电子信息档案管理及防范方法范文

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摘要：

随着现代科学技术的不断发展，对人们的生产和生活带来了较大的影响。计算机的普及改变了传统办公方式，档案信息化提升了企业管理效率，但同时也产生了一定的问题。文章主要针对电子信息档案管理的保密及其防范工作展开分析。

关键词：

电子信息档案；保密工作；档案安全

0引言

随着现代计算机技术、信息技术的蓬勃发展，在促进我国经济增长的同时，推动了现代档案电子化的建设，从而适应现代社会发展的需求。信息档案的建设是以现有档案为依据，在保证档案内容不变的基础上，对档案进行信息化转变，从而实现档案资料的共享。如何在有效使用档案的同时保障档案的安全性，是文章讨论的重点。

1电子档案泄露的途径

随着现代信息技术的不断发展，越来越多的企业通过电子文档进行档案储存。档案信息化虽然提升了办公的效率，但是在互联网环境中，存在着泄密的隐患，这主要是由于互联网的开发性造成的。如何避免电子档案的泄露，是现阶段电子档案管理有待解决的问题。在互联网环境中，电子文件在使用、传输和管理过程中是能够被窃取和篡改的，也就意味着电子档案存在着较大的泄露风险。常见的泄露渠道有：①通过计算机各种端口进行复制，例如USB、蓝牙等；②通过网络传输进行复制；③电脑病毒能够完成对文档的复制和破坏，例如生活中常见的木马病毒。电子档案的泄露对企业和单位的发展造成了严重影响，因此要做好电子档案的保护工作。

2电子信息档案管理的保密和防范工作

2．1提高档案使用者对电子档案保密工作的认识

提高档案使用者对电子档案保密工作的认识能够让其在利用档案的时候自觉遵循档案使用相关规定，同时了解自身的法律责任，从而自动对自身行为进行约束。因此，需要加强电子档案使用保密措施的宣传力度，让档案使用者了解哪些行为是不可取的，通过对电子档案使用规范的学习，能够提升使用者的保密意识。此外，还可以通过增加法律知识宣传，提升使用者的法制观念，有效降低档案泄露发生率。每个档案使用者都需要了解档案处理和使用的程序，了解电子档案的防护和保密措施。加强企业职员的学习力度，组织各职员进行《档案法》《保密法》的学习。充分利用档案管理部门人员的专业知识，开展电子档案使用方法教学，提高职员对电子档案保密措施的认知，有助于减少错误操作造成的信息泄露。

2．2提升档案管理者的保密意识

电子档案管理人员承担着档案资料管理的工作，同时又担负着档案资料保密和监督的工作，在档案保密工作中具有重要的地位，其对档案的安全具有直接影响。因此要重视提升档案管理者的保密意识，要持续开展档案保密培训，时刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的专业水平，对档案保密工作认真负责，并将其贯彻到自身的行为和工作中，同时也要加强对自身的管理，避免脑海中的秘密泄露，将保障档案安全作为自己应尽的职责与义务。档案管理部门更是要有效利用互联网，加强对电子档案的保密，通过创新管理制度和方法提升电子档案管理效率和质量。档案管理部门要对电子档案进行妥善保管，定期检查档案有无缺损或误差，严格遵循保密法的相关标准和要求，不得对外泄露档案内容。此外，企业要落实管理责任制，负责人要对信息泄露问题负全责，有助于提升管理人员对档案保密工作的主动性和积极性，同时结合相关法律制度制定《电子档案使用、借阅相关知识手册》《电子档案保密制度》分发给企业员工，将保密工作贯穿于企业运营的全过程，做好档案保管工作，确保电子档案的安全性。

2．3加强电子档案的软硬件建设

电子档案主要是通过服务器、软件和网络实现储存、查询和共享的，因此需要加强电子当纳的软、硬件设施的建设。传统档案管理方式不能适应现代电子档案管理的需求，这主要是由于现代档案用计算机进行管理，而计算机是由软件和硬件构成的，每个环节都存在风险，例如录入错误、分级错误、误删操作、管理人员的计算机操作水平较低、硬件设施过于陈旧、软件运行错误导致资料丢失、突然断电以及机房建设不完善等因素都会导致电子档案泄露。此外，电脑病毒、黑客攻击等因素会通过各种方式破坏计算机的软件和硬件防护网络，导致电子文档的丢失或系统的瘫痪。因此要加强杀毒软件的更新，关注防黑客技术的发展，避免造成企业出现较大的损失。

2．4有效运用现代先进防范技术

（1）备份技术。电子档案的备份可以从硬件、软件和人工备份出发，这种多层次的备份才能够减少档案丢失造成的影响。

（2）防火墙技术。当今社会中的防火墙技术正朝着病毒预防、避免黑客入侵等方面努力。在电子档案管理系统和机房安装防火墙产品。从而控制访问的安全，避免黑客的入侵。

3结语

与传统纸质档案相比，电子档案在保持、搜索、修改和查询等方面具有较好的应用效果；并且能够通过网络实现资源共享，提升了档案的利用率，有助于降低生产成本。但是电子档案的保密工作一直是现代企业关注的重点。

参考文献：

［1］沈彦．浅议电子文件及电子档案管理［J］．企业导报，2010（4）：190.

［2］冯惠玲．论电子文件的风险管理［J］．档案学通讯，2005（3）：8-11.

［3］赵长明．交往行动理念下的学校管理问题研究［J］．中国管理信息化，2012，15（20）：93-94.

作者:王文明 单位:焦作黄河河务局