集中核算模式下信息化管理论文范文

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1快：实施目视管理、优化报账流程

安徽电信实施财务集中核算后，SSC面对16家市分公司数以万计有着不同报账习惯的员工，每月管理近13万个操作工序，处理逾2.5万张的报账单据、10万张附件，日常运营中的矛盾和问题在所难免；另外，SSC必须保证完成公司要求的报账时效，员工费用需2个工作日内完成，这与成立之初单据的平均报账时长10个工作日有较大的差距，必须找到报账流程的管理工具并不断优化流程。

1.1目视化管理

人获取的外界信息中，83％来自视觉，用眼睛获取的信息量远胜于任何其他方式所获得的信息量。人们也很自然地就把“看”融于管理之中。目视化管理被称为看得见的管理，或一目了然的管理。现实生活中，红绿灯系统就是目视化管理的一个运用。为了提升流程效率，我们引入目视化管理，将目视管理工具灵活运用于财务集中核算运营流程，力求一目了然地呈现运营现场状况的关键问题。(1)通过颜色管理和信号灯分类管理单据，引导员工从大批量单据中根据轻重缓急分类处理，对有特殊时效要求的员工费用、应急单据、划小承包单据等分颜色标识，置顶提醒。(2)利用提醒板原理，设计《工作池状态查询表》，一目了然呈现工作池及每个核算、审核会计的已办及待办单据量，提高现场资源调配的效率。(3)利用生产管理板原理，设计《集中核算基础信息表》，呈现集中运营流程中每个单据的关键指标、每个步骤的接收、办理时点、办理时长等信息，方便流程故障检查，也为精细管理提供数据基础。

1.2流程优化，提升效率

在目视管理的基础上，SSC遵循ESIA准则,从Eliminate-消除、Simplify－简化、Integrate－整合、Automate－自动化四个方面进行流程优化，提高流程效率。

1.2.1删除包括删除过度控制、重复环节、等待时间(1)过度控制：分析各市分内控流程，例如县分水电费报账，有的市分每张单据8步审批，有的市分通过预算签报，报账只需1步审批，通过对比，倡导分公司简化内控审批。(2)重复环节：例如县分和市分初核对单据都审核的，删除“市分初核”这一重复步骤；设计退单后单据直接返回退单人的流程，避免重复审批。(3)等待时间：分析报账流程中滞留较长的步骤，查找原因，督促整改；删除“会计分发”步骤，由系统自动分发，避免单据在分发步骤等待。

1.2.2简化包括简化形式、表格、沟通渠道(1)简化形式：简化报账单和附件表格，删除冗余字段，优化报账界面，明确附件表格格式。(2)简化报账信息沟通渠道，填写报账单时即可查阅该类报账单的报账规范、字段的填写要求、提供热线电话和服务QQ可直接服务报账人。(3)整合：梳理省市的取数需求，由省公司集约取数，统一分布，将17份工作量整合为1份工作量。(4)自动化：主要指数据收集、传输和分析的自动化。除运用系统手段外，提高Excel功能运用，运营及信息质量分析图表可在输入基础数据后自动生成，节约了大量时间。

2精：实时记录，精准挖掘，提升服务和监督效率

2.1精准记录问题，履行财务监督职责企业的每一笔业务都以报账单的形式经过SSC，SSC对报账信息的处理，不仅要快速编译成财务语言，还应该善于抓取问题，精准挖掘隐藏在报账单后的信息，解码其中的风险和问题，并提出管理建议。

2.2实时记录发现问题及时记录，是众所周知的工作方法、要求，但是现实中却少有人能做到。安徽SSC开发了信息质量评价功能，用于提升精准、快速捕捉问题信息的能力。(1)实时抓取问题：财务人员审核每一笔单据时，发现有需要后续挖掘的问题及亮点，可填写“质量评价”，退单时必填。(2)问题体系化：需要重点关注的问题纳入评价指标体系，分15大类115小项，进行实时记录和分析。(3)记录结构化：明确记录问题要素，如时点、问题金额、对象、问题类别、建议。(4)信息反馈：被评价者能充分表达观点，表达申诉和建议；能记录问题的整改状况。(5)信息运用：能根据不同维度进行统计查询及回溯，方便制作成案例，事件概要、问题、观点一目了然。功能上线后，问题的记录、统计和使用效率提升，记录问题很大部分是配合业务部门管理监督。SSC记录后，提交相关业务部门，业务部门获取清单后，点击报账单号，即可回溯到问题单据，方便了解事件的来龙去脉，进行后续管理。

2.3精细管理风险、客户及业务，提升服务效率(1)细分风险，分级管理。SSC将问题区分必须退单、只需记录无须退单、可退可不退问题。强调了可退可不退的，一律不退，提升了服务感知。(2)细分客户，主动服务。根据一定标准筛选出高频报账人和高差错报账人作为重点客户。主动推送有针对性的解决方案，每季度更新推送对象。(3)细分业务，统一标准。统一报账模板、附件模板、服务话术。设计易学易用的模板，方便理解。编制28份参考模板，方便选用。规范与内部客户的交流用语，分为四大类通用场景标准话术，248类特殊场景标准话术两大部分。

3准：准时报账、准确编译、防范信息失真

3.1提升报账均衡性，支撑预算精确管理在实际工作中，报账人习惯于集中到月末、季末或年底才发起报账，甚至跨年才报账，报账不均衡会导致财务信息和实际发生情况不符，影响预算分析管控数据的准确性。同时，月度内财务核算人员忙闲不均，特别是月末报账量达到高峰时，各环节难免忙中有错，影响核算质量和服务质量。为提升报账均衡性，SSC科学设置报账均衡性管控指标评价体系，报账均衡性评价体系由财辅单据的月度内均衡性(20分)、月度间均衡性(20分)、实物单据月度内均衡性(40分)、财辅单据、重点成本费用报账及时性(10分)和预列账准确性(10分)五项指标构成，满分100分。将以上评价结果与现金流预算结合，有效地向分公司传递了改进均衡性管理的压力和动力。日常报账中，借助事中的精准记录和后续的精细管理，促进业务单位及时报账，保障财务信息真实准确地反映预算完成情况，从而推动预算精确管理水平的提升。

3.2推进业财系统接口报账准确地编译业务信息，也是防范财务信息失真的重要方面。信息传递的环节越多，越容易受到干扰而失真。为此，SSC努力推进业财系统接口报账，将业务系统到财务信息的编译规则固化在系统中，防范信息失真，基本实现了收入、营收和重点费用通过系统接口报账。

4创新工作理念和工具，提升信息处理能力

SSC运用目视化管理、流程优化工具将复杂的日常工作化繁为简，信息处理能力得到提升，初步达到快、精、准。快：集中核算之初，报账总时长平均10个工作日，之后逐年下降，2014年报账总时长较上年下降21%，基本维持在2.5～3个工作日，SSC处理时长不到1个工作日，报账快捷度持续位居全国前列。精：借助事中的精准记录和后续的精细管理，安徽SSC更善于精确捕捉问题，精准挖掘隐藏在报账单后的信息，解码其中的风险和问题，协助优化业务流程和处理，做好业务部门支撑。准：报账均衡性协助公司预算精确管理，业财接口报账促进财务信息准确率，报账规范提升报账准确率。

作者：魏迎迎单位：安徽电信财务共享服务中心