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我公司早在工程建设期间就开始着手全面预算管理工作,建立了工程建设期的预算管理管理制度,自2000年起公司正式开始实施全面预算管理,以下将我公司这几年的预算管理工作做一总结。
一、全面预算管理的过程
1.确定预算方针和预算目标
先是成立预算委员会,由预算委员会根据公司的战略规划制定出短期的或年度的预算方针和目标。预算委员会是企业内涉及预算事项的最高权力机构。该委员会设定和批准企业及主要经营部门的预算目标,解决预算编制过程中可能出现的冲突和分歧,批准最终的预算,在预算期开始后监控预算的实施,并在预算期末评价经营成果。预算委员会还审批预算期内对预算的重大调整。
2.预算编制。
预算编制工作的主要任务是将年度预算目标具体化并分解到各个预算单位。预算编制包括明确预算原则、编制预算草案、预算协调、复议和审批等环节。
(1)预算原则。预算委员会的职责之一就是确定预算原则来规范预算、管理预算编制过程。所有的责任中心(或预算单位)在编制预算时都应遵循这一原则。
确定预算原则的起点是明确公司战略。在确定预算原则时,预算委员会应当考虑以下因素:采用战略计划后公司已取得的发展和变化;经济环境与市场前景;预算期内公司的目标;公司的特殊政策如收缩、再造等,以及迄今为止的经营业绩。
(2)预算草案。每个责任中心会依据预算原则编制各自的预算草案。
(3)预算协调。高一级的预算单位审查下一级的预算草案,看它是否符合预算原则。高一级的预算单位还应查看预算目标是否能够实现,是否与上一级预算单位的目标一致,其内容是否-与其他预算单位的预算内容协调,这些单位包括直接或间接受本单位活动影响的。每个预算单位都应与上级单位共同商议预算草案中的变更。
(4)复议和审批。预算单位通过自己的预算之后,预算会沿着组织的层级传达到最高层次,将这些单位预算合并便形成了整个组织的预算。预算委员会评价并最后审批预算。预算委员会主要检查该预算是否符合预算原则、是否能达到短期的期望目标、是否履行了战略计划。总经理据此来批准预算并将其提交董事会。
3.预算监控和调整。
细化的预算为预算在管理中发挥作用奠定了基础,但是预算真正成为企业行为的“硬约束”,关键是要用强制的力量去执行预算。只有认真严格执行预算,使每一项业务的发生都与相应的预算项目联系起来,才能真正达到全面预算管理控制的目的。预算准确性和预算控制力具有相互的影响作用,除了预算方法和环境的因素,预算执行的随意性也是造成“预算准确性差”的重要原因,因此,通过规范预算执行和调整过程,可以培养预算意识,端正预算编制态度,逐步提高预算能力,增强预算准确性。
预算执行控制的最高形式是计算机系统控制,如企业资源计划系统,目前我公司正在使用这样的预算系统。计算机预算系统将大大减少预算执行工作量,为进一步细化预算、硬化控制提供了现代化的手段,预算编制流程、预算执行流程、预算调整流程固化为计算机运行的程序,可以避免一些人为因素,增强全面预算管理应有的刚性。
预算调整必须要有一定程序,同时预算调整程序应该由制度来保证:
首先,应该严格界定调整范围,只有出现不可控制的因素变化时,才允许调整预算。对于国有企业来说,上级考核指标变化也是预算调整的一个重要的不可控因素。
其次,应该规范预算调整的权限与流程,有关的归口部门或责任单位,应对不同预算项目的调整做出申请,依照不同的规程审批后,才能予以调整。重大的调整应该通过预算委员会集体讨论。
4.预算考评。
如果没有以预算为基础的考核,预算就会流于形式,失去控制力。预算考评,从整体上看是对企业调配资源适应市场变化能力的评价和检验,从局部看,是对企业各组成部分对企业实现整体目标的贡献的评价和检验,如果我们的注意力不能集中在企业资源配置和经营管理的不断改进上面,企业竞争力没有真正提高,也许今天的考核任务完成了得到了奖励,明天却会跌入亏损甚至破产倒闭的境地。
“基于预算的考核和激励”是我公司在全面预算管理实践中总结出来的,结合我公司的实践,可以从以下几个角度来认识:第一,考核对比以预算为基础,从考核对比的基础这个角度来理解,基于预算的考核,说的是在对当期业绩进行评价时,以预算而不是以上年同期的业绩为基础。第二,考核奖惩计算以预算为基数,我公司在计算预算考核奖惩方案时,不仅考虑实绩和预算的差异方向及大小,而且直接将预算指标作为激励方案的基数,以此鼓励员工尽可能准确预测。
考核以预算为基础要求预算指标体系科学、合理,这样才能合理评价经营业绩,有助于资源有效配置,提高经济效益。因此我们在考核定量指标时还要结合定性指标,考核绝对指标时还要结合相对指标,关注局部目标时不能忽视总体目标。
我公司几年来经营管理目标的实现得益于预算管理的实施,我公司的预算经历了由粗到细的过程,最初只是收入、成本、利润预算,现在制定明细到每周的销售数量、价格的预算,每周的产量预算、每周的资金预算,明细到每个部门、每项费用的月度预算指标。有了预算公司犹如有了指南针,管理人员可以随时根据预算来判断企业的经营业绩,纠正偏离公司目标的行为,大家都感到预算是一个好的管理工具。