电子档案在高职学校档案管理的运用范文

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摘要：伴随科技的飞速发展和数字化时代的到来，电子档案越来越受到诸多高校的欢迎，许多高职学校也纷纷引进电子档案管理方法，使得学校档案管理工作更加先进和科学。电子档案管理如何运用于高职院校的档案管理中，以何种方式运用更加科学和有效，充分挖掘出电子档案管理的优势，以使得高职学校档案管理在电子档案管理的引进之下发展得更加全面。

关键词：电子档案管理；高职学校；应用

目前由于科技的发展和社会的进步，电子化和数据化的大时代已经到来，许多新兴领域和高科技逐渐应运而生。近几年的电子档案管理在档案管理中慢慢占据了主导地位，许多的高职院校也由原来传统的档案管理方法转变成科学的电子档案管理方法。电子档案管理为学校的档案管理提供了科学的方法和有效的帮助，因此，如何更加良好的将电子档案管理运用到高职学校的档案管理中，使电子档案管理能够更好地为学校的档案管理提供服务。

一、电子档案管理的特点

电子档案管理的原理是利用现代的计算机技术和网络电子设备，通过办公自动化系统，从而对档案馆的档案进行专业科学的管理。1.电子档案管理的管理对象与传统的档案管理不同的是，电子档案管理的管理对象是以数字信息和载体为主的管理对象，而传统的档案管理则是以纸质稿为对象。这样的转变主要是引进电子档案管理之后，管理人需要通过操作电子设备，将传统的纸质稿转化为扫描件、电子word文档、电子excel表格等的电子档，从而完成对档案的电子管理工作。如此一来，电子档案管理的管理对象也由传统的纸质档案变成了现在的电子档案。2.电子档案管理的方式相对于复杂繁琐的传统档案管理方法，电子档案管理的方法更加简单和便捷。原来传统的档案管理最常用的方法步骤是管理者直接对纸质档案进行手操式分类和整理，学校常用的分类方法通常包含按一级（或二级）学科分类、按字母前后顺序分类、按纸质档案年限分类、按常用和非常用分类等等分类方法，而后再根据以上类别进行手动分类存放。而电子档案管理的管理方式则是管理者将档案分好类别之后，再借助计算机的网络特性，管理者直接登录校档案馆的网站，将其分门别类地进行网络管理，以方便使用者直接在网上进行档案的查阅和复制。

二、电子档案管理在高职院校档案管理中的应用

1.建立完善的电子档案管理制度电子档案管理要想更好地融入到高职院校档案管理中去，以真正为高校的档案管理提供科学有效的服务，高职院校必须根据本校档案的实际情况，制定出相关制度和规定，为此应用提供良好的制度保障。目前，我国许多先进的高职院校都已纷纷制定出《电子文件归档管理办法》《电子文件收集管理规定》以及《档案工作人员考核制度》等制度。同时，高职院校在执行以上这一系列制度和办法时，必须结合本院校的档案现状和实际情况展开实施。2．重视档案管理员的培训管理工作电子档案管理也需要进行档案的收集和分类。目前许多高职院校的档案管理员由于对电子设备操作不够熟练，办公软件的操作技术不到位，电子档案管理高效、便捷的优势无法充分体现。因此，在将电子档案管理技术运用到本校的档案管理工作中之前，学校务必要对档案室的档案管理员开设专业的电子档案管理的培训课程，包括计算机系统操作培训课程、办公软件操作培训课程以及校档案馆网站管理培训课程等专业的电子档案管理培训课程。档案管理员只有在熟悉了现代的设备、软件和网页管理操作流程的基础之上，才能够更加专业、更加自信地完成电子档案管理的工作，为学校的档案管理提供更具现代化的服务，从而增加学校档案管理的科学性，推进实施本校档案管理工作，完善档案管理相关制度。2.加强电子档案的归档管理电子档案的归档是指档案管理员通过系统、科学的整理，将有参考意义的电子文档、图和声像等材料，从计算机的存储器或从网络上拷贝到可脱机的存储载体上来，以便长期保存的归档过程。由此可以看出，档案管理员在进行档案的归档时，为了排除一切对电子设备的运行有害的干扰，例如掺夹在图像中的病毒等，务必首先要对电子档案进行真假鉴定。可以通过对电子档案进行杀毒处理，在确认了这些档案无误无毒的前提下，再对其进行分类归档。除此之外，在进行电子档案归档管理的工作过程中，电子档案的完整性也是同等重要的。保证电子档案的完整性，并将重要文件进行扫描处理，务必保存文件的扫描件，并整合成完整的PDF文档，而后进行存档处理，为档案使用者提供更加精确的档案数据和文件信息，并将纸质稿一并保存，从而实现档案归档的双轨制，避免因缺乏纸质稿而丢失了可靠信息的缺点。

三、结语

电子档案管理为高职院校的档案管理工作提供无限的便捷和好处，降低学校的档案管理工作复杂度，提高了学校档案管理的工作效率，方便档案使用者查阅和利用档案，减轻了档案管理者的工作量。这些优势是传统档案管理所无法企及的。与此同时，今后高校需要持续完善电子档案管理制度，重视对档案管理员的管理培训工作，加强电子档案的归档管理，使其更好地为学校及师生服务，发挥其自身的优势和作用，最终推动档案事业的发展。

参考文献：

[1]张红.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用[J]兰台世界,2016(12):65-67

[2]姚小菊.对高职院校电子档案管理的探析[J]佳木斯职业学院学报,2015(02):320+322

[3]刘娟.高职院校档案管理工作中电子档案的应用[J]文学教育(中),2013(05):57

作者:万玉侠 单位：濮阳职业技术学院