高校档案信息化管理的策略范文

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【摘要】

随着信息化时代的来临以及高校发展的需要，高校档案信息化管理的建设势在必行。通过利用先进的信息技术，在实现信息资源共享的同时也提高了档案管理工作的效率。文章将从档案信息化管理对高校工作的意义着手进行阐述，并在分析高校建设档案管理信息化过程中遇到困难的基础上，对其建设过程中的有效策略进行具体研究，以实现帮助高校促进其在档案管理工作中的信息化应用。

【关键词】

高校档案；信息化管理；策略

一、高校档案信息化管理的意义

（一）高校档案信息化管理提升了档案管理工作的效率。

在高校的档案工作中实现了信息化管理后，就使得档案的管理具备了很强的时效性。在信息化的管理下，管理人员可以通过网络技术实现快速的录入检索和使用档案，以及在进行对电子档案的收集时实现资源的共享。在档案被录入到电脑之后，通过加工档案的信息就可以有效地减少对二次文献的加工时间，极大地提升了档案管理工作的效率。

（二）高校档案信息化管理实现了档案资源的共享。

在档案管理工作中建设信息化管理，其核心就是对资源共享的建设，目的就是为了通过对信息技术的利用来提高档案管理的水平，以此来实现档案信息的资源共享。在高校的档案管理工作实现信息化之后，有效地提升档案信息利用率的同时，也能有效地拓宽档案的使用范围，更加方便校内科研人员的开发利用，从而进一步地提升了档案信息的资源利用空间。

（三）高校档案信息化管理推动了管理模式的改革。

在高校档案管理的传统模式下，档案资源往往是呈封闭状态的，也是很少会被公众所使用的，因此对档案的管理也仅限于简单而原始的保管工作。但是随着高校教育事业的快速发展和高校档案作用的日益凸显，在信息化的管理模式下，对过去原始手工管理式的方法进行了改变，在对档案自动化以及智能化的充分利用基础上，实现了对高校档案管理工作模式的有效改革。

二、高校档案信息化管理的建设困难

（一）高校档案信息化管理在筹集资金方面的困难。

在高校的档案信息化管理中，资金的投入较大以及筹集时的困难已经成了当前普遍的一个难题。高校要想实现信息化的管理，就需要增加计算机打印机等信息化设备的数量，还要投入建设相应的网络系统和安全系统以支持信息化管理的安全运行，因此就需要大量的资金投入。除此之外，由于电子产品的更新速度较快和维护的费用较高等因素，导致了在后续的维修和升级过程中仍需要较高的花费。相反，高校的教育经费却没有得到相应的增加，这就导致了其在资金的筹集方面面临着很大的困难。

（二）高校档案信息化管理在管理队伍人才方面的困难。

由于档案信息化管理是需要档案人员具备高水平的思想观念和专业技能，以及对计算机熟练的操作能力，因此，档案管理人员在精通相关档案知识的同时，还要能够熟练地使用计算机以及具备较高的信息判断能力。但是由于受到传统档案管理制度的束缚，管理人员的待遇较低，高校对他们的岗位管理也比较松散，因此很容易造成优秀管理人才的流失，直接影响了高校在档案信息化管理的建设。

（三）高校档案信息化管理在迅速取得成效方面的困难。

在高校的档案信息化管理建设中，不仅需要录入整理现有的档案资料，在技术手段的支持下将各类照片数据等实体转换为电子的档案，还需要按照要求通过文档的处理软件将数据进行规范整理，为使用者在检索时提供便利。除此之外，还要做好远程的信息服务工作，为用户提供可以进行网上资源共享的平台。因此，高校档案信息化管理的建设任务重，而且还需要长期的完善过程，在快速的取得成效方面尚有欠缺。

三、高校档案信息化管理的有效策略

（一）对档案信息化的基础设施建设进行加强。

高校在档案信息化的管理中，应该加强对基础设施的建设。这就要求高校应当将对档案信息化的建设纳入到学校的总体发展规划中，从政策上保障资金的投入，强化档案信息化的基础设施建设。除此之外，高校还要重视对档案管理人员计算机水平的培训，提高管理人员的知识水平和应用技能，以保证档案信息化系统功能的良好发挥。高校也应该加大对内部局域网的建设力度，实现办公网络与档案系统的对接，推进档案管理工作的数字化进程。

（二）对档案信息化的资源建设进行加强。

高校在档案信息化的管理中，应当重视对信息资源的建设。这就要求高校在充分利用信息化档案管理的软件基础上，分步骤而且有重点的实现档案信息的数字化。要想取得信息资源的有效建设，高校应当坚持将学校各个基层单位需要按年归档的文件目录档案部门的要求基础上，进行档案网络管理系统的直接录入。采用这样的做法，不仅能够明显地减少档案管理部门日常归档的工作量，又能保证学校各个部门的档案文件在录入到档案信息库时及时和完整。在为单位员工了解工作情况提供极大便利的同时，又促进了档案信息资源的网上共享。

（三）对档案信息化的管理应用系统建设进行加强。

高校在档案信息化的管理中，还要加强对档案管理应用系统的建设。既要能够满足高校工作的需要，还要紧跟信息技术的发展趋势。这就需要高校要坚持进行档案管理软件的大力推广，提高档案管理的应用技术和水平，为档案信息资源的共享和交换创造良好的条件。此外，高校还要对档案信息建库入网的工作进行加强，要做到将档案数据库纳入高校的办公网络总体格局中，逐渐实现高校档案数据库的构建。最后，高校还要充分的利用校园网络信息平台，通过档案网站的建立有计划地实施档案目录和现有文件目录的上载以及开放使用，还要在此基础上积极采取措施为网上查询和使用提供更便捷的服务。

【参考文献】

[1]肖金良.高校档案信息化建设探析[J].兰台世界,2009(16).

[2]邓宝瑚.高校档案管理信息化建设[J].科技文献信息管理,2008(13).

[3]杨海波.论高校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济,2008(18).

[4]张玮琼.高校档案信息化建设浅议[J].大庆社会科学,2008(4).

作者：杨丽 单位：常熟理工学院