管理工具的类型及应用选择范文

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摘要：个人知识管理工具是实施知识管理的物质基础，通过对综合性的个人知识管理系统的比较分析，提出选择个人知识管理工具的原则，使个体能够高效地进行知识整合，提高个人在社会和组织中的价值。

关键词：个人知识管理工具知识操作知识组织知识共享

1个人知识管理工具的类型

个人知识管理是知识识别、获取、开发、共享、利用和评价的过程。研究者从不同角度对个人知识管理工具进行了不同的分类。钟琳从企业中知识的生命周期角度将其分为3类：产生、编码和传播工具。潘旭伟等人从知识管理概念模型角度，将其划分为知识获取、知识开发、知识锁定、知识共享、知识利用、知识评价工具6类。徐福缘等人从知识转化过程的角度将其分为知识社会化、知识外化、知识转换、知识内化工具4类。

本文从个人知识管理工具所实现功能的角度。将其分为功能单一的知识管理工具和综合性的知识管理系统。①功能单一的个人知识管理工具主要实现某种特定功能。比如：时间管理工具Desklook，Atnotes，Outlook，Gmail，Google日历等，文档管理工具TotalCommander．Office等，知识获取工具Google、鲜果、百度等。知识积累工具Blog，Wiki，知识的交流共享工具ICQ，MSN，QQ等；②综合性的个人知识管理系统。包括PKM2，Mybase，No—teExpress．Evemote，OneNote，针式个人知识管理系统，Websaver(网博士)等。它建立在多种知识管理技术之上，综合了多种知识管理功能。通常包括：导人导出各种类型的文件；对导人的记录具有编辑功能；网页抓取功能；逻辑检索功能；隐私保护功能；自动备份功能。

2个人知识管理工具的比较

2．1操作维度

2．1．1操作的便捷性

当前各款知识管理工具都考虑到了操作的便捷性，使用户更方便地获得和管理知识，提高效率。

PKM2的主要功能均可通过拖放操作。网页上的文字或图片可拖放到悬浮窗保存．目录的分类可通过拖放重组，文章也可以通过批量拖放重新分类，附件可以通过拖放导入附件框。

Mybase的监视剪贴板功能可以在不离开Web或其它应用程序的情况下自动粘贴、命名、保存所选取的内容。同时。它的Web收集器功能可以直接从IE中捕捉Web页面并保存到My．base中。

OneNote支持手写和语音输入，并能将其转换成文本。在会议上，使用OneNote进行记录最为方便快捷。其“随手键入”功能允许在窗口任意位置记录．退出时不用按“保存”就可以把记录保存下来。

2．1．2操作的安全性

在使用知识管理工具对个人的知识进行管理时，难免会因操作上的疏忽或意外断电而导致重要信息的丢失或泄露。因此，安全性成为评价个人知识管理工具的一个重要指标。

PKM2将所有数据均保存在Projects目录的各个子项目中，拷入、拷出相应文件夹即可完成数据的备份和恢复。针式个人知识管理系统具有自动备份功能，并且可以设置两个自动备份路径，使重要资料得到最大程度的保护。CyberArticle则将所有数据保存在数据库中，依托于数据库的安全性和稳定性进行数据的可靠保护。Mybase不仅将所有数据保存在相应的数据库中，而且还允许对数据库加密，进一步提高了数据的安全性。Ever-Note为了防止数据的丢失采取了数据备份、数据库同步、保存资料修改历史3种策略，同时也提供了加密功能。相比而言，Note．Express不支持数据库加密，保密性不高；但是它支持回收站，因而可以避免资料被误删。

通过比较可以得出．EverNote在安全性方面考虑的更为周密。因此，在操作的安全性方面，EverNote是人们用来管理个人知识的首选。

2．2知识处理维度

2．2．1知识的获取

在知识获取方面．PKM2以拖放方式采集网页内容，以导入文件的方式采集本地文件内容，以笔记方式记录思想片断和知识点。Mybase采用IE而非内置的Web引擎来展现所获取的网页内容，它只在需要浏览网页时才调入IE，因此首次查看网页时有一点停顿，此后就非常平滑，减少了内存和系统资源占用Websaver不仅可以用多种方式保存网页、图片、Flash动画Word文档、PDF文档、信息片段等，还支持自动保存、批量保存和完全可定制的过滤保存，如过滤掉广告或仅保存大图片等EverNote通过高亮度选择文本或者图片然后点击鼠标右键的“cliptoEverNote”自动保存所需资料。同时，其快捷按钮还自动嵌入到IE浏览器的工具栏中，方便用户在浏览网页的同时及时存储所需信息。

在抓取网页内容方面，Evernote功能最为强大，不仅能准确订制抓取范围，而且内容在进人Evernote后，完全像一则笔记而不是网页。

2．2．2知识的组织

在知识组织方面．绝大多数知识管理工具采用传统的资源管理方式——树形分类管理系统，这样的结构能够使各个知识点一目了然，同时也符合人们使用习惯。在目录树重组时。当前文件夹、下级各文件夹及各文件夹包含的文章均保持原有关系结构划人新类。

WebSaver采用了标签管理的思想，其左侧的树状结构不再是原意义的目录，而是标签。两者最明显的区别是，一个节点只能属于一个目录，但可以拥有多个标签。这样就可以为每篇文章添加一个或多个标签，方便了浏览和管理。另外，WebSaver的快捷分类功能可以自动的把具有相同属性的文章聚合到一起．最大限度的提升了信息组织和管理的效率。

Mybase的树型分类管理系统允许直接输入任意大小的文本、表格，或以附件形式加入任何类型的文件，并可选择对资料库进行l一8级压缩，以节省存储空间。

EverNote则采取综合性资料管理方式：左侧仍采用树形结构，右侧则变成笔记的线性序列，将所有笔记组织为一个长长的纸带，并按照录入时间的先后顺序将它们排列起来。只要拖动滚动条，就可以浏览所有笔记。新建笔记时，也只需在纸带最底端的空白处填写新内容即可。

2．2．3知识的编辑

PKM2带有一个HTML所见即所得编辑器，界面和功能与Word编辑器相差无几，可以实现对表格、图片、文字、段落等对象的复杂排版。

WebSaver和CyberArtiele中带有内置的网页文本编辑器．通过它可以完成大部分的网页编辑操作。比如插入图像、超链接、表格，设置文字格式、对齐方式等；支持外部阅读器和编辑器，可导入外部编辑器来编辑网页。此外，WebSaver网博士新增加的网页橡皮功能可快速清除网页中的各类广告、无用图片等。

Mybase所有资料信息都以RichText格式来保存，除基本的编辑功能．Mybase允许用户将事先编辑好的“Mybase文件夹”定置为模板，使用时可直接从模板中导人定置好的资料结构。

OneNote是微软Office中的一员．它继承了Word中强大的文字编辑功能，与Office其它软件的兼容性更好。

2．2．4知识的存储

PKM2将网页上抓取的文字和图片、本地导入的文件或图片等数据集中存储与PKM2同级的Projects目录下，每个目录都是一个独立的项目。数据存储采用开放的通用数据格式：HTML文件和ACCESS数据库，这样既保证了存储的快捷性和数据的安全性，又有利于在数据层上进行二次开发和利用。针式个人知识管理系统以Word文档的格式保存网页，而不是普通网页的形式，方便了标注、修改等操作。

Mybase将所有内容均保存为节点的附件文件，笔记也保存为一个附件文件，只是被命名为带．RTF扩展名的特殊项，一般不会显示出来；其它内容，如抓取的网页，则直接保存为附件。因此，Mybase中输入的内容与抓取的网页内容一般是分开显示的，这样的设计给系统扩展带来极大的便利性、灵活性与统一性，但不足之处是网页与笔记不能整合在一起。

CyberArticle将采集的所有资料，包括文字、图像、Flash等都以网页的形式保存在CyberArticle书籍中。2．2．5知识的检索，结构化存储的直接目的就是为了在必要的时候快速找到所需的知识点，检索的目的是为了利用知识．知识的利用就是知识从理论到实践转化的过程。当个人在工作、学习、生活中面临各种问题时，借助个人掌握的知识，应用到实践中以解决问题，创造个人价值。因此，找到有用的知识并加以利用是实现个人知识从个人知识形态本身到个人价值转化的关键。

PKM2可对库存资料进行多关键词全文检索，对记录集模糊匹配；可在标题、正文内容、作者等字段中快速定位所需资料：可以整库搜索，也可在指定类别及其下级类别中搜索。

Websaver可对标题、注释、信息全文进行指定范围、日期、下载来源、大小写无关、模糊搜索等组合方式的搜索，同时也支持Internet搜索。

Mybase在搜索方面比资源管理器高效。可以同时按标题内容和包含的关键字进行搜索。

针式个人知识库管理系统在搜索功能上更胜一筹。各种搜索方式高度集成在主界面中，能够按标题实时瞬间搜索，支持W0rd，Excel，PDF等200多种文件类型的全文快速索引．并且集成了Google和百度的桌面搜索功能

2．3知识共享维度

PKM2设计之初就已将知识共享作为其首要功能。并在设计上完全体现了知识共享的精神。进入PKM2的数据可以导出为标准的XML数据供其它系统使用，可以导出为CHM电子书便于网络传阅，也可以生成EXE文件供单机查阅，还可以直接为Web文章系统，在互联网上共享EverNote的数据可以选择保存至服务器端．各个客户端都可以与服务器同步，方便那些移动办公，或者是使用多台电脑的人协同工作。EverNote突破了平台限制，只要能够浏览网页．就可以使用。其最新版本可以支持桌面软件以及手机的同步。

CyberArticle网文快捕可以将数据完整的导出为磁盘文件，脱离CyberArticle进行浏览，也可以将资料制作成电子书(支持EXE．CHM格式)。

用Mybase做成的数据库文件可以生成exe可执行文件。中外．Mybase资料夹中的内容可以保持其树形结构导出到磁盘上以文件目录形式保存。

3个人知识管理工具的选择

通过上述比较分析，可以发现每款个人知识管理工具都各具特色，在知识管理的某个领域具有优势，而另一个领域则相对不足。因此，在选择知识管理工具时，应考虑到个体的实际情况和需求。且应注意以下方面：

(1)由于个人知识构成的复杂性和形式的多样化，不存在可以全面解决知识管理问题的某个“全能”工具。为了进行有效的知识管理，往往需要使用多种知识管理工具协同操作，优势互补。

(2)知识管理工具其实质只是工具，人才是知识管理过程的关键要素，应充分发挥人的作用，有效平衡人与技术两种要素。

(3)个人在选择知识管理工具时，要针对自身学习及工作需要，结合自己的知识结构及学习习惯。