民族高校网络信息归档探究范文

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一、引言

当今世界，信息技术革命与人类经济社会活动交汇融合。随着网络信息的爆炸性增长，我们已经跨入了大数据时代。大数据对我们的日常生产生活都产生了深刻影响，因其海量的数据，不仅为我们提供了前所未有的高效和便捷，同时也对我们各行各业对数据的驾驭与处理能力带来了严峻的挑战和崭新的机遇。随着时代的发展，互联网正以惊人的速度走进千家万户。2017年1月，《光明日报》报道，“中国网民规模达7.31亿，相当于欧洲人口总量”，“手机网民占比达95.1%”。网络应用渗透到国民的衣食住行，越来越多的信息和文化传播是通过网络实现的。何谓网络信息？准确地说：“网络信息是指通过计算机网络产生并且可供利用的各种信息资源。网络信息不同于传统信息，它存在于虚拟的网络世界，存储于非实体的载体上。”[1]35“而网络信息归档是指归档主体（包括档案馆、图书馆或者信息形成者自己）将网络信息资源按照一定的选择标准，经过整理后纳入保存体系的过程。”[2]8

二、网络信息归档是大数据时代的必然选择

1.大数据时展的必然趋势。网络信息，作为网络时代人们的主要信息和数据来源，承载着大众的集体记忆。大量的信息数据直接在网上，而不再拥有纸质实体。针对网络信息体量巨大、更新速度快的特点，档案部门必须严阵以待，采取有效手段对新型媒体和传播途径中如网页、微博、微信公众平台中网络信息的主动捕获、有效甄别，并对其中的有价值信息作为档案加以妥善保存。一旦任其自生自灭，若干年后，信息专家曾发出的关于“信息时代将成信息空白时代”的严厉警告就会成为惨痛的事实。这对个人、对单位、对国家、对人类将是一种无法估量且不可弥补的损失。可以说，在当今这个网络信息每时每刻都在以庞大的数量递增的大数据时代，将网络信息归档存储已经成为我国档案界面前迫在眉睫的问题。作为一名档案工作者，必须紧跟时代步伐，加强与网络工作者的沟通与交流，共同研究探讨网络信息归档的方法与路径，将有价值的网络信息永久保存。挽救大数据时代的网络信息免于自然流失，这是档案人作为“记录保存者”和“记忆守护者”毋庸置疑的天然使命和无可推卸的历史责任。

2.档案事业跨越发展的迫切需求。2015年8月19日，国务院常务会议通过《关于促进大数据发展的行动纲要》。数据作为一个国家的基础性战略资源，引起了国家的高度重视。档案无疑也是数据资源中重要的一部分。在国家全面推进大数据发展和应用的历史机遇中，如何更好地收集档案，推进档案事业的发展，是摆在每一个档案人面前的迫切问题。国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出：“要加快提升电子档案管理水平。在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点；探索电子档案与大数据行动的融合；研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法；加强电子档案长期保存技术研究与应用。”[3]网络信息资源作为国家数字遗产的重要组成部分，其对学术研究和社会管理等方面都有较高的应用价值，甚至对国家战略的制定也不乏其参考价值。一旦任其自然消失，将是整个社会记忆无法弥补的巨大损失。因此，档案工作者应以巨大的责任感和使命感，重视网络信息资源的保存体系建设，争取无愧于自己的兰台职业和日新月异的网络时代。因此，为了推动档案事业的与时俱进、快速发展，我们必须按照规划纲要的要求，认真研究落实网络信息的归档。

3.民族高校创新发展的内在要求。高校档案是高校发展记忆的基石，是高校历史的原始记录。其档案保存质量和完整程度将影响到我国高等教育甚至整个社会记忆的留存。“随着大学网络影响力的增强，大学信息数据量激增，对高校网络信息大规模、多种类数据的高速采集、存储归档、处理与分析以提取价值资源的技术架构与技术过程必须进行实践。”[4]22笔者所在的西北民族大学作为共和国关怀下的第一所民族高等学府，一向致力于民族团结和进步事业，拥有56个民族的在校学生两万余人、来自各民族的教职员工近两千人，学校办学民族特色鲜明。且拥有伊斯兰文化研究所、格萨尔研究院、海外文献研究所、中国民族信息技术研究院、中国藏文典籍全文数字化研究所等科研机构，为民族文化的可持续发展作出了突出贡献。保存好这些弥足珍贵的民族文化财富是我们档案馆义不容辞的责任。然而，随着网络时代的发展，以往以纸质文件为基础建立的传统档案收集整理管理办法正面临飞速发展的信息技术带来的严峻挑战。网络系统的使用，使得学校各领域正逐步实现电子化、无纸化。学校的重大活动、重要会议，学院开展的各类学术交流活动等等，往往并不以纸质文件的形式出现，而是在学校OA办公自动化系统和学院以及科研机构的门户网站上展现，且更新速度快。对这些网络信息和电子文件进行归档，是民族高校档案部门顺应网络信息时展的必然选择，也是实现档案管理现代化的客观要求，更是紧跟时代步伐提高档案服务利用水平的必由之路。

三、民族高校网络信息归档的策略探究

对民族高校而言，产生的网络信息主要分为三大类。一是学校业务系统产生的电子文件和教职工科研成果以及学生的成绩等各类信息。以西北民族大学为例，主要包括学生工作管理信息系统、教务管理信息系统、研究生管理信息系统、办公自动化系统、人事管理系统、财务查询系统六大应用管理系统。对这类信息，首先需要档案管理部门的档案管理平台功能升级，能实现与这些应用系统之间的数据交换、集成和整合。具体如何做到，这需要计算机和软件开发专业人才的探索。据笔者所知，国内好多高校档案馆在这方面的探索成绩显著。以下是某所高校档案馆的此类信息归档的一旦业务系统与数字档案馆应用平台的数据实现交换共享，采集信息并进行归档就变得轻而易举。以教务管理系统为例，学生的成绩批量导入到数字档案管理平台进行归档。相比以往全校学生成绩的纸质文档全部交到档案馆，繁杂的整理、盖章、上架、录入目录、扫描成电子版等传统归档步骤瞬间简化。如果学生需要查阅个人成绩，只需从数字档案管理平台导出并打印即可。二是学校网站、微博、微信公众平台上的有价值信息。例如本校各学院网站的新闻，包括学术活动、招生就业、学院特色、合作交流、人才培养、教师公开发表的专业论文、精品课程视频或课件等，还有学校人事处、财务处、科研处等部门网站的重要文件或通知等等。对于这类信息，可以采用人工采集的方式进行归档保存。需要档案馆的工作人员每天浏览学校各机构和职能处室的网站、微博和微信公众平台，并对其中有保存价值的网页信息及时下载保存。以西北民族大学校园网为例，对其中的学术信息、校园动态、学校新闻等，要重点关注，仔细鉴别，尤其是对其中反映校园文化或学校重大科研成果突破的内容要及时保存。三是国内外各大新闻媒体网站上的与西北民族大学有关的各类信息。对于这类信息的采集，需要开发网上信息资源搜索导入平台。此平台采用网络搜索引擎技术对校园网及社会主干网等实现定网站、定频道、定关键字搜索，采集有关西北民族大学历史、校友人物、学校新闻等方面的信息。采集内容形式包括标题、时间、正文、图片等。该平台对这些信息进行筛选、整合，按频道、人物、主题等组卷归档原则，每日自动组成一卷，归入资料门类并直接进入数字档案馆信息资源库，供用户查询利用。

四、民族高校网络信息归档的困境及出路

从网络信息归档的过程不难看出，对庞大的网络信息进行归档，要想全部由人工完成几乎是不可能的。而必须借助于高效率的网络信息开发机构，配备高精尖的专业技术人员，充分利用计算机、网络等信息化技术手段，从而提高网络信息的归档效率。此外，“越来越多的新技术将陆续应用于档案工作的各个方面，这就要求信息时代的档案工作者必须具备掌握新知识、新技术及运用新设备的能力，才能适应日新月异的档案管理现代化、开发利用数字化和网络信息化建设的需要”[5]66。这就对档案管理工作人员专业素质提出了更高要求。而从我馆目前实际情况来看，人员构成上以女性居多且多毕业于文科专业，对计算机和相关的网络信息技术所知甚少。相关专业人才的匮乏是目前我馆进行网络信息归档过程中存在的巨大瓶颈。除此之外，高校档案馆作为教辅单位，往往不作为学校中心工作提上议事日程的尴尬处境，致使资金严重缺乏，无力购买先进的网络信息设备。尽管实施网络信息归档困难重重，但是作为一名有责任心的档案管理工作人员，我们不能望而却步。应积极主动参加相关网络信息技能培训，多去此项工作走在前列的院校参观学习交流，逐步积累经验。另外，多向学校主管领导积极呼吁，争取早日得到学校资金的大力支持。

参考文献

[1]秦颖.云储存环境下网络信息的归档保存研究[J].兰台世界,2016（35）.

[2]杨元香.归档网络信息价值判断研究[D].湘潭：湘潭大学，2011.

[3]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[S].2016-04-01.

[4]付双双，钱万里，石峻峰.高校网络信息档案建设的创新思考[J].档案建设，2015（22）.

[5]黄华锋，陈丽芳.浅谈高校档案信息化人才队伍的建设[J].福建师范大学福清分校学报，2010（66）

作者：戴群