高职院校档案管理信息化建设研讨范文

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［摘要］在高职院校档案管理工作中，信息化管理的重要性日益突出，在一定程度上决定着学校的师资水平和教学质量，是高职教育中不可忽视的重要环节。要想提高高职院校档案管理的信息化水平，广大教育工作者必须充分了解实际管理困难，本文探讨了高职院校档案管理信息化建设的问题。

［关键词］高职院校；档案管理；信息化管理

档案是对事物发展历程、知识经验的积累，也是实践拓展中具有重要价值的信息和资料。在高职院校中，档案管理包括招考学生档案、教育师资档案、校园设施档案等多个方面，涉及学校管理运作的方方面面。面对这些日益繁杂的档案资料，传统档案管理办法存在一定局限性，而通过档案管理信息化建设，则能够大幅度提升工作效率和职业教育的实效性。

1高职院校档案管理信息化的重要性

在高职院校的档案工作中，信息化管理的覆盖面积十分广泛，在其发展和普及的过程中，通过有关档案行政管理部门进行组织规划，能够确保档案管理活动更加科学，更好地获得现代化的互联网技术、信息化技术的支持。在功能延伸上，通过转变传统实体档案管理方式，能够在虚拟数据库系统化管理中，将海量的档案信息通过有序的归类整理进行存储，将纸质档案转化为电子档案，从而能够有效节约传统档案管理的实体空间，使档案的整理与调取上更加便捷。此外，信息化管理可以有效提升档案资源的利用率，借助互联网进行更加广泛的传递分享，也减少了传统管理模式下运用档案不便捷而导致的档案资源闲置。同时，高职院校档案管理信息化的重要性还体现在业务领域，尤其是在学校实际制定的细则和规章制度下，需要所有学生的学籍档案管理资料，来形成详细的质量考核体系，包括对学生的入学、成绩、纪律、转学、休假、毕业资格和学位证书等方面进行记录和审核等。档案管理信息化能够使学校的学习秩序更加有序、极大地丰富了档案可以发挥的实用价值，让更多信息资源得到优化利用，为开展有关工作提供更多的参考意见与信息支持。

2高职院校档案管理信息化常见问题

2.1不重视信息化管理目前，尽管信息化档案管理已经在很多高职院校推广普及，但是其实际功能并不被人们重视。很多院校都忽视了档案管理的具体功能，在管理方式上还沿用“纸质归档”的方式存储教育档案资料。对于一些数字化的档案信息软件，缺乏具体的培训和整合，信息数字化档案管理的优势还没有充分发挥出来，档案的信息化程度偏低。很多教师没有认识到数字信息化档案工作的重要性，导致大量的档案资料丢失，影响了高职院校档案管理工作的完整性。同时，档案信息化管理工作需要充足的人力、物力、财力作为依托，可是从高职院校的师资力量上看，缺乏相应的技术支持、专业管理人员是一种普遍现象。这些问题归根结底就是高职教育管理者对于档案管理信息数字化不够重视。

2.2基础设施不完善档案信息化管理需要完善的配套设施，尤其是各种硬件与软件的支持，会直接影响信息化管理的水平。但是在实际操作中，很多高职院校在档案管理工作中仍旧采用人工操作方式，无论是档案查阅还是相关数据都没有实现智能化的信息存储，甚至一些高职院校连专业的档案查阅和管理系统都没有。档案管理室内的电脑、投影仪、扫码器、录入机、打印机也成了“样子工程”，无论是在硬软件设施还是档案管理流程的设定上，都没有稳固的发展根基，从而极大地影响了学校的信息化管理水准。

2.3工作人员素质参差不齐在档案室管理工作中，工作人员的素质参差不齐，尤其是很多工作人员属于非专业人员，不熟悉信息化管理技术，也没有档案管理的理论常识，导致在实际工作中工作人员无法掌握专业的档案管理细节，档案管理工作的效率较低。同时，工作人员在档案收集、整理、归档、运用等各环节中缺乏专业性，没有及时做好档案管理工作，容易出现档案错漏、丢失等情况，进而会影响档案管理的成效。

2.4缺乏和谐的制度管理氛围在管理上，很多高职院校在档案管理的过程中缺乏和谐的制度管理氛围，从管理模式上看，人工管理无法和智能管理相互协调，形成了“半自动化”的档案管理模式，极易在人机信息对接中形成较多的漏洞与差错。在人工录入档案编目、信息资料的过程中，很多档案工作人员受自身素质的影响，录入信息的准确率有待加强。从具体的流程衔接上看，高职院校档案管理工作往往十分独立，形成了一个孤立的“信息碉堡”，不利于高职院校整合和汇总档案，所以难以共享信息资源。在信息数字化管理制度上，工作人员需要能够熟练操作计算机、扫描仪、传真机等设备，但是在具体的制度内容上，管理档案人员时缺乏清晰量化与明确化的指示，从而导致实际操作中容易出现工作责任相互推诿的情况。

3高职院校档案管理信息化建设的措施

3.1引起领导重视高职院校在档案管理的过程中，必须得到领导的支持。第一，从高职教育的实际情况出发，让领导认识到信息化管理的便捷性，改变对于档案工作的保守认识，将数字化档案管理工作放在重要的位置上。高职院校的领导要引导高职档案管理工作变被动为主动、将不利变为有利，进一步更新档案工作人员的工作观念，以更加积极进取的工作态度，不断提高档案工作的质量和水平。高职院校的领导要通过制度完善、教育培训、监督审核、绩效奖励等不同的形式，提高档案人员的待遇和水平，使他们能够发挥主观能动性，自觉学习先进的档案管理知识，不断提高自身的档案管理业务素养，认真汲取信息数字化档案工作中的养分，使高职档案管理工作能够与时代同步。

3.2完善管理制度在完善管理制度的过程中，高职院校要进一步完善激励机制，彻底改变高职档案工作人员“没前途、没发展、没动力”的工作现状和管理机制，通过健全激励机制，增强广大档案工作人员的创新意识，以与时俱进的工作态度，培养一部分理念先进、业务精湛、工作积极的档案专业人才。同时，高职院校要不断完善激励制度，调动档案工作人员的积极性，使高职院校的档案工作人员能够立足岗位，更好地发挥自己的才华。在日常制度建设上，高职院校要依据自身的实际情况，建立完善的培训制度、监督制度、考核制度，以科学严谨的工作制度，让高职信息数字化管理更加有序。积极借鉴中西方档案机构日常制度管理的先进工作经验，使每个制度之间环环相扣，发挥互相辅助的作用，让管理制度成为档案管理工作的标杆。在制度执行的过程中，为了保证管理人员能够严格执行制度内容，高职院校的领导要树立模范带头作用，避免“上梁不正下梁歪”的不良氛围，同时对管理人员岗位设定岗位责任制，不断增强管理人员严格监督工作人员的意识，保证科室工作人员的工作状态符合管理所需。在管理的过程中，制度化管理与人性化管理要融合进行，一方面要保证管理依照标准规范进行，另一方面需要考虑人性需求，避免制度过于严格而不近人情，始终保持工作氛围的和谐，避免由于工作压力过大导致工作懈怠，循序渐进地执行制度内容，让工作人员逐步适应制度内容，避免陡然的严格化与高标准化导致工作人员出现反弹情绪。此外，高职院校要积极吸纳年轻新员工，积极改善档案管理工作中的消极氛围，不断提升档案管理工作的水平。

3.3注重培养人才高职院校要根据档案管理的实际情况做好人才培养工作，可以采取多样化的培训方式，包括线上培训、线下培训、在岗培训、岗前培训、档案管理专业知识培训和沟通协调能力培训等，具体的内容、形式、时间需要依据工作人员的实际需求而定。培训需要考虑档案管理人员的工作岗位、经验能力等情况，甚至可以为个人选报适合个人发展的校外培训课程，不断提升工作人员的综合实力，鼓励员工积极参与培训，将培训成果纳入个人的工作考核，考核成果与个人的薪资福利、假期、晋升、进修等机会相匹配。激励制度需要匹配专业的考核制度，保证激励制度有效落实，使高职档案工作的晋升或人才嘉奖等环节更加公平、公开、公正，不断提高档案人才对学校的归属感。同时，高职院校要通过制度激励引导员工按照目标人才的标准提升自己，不断发挥制度管理的自觉性、自动性，充分意识到制度化管理本身就是一种人才要求的标准与导向，要依据实际情况积极改善相应的标准。除此之外，档案工作人员的培训方式可以更加多样化，例如，可以借助“我要自学网”等在线教育资源，让更多的档案工作人员能够汲取专业技术与理念，打破传统时间与空间的局限性，还可以引导档案工作人员制作网络和微课软件，使档案从业人员能够学习更多的理念与方法，帮助他们立足职业教育，逐步提升自身的思维水平和工作能力。

4结语

高职院校档案管理信息化在实际教学中具有重要的意义，对于建立现代教育制度具有重要的作用。为此，高职院校管理者要结合自身的办学特色和实际情况，做好学校状况的调查评估，从人才培养、制度建设等方面充分保证管理人员的专业性，激发工作人员的工作热情，进一步提升高职信息数字化档案工作的管理水准。

主要参考文献

［1］司莉萍.论高职院校档案数字化管理［J］.中国管理信息化,2017(12).

［2］徐懿.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析［J］.安徽警官职业学院学报,2017(2).

［3］唐娟.刍议信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响［J］.卷宗,2018(5).

［4］赵阳.高职院校电子档案管理工作发展探讨［J］.中国培训,2016(22).

［5］闫卫东.高职院校档案管理网络化信息化的思考与研究［J］.新教育时代,2016(4).

作者：安宗强单位：泰国正大管理学院