电子信息资源评价指标机制创建范文

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目前,电子信息资源已经是各图书馆采购工作的常规任务,且在馆藏经费中比例日趋增多,电子馆藏采购经费比传统馆藏采购经费多的图书馆也越来越多。在这样的发展趋势之下,图书馆对电子信息资源的采购标准、采购效果也越来越重视,针对电子信息资源的评估活动随之展开。电子信息资源评估是在馆藏评估体系下,对图书馆的电子信息资源体系的状况、功能及其发挥的情况进行定性或定量的检测和评估。通过这种检测和评估,反馈各种信息,为制定新的电子馆藏发展政策、建设目标与方案,控制电子馆藏发展过程提供客观依据。

1建设图书馆电子信息资源评价指标体系的原则

电子信息资源的评估,是整体电子馆藏工作的体现,它应当体现电子馆藏建设的政策、原则、发展与提高的方向,充分体现评估对电子信息资源建设的宏观指导与促进作用。因此,整个评估工作要以信息资源建设为中心,以电子馆藏建设的目标为焦点,要充分认识网络环境下电子信息资源对服务的突出作用,要有科学而具体的电子信息资源评估标准。进行电子信息资源评估时应该遵循下面几个原则:

1.1客观性原则

即在评估时实事求是,不主观臆断和搀和个人感情成分,评估工作尽可能客观、准确、细化,遵循电子信息资源建设工作的基本要求和发展规律,以严谨认真的态度对待。

1.2科学性原则

就是要求采集的指标能全面、准确地反映当前电子信息资源客观状态;能反映图书馆的活动特点、本质特征及价值取向。

1.3单项指标和综合指标相结合的原则

即不仅从某个侧面或某个项目,而且还从整体或者系统进行评估。评估指标体系是由浅到深、由表及里的一系列指标组成,要充分考虑资源、读者、环境等诸因素对评估值的影响。

1.4动态与静态相结合的原则

即不仅对电子信息资源目前的总体水平或已具有的条件作出判断,而且还对未来潜在的馆藏作出评价。所使用的指标体系不仅能反映数据库本身的静态特点(如收录范围、检索系统等),也能反映数据库使用过程中的动态特点(如具体的使用流量)。1.5可操作性评估过程实质上就是评价主体对客体价值实现的测量、诊断、改进过程。测量是诊断、改进工作的基础,而测量的依据就是指标体系,所以指标要有较强的可测性。这种测量既可是主观测量,也可是客观测量。主要是能反映在评价实践活动中具体情况和成效。

2电子信息资源评价指标体系的构建

电子信息资源评估体系的建设工作已经成为国内外图书情报界的研究热点,且研究成果不少。不过现有的各种指标体系差异很大,有的侧重计量、统计,有的侧重主观指标。虽然目前还没有一套指标体系得到图书馆界的充分认可和广泛推行。但这些针对指标体系开展的研究对图书馆的数字资源建设和评估系统的后续研究仍具有很高的参考价值。鉴于以上原因,我们以建设系统框架为目标,通过各种指标体系的修改和再组合,尝试进行电子信息资源评估指标体系的构建。

2.1电子信息资源的内容与组织方式

电子信息资源的收录内容是和用户的需求直接相关的。在评价某一种电子信息资源时,要对其收录内容及相关情况进行分析,主要项目指标有:①电子信息资源的收录情况。此项评价指标涉及电子资源收录的资源类型、记录总数、时间跨度、语种等方面。不同类型的数据库虽然收录的资源类型不同,但都是收录内容越多越好,年限则越长越好。②学科涵盖范围。以图书馆用户的需求总量是单学科还是多学科来衡量数据库。③学术价值高低和全文涵盖量。学术价值指所收录原始资源本身在学术界所处的质量档次。这一项目指标主要考虑原始文献的出版者和责任者的信誉,以及社会的评价。一般情况下,收录的核心期刊以超过30%为佳;如果是全文数据库,则包含的全文出版物应不低于50%。④数据库与数据库之间的重复情况。相同类型的数据库之间的内容是否有重复,重复程度如何,一般认为重复率不应超过30%。⑤出版物变更情况。有些全文数据库最初可提供某些出版物的全文,但现在该出版物已经停止出版,或只能提供部分全文或文摘了,如果这种情况过多,则数据库质量就有所下降。另外,数据库的更新频率以日更新或周更新为最佳,数据库的时效性相对较好。时滞过长,影响用户对数据最新内容的需求,减弱和降低了数据库的使用效果。例如有些数据库,虽然收录的全文出版物很多,但数据库提供商出于版权的考虑,控制全文上网的时间,有时滞后长达3个月到1年(例如EBSCO公司的数据库)。而Springer、Elsevier、JohnWiley这些数据库,本身就有自己的出版社、出版物,他们的OnlineFirst、Articlesinpress、EarlyView都是可以在纸本期刊还没出版发行,将期刊以电子方式优先出版,大大提高了文献网上出版的速度和效率,更好地满足了用户对文献的使用需求。

2.2检索系统及功能

目前的数据库在内容提供与检索系统上既可以在同一检索系统上接受越来越多的数据库内容;也可以让同一内容的数据库利用多个检索系统提供服务,因此我们在评价数据库时,不仅要评价数据库内容也要评价检索系统的情况。因为检索系统与数据内容是密不可分的,检索系统的好坏直接影响对数据库内容的利用。当同一种数据有不同的检索系统可供选择时,就更需要对检索系统进行评估。关于检索系统的评估主要有以下几项指标:①访问方式。1.是否网络版,检索平台是基于Windows系统还是基于非Windows系统。2.对服务器的访问控制是用户名/密码还是IP范围控制;通过国内镜像站点访问还是国际流量费用DI专线访问;有无并发用户数限制。如果访问方式设置上限制过多或操作麻烦,读者在使用时困难,就会减少使用。②检索与浏览功能。主要是指检索系统提供给用户的各种检索途径和浏览方式,主要涉及以下方面:1.提供哪些检索方式,如基本检索、高级检索、专家检索、分类检索、自然语言检索等。2.提供哪些系检索途径,如题名/书名/篇名、作者、作者单位、关键词、主题词、来源、文摘、全文等检索字段。3.是否有检索历史项。4.是否有浏览功能、提供哪几种浏览方式(如分类浏览、出版物浏览、主题词浏览、作者浏览等)。一般来说,选择越多,用户使用就越方便。当然还要求各种功能配置合理,检索系统首页上的缺省(default)功能易为用户接受,检索入口容易理解和使用。相对而言,检索系统功能全面、使用方便,用户更能接受,愿意去更多地使用。③检索技术。指系统是否允许用户使用各种检索技巧,以便更准确和快速地找到自己所需信息。如是否提供布尔逻辑算符、截词符、通配符、位置算符等检索算符;是否可以进行加权检索、限定检索(包括日期限定、作者限定、学科范围限定、文献类型限定、字段限制)、相关检索、模糊检索、同义词检索、词组检索、区分大小写的检索、自然语言检索、多语言检索、智能检索、禁用词表、引文检索。可应用的检索技术越多,说明检索设计得越合理和科学化。④检索界面。检索界面虽然对检索结果的准确性没有影响,但其是否友好易用直接影响用户是否愿意使用该数据库。主要包括以下方面:1.界面展示是否简洁、美观,各链接按钮是否易于理解,外文数据库是否有中文界面。2.各种界面间的切换是否便利。⑤检索过程及结果。指用户检索时是否流畅易用,是否得到了内容全面的检索结果。包括:1.检索速度,完成一次搜索指令的耗时情况。2.系统稳定情况,是否经常出错影响用户对数据库的使用。3.检索结果排序的方式(如相关度、出版时间、文献标题、著者、来源、语言、出版国等)采用了哪些;用户能否自己选择排序方式;是否存在重复记录,能否消除重复记录。4.检索的结果,用户是否可以自己定义每屏显示的记录数5.检索结果的保存导出,能否以E-mail、打印、导出到End-Note、ProCite等文献信息管理软件,将结果从数据库界面中输出。6.对检索结果能否进行二次检索。7.检索结果是否与其他资源之间存在链接,方便用户查找到其他资源。如ISIWebofKnowledge、CAScifinderScholar,虽然本身是文摘型数据库,但可以实现与其他全文数据库的链接,大大方便了读者。

2.3生产商的信誉与服务

电子信息资源的生产商,即商业资源的出版商、数据库商的信誉与服务,同样影响着电子信息资源的质量和用户的使用包括以下几个方面:①出版商、数据库商的规模与信誉。一般说来,出版商的历史愈悠久,规模愈大,数据库的权威性愈强、质量愈高。②数据传递方式。目前国外出版商、数据库商提供的方式主要有:(1)国际网,即数据库的服务器在国外,通过国际互联网直接访问,用户需支付访问国外服务器所产生的国际流量费。(2)DigitalIsland专线访问,数据库的服务器同样在国外,通过美国DigitalIsland公司提供的专线服务访问数据库,由数据库提供商租用此服务和支付通讯费,用户通过国际网访问国外服务器虽仍有国际流量,但用户勿需支付。因为全文数据库的数据库容量比较大,如建立镜像站点,则需要大量设备,且与数据库商的中心网站相比更新较慢。直接访问是比较好的方式。(3)本地服务,或建立本地镜像服务器,即通过数据库出版商授权,建立镜像服务器或本地存储服务器,用户进行本地访问。从用户角度考虑,采用(2)、(3)种方式节省费用,访问方便,使用效果最好。至于国内生产的数据库,目前多采用直接访问或本地镜像方式提供服务,究竟哪一种更合适,要根据本地网络条件选择合适的方式。③免费试用时间的安排要充分合理。通常电子信息资源的试用期为3个月左右,不可过短,否则不利于收集统计试用情况、收集反馈意见,不能很好地分析、了解资源。另外高校用户寒暑假使用分散,图书馆尽量避开这段时间试用,或者寒暑假不计入试用时间④版权许可与限定。规定了电子信息资源购买者的权利和义务,也包括并发用户数、使用范围限制等一系列对用户的限制,对用户方的不合理使用(如恶意下载、滥用数据库等)的处理。⑤数据库更新情况。数据库提供商能否按时更新数据、数据是否有缺漏,对于新增出版物、停止出版物、系统更新、系统维护等数据库变更情况能否及时或者提前通知用户。⑥其他服务。数据库提供商要有专职人员负责处理电子资源使用过程中出现的异常情况,如服务器宕机、使用期限内用户使用权限被终止等数据库使用异常问题。当出现上述问题后对方是及时解决还是拖延不处理;是否提供与数据库内容相关的其他数据,譬如全文期刊/图书的MARC记录、包含ISSN/ISBN、网址、所属学科等信息的列表,以方便图书馆将数据库的书/刊信息及时反映到本馆的OPAC或电子信息资源导航中去;是否按时提供标准的用户使用报告,是否在国内设有机构或分公司,是否提供定期培训,是否进行定期回访。

2.4电子信息资源的经济考量

电子信息资源的经济性评估分为购置价格和使用成本两个部分。第一,电子信息资源的购置价格。购置价格不仅仅包括电子信息资源本身的价格(购买、租用、远程检索等费用),还要考虑配套设备成本和网络使用成本,还需要明确该价格是一次投入,还是有持续付费等其他支出。评估数据库价格时,不仅要与同类型、同档次数据库的价格比较,还要考虑到数据库价格上涨的幅度,目前通行的标准是年涨价幅度最多不能超过8%。另外,在进行数据库价格评估时,要注意与印刷型产品或其他载体形式的产品进行比较,是否需要捆绑购买其对应的印刷型产品,并关注将来产品升级的额外费用。第二用户访问统计与用户使用成本评估。用户访问统计主要涉及以下方面内容:登录次数统计、检索统计、全文下载量统计、使用高峰统计、使用增长统计(年增长或季增长或月增长)、被拒绝率统计。使用成本评估主要指标有:(1)检索成本:每检索一次数据库的成本。(2)全文下载成本:每下载一篇全文所需的成本。(3)登录成本:用户每登录一次数据库的成本。以上包括读者通讯费的成本投入。从以上几个指标可以看出,检索成本与数据库总投入、检索词数相关,因此,对于用量高而检索成本也可以接受的数据库,以及用量虽低、但仍有一定用户、而投入总成本也不高的数据库,可以考虑继续订购;对于用量低、投入总成本也高的数据库要深入调查使用情况,分析原因,视情况看是否需要调整订购政策。

2.5电子信息资源的可持续发展能力

相对传统纸质文献资源而言,电子信息资源的可持续发展是关注资源稳定使用和未来发展的一种方法,因此在对电子信息资源进行评估时也要考虑到这一因素,建立指标体系时要列为指标之一。电子信息资源的可持续发展能力目前主要是指电子信息资源的永久使用权问题和存档问题。许可使用协议应提供被许可人电子信息资源永久使用的条件,明确授权使用的资源在协议期满后仍可以继续使用。为保障被许可人的永久使用权,这些资源可以由许可人的服务器或第三方的服务器提供,或者提供许可使用资料的复制品供被许可人使用。存档是指图书馆无论今后是否有经费继续购买或出版商/数据库商是否仍然存在,图书馆都可以长期拥有、保存和使用已经购买电子信息资源。目前的存档方式有以下几种:第一,印刷型出版物。一般出版商/数据库商都同时配套出售与电子信息资源相应的印刷型出版物,购买数据库时加少量费用便可以获得这些印刷型出版物。因此可以考虑购买纸本来做存档案。但同时带来的问题是占用空间大,使用也不方便。因此,只能购买质量和使用频率都较高的少量印刷本。第二,数据+系统。即出版商/数据库商在提供用户数据和应用软件的同时,也提供与电子信息资源相对应光盘或磁带形式的出版物。但这一方法存在存储介质老化的问题,只能保存较短时间,单个的图书馆很难做好存储工作。第三,裸数据。出版商只提供裸数据,这种方式利于长期拥有和使用,但前提条件是数据必须符合标准,且要求图书馆要另外开发或购买系统。第二、三种方式只有在有类似图书馆联盟这样组织下进行,才能运作的更好更科学。以上五项指标并不是孤立的,对一个电子信息资源要进行系统和全面的评估,就要综合利用这些指标,结合本馆实际,在预评估和后评估的过程中反复利用,确定合理的指标设置,最终制定出符合本馆实际需要的评价指标。

3建立评估反馈机制,为调整建设策略提供依据

电子信息资源的建设周期一般都比较长,从建设到使用以及最后处置的各个环节都涉及一定的成本。一般来说,电子信息资源的购置成本低于纸质文献,但管理成本却比纸质文献更复杂,涉及的因素多,技术难度大,因而其管理成本比纸质文献高。自建电子信息资源从筹划到完成一般要经历好几年,通过建库的实践,对建设模式、操作程序、实施控制、技术支撑等一系列数据库技术的理论和方法进行探索,着重对选题的特色和实用价值、编排的科学性、关联的合理性、执行相关标准及规范,更新及时程度、检索点的设置、用户界面友好程度、资源库的利用方式、效率评估等进行研究,及时纠正建库中的偏差。商业性电子资源的订购周期短则1年,多则数年,这时就要作出续订、停订、改订、新订等决策,要衡量购置成本和使用成本,考虑是否有其他可替代之资源、与同类型电子信息资源之比较、停订后是否有继续工检索之替代方案。调整建设策略具体可采取的措施包括:第一,对使用率不高且不属于核心馆藏的资源、价格昂贵的资源、利用率不高而使用成本高的资源,在预算紧缩或经评估不符合需求时,实行停建或停订。图书馆可以收集电子信息资源的最新信息探求是否有同质服务能取代、供应。第二,对图书馆读者所必需,但使用量不太理想的资源,可考虑减少并发用户,或减少子库以降低投入费用。第三,原文传递、OA等其他方式可获得的,可考虑停订,通过其他途径提供。

4结语

综观电子信息资源的发展,以及评估中存在的问题,未来电子信息资源评估,在理论上将可能建立完善的体系,并在术语上实现规范和统一;在实践上会注重评估管理、评估过程、评估方法的研究。电子信息资源评估问题日益受到重视,可以预见将会有更多的专家学者、研究机构和公司加入到该领域的研究。陋作井底之观,以期抛砖引玉,图书馆同仁能建立更合理的评价指标体系,指导图书馆信息资源建设的科学发展。