档案管理信息化建设讨论范文

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《档案杂志》2016年第9期

摘要：

随着科技的发展，网络的广泛应用，档案管理信息化已经成为大势所趋。但是，档案管理信息化利弊共存，目前应将传统档案管理模式与信息化结合，逐步完善档案信息化建设。

关键词：

档案管理；档案管理信息化；档案管理传统模式

随着科技的发展，网络的广泛应用，档案管理的信息化已经成为大势所趋。如何构建安全、便捷的数字档案馆是当下和未来必须认真研究的重要课题。

一、信息化是档案管理发展的必然结果

目前，传统的档案管理模式依然是我国最为普遍的档案管理方式。随着人们对档案信息的利用需求越来越多，打破档案管理固有的模式，实现档案管理的信息化就迫在眉睫。

（一）信息时代对档案管理方式产生了深远的影响

档案管理工作大体可分为基础工作和利用工作两个部分。纸质档案时代档案管理的基础性工作主要有收集、整理、鉴定、编目、统计等，随着网络成为人们生活必不可少的新媒体之后，电子信息与档案管理相融合，档案管理信息化也成了必然趋势，于是档案管理的基础工作就多了档案管理信息化系统的研究与开发，在此基础上才能建立数字档案馆，提供更加完善的档案信息化服务。就档案管理的利用工作而言，纸质档案时代与档案信息化时代最大的区别就在于提供档案利用的途径和方法发生了根本的改变，变得更为便捷、高效。

（二）社会对档案信息化的需求越来越迫切

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。也就是说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案[1]管理和利用的现代化水平。档案管理之所以发生这样的改变，主要是因为我们的社会生活发生了重大变化，人们对于档案信息的利用需求不断增加。为了使档案利用服务更加的便捷、高效，档案管理信息化就成了档案管理发展的大趋势。

二、档案管理信息化的利与弊

随着档案管理信息化的发展，其优势和弊端也逐渐显现。社会生活的变迁让档案信息化成为大势所趋，如何做到扬长避短也是当前档案信息化进程中必须面对的重要课题。为此，我们必须客观理性的分析档案管理信息化的利与弊。

（一）档案管理信息化之弊

1.具有对计算机网络技术的依赖性

档案管理信息化就是充分利用计算机、网络技术，完成对档案信息的保管、传递。如果在信息化的过程中没有计算机，档案就无法完成编辑，更无法进入信息系统。比如说基础档案的录入、增减删改、查询复制等等都完全依赖于电子计算机软件。另外，档案信息的传递和共享也完全依赖信息载体或网络，离开了网络或网速达不到要求，档案信息也难以快速便捷地传递。

2.档案管理信息化使档案的真实性及原始性很难把握

电子档案与传统的纸质档案比较，其原始性与真实性难以确定，最初形成的电子档案和多次复制过的电子档案并没有明显的差别，所以很难判定电子档案的真实性与原始性。再加上电子档案很容易被修改，且修改后不会留有痕迹，即便是档案的原始撰写人都无法证实文件的真实性，更谈不上用笔迹来鉴别档案的真伪。再加上电子技术出错时，在传输过程中或许会出现文件失真和损坏的情况，难以保证万无一失。

3.电子档案信息的安全性受到威胁

档案管理信息化依赖计算机和网络得以实现，所以网络的安全影响着档案管理的安全，从而对档案信息的安全构成威胁，这就对档案信息化网络系统的安全性能提出了更高的要求。

（二）档案管理信息化之利

1.档案管理工作更加的便捷高效

传统档案管理主要是依靠手工对档案资料进行人工收集整理、编目归档，工作量较大；而档案信息化管理可以依托先进的计算机网络技术，对档案进行收集整理、归档管理。并且，在办公自动化条件下，可以利用文档管理软件对电子文件随时归档或者定期进行统一归档，与传统档案管理相比，即便是发现归档错误，电子档案也会快捷准确地通过查找编号锁定错误，及时纠正。此外，利用网络进行信息的传送接收，档案部门可以快速直接地获得和提供利用，方便档案工作人员对档案信息及时进行归档管理和提供信息服务，同时可以使档案管理人员从繁重的手工整理[2]中解放出来，节省时间，提高工作效率。

2.改变了档案储存的唯一性

传统纸质档案管理方式很难做到每份档案都有备份，有些珍贵资料一旦损坏就无法弥补，这些困扰档案部门的难题随着档案管理信息化的发展将逐渐成为历史。利用信息化手段进行档案管理，可使档案资料的保存率大大的提高，同时可以节省保存空间、保管[3]费用，降低档案管理的成本。

3.档案信息利用更为便捷

与传统档案利用相比，档案管理信息化使档案的利用更为便捷。传统纸质档案的检索查找比较费时费力，查阅利用的程序复杂，首先要申请，接着要相关部门批准同意，之后才可以查看。在查阅利用的过程中，或许因检索工具的问题，或许因其他不可预知的问题，即便耗费了大量的人力与时间，最终却查找无果。信息化手段介入档案管理之后，首先可以简化程序，只要我们在网上申请注册为会员，通过登录利用平台就可以对所需档案资料进行检索查阅。其次，因为我们事先已经将传统纸质档案转化为电子档案存贮在数据库中，只要在相关的数据库中检索就可以便捷地得到想要的资料信息。这就免去了工作人员繁琐的手工检索，节省了时间和人力。

三、档案管理信息化的思考

（一）传统档案管理与档案信息化管理应共同发展

未来档案管理的发展方向应该是传统方式与信息化管理并存。传统的档案管理是实现档案信息化管理的基础，信息化管理的实现是以大量丰富完整的传统纸质档案为依据的，只有原始档案资源丰富，才能形成充实完整的信息化档案资源。另外，电子数字档案的易复制更改，以及网络安全等现实的技术问题，要求档案管理信息化的同时应保留原有纸质档案，以防不时之需。可见，电子档案完全取代传统档案的时代还没有到来，传统的纸质档案仍有其存在的意义，就目前来看，只有将电子档案与纸质档案并存，才能在档案信息化管理过程中确保档案的安全。

（二）档案管理信息化之路任重道远

档案资料只有实现信息化，才能更好地实现其使用价值，也才能跟得上时展的步伐，为经济社会发展提供优质、高效、快捷的档案服务。

1.档案管理信息化需要加大对档案管理工作的投入和支持

首先，要实行档案信息化管理，就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，必须对档案管理人员进行信息化管理的业务培训，让他们掌握实实在在的信息管理技术，只有这样才能使档案信息化管理顺利开展。其次，要配置信息化所需要的软件与硬件设施设备。比如计算机的配置、档案管理软件的配备、网络安全的维护等等，都需要大量的人力物力支持。

2.档案管理信息化需要建立完善的管理制度

首先，从立法上来完善，以法律保障作为其坚强的后盾。我国档案信息化建设还在起步阶段，因此包括立法在内的很多管理制度还在探索完善当中。为此，应积极推进档案管理信息化立法工作，从法律上为档案管理信息化提供保障。其次，就档案管理部门来讲，随着信息化的广泛应用，也应尽快建立更加规范完善的档案管理制度。

参考文献：

[1]郑玉梅．档案信息化建设的制约因素及实现路径[J]．应用能源技术，2011（11）：9-13.

[2][3]严锐．浅析利用信息化手段管理传统档案[J]．办公室业务，2014（7）：157，158．

作者:海平 单位:甘肃行政学院