学生档案的信息化管理思考范文

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1前言

高校学生档案管理是教育管理中一个必不可少的部分，档案记载着学生在学校期间的求学经历和表现情况，是学校对学生培养、教育真实情况的反映，也是将来用人单位选择人才的重要依据。在信息化高速发展的今天，高校的档案管理工作也应该与时俱进，充分利用信息化的手段对学生的档案进行管理。但在当前，我国的部分高校档案管理工作的信息化程度还有待提高，为了有效提高高校档案管理工作的效率和质量，管理档案管理工作者要正确认识当前档案管理工作中存在的问题，积极推进档案管理的信息化。

2高校学生档案信息化管理的意义

2.1提高了学生档案管理工作的效率在传统的学生档案管理工作中，档案管理员靠人工对学生的档案进行收集、整理和登记，效率和时效性比较低。而信息化技术为档案管理员的信息采集、鉴定、保存等工作带来了便利，有效减轻档案管理员的工作量，提高了工作效率。此外，高校通过相应的档案管理系统来自动处理学生的档案信息，并把结果放在公共的网络平台上，便于教师、学生和用人单位权限查询、处理学生的档案信息，明显提高了学生档案的管理水平。

2.2提高了档案管理的质量当前，大多数高校都由学生处负责学生档案管理工作，学生处主要靠各学院的上报来收集学生的档案。而学生档案里面的信息大多由学院的辅导员和班主任负责整理，通常在学生毕业前夕才进行突破式的档案整理工作，经常出现学生档案信息混乱、错误的现象。信息化档案管理可以有效解决这一问题，档案管理员利用信息化手段对学生的档案进行管理，为每个学生建立档案库，在录好基本信息的基础上，不断补充录入学生的最新信息，并及时对录入的信息进行检查和维护，有效确保了学生信息的真实性、准确性和完整性，档案管理工作的质量得到提高。此外，当用人单位需要查询学生档案时，档案管理员可以快速、准确地为其提供学生档案，真正发挥学校档案管理的作用，提高了学校档案管理的服务水平。

3高校学生档案信息化管理现状和相应措施

3.1高校学生档案信息化管理现状

3.1.1缺乏档案管理的意识现阶段，高校的领导者和档案管理工作者对档案信息化管理还没有足够的认识，档案管理信息化建设的步伐还比较缓慢。首先，学校领导普遍认为档案管理工作是档案管理部门的工作，对档案信息化管理建设的关注度不够，没有给档案管理部门足够的人力、物力和财力支持。其次，高校档案管理部门的工作人员仍然采用传统的方法对学生的档案进行管理，没有充分认识到信息化在档案管理工作中的作用。

3.1.2信息化基础设备较为落后高校学生档案的信息化管理工作需要依赖计算机设备和相关的软件，这些计算机和软件也对档案管理员提出了较高的要求，这就需要高校投入大量的资金引进设备和对教师进行技能培训。但当前大多数高校都把资金投放在教学和科研上，在很大程度上忽略了对档案管理的投入，导致高校档案信息化管理硬件、软件设备落后，档案管理工作效率较低。

3.1.3学生档案管理网络存在安全隐患信息技术给人类生活带来便利的同时，也带来了一定的网络安全隐患。首先，高校的档案信息化管理由于网络的开放性，存在一定的矛盾，既要保护学生的隐私安全，又要公开一些信息资源，给具体操作带来便。其次，在信息技术高速发展的今天，黑客攻击和网络病毒威胁着高校信档案信息化的安全，高校的档案涉及到相关的文化、经济、政治等方面的机密，一旦泄露，后果将不堪设想。

3.1.4学生档案管理不够规范首先，高校缺乏学生档案管理的统一模式，很多高校的学生档案管理工作仍旧由学院或招生就业处负责，没有专门的档案管理部门，也没有对学生档案管理工作进行明确的分工。其次，档案管理的方式比较粗放，当前，部分高校的学生档案由各学院自行管理，毕业时再由学生处统一投递档案。学生档案的整理工作由辅导员负责，辅导员的档案专业技能不高，且档案整理的工作量大，经常出现“缺、漏、错”等现象，学生档案整理的质量不高。最后，部分高校学生档案的内容不够丰富，一般只包括高中材料、录取资料、学习成绩、入团、入党材料和奖惩情况等，缺乏反映学生成长过程、体现学生综合素质的相关材料。

3.2提高高校学生档案信息化管理质量的措施

3.2.1更新高校学生档案管理者的观念做好学生档案的管理工作不但可以加强学生管理、提高学习培养人才的水平，而且有利于学生的成长。在信息化的背景下，高校领导者和档案管理员要更新观念，积极地探索提高档案管理信息化水平的措施。首先，学生档案管理员要充分认识档案信息化管理工作的重要意义，把档案管理工作的重心从单一地数据整理转移到服务模式的思考与规划上来。其次，高校的领导者要重视学生档案管理工作，创造条件对档案管理员进行培训，提高档案管理员利用信息技术管理学生档案的能力。

3.2.2引进先进的信息化技术当前，高校招生规模的扩大，学生档案的数量剧增，档案管理工作的难度也相应增大。为了提高学生档案管理工作的效率和质量，高校需要加快信息化档案管理模式的建设，加快档案管理的现代化进程。一方面，高校要根据实际情况研发适合本校学生档案管理的系统，利用计算机处理档案管理的相关工作，如学生档案的录入、修改、查询、增减等。另一方面，加快信息化的传递，让学生的档案管理工作与信息社会相适应。与此同时，高校还要完善学生档案管理的数据库建设，利用数据库来整合学生的档案信息，提高档案管理工作的服务能力。首先，建设服务功能较强的网络平台，让学生可以在网上查询自己的档案，并通过权限设置、条件限制、密码等为学生提供便利、安全的信息化服务。其次，建设具有速度快、存储量大、便于检索、等优点的学生电子档案管理系统。最后，建设专门的电子档案网络服务平台，以方便学校、学生、用人单位查询学生的档案。

3.2.3加强学生档案信息管理员队伍的建设在高校学生档案管理工作深入开展的背景下，传统的档案管理技术已经不合时宜。因此，高校领导者积极支持学生档案管理部门的工作，提高档案管理员的信息技术水平。第一，引进具备档案管理专业知识和计算机网络技术的人才。第二，培养信息化的档案管理人才，引导其充分利用自身的能力为学校学生档案管理服务，从而加快本校档案管理信息化的进程。第三，创造条件对现有的学生档案管理员进行培训，提高其档案管理工作的服务水平和综合素质。

3.2.4规范学生档案管理工作首先，对学生档案的信息化进行全程管理，设立专门的档案馆、指定专门的管理人员来对学生档案进行管理，确保档案管理工作的连续性和规范性。设置专门的部门负责学生档案的收集、保管和整理工作，并由档案档案管理部门的相关工作人员进行监督，确保学生档案管理的严谨性。其次，对学生档案的归档时间、归档范围、数据类型。格式等进行明确的规定，保证学生电子档案的质量。档案管理部门要建立健全相应的档案管理制度，以确保学生档案信息的真实性、完整性和安全性。

4结束语

档案管理工作是高校教学管理工作的重要内容之一，档案的信息化管理是信息化时代的客观要求，也是高校提高人才培养质量的内在要求。随着高校招生规模的扩大，学生档案的数量增大，增加了档案管理员的工作难度。目前看来，高校利用信息化来对学生的档案进行管理，在一定程度上有效提高了档案管理的效率和质量，但在某些方面，高校学生档案信息化管理的水平还有待提高。因此，高校应重视信息化在学生档案管理中的作用，充分利用信息化对学生档案进行管理，以进一步提高档案管理工作的效率和质量。

作者：周映红 赵凯 单位：江西财经职业学院