高校人事档案改版现状及改革范文

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《城建档案杂志》2015年第四期

一、高校人事档案改版现状

（一）岭南师范学院人事档案改版的有利因素1.学校领导的高度重视为档案改版的顺利实施提供了思想保障自从接到中组部关于做好人事档案改版工作的通知以来，岭南师范学院领导层对此项工作十分重视，多次召开相关部门的专门会议，认真组织学习文件精神，加大宣传力度和督促检查，使相关部门和人员进一步提高了对这项工作重要性的认识。在档案改版实施过程中细化目标任务、明确责任分工，同时邀请专业人员开展档案改版工作专题培训会，使档案管理人员熟悉改版的相关内容和具体要求，保证改版工作顺进行。2.增加投入，保证硬件设施达标岭南师范学院根据人事档案改版工作的具体要求，结合本校人事档案管理的实际情况，制定了科学合理的工作计划。此外，学校投入专项资金保证相关设备采购方案的顺利实施，及时添置档案改版需要的各种设备，实现“三室”分离、落实“六防”措施，为人事档案改版工作的顺利进行提供了强大的物质保障。3.加强管理，保证改版流程的规范按照人事档案改版的要求，健全和完善档案材料整理工作的各项工作制度，并予以严格执行。档案材料收集整理工作中，严格执行“五不查阅”、“三不转递”以及“六不收”制度。对档案材料分类、排序、装订严格按照档案改版标准执行，对整理过程中发现的缺失和错误材料及时采取补救措施，力求整理后的人事档案达到“完整、真实、精炼、实用”的人事档案改版要求。

（二）高校人事档案改版存在的困难1.人才流动快，档案材料存在缺失现象改革开放以来的人才流动使社会人力资源的配置不断优化，同时也给人事档案管理带来了一定困难。由于工作变动频繁，人事档案管理信息化、网络化的滞后，人事管理部门无法及时进行个人信息资料的采集，造成档案材料不全、相关的档案材料不能及时归档，个人档案材料造假现象也偶有发生，这一切都给档案改版工作造成了巨大困难。2.时间跨度大，归档材料不规范由于档案改版需要整理的档案材料时间跨度较大，有的甚至长达几十年，其中部分材料内容前后不一致。其原因可能是个人在不同的社会历史阶段，出于某种实际需要，没有实事求是地填写。比较常见的有个人履历表前后不一、个人工作业绩情况和重大问题报告的材料不规范的情况等问题，部分材料的真假无法甄别，这给相关人员基本信息的认定工作带来诸多不便，并对档案整理的准确性和质量造成了一定的负面影响。3.认识度不高，实际利用价值低由于长期以来对人事档案重要性的认识不足，造成人事档案管理存在较多问题，主要表现在没有健全、规范的人事档案管理制度以及充足的经费投入；没有配备专职的人事档案管理员，许多重要的人事档案材料没有经过鉴别和组织审查就直接归档，人事档案长期不进行整理、装订和更新，使人事档案失去使用价值。上述问题不仅影响到人事档案的顺利改版，也影响到岭南师范学院人事管理工作的规范性和真实性，同时也从侧面反映出人事档案改版的重要性和紧迫性。

二、高校人事档案改版的对策

人事档案全面改版是一项涉及面广、工作量巨大的系统工程。因此必须要做好基础性工作，提高档案质量；从内容的丰富与信息化入手，提高档案的利用价值；进一步加强档案队伍建设，提高管理人员素质。改版阶段的主要工作是做好以“三龄二历一身份”为核心的十类内容的审核整改，以保证人事档案的准确性、完整性、真实性，以档案改版为契机进一步提升人事档案的网络化和信息化建设力度，使人事档案更好地为高校的发展服务。

（一）加强审核，提升人事档案质量目前高校的人事档案的主要内容是个人履历，因此“三龄二历一身份”审核就显得更为重要，在改版工作中要根据改版要求，尽量准确反映个人的全部面貌。首先要做到收集程序科学化，针对时间跨度大、人员流动性强的特点，工作中要克服材料收集困难，善于观察、勤于思考，保证材料收集工作的计划性与有效性；其次是鉴别整理工作要严格按照相关规定，认真细致地鉴别、审核，保证归档材料的真实可靠，并使得档案材料形成有机整体，提高实际利用价值。

（二）软件更新，调整档案内容类别统一使用上级组织部门开发的干部档案目录管理系统软件，做本校档案管理系统的升级工作，按照人事档案改版要求完成内容类别调整，将不符合要求的内容重新排列，调整目录后全部重新打印装订，并进行信息的重新录入，为以后实现纸质档案向电子档案过渡作好准备工作。

（三）科学管理，分步平稳推进由于人事档案改版涉及面广、工作量大，因此必须结合本单位的实际情况制定改版工作计划及重难点，确定以在职人员的档案材料审核为重点，并补充收集动态材料。对离退休人员的档案的改版工作，则根据实际情况分步实施，确保档案改版安全平稳完成。

三、高校人事档案工作的改革方向

（一）构建有效的高校人事档案内容目前，高校人事档案主要包含的是履历性内容，但是随着社会的发展，这种以“德”为主的档案，已经不能有效发挥其对学校人事工作的高质量服务作用。因此需以人事档案改版为契机，人事档案内容要改变以“德”为主的传统模式，逐步丰富“能”、“勤”、“绩”等各方面的档案材料。在注重个性特征和职业偏好的情况下，定期对档案材料进行鉴别更新，实现人事档案的动态管理，构建系统有效的档案内容，更好的为高校人事管理服务。

（二）构建高效的人事档案管理模式目前，高校人事档案仍实行分散管理模式，这种多头管理模式不仅严重影响了人事档案的系统性和整体性，同时也造成了人力、物力方面的浪费。鉴于此，高校应该参照国外“文件中心”的成功经验，构建高效的人事档案管理模式。例如，实体档案在当地人才交流中心集中存放，学校则建立教师档案管理数据库，由综合档案室实施管理。这种模式可以真正做到“人档一致”，也有利于档案材料的利用，但是要解决人事档案材料的及时收集和整理问题必须依靠档案的网络化管理。

（三）实现高校人事档案的网络化管理目前，高校人事档案管理的重心仍是手工操作为手段的实体管理，这种管理方式不仅消耗了大量的人力、物力，而且工作效率低下，已经不能适应高校人事档案管理现代化和利用的需求，因此必须尽早实现高校人事档案的网络化管理方式，并在此基础上实现教育系统甚至全国人事档案的网络化管理，才能真正发挥高校人事档案的应有价值。

四、结束语

综上所述，随着高校人事制度的深入改革和人才流动的加剧，人事档案在高校人事管理中发挥着愈加重要的作用。高校人事档案改版是中组部提出的关于干部人事档案改版工作的重要组成部分，对改变高校人事档案的混乱局面，建立准确、完整、真实的人事档案具有决定性的作用。同时，以高校人事档案改版工作为契机，进一步探讨高校人事档案管理工作存在的问题，并寻求科学有效的解决对策，才能使高校人事档案管理工作适应时展的要求，并发挥其本身应有的价值和作用。

作者：宋丹 单位：岭南师范学院