档案管理者的现代化意识

档案信息化管理要求档案管理人员在管理工作中大量应用计算机技术，因此对档案管理人员的计算机意识的培养十分重要。这里的计算机意识就是指在生产生活中遇到问题时，首先积极思考是否能够通过计算机的应用来分析并解决问题的一种思维方式。在这种思维方式下，计算机成为人们发展最重要的工具。计算机技术为代表的现代技术已经深刻地改变了这个世界，因此要想在新时期取得好的发展，就要从观念到知识、能力方面与时俱进，把握时代脉搏。在这样的背景下，档案管理这一信息管理的分支，它只有利用信息技术才能拓展其工作对象，更新其工作手段。但是现实情况却与此不同，档案管理工作人员的计算机意识不够强，对其重要性的认识严重不足，没有发现其在档案管理方面的强大生命力。现行的档案管理工作还是采用传统的手工管理的方式，工作效率不高，更谈不上对档案信息的合理开发利用。除机制、经费等原因的限制外，这种情况产生的根源之一，就是有些档案管理工作的相关领导对在档案管理中计算机的重要性不够清楚，没有运用计算机进行档案管理的意愿。档案管理的工作人员队伍中意识落后、理论技能不合格的人员比较多，这样的状况严重阻碍了档案管理工作的进步和发展。这些事实说明，档案管理的相关工作人员的现代化意识以及运用高科技手段的意识对于推动档案管理的信息化进程有着深刻的意义。这种意识关系着档案管理工作的新形势和新进展。然而要培养这种意识需要多种方式并用，并经历一个比较长的时期才有可能实现。而对档案管理工作者进行计算机信息管理技能方面的培训是一个比较有效的方法，也是未来发展的趋势。这种做法可以有效地强化档案管理工作人员的现代化意识，使其关注档案管理工作的现代化转变，从而使得档案管理工作取得更大的发展。

4采用计算机技术有利于提高档案管理工作者的素质

随着现代社会日新月异的变化，档案管理工作面临着各种新的挑战。但是如何在信息网络时代中发挥档案管理工作自身的作用，仍然是摆在当前最为主要的任务，它关系着能否向社会各界提供全面、高效的档案信息服务，要完成这项任务必须着力进程档案管理工作者的素质提高和意识培养工作。部分专业技能不足、知识结构滞后的档案管理工作人员仍然在信息观念无比清晰，新知识、新技术、新事物等层出不穷的市场经济环境中不思进取。这样的档案工作者只有经常学习和掌握新的知识与技能才能适应新环境下的工作业务转型，而且能够起到相应的促进作用，从而摆脱仅凭原有的知识技能和经验无法处理有新技术应用的现有工作的尴尬局面。档案管理的现代化是不可逆转的趋势，而档案管理工作者的知识素养与职业能力仍然是现代化管理产生的基础，无论相关的技术如何进步，作为技术使用主体的人依然对构建信息环境起着不可替代的重要作用，属于决定性的因素。因此，档案管理工作人员的各方面的素质的提高和信息时代环境下相关工作意识的培养可以说是档案信息化进程顺利推进的必备条件。在此条件下，档案管理工作人员计算机技能整体上的提升，不仅对于档案专业教育的革新与改进，调整人才的培养方式和方向以适应时代需求有着积极地促进作用，还有利于促进档案管理队伍中每个人员的知识结构的调整和优化，以及增强档案管理工作人员的不断学习意识和现代化的意识。在目前的档案管理工作中，对相关的工作人员的要求，不仅仅是各项素质过硬和档案管理各项业务的精通，还对档案信息管理系统的开发、档案信息保护的技术和外语水平以及创新能力有一定要求。与此同时，档案管理人员在工作中还应当培养高效使用各种新型现代化手段解决问题的思维意识和习惯，改变传统的档案业务型人才向着符合时代要求的多元和复合知识型人才的方向进行提升改造，即所谓的一职多能。因此，专业的技能和新型信息技术应用的能力培训对于档案管理人员来说是十分有必要的，档案部门要努力创造条件定期进行培训工作，使档案管理工作人员不仅熟练掌握档案专业知识与技能，而且不断学习来对自身的知识结构进行更新和优化，适应信息社会对信息处理能力的高要求。只有通过这些手段培养出一支高素质的专业管理队伍，才能妥善地处理电子形式的档案信息管理工作，并提供优质的服务，提高管理工作的质量和效率。因为以计算机技术为基础的科技进步速度远超人们的想象，而且档案管理工作信息处理的本质与计算机技术的天然联系，所以计算机技术在档案管理工作中的应用和普及是符合时展需要的，只有满足这种需要，档案管理工作才能取得更好的发展。

5结语

计算机技术在档案信息化管理中的重要性无法忽视，而且计算机技术在档案管理工作中的应用已经成为档案管理工作进一步发展的关键环节。因此，计算机技术在档案管理工作的各环节的应用和普及，适应了当前科学技术发展特点，能够起到加快档案管理的现代化的积极作用，也是当前档案管理工作中档案管理者最重要的任务和发展目标。同时，档案管理部门还要借助各种手段来培养高素质高技能的档案管理人才队伍和档案管理学科的带头人，并实现知识结构的优化改善和相关知识的更新，从而使档案管理工作者适应新时期档案管理工作的要求以及档案管理事业发展需求，以便更快速有效地实现现代化的档案管理。

参考文献

[1]梁艺能,曾海森.档案信息化管理中计算机技术的重要性[J].硅谷,2014，(06).

[2]张婧.档案信息化管理中计算机技术的重要性[J].信息通信,2015，(05).

[3]覃重颐.探讨计算机在档案信息化管理中的重要性[J].信息与电脑(理论版)，2012，(07).

[4]张海.浅议计算机技术在档案管理中的重要性[J].甘肃科技,2013，(03).

作者：初良艳 单位：山东水利技师学院