环境保护仪器设备档案管理探讨范文

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《档案杂志》2016年第9期

摘要：

随着全民环保意识的逐步加强，环境保护工作越来越受到各级政府的重视。在环境保护与监测中，环境保护仪器设备发挥着重要作用，其档案资料的规范化管理也日益受到环保部门的重视。目前，在环境保护仪器设备购置到验收使用直至报废停运诸多环节，都存在不同程度的资料缺失、档案管理不规范等问题。为此，应加强相关档案资料规范化管理工作，为做好环境保护与监测工作服务。

关键词：

环境保护仪器设备档案；规范化管理；问题；对策

近年来，随着国家对环境保护的日益重视，环保部门被赋予了前所未有的使命，环境保护工作已成为各级地方政府工作的重中之重。各级环境监测站在环境监测工作中形成的监测数据，是国家制定环境保护大政方针的重要依据，环境监测机构也因此担负起重要责任。环境监测数据的价值是以其代表性、完整性、精密性、准确性和可比性来判断，而要确保数据的这“五性”，除了监测机构的管理、专业技术人员的水平等因素外，科学有效地使用仪器设备是确保监测数据达到“五性”要求的前提。因此，对环保仪器设备档案的规范化管理是环保监测机构的一项重要的基础保障性工作。

一、环保仪器设备档案规范化管理应遵循的有关规定

所谓环保仪器设备档案，是指在引进、购置、验收、维修、调拨、报废环保仪器设备过程中所形成的各种应归档文件材料。早在1995年，国家就出台了《环境保护档案管理规范•环境保护仪器设备》（HJ/T8.5-94）[1]，对仪器设备文件材料的管理、归档和仪器设备档案的管理利用等作出了规定。在《中国[2]档案分类法•环境保护档案分类表》（HJ/T7-94）中，明确了环保设备的分类号、全宗号和目录号命名原则。此外，《环境保护仪器分类与命名》（Hl/T12[3]-1996)中明确规定了仪器设备的类别、亚类别、组别、型别，如环境监测仪器“24小时恒温自动连续采样器”，其类别是“空气污染监测仪器”，亚类别是“空气环境采样仪器”，组别是“气态污染物采样器”，型别是“24小时恒温自动连续采样器”。

二、环保仪器设备档案管理中存在的问题

1．文件整理不科学、档案管理不规范

目前，我站的仪器设备档案虽然进行了归档保存，但没有按规范编制档号，只是按购进设备的时间先后形成一个临时号，以便与其它设备资料分类保存，也没按类别规范整理和管理。

2．文件材料收集不齐全

（1）设备购置之前的购置计划、上级主管部门的审批意见等文件材料基本没有收集保存。这就意味着设备购置文件不齐全，对当时因何购买、其必要性和购置意义都没有原始记录，没有为今后的设备采购留下借鉴、参考材料。如我站自1982年成立至今已建站33年，期间购置的设备数量和种类已很多，部分设备由于档案没有专人保管，在使用过程中形成的文字材料如维修记录、运行记录、检定合格证书等都没有收集归档，使得这些仪器设备材料不齐全，使用情况无从查考，难以对设备的性能、指标进行评价，给后续购置带来困扰。

（2）档案管理人员责任意识淡薄，致使有些设备档案中重要的材料遗失，如使用说明书、产品装箱单等等，造成该设备重新启用时无法按要求规范操作，出现异常不能及时排除，难以保障设备的有效运行。

（3）由于档案管理人员业务水平的差异，加之管理过程中各自为政，导致设备档案管理混乱。如一些各项技术指标已不符合现实需要的闲置设备或过了服役期的报废设备，其档案材料没有按保管期限及时移交或销毁，不仅仍占用有限的存储空间，而且与其它设备档案材料混同保存，容易造成相互混淆，给查阅利用造成不便。此外，由于档案管理人员更换频繁，且不严格履行档案交接手续，致使一些遗失和借阅未还的档案资料无从找寻，设备档案管理出现“断档”现象，造成难以弥补的损失。

3．查阅利用不方便

由于环保仪器设备档案设备收集不齐全，整理不规范，管理不科学，给查阅利用工作带来许多问题。如需要查阅的查找不到或查找不全，给设备仪器的使用、维修和保养等带来相应的困难，在一定程度上制约了环保数据的及时准确采集和有效利用。

三、建议和对策

1．建立健全环保设备仪器档案管理制度

各级环境检测机构应建立健全环保设备仪器档案管理制度，对环保设备仪器档案的形成、积累、收集、整理、归档、管理和利用等各个环节提出明确要求，特别是档案人员必须会同技术人员参与设备仪器的开箱验收，同时收集有关档案资料，设备安装、调试正常运行后要及时将安装、调试档案整理归档，要求对每个关键节点形成的设备仪器档案材料及时收集、规范整理、归档管理。只有这样，才能保证环保设备仪器档案材料的齐全完整、规范管理和有效利用。

2．配备专兼职档案管理人员

各级环境检测机构应配备具有一定专业知识的专兼职档案管理人员，尤其是设备档案管理人员，必须具备相应的环境监测专业技术能力，还应该在上岗前参加档案管理专业技能培训，做到持证上岗。档案管理人员工作变动时，应严格履行档案交接手续。

3．争取领导对设备仪器档案管理的重视和支持

新设备的运行意味着环境监测机构监测能力和水平的大幅度提升，因此，各级环境检测机构的领导往往对设备仪器的购置和使用非常重视，但对设备仪器档案的管理却容易忽视。档案管理人员应主动向领导宣传档案管理的重要性，争取领导的重视和支持，在设备购置初期就制定详细的设备仪器档案材料归档管理计划，按设备仪器的特点分类建立设备仪器档案资料，以便使设备仪器档案管理更好地为为环境监测工作服务。

参考文献：

[1]国家环境保护局．环境保护档案管理规范•环境保护仪器设备（HJ/T8.5-94）[S]．北京：国家环境保护局，1994-07-28，1995-01-01实施．

[2]国家环境保护局．中国档案分类法环境保护档案分类表（HJ/T7-94）[S]．北京：国家环境保护局，1994-07-28批，1995-01-01实施.

[3]国家环境保护局．环境保护仪器分类与命名（Hl/T12-1996）[S].北京：国家环境保护局，1996-03-31，1996-07-01实施.

作者:冉毅军 单位:定西市环境监测站