Interlib系统捐赠文献的管理范文

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《图书馆研究杂志》2015年第二期

1捐赠文献的宣传报道

我馆利用校园网或图书馆网站广泛宣传图书馆接受文献捐赠的原则、收藏标准及文献缺藏情况等，热忱欢迎各界人士向图书馆捐赠图书、报刊等各种文献资源。接受捐赠后，及时将接受赠书的数量、入藏种类、使用情况、读者反馈等情况在校内或馆内进行公布，扩大社会影响，让更多的人了解最新的捐赠情况，激发大家赠书的热情。

2捐赠文献著录前的准备工作

为独立揭示捐赠文献的特性，方便捐赠文献的统计及著录，我馆利用interlib的强大功能，通过在In-terlib系统中新增捐赠文献控制号分区、流通类型、馆藏地点及MARC类型等途径，实现了捐赠文献在虚拟空间的独立著录。

2.1设立捐赠文献控制号分区书目控制号用于对应书目数据库一条记录的唯一标识，书目控制号对应CNMARC中的001字段，由文献类型+编目年+流水号构成［2］。我馆控制号分区的设置方法为：在Interlib“系统参数设置”中选择“控制号分区管理”，新增捐赠文献书目控制号，控制号分区代码为“21”，当前控制号为“212014000001”，结束控制号为“212014999999”，如：捐赠文献《聊城地名故事》书目控制号为212014000120，其中21代表捐赠文献类型，2014代表编目年，000120代表流水号。

2.2增加捐赠文献类型文献类型是Interlib集群管理系统中很重要的业务参数，采访和编目均需要参考，它关系到对不同类型文献的管理及文献流通时的借阅控制。增加捐赠文献类型的方法为：在Interlib“系统参数设置”中选择“文献类型”，“文献代码”设为“6”，“文献类型”定义为“捐赠文献”。

2.3增加捐赠文献流通类型为便于捐赠文献的流通，增加捐赠文献流通类型。在Interlib“流通业务参数中选择文献流通类型”，新增文献类型代码为“J”(J为“捐”字第一个大写拼音字母)，文献类型名称为“捐赠文献”。

2.4增加捐赠文献馆藏地点为反映捐赠文献的馆藏位置，为捐赠文献增加新的馆藏地点。在Interlib“分馆参数设置”中选择“馆藏地点”，增加新的馆藏地点。馆藏地点代码设为“j"（j为“捐”字第一个小写拼音字母），名称为“捐赠文献库”，缺省文献流通类型选择“J|捐赠文献”。

2.5新增捐赠文献MARC类型MARC参数全局统一设定，包括MARC类型、MARC字段、MARC索引、MARC统一字段、MARC模板参数。Interlib系统自带了购置图书、期刊及非书资料的MARC参数，如果要实现捐赠文献的独立著录，需要增加捐赠文献MARC参数。

2.5.1新增捐赠文献MARC类型参数在Interlib系统“MARC参数设置”中选择“MARC类型”，增加捐赠文献MARC类型，“MARC名称”定义为“CNMARC”，“MARC说明”定义为“捐赠文献”，“文献类型”定义为“6-捐赠文献”。捐赠文献MARC类型管理如图1所示。

2.5.2捐赠文献MARC字段参数设置为捐赠文献MARC类型设置常备MARC字段及字段参数，字段参数包括字段长度、指示符、子字段是否为定长字段、是否可以重复及是否编目必备。在设定每种字段的长度时，不限字段长度的填写数字“0”。例：000头标区字段，为定长字段，编目必备，不可以重复，字段长度24。以我馆为例，捐赠文献编目常备字段如图2所示，其他需要用到的字段可以随时添加，不会影响编目操作。

2.5.3捐赠文献MARC索引定义MARC索引定义，定义每种MARC类型的索引，MARC索引包括著者索引、分类号索引等9种索引途径。如需定义701$a字段为著者索引，在著者索引中填入701$a。如需多个索引用“；”隔开，如：701$a；702$b。如果子字段合并作检索点，如：701$d、$b，填入701$db。修改索引定义后，必须重建索引才能反映到已经存在的书目数据上。我馆捐赠文献MARC索引定义如图3所示。

2.5.4捐赠文献MARC统一字段MARC统一字段，定义每种MARC类型的字段对应于系统的统一字段，系统默认设置了CNMARC、USMARC标准的统一字段。在系统中新增MARC标准后，需要定义该标准的统一字段。捐赠文献MARC统一字段的设置可参照中文图书的设置方法，如图4所示。

2.5.5制作捐赠文献的“编目模板”编目模版就是文献编目常用字段的工作单，编目时可直接套用，捐赠图书的编目模板基本上同普通图书一样，除有普通图书编目所需要的常用字段外，为揭示捐赠文献的来源特征，我馆在010字段$d(获得方式和/或定价)子字段中录入“赠”字，例：010##$aISBN$d价格(赠)。增加了310（装订及获得方式附注）字段，例：310##$a本书为XXX所赠。尽管010字段及310字段都可揭示捐赠文献的来源特征，但是010字段及310字段都不是一般系统的常用检索点，不便于读者检索到捐赠文献，因此，我馆启用了610字段。610是非控主题词著录字段，可以用于记录在主题词表中未收纳的非正式主题词。在OPAC中，通过主题词查询，读者很容易检索到相关的捐赠文献。著录方法为将捐赠者姓名及赠书条码录入在610字段的$a子字段中，如：6100#$aXXX赠书:条码号［3］。

3捐赠文献的著录

规范的编目数据不仅完整揭示受赠文献的特殊性，便于读者的检索和利用，同时还能保护捐赠者的捐书热情，促进图书馆捐赠工作的良性发展。著录前，设置Interlib采编参数，MARC类型设置为“捐赠文献:6-CNMARC”，书目控制号设置为“捐赠文献:212014000001一212014999999”。为区别于其他正常采购的文献资源，我馆为捐赠文献粘贴红色书标，设立了J（“捐赠”第一个字的首字母）开头的专用条码。

3.1不同出版规律捐赠文献的著录方法报刊与图书出版规律不同，编目也有所不同。捐赠图书编目可以直接套用捐赠文献编目模板，而报刊著录时，在打开的捐赠文献模板中，需要增加011（国际标准连续出版物号）、091（统一书刊号）、092（订购号）等字段，删除010等字段。为揭示捐赠的文献来源特征，在011字段的$d(获得方式和/或定价)子字段中录入“赠”字样（如例1所示）。例1：011##$aISSN$d价格(赠)310字段、610字段著录格式如例2、例3所示。例2：310##$a本合订本期刊为XXX所赠例3：6100#$aXXX赠刊:条码号

3.2不同入藏方式捐赠文献的著录方法文献入藏方式不同，著录方法也有差异。文献入藏方式可分为三类：捐赠文献作为新品种入藏、作为自购文献的复本入藏及作为捐赠文献的复本入藏。（1）捐赠文献作为新品种入藏，即馆藏数据库没有这条编目记录，需要著录一条新记录。作为新品种入藏的捐赠文献，除了按照文献著录的一般要求进行必要条目的著录外，还要同时在010或011字段、310字段和610字段加入捐赠信息，如例4、例5所示。例4：010##$a7-5011-6818-0$dCNY58.00(赠)2001#$a地狱门前———与李真刑前对话实录$f乔云华著310##$a本书为李刚先生赠书6100#$a李刚赠书:J000001例5:011##$a1002-7211$dCNY8.80(赠)2001#$a人像摄影$f人像摄影杂志社编主编310##$a本合订本期刊为孟繁恩先生所赠6100#$a孟繁恩先生赠刊：J000801（2）捐赠文献作为自购文献的复本入藏，即图书馆以前采购过此文献，数据库中已经存在这条数据。本文讨论的是捐赠文献库与自购文献库分开管理，所以尽管自购文献库内有此数据，但捐赠文献库内仍无法检索到，因此，以此方式入藏的文献仍需要作为新品种文献进行著录。（3）捐赠文献作为捐赠文献的副本入藏，即同一种文献可能被不同的团体或个人赠送几次，只是赠书的时间有先有后。可以通过修改310字段，增加610字段的方式揭示（见例6）。例6：010##$a7-5011-6818-0/D$dCNY58.00(赠)2001#$a地狱门前———与李真刑前对话实录$f乔云华著310##$a本书由李刚先生赠送1本，由王玲女士赠送2本6100#$a李刚先生赠书:J0000016100#$a王玲女士赠书：J000828，J000829增加验收时，选择“馆藏地点”为j|捐赠文献库，“文献流通类型”为J捐赠文献。由于图书库与捐赠库分离，所以每种分类号的种次号都从1开始自动生成，种次号的自动生成为统计每种分类号下捐赠文献的数量提供了方便。

4捐赠文献的排架

开设单独的捐赠文献库接受捐赠文献，既表达了对捐赠者的尊重和鼓励，也便于图书馆对捐赠文献的管理。为保护捐赠者的捐赠热情，反映捐赠文献的来源，便于读者的检索和利用，我馆对捐赠文献采用图书资料一体化管理［4］。排架方法为“捐赠者姓名+文献类型+中图法分类号”，即先根据捐赠者姓名汉语拼音顺序排列，使同一团体或个人捐赠的文献集中排在一起，然后对同一团体或个人捐赠文献按图书、期刊、报纸、其他资料类型排列，最后对同一团体或个人的同一类型文献再按《中图法》进行分类。总之，捐赠文献是图书馆文献资源建设的一个重要补充，对图书馆的建设和发展起着重要作用。对捐赠文献的规范化采访、编目及典藏，是文献信息服务得以顺利开展的根本保证。我馆利用Interlib的强大功能实现了捐赠文献在虚拟空间的独立著录，捐赠文献库的建立实现了捐赠文献在物理空间的独立管理，合理的排架方式方便了读者的检索和利用，最终达到了提高捐赠文献利用率的目的。

作者：武雪芹 单位：中共聊城市委党校图书馆