电子档案自动整理探讨范文

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【摘要】基于二维码的电子档案自动整理可以优化我国社会领域各个层次的档案整理方式，引导社会群体广泛创新档案管理思路。随着计算机网络信息技术的大规模发展，人类社会需被整合、统计的信息资源越来越多，不同种类的新兴科技产品和技术化服务使得网络信息资源管理不断渗透到了民众的日常生活当中，推动了整体社会的智能化进程，其中也包括电子档案的自动整理。档案文献资料的整理繁琐复杂，而通过电子信息技术的有力支撑，则可以充分简化管理工作人员的工作程序，极大提升档案管理的便捷程度。

【关键词】二维码；电子档案；自动整理

引言

目前，云计算、物联网等新兴科技产品已经开始源源不断的进入民众的日常生活中，推动整体社会领域向智能化快捷发展模式运行。而二维码这一专业术语与民众生活紧紧贴合之处，在于日常生活中的收付款功能，通过手机扫码的方式可以获取一定的信息资源，通过二维码可以有效提高获取信息资源的速率，此种快捷的方式正在潜移默化的发展环境中引领民众迈向智能化社会。基于二维码的电子档案整理与时展密切相关，结合社会发展领域出现的信息理念和基本技术，有力地提升了管理电子档案的速度。

1二维码的概念与综合实际应用

1.1二维码的实际生活概念在互联网技术的具体实践过程中，二维码是物联网在具体领域应用过程中的最大突破，代表着物联网发展的最关键技术。民众眼中关于二维码的最直观反应和感受是，可以把巨大的信息量融入到二维码的方块当中，并且可以通过智能手机的设备扫描二维码，获取其中的信息文化资源。二维码技术的发明及应用对于条形码的具体发展而言是里程碑意义的，二维码是二维条码的简称，是在传统条码的基础上采用固定的方块状图形，并且在一定区域的平面内按照科学规律分布不同的正方形方阵，用于记录不同的文献资料信息资源。通过不同二维码的符号信息可以具体判断具有明显差异的的条码技术，二维码正方形区域内的各个方向都可以储存具体的信息，具有小面积存储大量信息的优异功能，并且具备着极高的自动识别能力，与市场商品发展所需的防伪性密切结合在一起。

1.2二维码技术在电子档案中的应用价值电子档案中引入条形二维码的最核心价值在于，可以将虚拟中的信息技术，集成于一系列创新的管理模式中，使得数字信息的档案能够在相应平台上得到极快的转化，在民众需要应用时转化成为实际的信息资源，电子文献资料的档案相比较于传统书籍记载的文献资料的优势在于：能够同时为更多人共享，且可以被广泛应用和重复运用。由此，能够提高对电子档案的综合利用效率。电子档案充分运用了二维码存储信息资源量极大的优势，在二维码的发明和使用的过程中针对原本条码存在的不足之处进行了全方位的改良，采用了更加科学严谨的技术条件存储电子档案的信息资源。二维码的固定形状实现了横向纵向两种渠道都可以储存信息资源的优势，记录信息资源量是以往条码的两倍左右，根据科学的数据分析显示，可以存储高达1800个字符的信息资源量。并且二维码可以表达相对应的文字信息，对于电子档案的存储益处颇多，借助信息化的网络媒体技术，使得传播二维码的心态发生了显著的改变，二维码的传播呈现出全方位全形态的传播机制，技术条件在各个层次领域的创新为基于二维码的电子档案自动整理创造了更加便捷的条件。

2二维码在电子档案整理环节中的作用

档案等文件资料的信息化建设及其共享受到了社会多方主体的重点关注，历史遗传下来的珍贵文献资料档案，具有年代气息的声像档案以及具有实际特征的实物档案，是电子档案信息化建设的关键环节。除此之外，电子档案的具体整理还包括电子文件的具体，收集与分类、归档和利用，而基于二维码的电子档案自动整理，则可以在很大程度上减轻相关档案管理人员的工作负担，并且提高档案整理的准确率。

2.1提升档案收集的工作效率利用现如今高速发展的计算机科学技术对电子档案的信息进行高效率的二维码编制，可以以及快的速度将所有的文献资料信息分装在相应的二维码信息当中，之后通过打印技术将二维码打印出来并进行归类整理，最终存放在相应的纸质档案归属中。如此，可以极大的提升档案收集工作的效率并且减轻了档案管理工作人员的负担。

2.2提升相关档案借阅的工作效率在进行传统的档案归类整理后，如若借阅者向档案馆借读相关档案文献资料时，答案管理工作人员需要经过费时费力的搜寻工作才能找出相对应的档案资料，而基于二维码的电子档案自动整理则可以通过简优化的方法为读者提供相关档案的二维码，借阅者只需要用手机设备扫描相应的二维码，便可以读取二维码内丰富的档案文献资料。与此同理，档案管理工作人员也可以通过扫描机器设备上面的具体信息，用以记录借阅者的具体借阅书目，极大的提高了档案工作的借阅管理效率。

2.3提升档案整理的工作效率按照传统的答案管理方法，在相关档案文献资料进入存放仓库时，必须要经过繁琐复杂的记录位置程序，而基于二维码的电子档案自动整理方法，则可以在档案进库上架之前将其所处的位置信息，共同放置于同一二维码之内。相关的档案管理工作人员可以凭借同一张二维码，扫描得知此文献资料的存储之地以及具体保存情况，并且可以通过计算机管理系统模式实际更新二维码电子档案的实际调整情况，管理人员可以充分掌控库房保存的所有档案资源信息。

3电子档案运用二维码技术的重要意义

电子档案的自动分类与管理可以通过app进行辅助解决，而类型和功能单一的app不能全部解决电子档案管理的所有环节。而二维码的存储量和存储方式极大的满足了电子档案需求量大的特点，通过安全性能较高的二维码扫描技术管理电子档案，整体引入二维码的整理编辑思路，并且通过高效率严谨的科学研究二维码在档整理过程中发挥的重要作用。相关的档案管理工作者应当与信息技术平台的具体建设密切结合起来，通过数据平台信息，建设可以更好的管理数据量极大的信息档案，并且达到操作简单独立高效的效果。采用二维码技术管理档案文献资料资源，可以从根本上解决电子档案的安全性win，在电子档案转化成二维码进行保存的过程中，可以充分记住科学技术采用加密算法，严格保护电子档案信息资源。并且可以解决电子档案难以管理备份的问题，按照国家各个层次法律法规的要求，电子档需要管理备份三套，以避免丢失档案文件资料资源引起的混乱。而二码扫描技术对电子档案备份简单，极大地节省了大量的数据库资源。

4结语

本文首先提出了二维码管理电子档案的实际应用，并且简要分析了二维码在电视档案整理环节中的重要作用，最终阐明了电子档案运用二维码技术的重要意义。二维码在电子档案编辑整理过程中主要通过高科技信息技术手段自动生成二维码信息，在整理和编辑电子档案文件时附述其相关的二维码信息，当然，整理过程中可以通过不同的二维码分类整理和具体管理应用实体文献资料资源档案和电子档案，并且管理好二者之间的关联性，如此相关的管理工作人员可以通过扫描实体档案上面的二维码，来获取相应电子档案的信息资源，实现了高效率的电子档案整理。

参考文献

[1]靳晓慧.二维码技术在高校学籍档案管理中的应用研究[J].中外交流，2016（19）：45~46.

[2]蒋术.条形码条形码、二维码和RFID在档案管理中的应用比较研究[J].北京档案，2015（8）：36~37.

[3]范闪.二维码在档案信息化中的应探索[J].经济，2016（8）：173

作者：冯兰贤，陈又咏单位：福建亿榕信息技术有限公司