如何保障档案管理的保密性范文

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摘要：档案管理事业的发展取得了一定的成绩，但是在管理工作中仍然有很多容易令人忽视的重要问题，就是档案信息资料的保密性以及安全性问题。一些企业和单位没有重视档案信息资料及其安全网络的保密性问题，因此造成信息外泄，给企业单位造成了相当大的损失。为此，应加快完善档案的保密管理制度和运行机制，提高安全防范意识和管理水平。

关键词：档案管理；保密性；安全网络

档案信息的安全管理是现阶段各企业和单位机构重点思考的问题之一，如何保证档案资料的安全性和保密性也是不得不去面对的问题。这就上升到整个企业和单位的根本管理制度和内控机制的运行效率和质量之上。一些涉及企业商业机密或者事业单位重大决策的关键信息都需要加以严格的保密，一旦这类信息外泄，就会给企业和单位造成难以想象和难以弥补的损失。所以要加快完善保密性管理机制和体系，提高对档案信息资料的保密程度和水平。

1开展档案保密工作的关键性

档案内容记录了企业、机关发展的点滴，是最可靠、最齐全的信息数据。在市场经济体系中，企业之间的竞争从本质上来说就是信息、人才、资源的竞争，而信息竞争能力取决于该企业的档案保存情况。如果企业拥有完善的档案保存记录，拥有丰富的档案资源，无疑是掌握大量有用的信息，能够在激烈的竞争市场中拔得头筹，而那些档案数据单薄的企业很可能被市场无情淘汰。某些档案信息牵涉到的不仅仅是一家企业或者单位的关键性事项，而且也涉及到了国家的某些方针与政策，提前泄密所带来的安全风险系数极大，很可能会破坏正常的工作进度，同时也会造成相关企业和部门的名誉、形象受到很大的损害。可见，档案信息的保密工作是十分必要的，其重要性也是不言而喻的，尤其是在当今电子档案和安全管理系统应用愈加普遍的今天，更需要维护安全的网络环境，确保关键信息资料的安全以及保密性。

2强化档案信息保密性的具体举措

2.1全面提升在职员工的专业素养员工的保密意识是开展档案保密管理工作的首要因素。对于档案的管理者而言，他们的最核心任务是保证档案数据的完整、安全，这是每个管理者的职责，因而在培养意识的时候，应刻意培养员工的职业责任感，帮助员工树立较强的责任心和事业心。档案管理是单位工作中的重点，因而该岗位员工的素质是开展保密工作的基础。培训是提高员工责任意识的重要途径，从培训的内容来看，应具体包括档案管理的规章制度、档案管理具体流程、注意事项等。从培训频率来看，可以一个月一次，也可以是开展专项培训。培训目的是让员工了解自己工作责任和义务，掌握国家最新的法律法规，提高员工职业感和保密意识。其次应牢抓员工选拔关，适当提高档案管理岗位的进入门槛，所选拔的管理者应热爱该职业，勤于学习新知识，遵守法律和法规，具有较高的专业素养。

2.2明确管理权限，构建网络安全体系管理的职责和权限应该被划分清楚，尤其是安全监管部门的职责与分工直接关系到档案信息资料的安全性以及保密性。要想做好保密工作，就要从目前存在的一些安全漏洞和隐患入手，加大对网络系统的维护和管控力度，及时发现并弥补网络安全漏洞，采用科学的技术方法改善网络运行环境。如果遇到信息泄露的隐患和相关事件，该部门负责人要担负起相应的职责，同时完善监督体系和分工制度，将责任落实到个人，如此才能提高安全管理的水平，做好保密工作。

2.3加强制度建设，建立责任追究机制保密工作人员的自觉性和防范意识是非常重要的，但是仅仅依靠员工的自觉性是远远不够的，还是要从根本的保密管理制度出发，找到其中存在的固有缺陷和安全性漏洞加以弥补，才能真正依靠完善的保密制度来做好档案信息的保密性工作。也要进一步健全相应的责任落实以及追究制度，提高管理人员的责任感，督促管理人员切实履行好自身的工作职责，防止在遇到信息外泄问题时相互推诿。

3结论

并非所有的档案信息都具有保密性，而且保密的级别也有很大的差异性，而长期的档案管理工作开展期间，管理人员并没有形成相应的安全防范和保密意识，对于档案资料的保密程度以及安全管理事项并没有一个全面、准确的思想认识，由此引发的信息外泄和泄密事件时有发生，给企业和单位的日常管理工作和今后长远发展都带来极为不利的影响。在今后的保密工作当中，对于档案资料的保密等级要加以严格区分和辨别，对于机密性的档案信息要及时进行相应的保密处理，从管理制度和基本流程上设置诸多借阅和访问权限，同时加强电子档案及其安全网络系统的保密管理水平，通过科学的技术手段来加强档案的安全性。

参考文献

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[2]寇振华.新形势下如何做好高校档案保密工作[J].滨州职业学院学报，2010（1）：56.

[3]张灵，李瑞兰，张君华.论网络环境下高校档案的保密与利用[J].郑州牧业工程高等专科学校学报，2010（1）：114.

作者：杜玲单位：《学理论》杂志社