高校图书馆物业管理的实践范文

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《山东图书馆学刊杂志》2015年第二期

1物业管理的不利方面

1．1员工缺乏归属感，职业稳定性差物业员工都需要穿着统一的物业制服，与正式职工的界限更加明显，容易受身份歧视的问题困扰，加上同工不同酬且收入低，造成她们缺乏主人翁意识，工作比较消极，甚至不服从管理，一旦找到更适合的工作，往往就会选择跳槽，人员流动性很大。

1．2学校的资金投入增加图书馆通过花钱买服务，将以前需要自己操心的后勤事务转移给物业管理企业，他们以追求盈利为目的，与原来临时工的聘用方式相比，通常需要收取各种名目的服务管理费，这势必要增加服务成本。

1．3服务质量参差不齐由于图书馆的管理经费并不充裕，中标企业的利润本身就不高，很难吸引大型、信誉好、服务质量高的物业管理企业的参与。同时，当前物业管理企业的招标通常采用最低价中标的决标模式，有的小企业中标后，受利益驱动而过度节约用工成本，采取了一些非常规的手段，比如:经常会有意无意地减少员工数量和出勤率;将几个岗位合并，增强员工劳动强度;延长员工的劳动时间;有员工辞职后不及时进行补充，甚至拖延几周;抽调员工到外部门顶岗;新进员工未经或简单培训后就上岗等等。以上种种都是不履行合同服务承诺的表现，必将导致服务质量的下降。综合上述物业管理的利弊分析，笔者认为要享受高质量的服务，只要成本在可承受范围之内，多交费用理所应当。图书馆在选择物业管理前要作出周密的考虑，只要完善管理机制，加强岗位监督，随着物业管理企业市场的进一步规范和成熟，高校图书馆实施物业管理将成为未来发展的一种趋势。

2我校图书馆物业管理的实践与现状

2．1实践概况我校新馆于2006年投入使用，新馆建筑面积3．2万平方米，阅览座位近4000个，日均接待读者约5000人次，与建筑配套建设的主要设施有:中央空调、消防监控系统、配电房、电梯、电子大屏幕等。学校通过公开招标将全校的后勤工作委托给一家专业的、实力强的物业公司进行管理，图书馆物业作为其中的一个子项目。我馆除了将清洁、维修、保卫、机电等后勤事务交予物业管理外，在图书馆各个业务岗位，包括图书借还、图书上架、报刊管理等也大胆采用物业员工，首开诸多业务岗位实施物业管理之先河。现设有物业岗位50名，其中经理1名、清洁10名、维修及机电管理2名、保卫3名、图书流通(含借还、上架、阅览室)33名、办公室1名。新馆正式职工仅有18名，多为各部门负责人和参考咨询人员，物业人员已占全馆员工的大多数。

2．2管理方法学校每三年与物业公司签订服务合同，合同中对各岗位的工作职责进行了明确的界定，规定了详细的考评细则，遇到履行承诺不到位的情况，将被扣减相应的服务管理费。物业公司指派的项目经理负责统管全馆物业员工，具体的岗位工作交由图书馆各部主任安排，全体馆员可以对每个物业员工的工作状况进行监督，各部主任可以直接或通过办公室向经理提出要求或改进意见。物业管理工作由一名副馆长分管，具体由办公室负责与经理协调，保证各后勤和业务岗位工作顺利开展。

2．3管理成效我校新馆引入物业管理后，开放时间调整为6:30—22:30，每周开放达112小时，保卫24小时安全巡查，保洁人员定时打扫保持环境优美整洁，员工服务态度良好，管理和服务水平大幅提升。这一系列成效得益于我馆一开始就高标准、严要求，多年来一直注重与物业公司的保持良好的沟通，定期检查监督，遇到问题及时解决，从而摸索出一套成熟的工作管理模式，使图书馆领导能专心致力于提升核心业务服务水平。如今的图书馆功能齐全、布局合理、环境舒适典雅、工作秩序井然，是学校师生十分向往的学习场所，已成为学校的一大亮点，是我校接待来访客人参观的必经之地。

3提升高校图书馆物业管理水平的机制分析

3．1完善市场招标规则，选择专业的物业管理公司选择信誉好、专业性强的物业公司是做好图书馆物业管理工作的第一步。现行的最低价中标模式存在明显弊端，优质企业因投标价较高往往难以中标，小企业为了中标经常会相互压价，从而陷入恶性竞争的泥潭，过低的中标价又难以履行合同的服务承诺。因此，必须制定科学完善的招标规则，建议采用加权平均法作为价格分的评分方法，即把所有的有效报价进行加权计算，取平均值作为基准价，高出或低于基准价都将被减去相应的价格分［6］。然后再对技术指标、商务指标及信誉状况进行综合评分，各项指标均符合要求且累计总分最高者即选为中标单位。这种评标方法既考虑了合理的价格成本，又能兼顾企业的管理服务水平、实力及信誉，加上后期双方相互配合，完全可能实现“双赢”的目标。

3．2明确合同内容，落实监督机制图书馆与物业公司签订服务合同时，应将具体的工作管理范围、岗位职责、劳动纪律、质量标准、管理费的支付及奖惩等双方的权利和义务进行明确约定，以法律文书的形式遵照执行，避免日后出现可能的法律纠纷。同时，图书馆要完善监督管理机制，每项都以服务合同为依据予以落实，包括员工的考勤、上架的准确率、大楼外墙清洗次数、消防系统、电梯和空调是否定期保养、水电维修是否及时等。图书馆相关责任人要不定期进行检查、督促与沟通，征求馆员、读者的意见，对工作中出现的问题随时纠正。图书馆对物业服务进行有效评估考核后，物业公司要进行总结分析，改进工作方法，从而提升整体的管理和服务水平。

3．3优化物业管理的组织架构，加强合作与沟通在工作形式上，图书馆要建立一个高效且执行力强的物业管理组织架构，通常由一名副馆长主管领导，办公室配置专职人员负责与物业项目经理的沟通与协调，加以学校后勤部门的辅助与指导，对物业下属各部门逐级管理、逐级负责，如图1所示［7］。在公平合理的情况下，建立专门的沟通渠道，及时处理和解决可能出现的一切问题。

3．4加强物业人员的业务培训，提升人文关怀物业人员的流动性较大、整体素质偏低，一方面，图书馆要监督并帮助物业公司做好员工的业务培训，让他们尽快了解和熟悉图书馆工作的性质和特点，从思想上树立用心为读者服务的职业道德观，增强服务技能和专业知识，促进人员队伍的标准化、规范化和专业化。另一方面，图书馆对正式员工和物业员工要一视同仁，对物业员工在工作和生活上的困难要给予必要的帮助，通过人文关怀充分调动员工的积极性和创造性，增强员工内心对图书馆和企业的认同感和归属感，进而形成整体凝聚力，用优质的服务实现让读者满意的目标。

3．5建立健全物业档案的信息化管理图书馆建筑的各种工程图纸、设备设施的技术资料等档案是进行楼栋维修保养、设备维护工作的重要依据，引入物业管理后，图书馆要将这些档案备份后移交给物业公司进行信息化管理。完善的档案制度将有利于物业公司加强对图书馆设施的了解和熟悉，做好维修记录，从而维护设备设施稳定运行，延长使用寿命。同时，物业公司也要健全人事档案制度，尤其对安全保卫、贵重仪器的维修等重要岗位要做好严格的登记审核工作，倘若发生安全责任事故可以追究相关人员的责任。

4结语

结合我馆的实践证明，高校图书馆实施物业管理是成功可行的，优势较为明显，但作为一个兴起不久的产业，在理论和实践上都仍需要不断深入探索。随着市场经济体制的不断完善，图书馆物业管理已进入新的发展阶段，笔者相信，只要图书馆不断完善管理机制，加强沟通与监督，通过市场运作，优化配置，发挥资源的最大效用，就能使图书馆的物业管理真正达到高水平、专业化，让其成为为图书馆事业发展的生力军。

作者：严栋 黄自强 单位：华侨大学图书馆