谈抽水蓄能电力工程项目智慧档案系统范文

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摘　要：抽水蓄能电力工程项目档案是高度专业化的档案信息资源，是企业市场竞争力与服务能力的重要支撑。本文从市场竞争与时代发展对抽水蓄能发电企业档案信息服务的三大诉求：时效、完整与高质量入手，首先分析了抽水蓄能电力工程项目档案的发展现状，在总结现状中存在的问题后，提出了以智慧档案系统建设为核心的研究思路，从机制、技术和人才三方面保障体系进行建设研究，提升抽水蓄能发电企业的档案精细化服务能力。

关键词：抽水蓄能电力工程项目；智慧档案；系统研究

数字时代和智慧城市的发展，档案的数据价值与社会价值被重新认识与评估，抽水蓄能发电企业作为电力行业工程项目的主要参与者，天然存储着大量档案，也面临同样的历史机遇。抽水蓄能电力工程项目从论证、立项、招投标、施工、验收、启动，持续时间周期长，涉及的图纸、建设文件等记录信息多，这些档案不仅如实记录整个项目施工的全过程，更是后期维护、改扩建、评优评先的权威依据，对保障、测评工程质量发挥着重要的凭证价值。伴随绿电与清洁能源建设的大迈进，抽水蓄能发电企业档案资源的类型、内容、形态也越来越丰富，而建设工程的专业性、技术性和多样性特征，使企业的档案管理不再满足于基础的电子化存储和查阅功能，提出了更高的要求，具体表现在两方面：一是更高的时效性、全面性。一项工程建设的时间跨度较大，时间紧、任务重，环环相扣，频繁的更新、取证、换证，对工程文件的收集、归档与管理提出了更高的时效性要求；二是更高的档案质量，工程项目涉及的细节参数多，每一项精细参数都需要收集到真实客观的原始记录，档案质量的高低与工程质量维护难度的高低有直接关系，对档案内容的精细化要求更高。这种对档案内容管理与质量管理的严苛要求也直接反映在对相关工作人员的综合素质和专业技能的要求上。

一、抽水蓄能电力工程项目档案管理的现状

（一）档案资源数量、类型激增。抽水蓄能建设项目涉及上下游多，体量大，项目本身处于档案信息密集的领域，而智能电网、绿电和清洁能源的发展，使项目上下游的供应商、分包商、施工方覆盖面更大、更广，而所有系统生成的信息资源都将汇流进档案管理系统，这其中不乏因项目交叉而产生的重复归档，涉密不归档等情况，档案资源类型也涉及文书、财务、声像、实物档案等不同门类，档案数据量和类型激增，给企业的档案工作带来巨大挑战。

（二）档案数据安全存在隐患。不少施工单位已开发档案信息系统，且与办公系统互联互通，实现公文在线归档、云存储、云阅览等功能，但互联网和信息化系统平台在提升工作效率时也滋生了数据安全的隐患，由于工程档案涉密信息多，一旦泄露会给企业、政府带来经济、社会效益的损失，甚至危及国家安全；有些档案信息系统建设过程中疏于对网络安全、软硬件安全的重视，导致网络黑客攻击、恶意篡改、物理损坏等重大安全隐患；人员管理失职，导致查阅权限混乱，档案资源外泄频发，这些都极大地损坏了企业的档案资源价值。

（三）需求多元化。抽水蓄能建设项目对相关档案资源的需求不再停留在调用工程图纸和印章等基础需求，在调用一份图纸的同时，也一并需要了解编著成员的项目履历、记录、变更情况以及施工、检修进度的具体记录，既一份图纸从制作到后期调用的全过程，这就要求档案与档案之间通过时间标签和分类标签形成紧密联系，在事件逻辑和时间逻辑上不再是孤立的单一文档；此外，工程档案存在分别存储的情况，增加了工程师调用的工作量，因此，迫切需要档案“活起来”。

二、抽水蓄能工程项目档案管理存在的问题

首先，档案意识不足。项目导向与结果思维、重管理轻服务、重成本轻细节等观念，使精力与关注焦点多放在了项目进度本身，即便对工程图纸资料等重视，也多停留在岗位工作要求细节上，并未上升至系统的档案管理工作层面，而档案意识的强弱与工程项目经理、高级管理人员的档案意识有直接关系，档案工作仍停留在阅查、收集归档保管等传统的手工操作或转换为电子文档等低效工作上，没有重视这些档案的数据价值和知识价值。其次，管理模式困境。传统模式是在工程完结后由项目部直接提交归档，再由档案部门保管，这种模式下，归档不及时、资料遗失、档案追索和修复等问题频发，档案保管部门也没有权限去做查漏补缺工作，同时属地保管也使各地档案管理与服务水平参差不齐，更加大了档案保管的物理风险；部分管理规范的企业，会将专职档案员安排进项目工程部，全程专职专责对该项目文件进行收集、归档、保管、利用等工作，项目结束后再统一归档，该模式保证了档案的完整性和利用率，但对人员专业能力和团队规模要求较高；此外，在制度建设上，项目档案保管制度、母子公司档案管理制度、数据格式标准、技术规范建设滞后都令档案信息化建设的成效大打折扣。最后，投入不足。档案信息化是档案服务工作的起点而非终点，将纸质档案转化为电子档案的确提高了保管和利用的效率，但项目档案作为包含大量工程信息的数据价值并没有得到有效发掘与利用，除了认识不足之外，更重要的是信息技术引入的重视程度不够，从而导致对传统的人工或半自动档案管理模式的路径依赖，认为现有的档案管理模式稳定且不容易犯错，抱有“技术更新会带来更多麻烦”的想法，从而失去接纳新技术的实质行动力。

三、抽水蓄能工程项目智慧档案管理的核心思路

为克服现状中存在的问题，实现“安全、互联、高效、智能”的抽水蓄能工程项目档案服务体系，为工程项目和企业提供“高精准、强时效、全覆盖”的档案知识服务能力，需要企业聚焦核心发展思路，以点带面来实现改革突破。核心发展思路即以智慧档案为突破口，知识服务为目标。智慧档案是档案工作继数字档案后，档案工作的新方向、新主流，也是物联网、云计算技术推动下对档案实体、内容、服务和管理等方面的感知、处理能力优化和提升，实现企业内工程项目档案“档案与档案”“人与档案”和“人与人”之间的互联、互通、互动，最终达到档案资源互联互通、档案利用需求与供给服务的快速响应和友好互动。知识服务则是档案资源开发利用的高阶形态，目的是推动企业项目服务从项目、业务驱动向用户、市场需求驱动转型；重视企业内工程档案资源的收集、利用和保管，利用新技术、新工具对档案进行数据化处理和优化、整合与提炼，以更好地服务工程项目和企业的管理决策工作。

四、抽水蓄能工程智慧档案的系统方案

（一）机制保障是系统建设运行的基石

建立工程项目智慧档案系统必须有科学的顶层制度和管理机制，包括制度完善、意识提升两方面：在智慧档案系统建设过程中，完备的制度建设是把握方向、管控大局、保障落实的前提和基础，包括档案部门的职能制度、日常管理制度、档案数据标准制度、安全管理制度、考核与奖惩制度等，只有在制度上做好架构，才能保障系统运行正常。工程项目的每一份原始记录都需要经手人保管、转移，为了保证智慧档案的时效性、精准度和全面性，需要企业全员意识到档案的重要价值，以高度的责任心来保障档案数据的完整性、精准度；以高度的服务意识来保证档案数据的时效性。

（二）技术保障是前提

技术保障是实现档案互联互通、共享利用的基本前提，必须意识到数字化技术是业务转型的利器，对档案进行数字化、网络化改造并不等于信息化、智能化的完成，加速引进数据采集、数据挖掘、智能库房、RFID感知技术、网络秘钥等大数据、云计算技术，其中不少软硬件模式已在其他公共领域得到很好验证，具备跨行业引入的条件。在档案收集上，针对不同文件格式和终端接口不一致的问题，要形成归档、保管的统一格式标准，大力开发一站式的移动终端，服务直达用户需求，方便操作；在档案存储上，以数据安全和保密为首要目标，全程采用加密手段、物理隔离来保证档案资源的安全，集中保管、异地灾备等。在档案利用的交互上，除了提供统一的移动端接口外，要充分考虑一线项目经理的使用习惯与需求，提供检索、数据可视化等交互友好的功能，比如纸质和电子图纸，信息单一且缺乏关联性，图纸的设计、会审、变更溯源困难等难题，可以采用二维码、RFID标签技术实现工程图纸类档案全过程的管控、链接与利用，一个二维码的应用就能让需求者了解工程图纸档案的过程全貌。技术保障的目标是打通设计、监理、施工、业务、运维单位之间的信息壁垒，让工程项目中产生的所有档案信息资源拥有唯一的“电子标识”，从而实现工程档案从产生、变更、归档、保管、利用全过程的管理，确保其真实、完整、可靠。

（三）人才保障是根本

专人专岗，加强人才梯队建设，档案工作人员综合素质的高低关系到智慧档案服务的成效；要搭建企业自有的档案管理团队进行智慧档案体系的开发与建设，采用新技术进行维护管理和利用，来提高自动化水平和移动平台的服务交互能力；工程项目档案管理中涉及诸多专业技能，具备工程实践和计算机功底的复合型人才是企业档案管理职能的必备要求；此外，还要加强全员档案归档意识、安全意识、保密意识与档案专业技能培训，从根本上改变档案工作效率不足的问题。抽水蓄能工程档案智慧档案系统是企业主动适应数字化时代、智慧城市建设对工程项目管理的新需求而开展的尝试，它需要企业率先建立单位的数字档案体系和服务能力，在此基础上去实现互联互通、智慧管理、知识服务等目标。

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[2]姚才苹.大数据时代电力企业档案管理创新的探索[J]中国管理信息化,2020(03).

[3]陈彦江，裴红，薛鹏程.基于二维码的工程图纸档案全过程管控实践[J].中国档案,2020(11).

作者：杨帆 刘璐 单位：山东泰山抽水蓄能电站有限责任公司