电子档案自动分类鉴定研究范文

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【摘要】我国档案文献资料储存资源丰富，价值颇高，但是随着各类档案文献资料的增加和需要备份数额的扩大，档案管理工作人员在具体的档案分类鉴定过程中有着极大的工作负担。繁琐复杂的管理工作通常会导致档案分类鉴定出现一系列问题，依靠传统的档案鉴定和编辑整理方式，会占用较多的人力物力管理档案资源，而现代化的档案资源自动收集鉴定及整理编辑方法，则可以在很大程度上缩减管理档案资源的时间。本文具体立足采集电子档案信息资源后的分类和管理，提出科学的鉴定整理编辑档案资源方法措施。

【关键词】电子档案；自动分类；研究运用

引言

在以往的电子档案管理操作过程中，往往通过多位管理人员人工手动操作对档案文献资料资源进行具体的分类与整理，此种传统的手工整理方法不仅速度效率极慢，并且会有一定的出错率，严重制约着我国档案文献信息的鉴定和整理利用效率。随着高科技信息技术在社会各个层次领域的大规模应用，电子文件已经取代了传统的媒体传播方式，成为了信息传播的最主要媒介，在一定程度上摒弃了传统的鉴定枕边方法导致的弊端，从整体层面设置完整高效的档案分析归类以及整理编辑体系。以原本的人工整理编辑电子档案为辅助手段，大幅度提高了电子档案的具体分类鉴定与整理编辑效率。

1电子档案自动分类的具体内涵

档案文件记载了人类社会历史进程中真实存在过的各项活动，是过去历史时间活动的真实写照，对于当下社会研究过往人事民情以及历史案件提供了相应的参照。电子档案资源则是在以往档案信息资源整理的基础上，按照一定的规范和步骤全面借助高科技信息技术全面编辑档案文献资料。将具体通过国家单位以及各个组织，反复核查具有真实性的档案文件资料通过电子方式保存起来，这类电子档案资源不仅包括不同历史时期的文字资料，并且包括通过各种方式记录下来的珍贵历史图像影片以及声音视频。档案文献记录与管理与人类历史进程的逐步发展密切结合在一起，通过真实性的档案记录和管理，可以高效积累过往的历史经验和知识体系。例如中国的档案文献资料记载便经历了原始社会的甲骨文，时刻时器、竹筒、纸张，这些记载的方式也能够在一定程度上展现中华文明5000年的发展进步，同时通过档案文献资料的保存，使得社会的发展站在前人的基础上更加迈向前进。

2电子档案自动分类鉴定中存在的问题

随着高科技技术的快速发展以及在社会各个层次领域的广泛应用，电子档案的自动分类技术和系统也被社会多方主体广泛关注，研究成果十分明显，多种具备实用型功能的系统被多处电子档案管理系统采纳应用，但在其实际的发展过程中仍存在一定的不足之处，产生了难以保证电子档案资源实现实时有效的信息共享等问题。

2.1硬件设备存在的问题根据对大规模的档案信息资源进行抽样检索得到的信息反馈，在各大综合性应用电子档案的场所，其组织体系以及人力资源管理等后勤保障设备没有与电子档案自动分类管理体系达到高度一致，甚至某些档案管理的关键环节仍处于较为落后的状态，仍采用人工管理与电子档案自动分类管理组合进行的模式，如此不配套的管理方式严重拖延了电子档案自动分类管理研究的进程。

2.2未能及时手机与转化纸质档案资源例如某些档案信息资源只有文献资料的存在方式，并没有依靠先进的扫描技术将文献资料资源转化为电子信息资源，不健全的机器设备严重阻碍了档案资源的信息化。并且某些事业单位并不重视档案资源管理，没有配置体系良好的电子档案管理设备，而只是通过日常的填写电子表格对员工进行电子文件备份，其中较为传统的方式需要一定数量的工作人员进行长期的高负荷工作，并且难以保证文献资料转化为电子信息资源的准确性。此外，由于相关的电子档案管理并没有与其内部的关键部门管理系统相结合，存在着大量的文献资料资源，只能依靠现实中工作量极大的信息采集方式进行数据补充，纸质资源以及图像视频资源没有有效转化为电子档案资源，其采集管理和储存方式客观上阻碍了电子档案自动分类鉴定的进程。

2.3档案文献资料管理人员素质低下档案文献资料的自动分类鉴定需要相关管理人员进行精细化的管理工作，而由于某些单位并不重视档案文献资料的管理与利用，往往都是低薪聘请一些年龄较长的员工进行档案资料文件管理工作，此类管理人员并不具备高效管理档案文献资源的专业知识，缺乏相应的档案文献资料管理基础技能，具备着较低的实践操作能力。因此，需要妥善加强，这一部分档案文献管理人员的基础素质能力，开展长期定型的培训用于引导此类档案文献管理工作人员，为推动电子档案自动分类管理鉴定建设有益的人才储备。

2.4网络信息安全保护力度低弱纸质文献资料档案转化成电子档案后必须得到高效的保护，某些单位强调纸质档案的其中一个重要原因，便是出于加强自身档案文献资料机密性的考虑。保障电子档案信息资源的安全是电子档案分类管理建设工作中的关键环节，保护电子档案信息系统不仅需要着重把控重要机密性文件资源，并且还需要对相应单位的人力资源电子档案进行全方位的保密。而这一部分电子档案管理尚没有明确的法律条文对此进行规定性保护，如若电子档案信息资源在传输过程中没有经过加密算法，传播介质没有一定的限制，便可能会导致电子档案信息资源被泄露出去，此种情况不仅极大地干扰了电子档案自动分类鉴定管理的进程，并且可能存在极其严重的泄密事故发。

3电子档案自动鉴定整理编辑的具体措施

电子档案若能实现自动分类鉴定研究，则可以带动建设完成全方位的档案建定和管理体系，按照原本人工操作的电子档案整理编辑系统规则，运用高科技技术手段进行辅助，大幅度提高了电子档案鉴定与整理编辑的准确率与效率。

3.1全面协调电子档案的分类管理档案分类管理是整体电子档案管理工作的重要关键环节，应当遵循保持原本电子档案不被改动的原则，尊重电子档案原本的发展情况。电子档案的分类管理需要协同电子档案管理的各个环节共同进行，某一门类电子档案的分类以及编辑往往都会牵连其他门类电子档案的管理，在此情况下，必须要统一制定合理的分类方式使得电子档案的分类妥善有序进行电子档案的分类应当统筹考虑全局，兼顾各个门类的重要作用，采取系统化的管理分利模式，严谨科学推进高校的档案分类工作。

3.2结合具体实践与电子档案分类理论电子档案的分类需要经过统一的规划和谋篇布局，在此理论的基础上，还需要与实际情况妥善结合，整体推进电子档案的自动分类。电子档案的分类管理与实践应当是基于一定准则进行的，应当接受全局的协调，不能盲目行动对电子档案进行不正确的分类，按照统一的全局部署相互协调各个门类之间的重要关系，逐步建立起体系完整系统严谨的电子档案自动分类鉴定模式。

4结语

本文系统呈现了电子档案自动分类的具体内涵，并且针对实际情况提出了电子档案自动分类和鉴定中存在的问题，最终综合阐述了电子档案自动鉴定整理编辑的具体措施。在具体的档案管理工作当中，不同的企业事业单位以及不同的部门之间，具体档案信息资源不尽相同，在电子信息高速发展的当下，利用高科技计算机算法可以提高检索电子档案的速率，加快推广和实施电子档案自动分类与鉴定。

参考文献

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[2]吴梅.浅析国企档案管理工作存在的问题及对策[J].青年与社会，2014（18）：285.

[3]高家音.国有企业档案管理工作中的问题及对策探析[J].企业改革与管理，2014（13）：21

作者：林振天，陈又咏单位：福建亿榕信息技术有限公