“无人值守”档案库房建设范文

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《中国档案杂志》2016年第二期

随着社会的发展，企事业单位档案部门对档案资源的开发力度越来越大，档案利用的频率越来越高，档案的重要性也日益凸显。但是，此过程中也出现了档案涂改、丢失、被盗等现象，以及由于保管不当导致的档案发霉、变质等现象，损坏了珍贵的档案。如何及时、有效地保护档案，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全，成为档案工作者面临的任务之一。随着信息化建设的不断推进，企事业单位档案部门正逐步探索建设功能齐全、可实现“无人值守”的现代化新型档案库房。

一、面临的难题

传统档案库房管理大多依靠库房管理人员手动进行档案的上下架、库房巡检及盘点、温湿度记录、温湿度调整等业务操作，较少利用信息化、自动化技术进行自动管理，存在工作量大、效率低、统计利用不方便、管控手段单一等问题。

1.工作量大，效率低按照档案库房管理要求,库房管理人员每天要进行常规的温湿度检查等，只能人工记录检查结果，工作效率较低，且无法进行快速统计和利用。如果出现温湿度异常的情况，需要人工调整空调、加湿除湿设备的参数，容易造成温湿度调整滞后，极有可能损坏档案，造成不必要的损失。对于馆(室)藏档案的盘点工作，部分企事业单位档案部门的盘点只局限于档案实体卷（盒）的盘点，对卷（盒）内文件无法进行一一检查，不但不能有效地反映馆(室)藏档案的真实情况，而且盘点情况还需要人工进行登记和统计，工作量较大。当需要对待销毁档案或现有已上架档案进行位置调整时，因档案存放位置依靠人工或计算机简单记录，库房管理人员无法进行快速且有针对性的查找，造成销毁工作和调整工作滞后，从而出现浪费现有库房资源的现象。

2.库房情况不直观对于传统的库房管理，除现有库房管理人员外，单位主管领导和其他人员无法直观了解库房的布局、档案的存放位置、馆(室)藏情况、温湿度记录、巡检情况等，从而无法高效地进行工作监管。库房管理人员变更后，由于工作不易交接，接手人员短时间内无法快速熟悉现有资源，造成交接工作效率低下，短时间内会影响现有档案资源的利用。

3.档案损坏或丢失很难追溯按照档案库房“十防”要求，目前部分企事业单位的档案库房管理采用以“防”为主的策略，尽量减少档案的利用次数，仅采取了库房的防盗、防火等安全措施。但对于档案的安全控制缺乏有效的监控手段，如对于档案的位置移动、查阅、复印等操作无法进行自动记录，从而在档案损坏或丢失时很难追溯。

二、功能分析

随着信息技术的飞速发展，包括楼宇监控系统、基于RFID技术的条码监控设备、温湿度监控设备、自动调节设备等各种智能管理设备已经出现，并逐渐在档案库房中得到应用。企事业单位档案部门围绕档案库房的建设要求和管理规范，可尝试使用这些智能控制设备，以实现档案库房温湿度的自动监测及调节、馆(室)藏档案的智能识别及上下架、日常巡检及出入库安全监控、库房实景在线模拟展示等功能，减少库房管理人员的工作量，提高管理效率，构建“无人值守”档案库房管理体系。

1.温湿度自动监测及调节温湿度自动监控设备是在传统的温湿度监控设备基础上，利用新技术，实现各个温湿度监控点统一联网监控，并根据预先设定的温湿度范围进行异常告警、自动调节，具有实时采集、快速响应、定时传输数据等特点，主要包括自动加湿除湿设备、温湿度监控设备等。温湿度监控设备具有全天候温湿度自动监测功能，实时采集档案库房温湿度监测点的数据，并将数据上传到指定的服务器，可以在管理人员计算机、楼宇监控控制室等终端进行显示。如果实际监测的数值超过设定值时，依据预先设置的温湿度上、下限数值，系统将会自动报警，以语音、画面、短信及邮件等方式通知库房管理人员，同时向相关调节设备发出指令，自动根据已设定的温湿度范围进行调整。温湿度自动监测及调节功能实现了在档案库房无人值守的情况下，能够智能监测档案库房温湿度情况，并依据实际情况对相关设备进行自动控制，实现温湿度的自动调节，确保档案库房温湿度符合相关要求，保证档案的安全保管。

2.档案智能识别及上下架RFID又称无线射频识别，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。这种集编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体的技术，广泛应用于各行各业，改变着人们的工作方式，极大地提高了生产效率。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是其明显特征。读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的无接触式采集、无线传输等功能。随着条码设备在商场、超市、图书馆等的广泛应用，档案部门也开始逐步摸索。通过此项技术，能准确定位档案的位置及掌握移动情况；利用信息系统设置档案的上下架规则，及时为档案分配位置，实现自动上下架功能。在提供利用时，档案利用人员通过系统检索后，系统可以通过发送指令打开对应的密集架，库房管理人员进入库房取出档案后扫描条码，系统自动记录档案出库信息，就完成了档案的借阅出库过程；档案归还时，库房管理人员通过扫描条码，系统自动显示档案的库房位置信息，打开对应的密集架，档案上架后系统自动记录上架和归还信息，完成了档案的归还过程。对于未经系统登记的档案出入库、位置移动等非法操作，库房内监控设备将自动进行记录，并发出报警信息，以提高档案的安全控制水平。在库房盘点时，库房管理人员通过手持式条码识别设备，对库房内的档案进行扫描，生成档案统计信息，结合信息系统保存的借阅信息，实现对馆(室)藏档案资源的全面统计及盘点，降低了库房管理人员清点校对的工作量。

3.日常巡检及出入库安全监控在使用传统库房防盗门锁的基础上，通过加装接触式磁卡电子门禁系统以提供双重安全保险。库房管理人员使用的磁卡需经专门授权，读卡器自动判别持卡人身份有效之后方能开锁通行，系统将自动记录人员身份和出入库时间，形成库房的巡检记录报表等。通过在库房中安装夜视镜头、低照度镜头、红外镜头，配以报警传感器等，全面对库房进行监控，及时掌握监控情况。当在监控范围内有异常情况发生时，报警传感器会自动报警，同时把报警信息传送到库房管理人员的计算机及手机中，使管理人员随时掌握库房内发生的情况，可及时采取相应的解决措施，有效地保障库房安全。

4.库房实景在线模拟展示三维实景技术是一种运用数码相机对现有场景进行多角度环视拍摄，然后进行后期缝合，利用播放程序来完成展示的三维虚拟展示技术。用户在播放程序中可以对图像进行放大、缩小、移动、多角度观看等操作,可以全面了解展示内容。通过相关技术，实现场景中的热点链接、多场景之间虚拟漫游、雷达方位导航等功能。

利用3D建模技术，能够根据库房的实际情况，对库房的实际布局及存储情况进行建模，实现对区域、密集架、温湿度监控点等的实景展现。近年来，国家电网公司档案馆已经建成了智能库房管理系统，实现了库房的在线实景模拟展示，展示内容配以音乐和解说，让用户自由穿梭其中，达到身临其境的效果。

基于上述分析，在档案库房温湿度自动监测及调节、档案的智能识别及上下架、日常巡检及出入库安全监控、库房实景在线模拟展示等方面，国家电网公司档案馆利用相关硬件设备，进行了“无人值守”档案库房的初步探索，提出一些思路和方法，供企事业单位档案部门参考。

作者：王啸峰 王永梅 单位：国网江苏省电力公司