大学生档案立体化管理研究范文

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高校档案管理工作是高校日常管理的重要组成部分，记载着大学生在校期间的个人表现、基本情况等信息，[1]也关系着大学生日后的就业和工作，是用人单位了解大学生基本情况的重要渠道。因此，高校学生档案管理工作十分重要。大数据时代，学生档案管理面临着挑战和机遇，使得档案电子化不再是简单的扫描编辑、查询共享，而是对其提出了档案立体化管理、充分发挥档案价值的更高要求。

一、高校学生档案立体化管理的现状

目前高校的档案管理较多地受到传统观念的影响，加上现实条件的约束，档案管理相关人员的工作依然停留在对大学生档案资料的收集上面，将大学生档案中的必须内容收纳到档案中成为全部的档案管理工作。[2]目前高校的档案管理人员对学生的档案管理工作不够重视，甚至认为大学生的档案管理工作是可以忽略的，与其他学生管理工作相比，是可有可无的。他们对于大学生档案内容的建立也比较粗略，仅仅记载了大学生的基本个人信息，没有融合现代化的因素，即便许多高校运用了现代信息技术进行大学生的档案管理，也远远无法满足大学生的发展需要和就业需要，仅仅在几个相关的平台上可以搜索到大学生的基本信息，网络资源利用不佳，分散度不广。[3]当前就业形势下，培养高素质技能型人才成为高职院校人才培养的主要目标。用人单位尤其看重毕业生的职业素质。而作为反映大学生大学阶段基本情况的档案材料，其归档范围却基本上停留在多年不变的内容上，如学生的入学通知书存根、派遣证存根等。这造成学生的档案材料缺乏个性化、特色化的内容，如学生的道德品质、心理健康、技能培养、实践能力、资格证书等材料并未纳入学生档案归档。这些内容不全面、不充实的档案材料既不能反映学生素质的全貌，也不能满足用人单位了解毕业生详实信息的要求。

二、高校学生档案立体化管理的特点

高校学生档案管理的内容主要包括学生在入学前以及在校期间的政治思想表现、学习成绩、生活行为、家庭和个人基本信息等内容，成为大学生由学校走向社会的一个重要的人生履历。显然这些基本资料无法满足社会发展的需求，用人单位也需要更加详细和全面的学生档案资料。高校学生的校园生活十分精彩，高校一般都会组织大量的社团活动和校园活动。大学生在丰富的校园生活中会形成大量活动材料，包括学生听课笔记、讲课录像、毕业论文、小创作、多媒体作品等。大学生的具体活动虽然不同，但都是丰富多彩的。大学生参加培训得到的证书和奖项以及课余兼职取得的成就，均可反映大学生在校期间的实践活动，在进行档案管理时可选择一些有代表性的内容纳入学生的档案中。

三、高校学生档案立体化管理的优化措施

（一）加强对学生档案管理工作的重视学生档案管理工作已经成为高校日常工作的重要组成部分。各院校应该高度重视这项工作，采取有力的举措增加档案管理工作者的责任意识，增加他们的档案服务意识。[4]高校的档案管理工作关系着大学生校内的成绩和表现，也影响着大学生日后的就业和工作。因此，各个院校应安排领导负责该项工作的管理，安排独立的部门负责该项工作的落实。让学生档案工作有专人负责，将工作职责落实到每一名工作人员的头上，将档案管理渗透到学校管理的日常工作中去，同时配备足够的人力、物力，保证该项工作可以正常的运转。[5]高校的档案工作者要充分认识到学校档案管理工作的重要性，要热爱本职工作，以严谨、认真、负责的态度进行工作，建立起高度的荣誉感与责任感，忠于职守，团结协作，确保档案管理工作的优质和高效。

(二)多渠道地及时收集学生信息学生档案的收集工作是整个档案管理过程中的重点和难点。尤其是如何多渠道、及时收集学生信息材料，对于保证档案的准确性非常重要。收集信息渠道单一，既容易遗漏信息材料，也可能使信息出错。收集科学、准确的学生档案材料牵涉到很多部门。档案管理部门在收集学生档案之前，首先要分工制定归档的范围，如学生学历材料的收集主要通过教务部门，学生党团材料的收集主要通过相关的党总支及团支部，素质培养和实践技能材料的收集主要通过团委、学工部门，身心健康资料的收集主要通过医务室和学校心理健康指导中心等。其次要加强收集材料相关部门档案意识的宣传教育，提高各部门对档案材料形成、积累和移交归档的自觉性；明确自己在收集档案过程中的责任，使档案工作人员在收集档案材料时有较强的针对性，提高档案材料的收准率和收全率。在收集档案的过程中，也要对收集材料的真实性进行严格把关，尤其是学生参与校园文化活动、社会实践活动等信息材料，需要老师或者其他参与者作出相关的评定。学生档案管理部门要主动与相关处室进行沟通，及时解决收集过程中出现的问题，按照学期前集中安排部署、学期中定期督促落实、学期末分部门检查归集的流程，将监督检查工作贯穿始终，落到实处。

（三）建立学生档案全方位、立体化的数据库学生档案管理应当通过现代化的手段，以大学生的档案数据库作为基础，构建便捷的的档案查询系统，实现不同权限的查询功能。现在的大学生档案一般为纸质的，仅包括大学生的学习成绩、基本信息、家庭情况、获奖情况，查询的功能和查询到的信息十分有限。构建了立体化的大学生档案数据库之后，可以实现学生档案全面、立体化的储存，可以通过平台进行全方位的查询，可以展现大学生的音像资料，对他们的了解也变得更加全面和立体。为了实现学生档案的立体化管理，应采取有力的措施，充分利用信息技术，采集大学生在各种活动中的表现，进行分类，再纳入大学生的个人档案。例如，某学生参加校园歌手的大赛，取得优异成绩，相关部门可将大学生表演时的表现记录下来，以照片、视频、报道等形式进行收集，充分展现大学生的个人特长。用人单位通过这些内容，会对大学生的特长有一些了解，从而更好地进行岗位的分配与安排。高校学生档案数据库的建立也面临着许多的困难和挑战。这些困难可以通过全体人员的努力克服。全体档案管理人员必须积极参与档案数据库的建立，对日常工作中的档案进行有意识的收集和整理。一旦建立了数据库，高校的整体档案管理工作和日常学生管理工作将事半功倍。

四、结语

综上所述，信息时代的来临给高校档案管理工作带来了新的机遇。档案管理工作是高校学生日常管理工作中的重要组成部分，对于大学生的日后就业具有重要的意义。高校领导应当对此高度重视。档案管理工作者应当认真完成本职工作，充分运用现代科技手段，建立完善的学生档案数据库，进行档案的全方位、立体化管理，朝着智能化、个性化、便捷化、人性化的方向努力，争取高校档案管理工作出现新的突破和发展。

参考文献：

[1]文小琼.普通高校毕业生档案管理工作中的问题及对策研究[J].陕西教育,2009(10).

[2]李淑娥.就业视角下高职院校学生档案管理改革[J].哈尔滨职业技术学院学报,2009(2).

[3]林杰.面向互联网+时代的档案信息公共服务[J].山西档案,2016(1).

[4]田伟,韩海涛.实现我国“互联网+档案”关键问题刍议[J].中国档案,2015(12).

[5]陈宏霞.2015年“互联网+档案”实践与研究略述[J].档案管理,2016(3).

作者：郭凤臣