档案信息化管理的多维度意义范文

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档案是一种记录历史，主要用于证明事件真实性的文献史料。它的作用非常广泛。除了常见的人事档案、历史档案之外，还有各级各类性质不同的档案。除具有史料价值、学术研究价值，最根本的性质是档案的纪实功能。能否真实地记录历史，是评价档案资料价值高低的关键环节。围绕着实录这一基本原则，笔者认为档案管理的信息化，由以下三个维度的价值构成。

一、政府决策和行政管理中的参考价值

这是公立档案管理机构进行档案资料收集、整理、保存的出发点和落脚点。通过对政府决策和行政管理文书的保存和研究，以此来为政府未来的决策提供参考，有利于维护政策的延续性，更为可行性调查提供重要的文献依据，避免行政手段的滥用和重复，有利于行政效率的提高。以本人供职的高邮建设档案馆为例。建设档案馆主要保存城市建设决策中的批复、各种报告、规划图纸等。这些档案具有较高的参考价值，城市建设是重大的政府行为，关乎民生。在项目实施之前需要慎重地调查研究，周密详尽地做好工程造价预算，在此基础上拟定施工计划。由于城市建设行为的结果往往是不可逆的。因此，在先期论证时，必须要查阅档案。这样一来，建设档案就具有了很高的实用性。在档案信息化实现以后，省去了繁琐的查阅、装订等环节，运用电子设备进行查阅，固然节约了成本。更重要的意义在于，增强了档案的共享性，提高了传播速度，运用效率也显著提升。多部门之间相互协调配合。对资料进行论证。彰显现代化办公理念。档案保存的时间长度、阅读清晰度和保存质量也有了根本保证。

二、为政府行政提供法制保障

依法治国的根本要义在于简政放权。在法制的框架下治国。档案在此过程中主要有以下两点作用。第一，提高行政行为的清晰度，为政府信息公开提供依据和保障。《中华人民共和国政府信息公开条例》为了保障公民依法获取行政信息，提高政府工作的透明度，促进依法行政，提高政府服务意识而制定的，2007年起执行。档案作为政府信息的重要载体，为公民监督政府、为政府建言献策提供了重要的参考依据。信息化无疑是实现这一公开的根本保证。2007年以后，各级各类政府的网站上都专门开辟了信息公开专栏，以电子信息的方式公开档案。第二，为监督完善政府决策提供保证。人民代表大会是立法监督机构，其职责中重要的一项是监督政府行使职能。党的十八大以来，提倡简政放权。一切政府的重大决策都要通过人大的批准。档案资料是政府行政行为的记录材料，需要提交人大进行审议，最终形成决议性文件。对政府行为的不良后果问责追责，对人大审议提供法律依据。信息化使得决策更加透明，易于传播，是大有必要的。

三、对档案管理历史价值的追问

档案资料的终极价值是什么呢？笔者认为是历史价值。一个国家、一个民族乃至一个家族、一个人都是存在于历史中的。档案资料是记录历史的材料。最终将成为子孙后代了解当今社会状况的参考。建设档案保存得是城市的记忆，诉说得是历史的变迁。因而，为城市报家底，保存城市的记忆图像，才是建设档案的终极作用。到高邮建设档案馆工作后，在高邮市政府文化高邮建设的号召下，我们恢复了一批有历史价值的建筑遗迹。如高邮州衙门遗址、老东门大街遗址、高邮二王纪念馆等。

在修缮过程中，建筑的原貌图片和最初的施工图纸都是本馆保存和整理的。当那一幅幅图纸、图片化为实物的时候，我们可以更加直观地体会到档案的价值。档案的历史价值突出表现在传递人文关怀，传递历史记忆。这一点在信息化条件下，遭遇了严峻挑战，如何实现这一终极目的。笔者认为有三点内容，值得注意：1.不忽视对纸质档案的整理和研究。历史档案以纸质档案为主，它更多的是人文的载体，是非功利性的。我们需要重视这类档案的学术研究价值，从中发现新的有用的史料。2.加大民间珍贵建筑史料的搜求力度。高邮古建筑很多，有非常重要的历史价值，是城市建设的镜子，很多档案散落民间，需要细心搜集和整理。3.重视档案人才的培养。历史档案是有大用的。有人认为钻故纸堆意义很小，没有什么立竿见影的功利性效果，这种看法很错误。有的领导基于此种考虑就忽视了档案专业人才的培养工作。其实，档案也是一种资源，如果有专门的人才进行整理研究，未必不能产生巨大的经济和文化效益。

总的来说，在现代信息化条件下，我们不应该把档案管理仅仅定义为信息管理，更应该追寻多重的、有特色的、凸显差异性的管理新模式。根据档案种类性质的不同，探索新方法，迎接新挑战。在此转型过程中，我们要紧紧把握信息化与人文性的对立这一主要矛盾，制定在方法上坚持信息化，在内涵上追求人文关怀的档案管理策略，实现档案管理的多重价值共生。

作者：孙明 单位：高邮市建设档案馆