跨境电商贸易记录档案管理研究范文

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摘要：从跨境电商贸易记录档案的管理现状出发，针对大数据时代下跨境电商贸易记录档案管理中信息共享不畅通、档案价值鉴定不全面及档案利用不深入等问题展开分析，并从强化跨境电商贸易记录档案综合服务的信息共享、提升跨境电商贸易记录档案价值的鉴定能力与促进跨境电商贸易记录档案的深度开发利用等方面提出建议，旨在促进我国跨境电商贸易记录档案管理的发展和进步。

关键词：大数据；跨境电商；贸易记录；档案管理

在经济全球化及信息化的推动下，我国的电子商务产业凭借时间、成本及效率等方面的优势，始终保持着高速、持续发展的势头。2016年在杭州举办的G20峰会，确立了以跨境电子商务作为促进全球经济增长因素的重要议题。[1]跨境电子商务打破了传统消费者与用户、商户与商户之间的关系，在全球经济发展中占据了越来越重要的地位。跨境电子商务贸易记录档案作为对交易过程进行记录的重要工具，对跨境电子商务领域的发展具有积极的促进作用。然而，在大数据时代未能及时对跨境电子商务贸易记录档案管理中存在的一些问题进行改进，给档案作用的发挥带来一定影响。

一、我国跨境电商贸易记录档案管理的现状

跨境电商贸易记录档案是跨境电商企业交易、发展的凭证，对企业具有重要的意义，也是国家对跨境电子商务行业进行分析的重要资料。2008年，商务部文件指出《电子商务交易数据记录至少保存十年》。[2]在《电子商务模式规范》中，也明确提出了对电子商务经营者注册信息的相关要求。随着跨境电子商务的发展，跨境电商贸易记录档案的建立和管理也受到了越来越多的关注。[3]跨境电商贸易记录档案管理包括信息收集、价值鉴定和档案利用等内容。跨境电商贸易记录档案属于电子档案的范畴。在对电子档案进行管理时，档案界有两种比较有代表性的方案。一种是档案馆集中管理模式，另一种是机构分散保管管理模式。[4]跨境电商贸易记录档案中，交易记录种类繁多，交易主体价值属性呈现多元化，给跨境电商贸易记录档案管理增加了难度。从整体发展来看，我国跨境电商贸易记录档案管理与行业发展存在很大脱节。一方面，经济发展环境的转变给予跨境电商更多增长动力。我国外贸交易总额的不断攀升促进了跨境电商的整体发展。另一方面，大数据时代下，档案管理的理念及档案价值的开发利用比较落后，很多企业构建贸易记录档案只是流于形式，并未对其进行系统化的管理，使贸易记录档案管理与企业发展脱节。

二、大数据时代跨境电商贸易记录档案管理中的主要问题

（一）跨境电商贸易记录档案信息共享不畅

通档案信息是档案构建的重要基础。档案信息的收集和整理决定了档案的质量和价值。跨境电商贸易记录档案记录了重要的电商交易信息。将这些信息进行档案化管理，能促进档案信息的价值开发和利用，使档案价值得到提升。在跨境电商贸易记录档案管理中，档案信息共享不畅通，降低了档案信息收集的效率和质量，也影响了档案的价值。目前档案信息共享不畅通主要表现在两个方面。第一，贸易数据共享。跨境电商近年在经济发展中保持了强势的增长势头，但是行业发展时间并不长，企业间信息共享没有既定的标准，也没有专业的信息共享平台。第二，物流信息和支付信息的共享。跨境电商贸易行业中有较多中小企业，这些企业没有能力建立起独立的物流系统，往往需要第三方物流企业的加入，帮助其完成整个交易过程。物流信息和支付信息的共享不畅通，让企业失去对订单的跟踪，包括交易完成进度、商品交易完成确认等，给企业的应收账款管理带来一定的不利影响。[5]跨境电商贸易记录档案信息共享不畅通还表现在贸易规则、清单信息及国内外舆情等方面。跨境电商涉及跨国家的贸易往来，政策信息跟进不及时会给企业经营政策带来很大麻烦。跨境电商贸易记录档案信息共享上不畅通，致使跨境电商贸易记录档案质量整体下降，不利于跨境电商行业的发展。

（二）跨境电商贸易记录档案价值鉴定不全面

档案价值是档案管理的重要组成部分。对跨境电商贸易记录档案进行管理时，如果对档案中的客户价值、商户价值等鉴定不到位，就无法全面挖掘档案价值，影响跨境电商贸易记录档案作用发挥。跨境电商贸易记录档案记录了大量贸易过程，包括客户购买行为、客户购买心理及客户产品需求等。对跨境电商贸易档案价值鉴定不全面，就无法发掘客户的潜在价值，容易使电商平台错失商机，给企业带来损失。此外，跨境电商贸易记录档案还是国家的一项重要档案资源，对跨境电商交易过程进行了全部的记录和反映，具备凭证属性。[6]对跨境电商贸易记录档案鉴定不全面势必影响档案凭证功能。跨境电商贸易记录档案有凭证属性的电子记录，能对企业的历史经营情况进行真实的反映，帮助企业在遇到发展和经营问题时及时作出调整。对跨境电商贸易记录档案的价值鉴定存在不足，容易忽视档案在企业发展经营中的价值。跨境电商贸易记录档案还是真实、可靠、完整的交易文件，具备情报价值的属性。对跨境电商贸易记录档案价值鉴定不到位，容易失去对档案情报价值的准确定位，阻碍档案价值的拓展和延伸。

（三）跨境电商贸易记录档案利用不深入

档案管理中的档案利用是重要环节。跨境电商贸易记录档案记录了各类贸易信息，可以对消费者购买、诚信行为等进行分析评价，帮助企业识别经营中的不利影响因素，降低企业经营风险。跨境电商贸易记录档案利用不深入，首先表现在对贸易记录档案中诚信行为信息的利用不到位。诚信行为是跨境电商进行良好贸易的基础和前提。企业在经营中遇到不诚信的用户行为，容易给企业的应收账款回收带来困难，影响企业资金正常运转。其次，表现在对贸易记录档案凭证属性的利用不到位。跨境电商贸易记录档案对交易过程进行了完整的记录，留下了电子凭证材料。跨境电商企业在经营中为了避免昂贵的税金，往往会丢弃商品购买的发票、标签等，当商品问题与消费者产生纠纷，贸易记录档案就是重要的凭证资料。跨境电商贸易记录档案利用不深入，还表现在对数据信息的挖掘上。大数据时代下，跨境电商贸易记录档案对各类数据信息进行了系统的记录。对这些数据样本进行大数据分析和整理，可以从中了解行业的发展动向。此外，贸易记录档案中对客户信息也进行了收录，通过大数据分析，可以更好地了解客户的产品需求，帮助企业制定更加合理的产品经营策略，避免无效的销售行为。

三、大数据时代跨境电商贸易记录档案管理的优化措施

（一）强化跨境电商贸易记录档案综合服务信息共享

跨境电商贸易记录档案是信息资源收集和整合的过程。大数据时代下，信息数量得到了指数级的增长，这也降低了单个信息的质量。对跨境电商贸易记录档案进行管理时，提高档案综合服务信息共享，可以有效促进档案管理的提升。档案综合服务信息共享是一个双向互动的过程，需要档案创建主体、使用主体及管理主体等进行有效的信息联合互动。强化跨境电商贸易记录档案的综合服务信息共享，首先需要搭建完备的信息共享平台。通过信息共享平台，可以实现各档案主体贸易记录档案信息质量的提升。此外，还需要制定信息联合共享标准。跨境电商贸易记录档案中，部分信息不具备对外开放的属性。在综合服务信息共享机制下，各跨境电商企业需要确立信息共享标准，不影响企业正常经营前提下，尽可能实现更多属性信息的开放共享。强化跨境电商贸易记录档案综合服务信息共享，还需要相应政策法规的支持。跨境电商贸易记录档案中不少信息涉及客户隐私，由于没有完善的政策法规保护，信息一旦遭到泄露，容易对客户的隐私权造成侵害。

（二）提升跨境电商贸易记录档案价值的鉴定能力

对档案价值进行鉴定是提升档案管理的一种重要方式。跨境电商贸易记录档案中收录着交易过程的所有信息，是一个复杂多元结合体，具备多元价值属性。在对跨境电商贸易档案进行价值鉴定时，如果忽视档案的价值属性会影响对档案的利用。提升跨境电商贸易记录档案价值的鉴定能力，首先需要明确档案的价值属性。针对档案价值属性进行档案的开发和利用，可以提高档案利用效率，降低档案管理成本。此外，还需要对档案价值的表现形式进行区分。跨境电商贸易记录档案有着不同的价值表现形式，档案使用主体不同，档案价值表现属性也会有所差异。对商家而言，贸易记录档案侧重于客户价值；对客户而言，贸易记录档案更侧重于凭证价值。提升跨境电商贸易记录档案价值的鉴定能力，还需要结合企业经营情况进行档案价值鉴定。企业规模大小、生产经营方式不同，对贸易记录档案价值需求会有很大差异。大数据环境下，还需要利用大数据技术对宏观环境进行分析，提升跨境电商贸易记录档案价值定位的准确性。

（三）促进跨境电商贸易记录档案深度开发

利用档案的开发利用是档案构建之初的主要目标。对跨境电商贸易记录档案进行管理，首先要对档案信息进行深度开发利用，挖掘档案的潜在价值。其次，要对档案中各类信息价值进行分析整理，如客户信息、商户信息等，梳理各类信息的价值。此外，还需要对贸易记录档案中的不诚信行为信息进行标识，降低企业贸易合作风险。大数据环境下，跨境电商贸易记录档案的深度开发利用，还需要注重大数据技术的使用。对客户交易信息、商户信息等进行大数据分析，可以帮助企业制定更优的发展战略。在对贸易记录档案进行深度开发利用时，要保证对贸易交易过程的监督，将档案的凭证价值进行放大，保障交易过程的安全。

参考文献：

[1]田雪,王丹丹,付帅帅.跨境电商物流联盟云平台的构建及运作研究[J].价格月刊,2018(5):68-73.

[2]刘晋飞.制造业跨境电商企业竞争力的指标体系构建与评估[J].改革,2018(5):97-106.

[3]贾银峰.自营图书社群电商困境分析与对策研究[J].出版广角,2017(7):14-15.

[4]王琳.展望电子商务的发展前景——评《大数据视角下的跨境电商》[J].教育发展研究,2018(9):87.

[5]王楠,郭彪,孙永波.传统零售企业跨境电商转型模式和迁移路径研究[J].经济体制改革,2018(2):100-106.

[6]万大鹏,张凤英.农产品网络营销信息档案的构建及应用[J].山西档案,2017(5):144-146.

作者：聂永芳；严春容